Аптечные провизоры «Формулы здоровья» перешли на «облака» Microsoft Office 365

Компания “Робот Икс” реализовала проект перевода сети калининградских аптек “Формула здоровья” в “облачную” среду для совместной работы сотрудников с использованием современного офисного программного обеспечения от Microsoft – Office 365.

Компания “Формула здоровья” управляет сетью одноименных аптек в городе Калининград. Ассортимент аптечных пунктов насчитывает более 15 тысяч наименований товаров для здоровья и красоты. Данные магазины рассчитаны на покупателей из разных слоев населения и позиционируются как “аптеки для всей семьи”.

Ситуация

В сети аптек для управления проектами использовалось решение IBN, развернутое в основном офисе компании в серверном кластере. Оно покрывало основные задачи взаимодействия сотрудников внутри штаб-квартиры. Тем не менее, администраторы аптек, работающие на местах, не были подключены к этой системе, что затрудняло включение их в единую корпоративную среду для оперативного получения поручений, контроля исполнительской дисциплины и согласования документов.

Обмен информацией по таким важным вопросам как: обновления списков жизненно важных лекарств; спискам изъятия лекарств из продажи по решению соответствующих органов; нормативные медицинские документы; табели сотрудников; финансовая документация; а также сведения об акциях и скидках – происходил, как правило, по электронной почте. Информация часто задерживалась, а сроки исполнения поручений топ-менеджмента администраторам аптек удлинялись. Кроме того, обеспечение надежного документооборота было критически необходимым в части исполнения законов и других указаний регулирующих органов. В связи с этим руководство аптек приняло решение об информатизации удаленных подразделений своей сети, уделяя особое внимание платформе для совместной работы.

Решение

Исходя из идеи, что при использовании электронной почты исполнение указаний сильно зависит от человеческого фактора, компания «Формула здоровья» искало решение для совместной работы 70 удаленных сотрудников из 60 аптечных пунктов с возможностью контролирования из главного офиса. Сначала заказчик остановился на SharePoint Server 2010, однако после проведения консультационных встреч с компанией «Робот-Икс» склонился к SharePoint Online в составе Office 365 – облачного предложения от Microsoft. Кроме того, еще одной причиной стало желание обновить почтовый сервер – существовавший в организации сервер работал под Linux и серьезно устарел. Также “облака» были выбраны с учетом перспективы масштабирования бизнеса и возможности развития на базе внедряемой системы новых возможностей.

Ход реализации проекта

Проект внедрения развивался достаточно стремительно – это было связано с корректировкой технического задания и упрощением части этапов в силу выбора «облачного» решения. Интегратору оставалось только решать задачи, связанные с описанием бизнес-процессов и конфигурированием конечного решения под них, что практически наполовину сократило общее время внедрения. Кроме того, снизилась стоимость самого проекта. Из-за использования модели подписки на Office 365 вместо классической схемы с покупкой SharePoint Server 2010 и лицензий доступа каждого сотрудника к нему экономия достигла 400 тыс руб.

Интегратором были проведены работы по внедрению Office 365 с целью перевода сотрудников на использование SharePoint Online и службы бизнес-почты Exchange Online для решения задач по автоматизации сбора данных с филиалов, своевременного предоставления аналитических отчетов, автоматизации системы планирования и контроля исполнения задач и поручений, сокращения времени на согласование и утверждение документов.

«Робот-Икс» вместе с ИТ-отделом компании-заказчика провела в ходе реализации проекта настройку рабочих мест в аптеках, создала общий каталог для организации хранения приказов и поручений, разработала необходимые для использования маршруты прохождения и типы документов. Это позволило объединить все подразделения в единую рабочую группу, которая получила удобный доступ к внутреннему корпоративному порталу и почте.

Преимущества

Заказчик получил взамен используемой локальной системы совместной работы внутри офиса корпоративное решение, решающее задачи взаимодействия сотрудников из головного офиса с сотрудниками на местах – в аптечных пунктах. Это существенно сократило время на работу с поручениями и визированием документов, улучшило внутрикорпоративный документооборот и контроль исполнительной дисциплины. Сейчас компанией «Робот Икс» оказывается квалифицированная поддержка внедренного решения.