Обращайте внимание на удобство системы ЭДО.
Стоит обратить внимание на интерфейс системы электронного документооборота. Если есть возможность работы с несколькими пользователями, автоматическое создание и архивация документов, поиск по архивам, быстрая техническая поддержка, то такая программа поможет ускорить процессы, автоматизировать работу с документами и сохранить нервы.
Интеграция системы – второй критерий, на которой стоит обратить внимание. Провайдер должен подключаться к программному обеспечению, которое использует бухгалтер.
Безопасность и надежность системы ЭДО.
Если вы используете ненадежное программное обеспечение, рискуете, что ваши данные будут раскрыты, потеряны или повреждены.
Поэтому, выбирая систему ЭДО, обращайте внимание на то, как шифруется информация, возможность использования двухфакторной системы аутентификации, наличие независимой аудиторской проверки, гарантии, которые предоставляет компания-разработчик.
Системы, в которых информация передается по защищенным протоколам HTTPS, есть возможность использовать электронную подпись и регулярное протоколирование, считаются очень надежными.
Стандарты и сертификации для выбора системы ЭДО.
Есть несколько законов, которые нужно учитывать при переходе с бумажного документооборота на электронный:
- 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- 152-ФЗ «О персональных данных»;
- 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Регламента для системы электронного документооборота в сфере IT нет, но разглашение коммерческой или государственной тайны наказуемо.
Что учитывать при выборе системы?
В своей деятельности компании используют разные документы. Чтобы выбрать подходящее программное обеспечение, нужно определить, какие рабочие процессы больше всего нуждаются в автоматизации, где чаще возникают ошибки. Важно также оценить ориентировочные масштабы документооборота.
Обычно компании выбирают «1С-ЭДО», потому что здесь можно создавать документы учета в базе на основе входящих электронных документов. В других программах такие обработки тоже есть, но это требует дополнительных затрат.
Электронная система документооборота нужна, чтобы бухгалтер работал быстрее и эффективнее. Перенос документов из других программ в «1С» вручную – долго и трудоемко. Здесь появляется выбор: дополнительно за обработку в другой ЭДО или использовать «1С» без доплат.
ЭДО способа повысить эффективность работы бухгалтерии, но рекомендовать только одно программное обеспечение для всех видов бизнеса нельзя. Нужно учитывать отрасль, способы ведения документации и выбирать с умом.
Источники: it-world
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
