Выпуская редакцию 3.1 для программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8», разработчики учли многие нюансы работы кадровика и расчетчика. Например, уменьшили количество документов, которые нужны при больничном, отпуске или увольнении, позволили удобно настраивать учет рабочего времени и многое другое.

• Один документ для кадровика и расчетчика
• Исправление документа в текущем периоде
• Автоматическая рассылка отчетов
• Бухгалтерское сальдо в отчетах
• Хранение документов
• Документы начисления зарплаты и увольнения
• Документ «Совмещение должностей»
• Учет рабочего времени

Один документ для кадровика и расчетчика

У тех, кто перешел на новую редакцию «1С:Зарплата и управление персоналом 8», зачастую возникает вопрос: какие документы кадровые, а какие расчетные?

В «1С:Зарплата и управления персоналом 8», ред. 3.1, нет отдельных документов. В документах «Отпуск», «Больничный лист», «Увольнение» работает и кадровик, и расчетчик. Разграничение в документе происходит на уровне прав пользователя.

У сотрудника с правами кадровика в документах есть возможность устанавливать даты отсутствия, увольнения, причины и основания, а также распечатывать приказы, но колонки и вкладки начисления ему даже не видны. Расчетчик же в документе видит, что ввел кадровик, но эти данные не доступны для редактирования.

Расчетчик проверяет расчет, который программа рассчитала автоматически или вводит результаты начислений вручную. Чтобы программа зарегистрировала, к примеру, отпуск сотрудника, расчетчик должен установить флажок «Расчет утвердил» и провести документ. Если этого не сделать, программа не зарегистрирует отсутствие сотрудника и будет начислять зарплату без учета документа.

Чтобы расчетчику было удобно отслеживать документы, которые нужно рассчитать, или кадровику проверять, все ли данные по сотрудникам внесены в программе, в программе есть возможность каждому пользователю настроить начальную страницу, на которой будет выведен рабочий стол кадровика или расчетчика, а также новости «1С». Чтобы настроить программу, необходимо зайти в «Главное меню» – « Вид» – «Настройка начальной страницы» и выбрать необходимые блоки, которые будут отражаться на «Начальной странице». 

Исправление документа в текущем периоде

Одна из важных возможностей, которую реализовали в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, это исправление документов в текущем периоде. Напомню, что период считается закрытым в зарплатной программе, когда создан и проведен документ «Отражение зарплаты в бухучете». Теперь вы можете исправлять документы после того, как его провели. Для этого зайдите в документ, который вы хотите исправить, и внизу нажмите кнопку «Исправить». Программа автоматически создаст документ исправления. 

Автоматическая рассылка отчетов

Очень часто руководители требуют ежемесячные отчеты от бухгалтеров по налогам и взносам, которые были начислены, сколько выплатили сотрудникам.  Сотрудникам, в свою очередь, предоставляются расчетные листки с выплатой зарплаты за месяц. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» возможно настроить автоматическую рассылку отчетов.

Чтобы пользоваться этой возможностью, необходимо в разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» зайти в пункт «Рассылки отчетов» и создать необходимые рассылки. Укажите, какой отчет, кому и с какой периодичностью отправлять. Также рассылки можно настроить из отчета или одноразово отправить необходимому получателю.

Бухгалтерское сальдо в отчетах

К новым возможностям программы относят бухгалтерское сальдо в отчетах. Ранее, если мы формировали отчет по зарплате за месяц, в котором зарплата не была выплачена, то сальдо конечное было не нулевым. Если же зарплата была выплачена, даже в другом периоде (месяце), программа формировала конечное сальдо равное нулю. Теперь если мы в разделе «Настройка» – «Дополнительные настройки» установим переключатель «Бухгалтерское сальдо», программа даже после выплаты будет показывать задолженность организации. 

Хранение документов

В организации помимо данных, хранящихся в программе, информация хранится в архивах и на столах у бухгалтеров. Это сканы документы сотрудников, приказы, больничные листы. Чтобы не потерять важную информацию, но и не ходить в архив или тратить время на поиск файлов на компьютере, к каждому документу программы можно присоединить файлы. Например, скан листка нетрудоспособности к больничному листу. Сделать это просто: сохраните скан документа на компьютер, после в нужном документе нажмите на кнопку с изображением скрепки и выберите сохраненный файл. 

Документы начисления зарплаты и увольнения

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, по сравнению с предыдущей редакций большую функциональность имеют документы начисления зарплаты и увольнение. В начисление зарплаты производятся все расчеты с сотрудниками. Отдельно выделили вкладку для пособий, а также появилась вкладка для расчета взносов, ранее они рассчитывались отдельным документом.

Документ увольнения теперь производит полный расчет сотрудника при увольнении: компенсация отпуска, начисление зарплаты, расчет работы в праздники и выходные, если у сотрудника суммированный учет рабочего времени, расчет переработки сотрудника, исчисление НДФЛ, взносов. 

Отдельно можно рассмотреть функциональность документа «Кадровый перевод». По пожеланиям пользователей реализована возможность при кадровом переводе сменить вид занятости сотрудника, без увольнения и приема на работу нового сотрудника, ввести, отменить или изменить права на отпуск сотрудника. Также в программе появился ряд документов по изменению оплаты труда сотрудников – это «Изменение оплаты труда», «Назначение планового начисления», «Прекращение планового начисления», «Изменение планового начисления», к документам по изменению также можно отнести «Изменения графика работы списком», «Перевод в другое подразделение», «Изменение аванса». 

Документ «Совмещение должностей»

Очень много сил вложили разработчики для автоматического расчета зарплаты сотрудника с учетом особенностей работы: учет совместителей, регистрация подработок, возможность указывать сотрудникам территории, места и условия труда работы. 

В первую очередь это долгожданный документ «Совмещение должностей». Данный документ гибкий и удобный в использовании, в нем можно указать вид совмещения: замещение сотрудника, замещение должности или расширение зон обслуживания, размер доплаты, который можно рассчитать процентом от ФОТ или, если это первые два вида замещения, то разницей ФОТ. А если вам не один из расчетов не подходит, вы можете указать размер доплаты вручную.

На основании документа можно сделать отмену совмещения. Это используется, если не была указана дата окончания совмещения или по каким-либо обстоятельствам изменилась на более раннюю дату. Окончательный расчет доплаты происходит в документе «Начисления зарплаты», где размер доплаты умножается на отработанные дни во время совмещения и делится на норму дней за аналогичный период. Чтобы у вас была возможность ввести документ «Совмещения должностей» в настройках «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний», на вкладке «Начисления» установите флажок «Совмещение должностей». 

Однако в работе организации может возникнуть ситуация, когда сотрудник будет выполнять работу, по которой нужно учесть все начисления замещающего сотрудника, или отработанное время учитывать отдельно от основного, возможно даже по другому графику работы.

Наиболее распространенное решение в этой ситуации – создать нового сотрудника и оформить его как внутреннего совместителя, но в этом случае мы засоряем список сотрудников и занимаем ставку штатного расписания, хотя по факту такого не должно быть.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, в разделе «Кадры» есть документ «Назначения подработки», который учтет все особенности начислений и учета времени, не изменяя количество свободных ставок и не создавая сотрудника. Чтобы можно было ввести документ, необходимо предварительно установить флажок «Используются подработки» в разделе «Настройка» – «Кадровый учет».

В ходе выполнения своих обязанностей сотрудник может менять места работы, к примеру, переходить с одного станка на другой. Соответственно, могут меняться и начисления сотрудника: как виды расчетов, так и величина показателей. Чтобы учесть данные особенности оплаты труда, нам необходимо в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Используются краткосрочные изменения оплаты труда в зависимости от выполняемой работы». Теперь мы можем в справочнике «Места работы» описать виды начислений и размеры показателей для каждого места работы и с помощью документа «Изменение места работы» переводить сотрудников между ними. Документ доступен как из раздела «Кадры», так и из раздела «Зарплата» в документах «Изменение оплаты труда сотрудников».

Если работа сотрудников имеет разъездной характер целесообразно ввести для организации помимо подразделений территории организации. Данный функционал становится доступен после установки флажка «Используются обособленные территории в учетной политике» в разделе «Настройка» – «Организации или реквизиты организации». Для территории мы можем указать определенный районный коэффициент, отражение в бухучете и регистрацию в налоговом органе, перевод между территориями осуществляется документами «Кадровый перевод» или «Перевод между территориями». 

Учет рабочего времени

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.4, реализовано отсутствие по болезни. Чтобы зарегистрировать данный вид отсутствия, вам необходимо в документе «Отсутствие (болезнь, неявка)» указать что это – болезнь (больничный еще не закрыт). После проведения документа в табеле проставляется вид учета времени «Больничный», и программа не рассчитывает зарплату сотрудника за эти дни, но и не рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности сотрудника.

По сравнению с предыдущей редакцией появились возможности проведения нескольких кадровых событий одним днем и создание нескольких производственных календарей, которые заполняются вручную или автоматически из классификатора.

Согласно законодательству, оплата дней нетрудоспособности по причине ухода за ребенком или членом семьи имеет ограничения в зависимости от возврата и вида лечения. В зарплатной программе ведется учет оплачиваемых дней по каждому родственнику сотрудника. Соответственно, если сотрудник превысит количество оплачиваемых дней, программа автоматически не будет начислять оплату больничного листа. Также, если мы укажем причину «уход за членом семьи» или «уход за ребенком» при создании больничного, у нас появиться вкладка «Уход за родственниками» или «Уход за ребенком», где при указании родственника будет выводиться остаток оплачиваемых дней ухода.

Если говорить об ограничениях, то мы можем для удержаний указать, что это взыскание из зарплаты в соответствии со ст. 138 ТК РФ, после чего программа будет рассчитывать удержание с учетом максимального процента удержания. Для начала нам необходимо установить флажок «Ограничивать сумму удержаний процентом из зарплаты» в настройках «Расчета зарплаты», после в виде удержания поставить флаг «Является взысканием».

В данной статье мы рассмотрели только часть возможностей «1С:Зарплата и управление персоналом 8». С выходом новых редакций и обновлений функциональность программы дорабатывается и расширяется. Чтобы получить более подробную информацию по работе в программе, обращайтесь на Линию консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ» по тел.: (863) 300-10-03.