Неявки и отгулы

Как часто встречается на практике, сотруднику необходимо бывает отсутствовать на рабочем месте по разным обстоятельствам. Этому могут быть разные причины, такие как болезнь или отпуск, которые оплачиваются сотруднику в определенных размерах, или же возможны непредвиденные или запланированные обстоятельства: прогулы и неявки сотрудника, отпуска за свой счет.

В «1С:Зарплата и управлении персоналом 8» ред. 2.5 сотрудник кадрового отдела обычно отражает неявки и прочие отсутствия сотрудника кадровыми документами («Кадровый учет – Документы»), в которых указывается период отсутствия сотрудника и его основание. Некоторые организации не используют кадровые документы учета, а непосредственно оформляют расчетный документ для экономии своего времени, хотя здесь стоит отметить, что печатные формы приказов формируются исключительно в кадровых документах. Обратите внимание, что кадровые документы при отсутствии расчетных формируют информацию в табеле учета рабочего времени, но, если в один и тот же период по сотруднику имеются кадровый и расчетный документ, приоритет будет отдаваться расчетному, и табель, соответственно, сформируется именно по данным, взятым из этого документа.

Соответственно, теперь организация может оправданно оформлять данной сотруднице неявку. Если месяц еще не рассчитан, сотрудник кадровой службы может поменять основание отсутствия в кадровом документе и переформировать табель, одновременно с этим оформляется расчетный документ «Неявки», который и отражает фактическое состояние сотрудника.

Кроме того, сотрудник имеет право на отгул, если, к примеру, он проработал в свой выходной день или же принимал участие в сдаче крови в качестве донора.

Специализированного документа для отражения отгулов в программах нет, поэтому данный факт может быть оформлен следующим способом: в день отгула в табеле отражается информация о присутствии сотрудника на рабочем месте («Я» - явка), а фактически сотруднику предоставляется выходной день.

В отличие от редакции 2.5, в редакции 3.0 нет раз- деления на кадровый документ или расчетный. Информация, отражающая кадровые данные, а также суммы, положенные к выплате сотруднику, отражаются единым документом. Это гораздо удобнее, ведь уже не нужно оформлять несколько документов подряд, и теперь можно быстрее отследить фактическое состояние сотрудника (рис. 1).

Переработки

Случается часто и такое, что сотрудники либо задерживаются на рабочем месте для того, чтобы закончить свои дела, либо выходят на работу в праздничные и выходные дни, а также работают в ночную смену. Соответственно, организация обязана поощрять сотрудника за внеурочную работу.

Рассмотрим, как грамотно отражать подобные ситуации в учетных программах.

В типовой программе «1С:Зарплата и управлении персоналом 8» ред. 2.5 в списке основных начислений уже имеются такие начисления как доплата за выходные и праздничные дни, оплата сверхурочных, ночных часов. Поэтому дополнительно вводить в программу ничего не нужно.

Для начисления, например, часов, отработанных сверхурочно, необходимо отразить факт их выработки. А именно, вы должны пометить в табеле рабочего времени, что сотрудник отработал определенное количество часов сверхурочно (буквенное обозначение «С»). После этого оформляется документ «Оплата сверхурочных часов» («Расчет зарплаты – Журнал начислений»), в котором заполняются данные по тем сотрудникам, которые в конкретном месяце отработали сверх положенной нормы рабочего времени. Данный документ автоматически рас- считает часовую тарифную ставку сотрудника за месяц. Далее проставляется количество отработанных часов, оплачиваемых в полуторном размере (первые 2 часа сверхурочной работы) и двойном размере (остальные часы сверхурочной переработки), если таковые имеются. В итоге получается результат в виде произведения часовой тарифной ставки, размера доплаты за сверхурочную работу и количества отработанных, согласно табелю, часов.

Что касается «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3.0, то оплата сверхурочной работы оформляется документом «Работы сверхурочно», в которой отражаются лишь дни работы во внеурочное время и количество отработанных сверхурочно часов. Остальные суммы программа рассчитает самостоятельно в документе «Начисление зарплаты сотрудникам».

Аналогичный порядок применяется для расчета доплаты за работу в выходные и праздничные дни. Оформляется данная операция одноименным документом «Работа в праздничные и выходные дни», в котором заполняются праздничные или выходные, но одновременно рабочие дни сотрудника, а также количество отработанных им часов. Хотелось бы обратить внимание, что для оформления доплаты за работу в выходной день, график сотрудника должен быть заполнен таким образом, что этот день будет числится для него именно выходным, а не рабочим. Иначе программа посчитает отработанное время в рамках обычной нормы часов.

Кроме того, «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3.0 содержит в себе такой документ как «Регистрация переработок», который очень похож функционально на документ «Работа сверхурочно», но тем не менее более удобен для регистрации общего количество часов, переработанных сотрудником за месяц. В отличие от доку- мента «Работа сверхурочно», в котором указываются дни и часы сверхурочной работы, в документе «Регистрация переработок» можно указать общее количество часов по норме графика сотрудника и количество часов, фактически отработанных сотрудником, с разбивкой на коэффициенты доплаты за сверхурочную работу.

Особенностью «1С:Зарплаты и управления персона- лом 8» ред. 3.0 является то, что все начисления, доплаты и удержания в основном формируются документом «Начисление зарплаты», а специализированные документы отсутствий и переработок являются по большей степени управленческими и кадровыми документами и не рассчитывают внутри документа сумму положенного начисления.

Оценочные обязательства и резервы

В обеих редакциях программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» оценочный резерв для выплаты отпусков сотрудникам рассчитывается и формируется автоматически.

Рассмотрим последовательность действий для корректного формирования резервов по отпускам.

В редакции 2.5 необходимо в параметрах учета установить соответствующие настройки (рис. 2).

Здесь мы отражаем, будут ли в организации формироваться оценочные резервы и в каком виде учета, а также выбираем статью затрат, по которой будем анализировать суммы начисленных резервов. Далее добавляем сам вид резерва по отпускам и настраиваем порядок его рас- чета, с помощью указания процента отчислений с расчетной базы. В расчетную базу мы включаем начисления, на сумму которых и будет начисляться резерв.

Для оценочного обязательства по оплате отпусков необходимо указать это обязательство организации в поле «Оценочное обязательство по ежегодным отпускам» в разделе «Оценочные обязательства и резервы» формы обработки «Настройка параметров учета». А также установить флажок «Является ежегодным отпуском для оценочных обязательств и резервов» в форме соответствующих видов расчета на закладке «Бухучет и ЕНВД» (рис. 3).

Ежемесячно документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете» при включенных настройках будет высчитывается резерв по отпускам. За счет этого резерва в дальнейшем опять же документом «Отражение зарплаты в бухучете» будет списываться сумма отпускных сотрудников (рис. 4).

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.0 порядок формирования и расчета резервов аналогичен редакции 2.5. Рассмотрим лишь первоначальные настройки в программе.

Возможность формирования резервов фиксируется в учетной политике, расположенной в справочнике «Организации» в разделе «Учетная политика и другие настройки».

Далее во вкладке «Оценочные обязательства и резервы» указываем, будет ли организация исчислять резервы или нет, и каким именно методом (рис. 5).

Подробно о том, как отразить данные операции в программе, смотрите на сайте ИТС в разделе «Книги и периодика» - Настольная книга по оплате труда и ее учету в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.0, 2.5). Также вам помогут практические примеры отражения операций в программе в разделе: «Кадры и оплата труда - Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах «1С». Здесь содержатся подобные методические инструкции со скриншотами по отражению данных операций в программе.