Начался сезон отпусков! Поэтому сейчас, чтобы избежать некоторых спорных моментов, как никогда важно разобраться с правовыми нюансами. В этой статье расскажем, на что бухгалтеру нужно обратить внимание при предоставлении отпусков в 2023 году.

• «Горячие» вопросы
• Отказ сотрудника от запланированного отпуска
• Больничный в период отпуска
• Сотрудник брал отпуск авансом: каков минимальный период отпуска, который работодатель обязан предоставить
• Что делать с днями неотгулянных отпусков прошлых периодов
• Денежная компенсация вместо отпуска

«Горячие» вопросы

При оформлении отпуска могут возникать различные нестандартные ситуации и вопросы, к которым бухгалтер должен быть готов. Например:

1. Что делать, если сотрудник отказывается от запланированного отпуска? Имеет ли он на это право?
2. В период отпуска сотрудник заболел и оформил больничный. Как это влияет на отпуск?
3. Если сотрудник был в отпуске авансом, есть ли минимальная продолжительность отпуска, которая должна быть предоставлена работодателем?
4. Что делать с неотгуленными днями отпуска, если сотрудник вообще его не брал?
5. Можно ли заменить предоставление отпуска выплатой денежной компенсации?

Рассмотрим каждый более подробно.

Отказ сотрудника от запланированного отпуска

Согласно действующему законодательству, все работодатели (кроме микропредприятий, не использующих локальные нормативные акты) обязаны вести график отпусков. При этом неважно, сколько сотрудников работает в организации. График отпусков утверждается работодателем и содержит в себе очередность ухода в отпуска работников в течение года. За отсутствие данного документа полагается административная ответственность (ст. 5.27 КоАП).

Согласно ч. 1 ст. 123 ТК следовать графику отпусков обязаны и работодатель, и сотрудники. Поэтому отказ от запланированного отпуска возможен только при наличии уважительной причины, например:

• Если работодатель вовремя не уведомил сотрудника о предстоящем отпуске. В соответствии с ч. 3 ст. 123 и ч. 2 ст. 124 ТК, предупредить работника об отпуске нужно не менее чем за 2 недели до его начала;
• Если работодатель вовремя не выплатил отпускные. Отпускные должны быть выплачены сотруднику не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 и ч. 2 ст. 124 ТК);
• Если сотрудник имеет право уйти в отпуск в удобное для себя время. Согласно ч. 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК, в такую категорию работников входят родители трех и более несовершеннолетних детей, если возраст младшего из них еще не достиг 14 лет.

Однако, в соответствии с ч. 4 ст. 124 ТК, даже если соблюдаются перечисленные выше условия, сотрудник не сможет отказаться от отпуска в текущем году и перенести его на следующий, если:

• Сотрудник несовершеннолетнего возраста;
• Работник не был в отпуске в течение последних двух лет;
• Сотрудник осуществляет вредную или связанную с опасностью деятельность.

Бывают случаи, когда по какой-то причине отпуск сотрудника не включен в график отпусков, но при этом договоренность об этом была либо на словах, либо в иных документах. В этом случае сотрудник так же имеет право отказаться от ежегодного отпуска с последующим переносом его на другой период. Однако, если графика отпусков нет (в случае с микропредприятиями), но период отпуска прописан в соглашении, то сотрудник обязан будет пойти в отпуск в установленное время (ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189, ст. 309.2 ТК).

За отказ сотрудника от запланированного отпуска без уважительной причины к нему могут быть применены меры дисциплинарной ответственности. Если при отсутствии уважительной причины сотрудник все равно хочет выйти на работу в период запланированного отпуска, отпуск все равно оформляется в обычном порядке, но при этом работодатель вправе не отмечать явку сотрудника на работу в период отпуска в табеле и не выплачивать за данный период заработную плату. Однако для того, чтобы обезопасить себя от возможных трудовых споров, работодателю важно подтвердить соблюдение процедуры предоставления отпуска: заранее уведомить сотрудника об отпуске, издать приказ на отпуск, внести данные об отпуске в табель и личную карточку сотрудника (если такие документы ведутся) и вовремя выплатить отпускные.

Больничный в период отпуска

Если во время отпуска сотрудник заболел и оформил больничный, то, согласно абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК, пп. «а» п. 17 правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169, работодатель обязан перенести либо продлить отпуск на период больничного.

Если из-за болезни сотрудника у работодателя не было возможности вовремя уведомить его об отпуске или выплатить отпускные, допускается перенос отпуска на другой период. Об этом можно договориться с сотрудником, предложив ему такой вариант. Если сотрудник согласен, то в график отпусков должны быть внесены соответствующие корректировки. Если он не согласен, то тогда необходимо, чтобы он написал заявление, а работодатель выплатил отпускные и издал приказ на отпуск.

Отпуск не может быть продлен или перенесен, если он оформлен с дальнейшим увольнением сотрудника, или если сотрудник взял больничный в связи с уходом за больным ребенком (абз. 1 ч. 1 ст. 124 ТК). При этом работодатель не имеет право оформлять сотруднику отпуск на период его больничного или заменять ежегодный отпуск отпуском без сохранения оплаты.

Сотрудник брал отпуск авансом: каков минимальный период отпуска, который работодатель обязан предоставить

По закону продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника — не менее 28 календарных дней, из которых 14 дней должны быть предоставлены в непрерывном порядке и единоразово. Остальные 14 дней работник может «разбить», как ему удобно, при согласовании с работодателем. То есть минимальный период отпуска, который должен быть предоставлен сотруднику, составляет 14 дней.

Но что делать, если сотрудник брал отпуск авансом на текущий или будущий год? Трудовое законодательство предусматривает возможность такого заблаговременного предоставления отпуска, до наступления права на него — как в текущем году, так и за последующие периоды. Нюанс есть по тем сотрудникам, которые имеют право выбора удобного времени отпуска — несмотря на то, что работодатель не может отказать таким категориям сотрудников, относится это право только к текущему году. Но любом случае в графике отпусков все равно нужно будет отразить минимальные непрерывные 14 дней отпуска, даже если эти дни уже «отгуляны» авансом.

Сложности могут возникнуть при обратном удержании отпускных, если сотрудник уволится раньше, чем его взятый авансом отпуск будет отработан.

Что делать с днями неотгулянных отпусков прошлых периодов

Если сотрудник долгое время не ходил в отпуска, его неотгулянные дни ежегодного отпуска никуда не деваются и не «сгорают» — это не предусмотрено действующим законодательством. То есть, если отпуск переносился, то сотрудник может использовать его в текущем году. Предоставляются такие перенесенные отпуска на основании графика отпусков или соглашения между работодателем и сотрудником (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).

Если сотрудник не брал отпуск в течение последних двух лет, то он может подать работодателю заявление о предоставлении ему 84 дней отпуска: 56 дней за прошлые два года и 28 дней — за текущий год.

Если же отпуск был предусмотрен локальным актом организации или это отпуск за свой счет, то в этом случае он может «сгореть».

Денежная компенсация вместо отпуска

Компенсация возможна только в отношении части отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Для этого нужно письменное заявление работника. Часть неиспользованного отпуска компенсируется при увольнении (ч. 1 ст. 127 ТК).

Не подлежат компенсации ежегодные отпуска в 28 дней, минимальные дополнительные отпуска за работу во вредных условиях, а также дополнительные оплачиваемые отпуска беременным женщинам и несовершеннолетним сотрудникам (ст. 126 ТК, письмо Минтруда от 27.06.2017 № 14-2/ООГ-5299).