Несмотря на то, что проактивная система выплаты пособий по временной нетрудоспособности в нашей стране действует с 1 января 2022 г., на нашу Линию консультаций продолжает поступать множество обращений с вопросами об отправке отчета Сведения о застрахованных лицах в ФСС. В этой статье мы подробно разберем порядок отправки данного отчета из программы «1С:ЗУП», ред. 3.1.

• Что это и для чего
• В каких случаях необходима подача сведений
• Какие данные подаются
• Создание документа в ЗУП 3.1
• Заполнение отчета и отправка
• Контроль сроков отправки
• Исправление ошибок в поданных сведениях
• Отправка Сведений о застрахованном лице при наступлении страхового случая
• Сведения о застрахованных лицах в ФСС и договоры ГПХ
• Ответственность

Что это и для чего

Сведения о застрахованных лицах — это информация, которую работодатель предоставляет в ФСС для расчета пособия и дальнейшей его выплаты сотруднику при наступлении страхового случая. Форма отчета утверждена Приказом ФСС РФ от 08.04.2022 № 119 (приложение № 1).

В каких случаях необходима подача сведений

Согласно ч. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, отчет Сведения о застрахованных лицах подаются в ФСС:

• При приеме на работу;
• В процессе трудовой деятельности (когда по сотруднику меняются какие-либо данные);
• При наступлении страхового случая, когда открывается больничный лист;
• При увольнении сотрудника.

Какие данные подаются

В отчет Сведения о застрахованных лицах в ФСС входит следующая информация по сотруднику:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН;
• Данные о документе, удостоверяющем личность;
• Данные о документах, подтверждающих факт проживания или пребывания на территории РФ (постоянное или временное);
• Информация о месте регистрации сотрудника и его фактического проживания;
• Способ выплаты пособия (на счет в банке, почтовым переводом или иным способом) с указанием номера индивидуального счета получателя.

Создание документа в ЗУП 3.1

Создать отчет Сведения о застрахованных лицах в ФСС в «1С:ЗУП», ред. 3.1 можно на основании приема на работу, увольнения или через раздел «Кадры» — «Пособия»:

При создании документа из раздела «Кадры» — «Пособия», откроется рабочее место документа, где будет список всех сотрудников организации. Для создания отчета необходимо дважды кликнуть на нужного сотрудника из списка. При этом уволенных сотрудников в списке не будет: чтобы увидеть ранее поданные данные по ним и отправить новые, нужно перейти по ссылке «Сведения о застрахованных лицах» внизу рабочего места документа:

Заполнение отчета и отправка

Отчет заполняется автоматически на основе внесенной в программу информации по сотруднику. В случае если какие-либо данные заполнены некорректно, программа сообщит об этом через соответствующее всплывающее уведомление. Чтобы отправить отчет, необходимо нажать кнопку «Отправить в Фонд»:

Контроль сроков отправки

В «1С:ЗУП», ред. 3.1 реализована возможность контролировать сроки отправки Сведений о застрахованных лицах: в рабочем месте документа в графе «Осталось дней» отображается количество календарных дней, оставшихся до конца срока отправки отчета. Например, если данные по сотруднику изменились в пятницу, подать сведения необходимо до среды: в этом случае в программе будет указано 5 оставшихся календарных дней до конца срока. Это не является ошибкой, т.к. из пяти календарных дней три будут считаться рабочими.

Исправление ошибок в поданных сведениях

Если в отправленном отчете была допущена ошибка в каких-либо данных, кроме номера СНИЛС, необходимо исправить информацию по сотруднику в базе и сформировать новый документ Сведения о застрахованных лицах. Для этого нужно зайти в первоначальный документ и по кнопке «Еще» выбрать функцию «Подготовить новые сведения» — новый отчет сформируется автоматически с уже актуализированными данными.

В случае если была допущена ошибка в номере СНИЛС, нужно отменить привязку СНИЛС к сотруднику. Для этого нужно:

1. Создать новый документ Сведения о застрахованных лицах в ФСС, в котором номер СНИЛС остается ошибочным, а рядом с полем СНИЛС проставляется галка «Не числился в организации», отправить в Фонд;
2. Создать еще один отчет с указанием правильного номера СНИЛС (галку «Не числился в организации» уже проставлять не надо) и отправить в ФСС.

Помимо ошибок в СНИЛС функция «Не числился в организации» может понадобиться, если от ФСС пришло входящее сообщение по сотруднику, который никогда не числился в организации и не получал выплат. В этом случае не нужно будет создавать нового сотрудника в программе, достаточно подать Сведения о застрахованном лице с данными, указанными во входящем запросе (ФИО и СНИЛС) и с включенной галкой «Не числился в организации».

Отправка Сведений о застрахованном лице при наступлении страхового случая

При наступлении страхового случая работодатель получает от ФСС сообщение, в котором будет отражено состояние электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), открытого сотруднику в медицинской организации (его открытие, закрытие, продление или аннулирование). Сообщения об изменении ЭЛН находятся в разделе Кадры — Пособия. Чтобы проверить наличие новых сообщений, по кнопке «Еще» необходимо выбрать функцию «Получить из ФСС»:

После закрытия больничного листа от Фонда придет соответствующее сообщение об изменении состояния ЭЛН и входящий запрос о предоставлении сведений для расчета и выплаты пособия. Входящие запросы от ФСС так же находятся в разделе «Кадры» — «Пособия».

После получения Входящего запроса ФСС для расчета пособия работодатель должен в течение трех рабочих дней сформировать и отправить Ответ на запрос ФСС. Сделать это можно как на основании больничного листа, введенного в программе, так и на основании самого Входящего запроса:

Информация в Ответ на запрос ФСС для расчета пособия заполняется автоматически, однако мы рекомендуем все же проверить ее перед отправкой в Фонд. Для контроля сроков отправки в списке Входящих запросов так же есть графа «Осталось дней»: здесь тоже указывается количество календарных, а не рабочих дней, оставшихся для подачи сведений.

Если пришел Входящий запрос на сотрудника, который никогда не работал в организации

В этом случае необходимо уведомить Фонд об ошибке. Для этого в Ответе на запрос ФСС для расчета пособия проставляется галка «Пособие не требуется», в поле «Причина отказа в назначении пособия» нужно отметить, что этот человек никогда не числился в организации. Далее следует сформировать документ Сведения о застрахованных лицах в ФСС, где проставляется галка «Не числился в организации» (как было рассмотрено выше).

Сведения о застрахованных лицах в ФСС и договоры ГПХ

В соответствии с подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ и ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, лица, осуществляющие свою деятельность в рамках заключенных договоров гражданско-правового характера, не являются застрахованными в случаях временной нетрудоспособности и в связи с материнством, поэтому по таким сотрудникам подавать Сведения о застрахованных лицах в ФСС не нужно.

Ответственность

С даты подписания трудового договора, а также с даты подписания сотрудником документов, подтверждающих изменение по нему каких-либо данных, работодатель ответственен за то, чтобы в течение трех рабочих дней подать отчет Сведения о застрахованных лицах в ФСС. Если проходит больше трех дней, а отчет так и не предоставлен, это является основанием для наложения штрафа. При этом размер штрафа будет зависеть от характера правонарушения: