График отпусков – 2026. Что взять на контроль бухгалтерии?

• Правила при планировании отпусков
• Правила при оплате отпусков

Правила при планировании отпусков

Согласно Трудового кодекса план отпусков должен быть утвержден в учреждении не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, поэтому необходимо утвердить график отпусков до 17 декабря включительно.

При более позднем утверждении это может рассматриваться проверяющими и судами как нарушение трудового законодательства. В таком случае, штраф для организации составит от 30 тыс. да 50 тыс. рублей.

Важно, чтобы в график отпусков были внесены все сотрудники, связанные с учреждением трудовыми договорами на момент утверждения графика. Это касается и тех, с кем в 2026 году отношения будут прекращены, и тех, кто находится в отпуске по уходу за ребенком, так как они вправе прервать его в любой момент.

Важно учитывать, что для мобилизованных гражданских служащих предусмотрены дополнительные гарантии: в течение шести месяцев после возвращения к службе, по их заявлению, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен в любое удобное для них время.

В прошлом году Минтруд и Роструд высказывали две противоположные точки зрения в вопросе отсутствия в графике отпусков конкретных дат предоставления отпуска.

Министерство аргументирует свою позицию тем, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок указания времени предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска – с указанием конкретного числа месяца или с указанием лишь месяца предполагаемого отпуска.

Кроме того, специалисты Минтруда акцентировали внимание на определении Верховного Суда РФ, в котором указано, что законодательство не содержит положения об обязательном указании в графике очередных отпусков конкретной календарной даты начала отпуска работника.

Мы рекомендуем фиксировать конкретные даты предоставления отпусков в графике и при необходимости вносить в него соответствующие изменения.

Хотим обратить ваше внимание на то, что в графике отпусков необходимо указывать все дни отпуска, даже несмотря на то, что, какая-то его часть позже может быть выплачена в виде денежной компенсации.

Сотрудники должны быть уведомлены о предстоящем отпуске не позднее чем за две недели до его начала. Данное уведомление осуществляется путем приглашения сотрудника в отдел кадров для ознакомления с проектом приказа об отпуске под роспись.

Альтернативно, процесс может быть реализован в электронном формате, поскольку законодательство об электронном документообороте допускает передачу любых сообщений между работником и работодателем в электронной форме, включая заявления, уведомления, обращения, разрешения и требования.

Кроме того, уже два года электронными кадровыми документами работодатели и работники могут обмениваться через Госуслуги. Несоблюдение установленных сроков уведомления работника влечет за собой нарушение его законных трудовых прав.

Вследствие этого, работник имеет право обратиться в суд с требованием о взыскании с работодателя компенсации за причиненный моральный вред. Кстати, если работник откажется идти в отпуск по графику, его тоже можно привлечь к ответственности.

Правила при оплате отпусков

Приказ об отпуске, завизированный руководителем и подписанный сотрудником, подлежит немедленной передаче в бухгалтерию, в связи с этим, рекомендуем предусмотреть срок передачи этого документа в бухгалтерию в графике документооборота, так как у бухгалтера должно остаться время для расчета отпускных для их своевременного перечисления на банковскую карту сотрудника.

При передаче документов для расчета отпускных в обязательном порядке ставьте отметку о времени их получения. Несвоевременное поступление документации может стать причиной переноса сроков выплаты отпускных, в этом случае, такая отметка будет единственным доказательством отсутствия вины за бухгалтерией в нарушении прав сотрудника.

Работник должен получить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. При этом, отпускные можно выплатить ранее срока, а вот задержку выплаты ревизоры отразят как нарушение и привлекут к ответственности. Во избежание подобных ситуаций, направляйте платежные документы заранее.

Необходимо учитывать тот факт, что на исполнение заявки на кассовый расход казначейству требуется некоторое время и еще какую-то часть времени требуется на зачисление банком денежных средств на карту сотрудника. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, важно, чтобы отпускные средства были зачислены на счет работника за три дня до начала отпуска.

Законом установлена необходимость выплаты отпускных за три дня до начала отпуска, но какими они должны быть – рабочими или календарными? Так как сам закон не дает ответа на этот вопрос, специалисты придерживаются позиции о необходимости выплат за три календарных дня.

Позиция Роструда в этом вопросе такова: отпускные можно выплачивать частями, главное, чтобы работник получил всю положенную ему сумму к выплате не позднее, чем за три дня до ухода в отпуск.

В этом году депутаты внесли в Госдуму проект нового Трудового кодекса, что дало надежду на решение вопроса с отпускными. По новой норме, работодатель должен выплачивать отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. Для случаев, когда отпуск предоставляется по заявлению работника менее чем за три дня до его начала, должны были предусмотреть особые условия выплат.

Однако законопроект был отклонен, а это значит, что у проверяющих осталось формальное основание для оформления штрафа и есть практика привлечения работодателя к ответственности (решение Первомайского райсуда г. Пензы Пензенской области от 14.08.2023 по делу № 12-211/2023) обязательно напоминайте руководителю об этом, когда он дает свое согласие на предоставление таких отпусков.

Работодатель не обязан производить выплату заработной платы за период, предшествующий отпуску, одновременно с отпускными. Рекомендуется осуществлять выплату заработной платы в установленные в организации сроки. Произведение выплаты работнику заработной платы до наступления предусмотренных сроков является нарушением норм трудового законодательства, что может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Инспекторы Роструда уверены, что выплата заработной платы ранее сроков, установленных трудовым или коллективным договором, или правилами внутреннего трудового распорядка, нарушает нормы законодательства. Возникает парадоксальная ситуация: несмотря на официальные разъяснения Минтруда о законности досрочной выплаты заработной платы, проверяющие органы продолжают рассматривать это как нарушение.

Суды также не выработали единого подхода к решению данного вопроса.