Как заполнить карточку основных средств в «1С:БГУ» 2.0

• Настройка списка основных средств
• Заполнение карточки Основного средства

Настройка списка основных средств

Общий список карточек основных средств находится в разделе ОС, НМА, НПА – Основные средства.

В шапке открывшейся формы можно установить отбор по организации, а так же по инвентарному номеру, счету учета, Центру материальной ответственности (материальному лицу), подразделению и состоянию (Принято к учету/Введено в эксплуатацию/Снято с учета).

Ниже списком выведены все созданные карточки основных средств, которые можно распределить по группам по удобству пользователя.

В списке основных средств можно настроить отображение нужных колонок. Это можно сделать через кнопку Еще – Изменить форму.

Здесь можно не только посмотреть, какие колонки доступны для отражения, но и настроить их порядок с помощью синих стрелок в шапке формы.

Заполнение карточки Основного средства

По кнопке Создать открывается форма карточки основного средства. Здесь в шапке документа необходимо прописать Наименование (является обязательной строкой) – оно будет использоваться во всех документах, печатных формах и отборах.

Полное наименование (не является обязательной строкой, программа даст провести карточку) – автоматически копируется строка Наименование, но данную строку можно изменить, дописать более конкретную информацию для удобства пользователя.

Поля Код, Организация заполняются автоматически, могут быть изменены при необходимости.

Одним из способов поступления основных средств в учреждение является их получение в оперативное управление из казны публично-правового образования – в таком случае необходимо установить галочку Имущество казны.

Номенклатурный номер и Входит в группу – эти строки заполняются при необходимости и не являются обязательными.

Следующее обязательное поле – Вид НФА – выбирается в зависимости от того, на каком счете учете должно находится Основное средство по итогу принятия к учету:

• основное средство – 101 группа счетов;
• нематериальные активы – 102 группа счетов;
• непроизводственные активы – 103 группа счетов;
• капитальные вложения – 106 группа счетов;
• права пользования ОС, НПА – 111 группа счетов.

Следующее обязательное поле – Тип НФА – оно появляется только в случае, если Вид НФА выбрано как Основное средство и в дальнейшем определяет счет первого и второго порядка (субсчет), на котором будет числится основное средство.

Счет первого порядка:

• XXX.1X – недвижимое имущество;
• XXX.2X – особо ценное имущество;
• XXX.3X – иное движимое имущество.

Счет второго порядка:

• 101.11 – жилые помещения;
• 101.X2 – нежилые помещения, Сооружения;
• 101.X 4 – машины и оборудование;
• 101.X 5 – транспортные средства;
• 101.X 6 – инвентарь (производственный и хозяйственный);
• 101.X 7 – биологические ресурсы;
• 101.X 3 – инвестиционная недвижимость;
• 101.X 8 – прочие основные средства – иное движимое имущество учреждения.

Далее переходим к заполнению вкладки Основные сведения.

Особое внимание необходимо уделить переключателю Индивидуальный или Групповой учет – если вы принимаете к учету несколько однотипных основных средств, с одинаковой стоимостью и выполняемыми функциями, наименованием и стоимостью до 100 тыс. руб. за единицу, то необходимо установить Групповой учет.

Если же у вас одно основное средство или их несколько, но вышеперечисленные данные разные, то в таком случае выбирается Индивидуальный учет.

Напротив данных настроек есть вопросительные знаки, при нажатии на которые открывается справочная информация, на которую можно опираться при заполнении.

Далее из обязательных полей является заполнение кода по ОКОФ. В программе подгружен законодательный справочник, который не подлежит редактированию и может быть обновлен отдельно от программы с обновлением классификаторов.

После выбора кода по ОКОФ автоматически заполняется Амортизационная группа, которая может быть так же изменена – внизу есть переключатель – показывать Только для выбранного ОКОФ или Все.

Местонахождение – материально ответственное лицо, которое ответственно за данное основное средство. Автоматически не заполняется в данном поле, необходимо прописать вручную.

Адрес – заполняется через адресные классификаторы, которые подгружается и обновляется подобно классификаторам ОКОФ.

Далее необходимо указать код по ОКПД – выбирается так же из унифицированного справочника, который загружается в программу обособленно от обновления.

Поля по ссылке Государственные закупки – заполняются при осуществлении продажи или закупки для обеспечения государственных и муниципальных нужд в соответствии с каталогом товаров, работ и услуг. Здесь данные для выбора создаются пользователем самостоятельно и никак не подгружаются.

Правая часть вкладки Основные сведения заполняется и корректируется автоматически после проведения документов (об этом информирует и разработчик) таких как Поступление ОС, НМА, НПА, Принятие к учету ОС, НМА, НПА, Решение о признании объектов НФА и так далее.

Следующая вкладка – Инвентарный объект. В основном она заполняется автоматически после принятия ОС к учету после проведения документов Принятие к учету ОС, НМА, НПА и Решения о признании объектов НФА, но может быть заполнена вручную по кнопке создать при указании инвентарного номера.

Сама форма создания инвентарного номера может быть выглядеть по-разному в зависимости от настроек, которые заданы в карточке организации в разделе Учетной политики.

Сейчас в программе стоит настройка По шаблону, то есть пользователь может самостоятельно настроить состав инвентарного номера. Он может включать в себя КФО, КПС, счет учета и так далее, для этого достаточно из левой части перенести по синей стрелочке реквизит в правую сторону. Также можно указать длину инвентарного номера.

В случае, если в настройках стоит Сквозная нумерация, то при создании инвентарного номера из карточки основного средства будет открываться следующая форма.

Строка с инвентарным номером будет пустая до тех пор, пока форма не будет записана по кнопке, только после этого программа присвоит номер. Его можно будет изменить при необходимости.

Если пользователь создает инвентарную карточку при создании карточки ОС, то перед тем, как создавать инвентарный номер, необходимо записать карточку ОС, чтобы она была доступна для выбора.

Если же инвентарный номер создается в документах, то по итогу их проведения карточка ОС индивидуального будет выглядеть так:

Мы видим сам инвентарный номер и также ниже информацию по месту хранения, дате введения к учету и введения в эксплуатацию и по отражению балансовой стоимости и амортизации (по мере ее начисления). Карточка ОС группового учета выглядит следующим образом:

Если необходимо заполнить данные об иных номерах (заводском, реестровом), то необходимо провалиться в инвентарный номер (из карточки основного средства) и указать здесь дополнительные данные (о земельном, транспортном налогах и так далее).

Следующая вкладка – Драг.материалы – заполняется только посредством проведения документов, внести информацию вручную или отредактировать нельзя.

Вкладка Правообладание заполняется вручную по кнопке Добавить.

Вкладка Индивидуальные характеристики может быть заполнена, если необходимо отразить все составляющие части основного средства, например, компьютера (системный блок, монитор, наушники и так далее).

Для этого необходимо в карточке основного средства по кнопке Еще перейти в форму Дополнительные сведения.

Здесь необходимо так же по кнопке Еще – Изменить состав дополнительных реквизитов

Здесь необходимо в правой кнопкой мыши на фоне левой формы Добавить новый реквизит или же перейти по кнопке Добавить в левой части формы.

Здесь необходимо выбрать Дополнительное значение – если необходимо указать какую-то текстовую информацию, можно оставить текущий тип значения, если нужно указать, например, количество, то Число.

После выбора Типа значения необходимо Записать форму.

Если Тип значения остался неизменным (Дополнительное значение), то в таком случае необходимо перейти на вкладку Значение и указать здесь необходимые данные по кнопке Создать.

Далее возвращаемся в карточку основного средства и по кнопке Еще переходим в Дополнительные сведения и заполняем данные.

Для удобства пользователя, реквизиты можно вывести на саму вкладку Индивидуальные характеристики. Для этого необходимо начать создание реквизита так же из карточки основного средства по кнопке Еще, но сразу по ссылке Изменить состав дополнительных реквизитов.

Здесь важно, чтобы реквизит был виден Всегда, либо можно выбрать условие, при котором он будет виден.

При подобных настройках дополнительные реквизиты можно будет выбрать и создать непосредственно на самой вкладке.

При выводе на печать в инвентарной карточке будут отражаться только те характеристики, которые были заполнены в карточке основного средства. После заполнения данных можно вывести на печать инвентарную карточку и посмотреть результат:

1) Печатная форма Инвентарной карточки (61н, ред.174н) выглядит следующим образом:

2) Печатная форма Инвентарной карточки (52н, ред. 103н):

Хочется отметить, что печатная форма инвентарной карточки (вне зависимости от формы) доступна только после открытия. Сделать это можно непосредственно при принятии основного средства к учету в соответствующих документах.

Если по каким-либо причинам карточка не была открыта совместно с принятием к учету, то это можно сделать позже отдельным документом из раздела ОС, НМА, НПА – Изменение данных ОС, НМА, НПА.

Здесь в документе можно оставить только галочку в форме изменить данные Инвентарной карточки.

По кнопке Подбор выбираем двумя кликами необходимое основное средство (или несколько) и заполняем строку После изменения – номер и дату открытия карточки (дата может быть любой необходимой и может так же отличаться от даты самого документа сверху справа).

Последняя вкладка в карточке основного средства – Карточка капвложений – она заполняется так же автоматически после проведения документов и обязательна с 01.01.2024 г.

Если после проведения карточки ОС необходимо отредактировать какие-то данные, например, установлен Индивидуальный учет, а необходимо выбрать Групповой, то по кнопке Еще – Разрешить редактирование реквизитов можно разблокировать определенные поля для корректировки.

Мы подробно рассмотрели формирование карточки основного средства и рассмотрели настройки, которые есть в программе касаемо создания и отражения основных средств.