Оформление путевого листа грузового автомобиля: образцы, бланки, правила 2025 года

Путевой лист грузового автомобиля представляет собой основополагающий документ первичного учета, который обеспечивает контроль и регистрацию операций, связанных с перевозкой грузов.

Он устанавливает основные параметры для отслеживания эффективности работы транспортного средства и водителя, а также служит основой для расчета заработной платы водителя и проведения расчетов за предоставленные транспортные услуги.

В 2025 году действующие нормы, регламентирующие форму, сроки хранения и обязательные реквизиты путевого листа, остаются без изменений.

• Роль путевого листа, как документа
• Как заполнить путевой лист грузового автомобиля
• Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля
• Срок действия и учет
• Штрафы за ошибки с путевыми листами

Роль путевого листа, как документа

Путевой лист — это обязательный документ для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, которые эксплуатируют транспортные средства. Его основная задача заключается в выполнении нескольких важных функций, включая:

• Контроль технического состояния автомобиля;
• Учет рабочего времени водителя;
• Фиксирование пройденного расстояния;
• Документацию маршрута движения.
• Расчет расхода топлива.

Для оформления документации допускается использование унифицированных форм 4-С и 4-П, а также разработка собственных форм. Ключевое требование: все разработанные формы и образцы должны быть в обязательном порядке утверждены в учетной политике организации.

Как заполнить путевой лист грузового автомобиля

Оформление путевых листов для грузовых автомобилей возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иное уполномоченное лицо.

Для корректного составления документа требуется указать такие сведения, как название организации, период действия путевого листа, информацию о транспортном средстве, водителе, маршруте, а также результаты предрейсовых медицинских осмотров и технической проверки.

Структура путевого листа должна включать следующие разделы:

• Сведения о транспортном средстве: марка, модель, государственный регистрационный номер;
• Сведения о водителе: полное имя, табельный номер, информация о водительском удостоверении (серия и номер);
• Информация о маршруте и выполненной работе: описание маршрута, а также итоговые результаты выполнения задания;
• Записи о контроле: отметки о прохождении медицинского и технического осмотров;
• Подписи: водителя и ответственных лиц за предрейсовый осмотр и оформление путевого листа.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля

В связи с отсутствием единой утвержденной формы путевого листа, организации вправе самостоятельно разрабатывать данный документ. При этом важно, чтобы созданная форма включала все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством.

В качестве примера можно взять унифицированную форму №4-С и дополнить ее необходимой информацией (рис. 1).

Рис. 1. Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (унифицированная форма №4-С).

Поскольку единой стандартной формы путевого листа не утверждено, организации имеют право самостоятельно разрабатывать данный документ.

При этом следует учитывать, что форма должна содержать все обязательные реквизиты, установленные законодательством. В качестве ориентира можно использовать унифицированную форму №4-С, дополнив ее необходимыми данными.

Срок действия и учет

Срок действия путевого листа определяется организацией, которая его выдает, и может варьироваться от одного дня до месяца. При длительных перевозках документ должен содержать подробную информацию о каждом дне поездки.

Если путевой лист для грузового автомобиля оформляется на срок более месяца, требуется использование расширенной формы.

Хранение путевых листов обычно осуществляется не менее пяти лет. Если документ используется для подтверждения работы в условиях с вредными факторами, срок хранения увеличивается до 50–75 лет.

Учет и архивация путевых листов проводятся согласно внутренним регламентам конкретного учреждения. Путевой лист может быть заполнен как вручную на бумаге, так и в электронном формате.

Штрафы за ошибки с путевыми листами

Согласно требованиям действующего законодательства, оформление путевых листов является обязательной процедурой. За несоблюдение установленных правил предусмотрены следующие виды штрафов:

1. Отсутствие путевого листа:

• Для водителя — штраф в размере 500 рублей.
• Для должностного лица — 20 000 рублей.
• Для юридического лица или индивидуального предпринимателя — 100 000 рублей.

2. Некорректное заполнение путевого листа (ошибки, недостаток информации и другие нарушения):

• Для граждан — штраф в размере 3 000 рублей.
• Для должностных лиц — 5 000 рублей.
• Для юридических лиц или индивидуального предпринимателя — 30 000 рублей.

3. Отсутствие отметки о прохождении медицинского осмотра:

• Для водителя — штраф 5 000 рублей (если это единственное нарушение).
• Для организации — 30 000 рублей (при условии одиночного нарушения).