Какие документы требовать у сотрудника при приеме на работу и как их проверять

• Обязательные к предоставлению документы
• Документы, необходимые для запроса у сотрудников с особенностями
• Документы, которые нельзя требовать
• Действия работодателя в случае отсутствия документов у соискателя
• Проверка предоставленных документов

Обязательные к предоставлению документы

Обязательными документами при приеме на работу сотрудника должны быть:

• документ, удостоверяющий личность, этим документом может быть паспорт или другой документ (как пример: свидетельство о рождении у лиц, не достигших возраста 14 лет);

• СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета;

• документы об образовании, квалификации, при необходимости, документы о наличии специальных знаний или специальной подготовки;

• документы воинского учета, исключение составляют сотрудники-иностранцы, для военнообязанных, которые прибывают в запасе такими документами будут военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

• трудовая книжка, в случае отказа сотрудника от трудовой книжки необходимо предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, исключением могут быть только совместители или сотрудники, впервые поступающие на работу.

В некоторых случаях этот перечень может быть расширен. Требовать документы, которых нет в вышеперечисленном перечне можно только в случаях, предусмотренных законом, об этом сказано в статье 65 Трудового кодекса.

Как пример, можно привести организацию, принимающую сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, к данному перечню сотрудник должен предоставить заключение по результатам предварительного медосмотра с подписью врача и печатью лечебно-профилактического учреждения об этом сказано в статье 220 Трудового кодекса.

Требования к квалификации, образованию или наличию специальных знаний устанавливают законы или иные нормативно правовые акты. Отдельные требования устанавливаются для отдельных категорий работников, к таким работникам относят:

• медицинских работников;

• педагогических работников;

• научно-педагогических работников;

• госслужащих.

Работодатель вправе установить свои требования и прописать их в локальных актах.

При приеме на работу сотрудник должен принести следующие справки:

• при приеме на работу несовершеннолетнего сотрудника, необходимо запросить справку о прохождении медосмотра по форме 086/у;

• если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, подвергнутые наказанию за потребление психотропных или наркотических веществ без назначения врача, то у сотрудника необходимо запросить справку об отсутствии наказания за потребление наркотиков;

• при приеме на работу, связанную с деятельностью, к которой не допускаются лица с судимостью, необходимо запросить справку о наличии или отсутствии судимости;

• при приеме совместителя на работу, которая связана с вредными или опасными условиями труда необходимо запросить справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

При приеме на работу сотрудник может принести справку о доходах и суммах налога физического лица. Данная справка необходима для расчета стандартных налоговых вычетов при переходе сотрудника из одной организации в другую в течении календарного года.

Дополнительные справки потребуются от сотрудника имеющего ребенка-инвалида. Если сотруднику необходимо взять накопленные выходные дни по уходу за таким ребенком, он должен предоставить справку с предыдущего места работы о том, что не использовал накопленные выходные дни в этом календарном году.

Также сотрудник должен предоставить справку с текущего места работы второго родителя, о том, что он использовал частично или не использовал накопленные выходные дни в календарном году, если второй родитель менял работу в текущем году, то также необходима справка с его предыдущего места работы.

Все справки должны быть предоставлены в оригинале, исключением может быть только если сотрудник или второй родитель работает дистанционно, либо работодатель, выдавший справку, применяет электронный документооборот, в таком случае допускается предоставление справки в форме электронного документа.

Документы, необходимые для запроса у сотрудников с особенностями

Подросток

Подростком считается лицо от 14 до 18 лет, при приеме на работу с общим пакетом документов, такие сотрудники должны предоставить справку по форме № 086/у, направление для получения такой справки выдает работодатель.

Водитель

При приеме на работу водителя, необходимо запросить у него общий пакет документов, кроме того, отдельно предоставляется водительское удостоверение на право управления транспортом соответствующей категории и заключение о прохождении предварительного медицинского осмотра.

Законом принято ограничение на управление транспортом в сфере пассажирских перевозок для лиц с судимостью, а также водителей, преследуемых за некоторые виды преступлений. В связи с этим, при приеме на работу водителей общественного транспорта или такси обязательной к запросу должна быть справка об отсутствии судимости.

Сотрудник-иностранец имеющий только национальные права не может работать водителем, исключением в таком случае будут только граждане государств, где русский язык закреплен как официальный.

Иностранец

При приеме на работу, сотрудники иностранцы должны предоставить общий пакет документов, кроме того, в зависимости от их статуса, иностранные граждане предоставляют дополнительные документы, к таким документам может относиться разрешение на временное проживание, при постоянном проживании – вид на жительство. При временном проживании необходимо предоставить разрешение на работу или патент.

Иностранцы, временно пребывающие в РФ, не должны предоставлять при трудоустройстве полис ДМС вместо этого, такие работники получили право на обязательное медицинское страхование. Прежние правила о предоставлении ДМС сохранились только в отношении высококвалифицированных специалистов. Таким сотрудникам при приеме на работу необходимо принести действующий полис ДМС.

При приеме на работу лица без гражданства у него необходимо запросить временное удостоверение личности, срок действия такого удостоверения 10 лет. При этом, чтобы принять лицо без гражданства, работодателю не нужно разрешение на привлечение к работе иностранцев, а самому соискателю не нужно получать разрешение на работу или патент.

В связи с тем, что иностранцы не подлежат воинскому учету в России и не являются военнообязанными, при приеме на работу иностранца не нужно требовать у него военный билет.

Инвалид

При приеме на работу сотрудника инвалида необходимо запросить у него общий пакет документов и документы, подтверждающие, что сотрудник является инвалидом:

• справка медико-социальной экспертизы, в которой указывается группа инвалидности и степень ограничения способности к трудовой деятельности, форма такой справки утверждена приказом Минздравсоцразвития от 24.11.2010 № 1031н;

• индивидуальная программа реабилитации, форма такой программы утверждена приказом Минтруда от 26.06.2023 № 545н.

Эти документы нужны работодателю для выявления противопоказаний или особых рекомендаций по работе такого сотрудника, но они не являются обязательными, так как отсутствуют в перечне обязательных к предоставлению документов, сотрудник может предоставить работодателю только справку об инвалидности без индивидуальной программы реабилитации или абилитации.

В этом случае, работодатель обязан предоставить сотруднику только гарантии, установленные законом для инвалида соответствующей группы.

Отказ инвалида от выполнения индивидуальной программы реабилитации или абилитации освобождает работодателя от ответственности за ее невыполнение.

Совместитель

При приеме на работу совместителя нужно учитывать особенности приема внешнего и внутреннего совместителя.

При приеме внутреннего совместителя необходимо запросить у него только те документы, которые нужны для выполнения работ по совместительству, этим документом может быть документ об образовании, в случае необходимости этих знаний для выполнения будущих работ, требовать повторно другие обязательные документы, предъявленные сотрудником при приеме на работу не нужно.

При приеме на работу внешнего совместителя необходимо запросить следующий набор документов:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• в случае необходимости специальных знаний внешний совместитель должен предоставить документ об образовании или его копию;

• если работа связана с вредными или опасными условиями труда необходимо предъявить справку о характере и условиях труда по основному месту работы;

• иные обязательные документы, которые нужны для работы совместителя.

Такой перечень документов установлен частью 1 статьи 65 и статьей 283 Трудового кодекса.

Внешний совместитель не должен предъявлять трудовую книжку, по его желанию данные о его работе по совместительству могут быть внесены в трудовую книжку по месту его основной работы, если работодатель продолжает вести ее бумажный вариант.

Для этого работодатель предоставляет сотруднику документ, подтверждающий его работу по совместительству, при этом закон не устанавливает, каким должен быть этот документ. Этим документом может быть трудовой договор, справка, копия или выписка из приказа о приеме на работу и пр. Главным условием такого документа является наличие достаточных сведений для записи в трудовую книжку.

Документы, которые нельзя требовать

Нельзя требовать документы, которые не относятся к обязательным.

Работодатель не имеет права требовать документ, который подтверждает отсутствие беременности сотрудницы. Если в таком случае сотруднице откажут в приеме на работу по причине ее беременности, то суды могут восстановить ее на работе, а работодателя привлечь к ответственности в виде штрафа.

Наличие прививки от коронавируса. Наличие такой прививки есть в календаре профилактических прививок по эпидемиологическим показаниям, но она становится обязательной, только если врач РФ или главный санитарный врач в вашем регионе либо их заместители вынесли такое постановление.

В таком случае, работодатели, которые по постановлению санитарного врача относятся к сферам деятельности, где наличие прививки обязательно, могут требовать ее от соискателя, для этого необходимо запросить от соискателя документ о вакцинации от коронавируса при приеме на работу.

Подтвердить факт вакцинации будущий сотрудник может сертификатом о вакцинации против коронавируса. В бумажный сертификат врач вписывает дату введения вакцины, ее название и серию, также ставит свою подпись и печать медицинской организации.

При этом отказать в приеме на работу по причине отсутствия такого сертификата работодатель может только сотрудникам, занятым на работе с повышенным риском заболевания инфекционными болезнями. Перечень таких работ утвержден постановлением Правительства №825 от 15.07.1999 года.

Действия работодателя в случае отсутствия документов у соискателя

Принимать на работу соискателя без документов, зависит от того, какого документа нет. При этом работодатель не может необоснованно отказать соискателю в заключении трудового договора.

Что бы более детально разобраться в этом вопросе, рассмотрим каждый обязательный для приема на работу документ:

• если соискатель не предъявил паспорт или другой удостоверяющий личность документ, то работодатель вправе отказать ему в приеме на работу;

• если соискатель не предоставил трудовую книжку при приеме на работу, то необходимо оформить ему новую трудовую книжку, поскольку причиной может быть ее утрата или повреждение;

• в случае, если соискатель перешел на электронный формат трудовой книжки, то при приеме на работу он должен предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, если данные сведения не предоставлены, то работодатель вправе отказать такому соискателю в приеме на работу;

• если при приеме на работу, соискатель не предоставил документы воинского учета, то это не может быть основанием для отказа в трудоустройстве, однако работодатель должен сообщить эту информацию в военкомат;

• документы об образовании, квалификации или наличии у соискателя специальных знаний, такое документы необходимы для работы на определенных должностях, если при приеме на работу соискатель не предоставил документы подтверждающие наличия у него необходимой квалификации или образования, работодатель вправе отказать ему в трудоустройстве;

• наличие документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета или карточки СНИЛС, если у соискателя при устройстве на работу отсутствует открытый лицевой счет, то работодатель не вправе отказать ему в трудоустройстве;

• отказать соискателю в приеме на работу при отсутствии справки о наличии или отсутствии судимости можно только если он трудоустраивается на определенные должности или профессии, на которых нельзя работать с судимостью, если должность или профессия не относится к таковым, то соискателя можно принять на работу без справки о наличии судимости;

• если при устройстве на работу соискатель не предъявит справку об отсутствии наказания за потребление наркотиков или психотропных веществ, то работодатель в праве отказать ему в приеме на работу только в том случае, если его работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, подвергнутые наказанию за потребление некротических или психотропных веществ без назначения врача, если работа не связана с такой деятельность., то отказать в приеме на работу без предъявления данной справки нельзя.

Проверка предоставленных документов

После предоставления сотрудником всех необходимых документов, проверьте их.

Паспорт

Для проверки паспорта необходимо проверить его защитные элементы, нумерацию и обложку. Внутренние страницы паспорта имеют водяные знаки, нумерация состоит из трех групп цифр, бланк имеет определенный формат и содержит 20 страниц прошитых специальной нитью.

В паспорте необходимо проверить дату выдачи и возраст соискателя. Паспорт подлежит замене в возрасте 20 и 45 лет, сделать это необходимо в течении 90 дней после даты дня рождения. Если в течении указанного срока замена паспорта не произведена, то такой паспорт считается не действительным.

Если сотрудник предоставил паспорт у которого истек срок действия, при приеме на работу работодатель может порекомендовать ему получить новый, принимать сотрудника с недействительным паспортом нельзя.

В паспорте могут быть только следующие отметки:

• о прописке;

• при наличии, отметка о воинской обязанности;

• при наличии, регистрации и расторжении брака;

• при наличии, отметка о детях до 14 лет;

• при наличии, сведения о ранее выданных паспортах;

• при наличии, сведения о выдаче загранпаспортов;

• группе крови и резус-факторе;

• ИНН.

Отметки о заключении и расторжении брака, детях до 14 лет, сведения о ранее выданных паспортах и загранпаспортах ставят в паспорт по желанию сотрудника, обязательными отметками являются отметки о регистрации по месту жительства и снятии с регистрационного учета, а также отметки о воинской обязанности совершеннолетних граждан.

Для проверки подлинности паспорта можно воспользоваться специальным сервисом на портале госуслуг.

Временное удостоверение личности

При замене паспорта соискателю МВД выдает временное удостоверение личности, по такому документу работодатель вправе принять сотрудника на работу.

Для проверки временного удостоверения необходимо обратить внимание на:

• специальный тип бумаги;

• размер документа, он должен быть 176×125 мм;

• серию, обозначенную двумя заглавными буквами русского алфавита и номера, состоящего из восьми арабских цифр;

• актуальную дату действия удостоверения;

• наличие двух печатей в указанных аббревиатурой «М.П.» местах;

• подписи владельца документа и лица, выдавшего этот документ.

СНИЛС

• зеленая карточка с номером СНИЛС;

• документ, подтверждающий регистрацию в системе пенсионного страхования – бумажная или электронная выписка с номером СНИЛС.

Если работодатель принимает на работу сотрудника без открытого индивидуального лицевого счета, то необходимо предоставить в СФР сведения, которые нужны для регистрации такого сотрудника в системе индивидуального персонифицированного учета.

Документ об образовании

Проверить подлинность документа об образовании можно несколькими способами:

• проверить номер бланка на сайте Рособрнадзора в Едином реестре сведений о документах об образовании, в данном реестре собрана информация о дипломах и аттестатах начиная с 1960 года;

• направить запрос в учебное заведение, которое выдало документ, при этом необходимо получить письменное согласие сотрудника на такой запрос, так как сведения об образовании относятся к персональным данным.

Что бы получить согласие сотрудника на проверку диплома, необходимо направить ему уведомление и указать с какой целью будете делать запрос. Срок ответа организации – 30 дней с момента регистрации обращения.

Еще один способ проверки, сделать ксерокопию оригинала, на ней будет видна надпись «КОПИЯ», если диплом оформлен на государственном бланке, такая особенность связана с типографией «Гознака», для подтверждения подлинности надпись наносят флуоресцентной прозрачной краской, которая под действием ультрафиолета становится заметной.

Трудовая книжка

Проверить трудовую книжку можно по письменному запросу работодателя. Гознак может предоставить информацию о серии, трудовой книжки которая выпускалась в указанный вами период. Данные о трудовых книжках есть в открытых источниках, проверить ее можно по серии и году выпуска, исключения составляют только трудовые книжки, оформленные в силовых структурах, таких серий в открытых источниках нет.

У трудовых книжек, выданных до 1974 года не было номеров, потом у каждой из союзных республик появились свои серии трудовых книжек, начиная с 2024 года при изготовлении бланков используют специальную бумагу с радужной ирисовой печатью.

Вне зависимости от года выпуска трудовой книжки при проверке необходимо сверить:

• фамилию, имя, отчество;

• дату рождения, указанную в паспорте с датой рождения, указанной в трудовой книжке. Если данные не совпадут, то принимать такой документ нельзя, в этом случае нельзя определить принадлежность предоставленной книжки к соискателю.

Такая книжка нужна сотруднику, чья деятельность связана:

• с оборотом продуктов питания и питьевой воды;

• обучением и воспитанием детей;

• бытовым и коммунальным обслуживанием населения.

В медицинскую книжку вносят данные:

• о прохождении обязательных медицинских осмотров;

• о гигиенической подготовке и аттестации;

Начиная с 1 сентября 2023 года медицинскую книжку оформляют в виде электронного документа, данная форма утверждена приказом Минздрава № 90н от 18.02.2022 года. Каждой книжке присваивается уникальный идентификатор и проставляют двухмерный штриховой код, при этом, по просьбе работника может быть выдана медицинская книжка на бумажном носителе.

Для проверки действующей медицинской книжки можно воспользоваться сайтом Единого реестра личных медицинских книжек. Данный реестр позволяет работодателям самостоятельно проверять данные о наличии медицинской книжки, а также срок прохождения профессиональной гигиенической подготовки и аттестации.