Учет командировочных расходов в учреждении

Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника.

В данной статье мы рассмотрим, как ведется учет командировочных расходов в учреждении.

• Законодательство
• Выплата суточных в командировке
• Проезд в командировке
• Проживание в командировке
• Как сотрудник должен отчитаться за командировочные расходы?
• Отражение в бухгалтерском учет

Законодательство

Согласно ст. 168 ТК РФ, в состав расходов, подлежащих возмещению, относятся:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.

Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).

Выплата суточных в командировке

Суточные – это дополнительные командировочные расходы, не связанные с проездом и проживанием. Суточные выдаются в целях компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть и которые не подтверждаются документально. К суточным можно отнести питание, проезд на общественном транспорте, ужин в кафе и прочее.

В 2024 году размер суточных на командировочные расходы по России составляют 700 рублей в день, а для заграничных командировок — 2 500 рублей в день.

Проезд в командировке

Оплата проезда в командировке производится за счет авансовых средств, которые были выданы сотруднику перед поездкой. Сотрудник, направленный в командировку, может пользоваться любым видом транспорта. В случае служебной поездки на личном автомобиле сотруднику компенсируются расходы на бензин и техническое обслуживание — также на основании чеков. В случае зарубежной поездки сотруднику дополнительно возмещаются траты на оформление визы, медицинской страховки и иные обязательные платежи.

Все подтвержденные транспортные расходы подлежат компенсации, которая не облагается НДФЛ. В случае, если сотрудник по какой-то причине не предоставил подтверждающие документы, проезд компенсируется по минимальному тарифу.

Проживание в командировке

Проживание в командировке включает в себя аренду жилья или гостиничного номера.

Расходы по проживанию возмещаются сотруднику за каждый день командировки (включая нерабочие праздничные и выходные дни), а также в случае временной нетрудоспособности. Возмещению не подлежат дни, когда сотрудник находился на стационарном лечении (п. 25 Постановления №749). В случае предоставления бесплатного жилого помещения расходы по проживанию не возмещаются

Как сотрудник должен отчитаться за командировочные расходы?

Сотруднику по возвращению из командировки необходимо отчитаться за ранее полученный аванс денежных средств или получить возмещение за произведенные расходы. Таким документом является авансовый отчет. Отчет необходимо предоставить в бухгалтерию в течении трех дней после возвращения из командировки.

Сотрудник должен предоставить следующие документы:

• квитанции или чеки об оплате за проезд и проживание;
• если сотрудник ездил в командировку на автомобиле, то необходимо предоставить чеки и квитанции на оплату бензина. Так же, путевой лист с информацией о пробеге автомобиля, расходе топлива, маршруте.

Также с 2022 года для учета расчетов с подотчетными лицами применяется первичный учетный документ Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Форма и методические указания по его оформлению и применению утверждены приказом Минфина России от 15.06.2020 № 103н.

Согласно методическим указаниям по оформлению и применению, информация Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) заполняется подотчетным лицом (уполномоченным лицом) на основании документа, в соответствии с которым принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу (аванс).

Документом-основанием, согласно которому было принято решение о выдаче денежных средств (документов) подотчетному лицу, является Заявка-обоснование (ф. 0510521).

Отражение в бухгалтерском учете

Для отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете предназначены следующие счета:

• для отражения суточных необходимо использовать счет 208.12 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
• для отражения компенсации за использование в командировке личного транспорта необходимо использовать счет 208.22 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
• для отражения проживания и проезда необходимо использовать счет 208.26 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».