Комиссия по поступлению и выбытию активов: назначение и полномочия

Согласно Единому плану счетов организаций бюджетной сферы и Инструкции по его применению определенной Приказом Минфина России №157н от 01.12.2010 г. следует, что для организации работы по принятию к бухгалтерскому учету и выбытию материальных ценностей в учреждении, на постоянной основе по приказу или распоряжению руководителя создается комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов.

В данной статье подробно разберем, зачем нужна такая комиссия, ее полномочия и обязанности, а также порядок ее работы.

• Назначение комиссии по поступлению и выбытию активов
• Полномочия комиссии и ее состав
• Работа комиссии и периодичность ее заседаний
• Оформление первичного документа
• Классификация ценностей
• Определение категории имущества по виду объекта

Назначение комиссии по поступлению и выбытию активов

В Федеральном законе регулирующим бухгалтерский учет экономических субъектов РФ №402 ФЗ от 06.11.2011 г. отсутствуют положения, описывающие такой коллегиальный орган субъекта учета, как комиссия по поступлению и выбытию активов, но при этом, закон выделяет бухгалтерский учет организаций бюджетной сферы и закрепляет обособление его нормативно-правового регулирования.

Согласно Инструкции, утвержденной Приказом Минфина России №157н от 01.12.2010, для организации процесса принятия и выбытия материальных ценностей в учреждении постоянно действующая комиссия по принятию к бухгалтерскому учету и выбытию нефинансовых активов создается по приказу или распоряжению руководителя.

Комиссия организации принимает решение о приеме к учету, перемещению и выбытию объектов основных средств, нематериальных, непроизводственных активов, материальных запасов, у которых установлен срок эксплуатации.

Кроме этого, комиссия определяет остаточную стоимость имущества, которое получено в безвозмездное пользование, срок его полезного использования для начисления амортизации, в случае отсутствия данной информации в документах производителя и законодательстве РФ, комиссия также наделена полномочиями изменять первоначально принятые нормативные показатели объекта ОС в результате проведенной реконструкции, модернизации, достройки и дооборудования ОС.

В дополнение к вышеизложенному следует отметить, что комиссия наделена полномочиями принимать решения о списании задолженности неплатежеспособных дебиторов, а с забалансового учета – задолженности, признанной безнадежной к взысканию, при условии наличия документов подтверждающих прекращение обязательств в связи со смертью или ликвидацией дебитора, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством. 

Обратите внимание

Отсутствие в учреждении постоянно действующей комиссии или приказа о создании комиссии по поступлению и выбытию активов является прямым нарушением положений Инструкции № 157н.

Полномочия комиссии и ее состав

Вопросы деятельности комиссии по поступлению и выбытию активов регулируются внутренними локальными документами в виде Положения, которое утверждается руководителем учреждения. Данное Положение можно утвердить в качестве приложения к учетной политике учреждения и, хотя на законодательном уровне обязанность формировать и утверждать Положение не установлена, но понимая значимость решений комиссии для бухгалтерского учета, наличие утвержденного документа, описывающего регламент ее работы целесообразен и вполне оправдан.

Состав комиссии в минимальном размере должен быть не менее трех человек, максимальный состав комиссии не ограничен. Одним из участников комиссии выбирается председатель, он осуществляет общее руководство, в случае необходимости можно выбрать ему заместителя или секретаря.

Чтобы решения комиссии считались правомерными, в Положении необходимо обязательно зафиксировать кворум, обычно его устанавливают в количестве двух третей от общего числа членов комиссии, но как правило не менее половины от ее состава.

Состав комиссии утверждается руководителем учреждения. Стандартный срок работы состава один год, по истечению этого срока его можно изменить. Чаще всего в состав комиссии входят работники учреждения, их назначают из числа таких должностей как руководители структурных подразделений, технические специалисты, инженеры и специалисты финансовых служб, но этот перечень неограничен.

Чтобы исключить формальный подход, при назначении работника необходимо основываться на таких моментах, как занятость и наличие необходимой квалификации для принятия решений. Стоит отметить, что к работе комиссии можно привлекать не только работников учреждения, но и экспертов со стороны.

Работа комиссии и периодичность ее заседаний

Для того, чтобы принять решение о приеме материальных ценностей к учету, комиссии необходимо ответить на множество вопросов с фиксацией ответов в виде своего решения, для этого нужно подготовить первичный документ с отражением факта такого принятия. Это подробно описано в п. 34 Инструкции № 157н.

В ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ говорится о том, что первичный документ должен составляться в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после ее окончания, а это значит, что каждый факт появления имущества, которое необходимо принять к учету должен сопровождаться сбором комиссии.

В случае, если объем имущественных поступлений незначительный можно организовать работу комиссии при каждом его поступлении, но если поступление имущества имеет более внушительный объем, то необходимо установить периодичность таких заседаний, она может быть один или два раза в неделю, может быть один раз в две недели, выбранная периодичность будет зависеть от объема имущественных поступлений. После того, как периодичность заседаний будет определена, ее необходимо зафиксировать в Положении.

Оформление первичного документа

Принятие нового объекта нефинансовых активов в учреждении состоит из трех этапов, для каждого из них есть свой первичный документ:

1. формирование первоначальной стоимости объекта;
2. принятие к бухгалтерскому учету;
3. ввод в эксплуатацию.

При формировании первоначальной стоимости в качестве первичного документа необходимо использовать товарные документы от поставщиков или иных исполнителей, чьи услуги включаются в стоимость будущего актива.

При принятии к бухгалтерскому учету необходимо воспользоваться унифицированным документом Приказа № 61н «Решение о признании нефинансовых активов (ф. 0510440)» или «Актом о приеме – передачи объектов нефинансовых активов (ф. 0510448)».

Для ввода в эксплуатацию объекта необходимо воспользоваться первичным документом «Требование – накладная (ф.0510451)».

Для отдельных видов нефинансовых активов некоторые из этапов могут быть как совмещены, так и отсутствовать. К примеру, отражение в учете материальных запасов обычно формируется одним документом поставки.

Классификация ценностей

Задачей комиссии при приеме поступившего имущества будет определение категории поступившего имущества, о чем сказано в п. 34 Инструкции № 157н, но исходя из логики задач, поставленных перед комиссией, можем сделать вывод, что ей также необходимо определять то, насколько завершены работы по доведению объекта до состояния пригодного к эксплуатации и насколько правильно определена первоначальная стоимость или ее формирование не завершено.

Если формирование первоначальной стоимости еще не завершено и поступившие ценности или услуги являются частью будущего объекта, то комиссия классифицирует этот объект как капитальные вложения, оформляет свое решение протоколом и вместе с ним передает в бухгалтерию первичные документы от поставщика для отражения на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

При отсутствии этапа капитальных вложений комиссия классифицирует объект либо как принадлежащий к группе внеоборотных активов, либо как принадлежащий к группе материальных запасов.

Классификация видов нефинансовых активов будет следующей:

• капитальные вложения;
• основные средства;
• материальные запасы;
• непроизводственные и нематериальные активы.

При определении срока полезного использования для выбора вида классификации комиссия может воспользоваться амортизационной группой, по материальным запасам однократного применения срок полезного использования всегда меньше года.

В некоторых моментах объект закупки может классифицироваться с трудом, в таком случае комиссия должна ориентироваться на рекомендации от производителя и особенности эксплуатации данного объекта в конкретном учреждении. Особенности определения срока полезного использования отдельных активов должны быть закреплены в учетной политике учреждения.  

Определение категории имущества по виду объекта

При принятии к учету объекта основного средства в первую очередь необходимо определить к какой категории относится объект. От этого выбора будет зависеть дальнейший выбор аналитической группы учета и формирование налоговой базы по налогу на имущество, в которую с 2019 г. включается не только движимое имущество.

Для определения категории движимого/недвижимого имущества необходимо воспользоваться положениями ГК РФ, так как инструкции по бухгалтерскому учету и стандарты не раскрывают этого определения.

К недвижимому имуществу относятся все что связано с землей, то есть те объекты, перемещение которых невозможно, а также имущество, которое подлежит государственной регистрации. Кроме того, законом определено, что к недвижимому имуществу можно отнести и иное имущество.

В соответствии со ст. 131 ГК РФ и Федеральным законом от 13.07.2015 г. № 218-ФЗ вещные права на объекты недвижимости подлежат государственной регистрации в ЕГРН.

В Статье 130 ГК РФ сказано, что к недвижимому имуществу относятся те виды объектов, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, поэтому, в учете организаций бюджетной сферы часто можно встретить в составе имущества объекты некапитального характера: ограждения, беседки, спортивные площадки и прочее. объясняется это тем, что без ущерба невозможно перенести ограждение и на этом основании отнесение его к этой категории оправдано.

Этот очень упрощенный подход. Федеральная налоговая служба подобрала материалы правоприменительной практики в квалификации движимого и недвижимого имущества и подготовила разъяснения к ним.

Стоит обратить свое внимание на Письмо ФНС России от 20.04.2020 г. №БС-4-21/6581@ в письме приведен обширный перечень судебных решений, а предоставленные в нем материалы дают учреждениям хорошую почву для принятия решения.