Контроль задолженности. Исправление ошибок в «1С»

Обнаружение ошибок в учете до того, как о них узнал внутренний финансовый аудит и госконтроль, — залог спокойного сна бухгалтера и руководителя бюджетного учреждения. Для того чтобы своевременно исправлять ошибки, созданы стандартные отчеты программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0. Читайте о том, как ими воспользоваться.

• Ответственность
• Контроль задолженности в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0

Ответственность

Как известно, деятельность учреждений бюджетного сектора подлежит внутреннему финансовому аудиту (ст. 16.2-1 БК РФ) и государственному (муниципальному) финансовому контролю (ст. 265 БК РФ). Внутренний аудит не просто описывает нарушения, а говорит о том, какие риски возникают у должностных лиц, которые допустили данные нарушения (п. 4 Стандарта № 91н). В случае обнаружения внутренними аудиторами бюджетных нарушений, в отношении которых отсутствует возможность их устранения (п. 17 Стандарта), информация о таких нарушениях представляется в органы финансового контроля.

За бюджетные нарушения, указанные в главе 30 БК РФ, применяется бюджетная мера принуждения в соответствии с положениями главы 29 БК РФ и ответственность в соответствии с КОАП РФ.

Контролирующие структуры могут классифицировать в качестве искажения отчетности следующие ошибки:

• неотражение/несвоевременное отражение дебиторской и кредиторской задолженности в составе просроченной;
• несвоевременное погашение кредиторской задолженности;
• ошибки применения номера счета бухгалтерской учета для отражения сумм дебиторской задолженности.

Ответственность по данным видам нарушений регламентируется статьей 15.15.6 КОАП РФ «Нарушение требований к бюджетному(бухгалтерскому) учету, в том числе к составлению, предоставлению бюджетной, бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Примерам выявленных ошибок могут служить споры по результату выездной проверки между Казначейством и Учреждениями (Определение Верховного Суда РФ от 21.01.2021 № 308-ЭС20-23282 по делу № А32-28021/2019, Постановление Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 28.05.2020 № 16-3669/2020 по делу № 53-19-08/29/2019). Несмотря на то что в рассматриваемых ситуациях идет речь о проверке финансово-хозяйственной деятельности за 2017-2019 гг., контролирующими органами ведутся аналогичные проверки и в настоящее время.

Одним из оснований для расторжения трудового договора с руководителем учреждения по инициативе учредителя является превышение предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности.

Однако своевременное выявление и самостоятельное исправление ошибок является основанием для освобождения от административной ответственности (п. 6 примечания к статье 15.15.6 КОАП РФ).

Следовательно, в целях недопущения нарушений, учреждениям необходимо самостоятельное и своевременно проводить проверку отражения фактов хозяйственной жизни в учете.

В программах «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и ред. 2.0, предусмотрен ряд отчетов, позволяющие контролировать задолженность.

Контроль задолженности в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0

В статье «Подготовка к квартальной отчетности» выпуска № 2 (февраль, 2020) «Прогрессивный бухгалтер» рассматриваются подготовительные мероприятия, который следует выполнить перед формированием отчетности. Например, такими мероприятий являются:

• проверка корректности формирования входящий остатков на 01.01.2021;
• проверка отражения хозяйственных операций текущего года на счетах учета;
• проверка своевременности отнесения дебиторской и кредиторской задолженности к просроченной.

Необходимость проверки расчетов с поставщиками энергоресурсов

Как известно, с 1 января 2021 г. введен КВР 247 «Закупка энергетических ресурсов». Следовательно, необходимо провести проверку отражения в учете фактов хозяйственной жизни на предмет соответствия применения классификации. К таким фактам относятся: постановка бюджетного обязательства, отражение задолженности на начало текущего года, а также кассового исполнения и приобретения услуг текущего года. Вся цепочка событий проверяется на основании первичных документов и особенностях предоставления услуги.

Рассмотрим следующую ситуацию:

• казенному учреждению «КУ» доведено ЛБО текущего года в сумме 25 000 руб. КВР 247;
• учреждение «КУ» с организацией ООО «Энерги» был заключен договор № 20 от 01.01.2020. На начало текущего года по данному договору присутствует кредиторская задолженность, учтенная на счете 302.23. Сумма задолженности составляет 10 000 руб.

С этой организацией заключен так же договор на 2021 г. № 21 от 01.01.2021. Сумма договора составляет 15 000 руб.

В результате анализа предмета договоров и особенности предоставления услуги, комиссия определила, что услуги, предоставляемый ООО «Энергия» относятся к КВР 247. Срок оплаты за предоставленные услуги «до 15 числа месяца следующего за месяцем предоставления услуги». В итоге:

• в январе 2021 г. проведена оплата задолженности по договору № 20 от 01.01.2020, а в рамках текущего года отражено поступление услуги за январь;
• в феврале проведена оплата за энергоресурсы, предоставленные в январе текущего года.

Проверим отражение фактов хозяйственной жизни с помощью следующих отчетов:

• Сводные данные об исполнении бюджета ПБС.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
• Обороты счета.

Доступ к отчетам организован: «Главное меню» — «Бухгалтерский учет» — «Стандартные отчеты».

Обратите внимание: для проверки отражения фактов хозяйственной жизни бюджетных и автономных учреждений вместо отчета «Сводные данные об исполнении бюджета ПБС» используется отчет «Сводные данные об исполнении плана ФХД».

Шаг 1. Сформируем отчет «Сводные данные об исполнении бюджета ПБС».

Так как в рамках текущей задачи нам необходимо проверить ЛБО, ДО, БО и кассовое исполнение, то:

• настроим структуру отчета. Настроим порядок строк отчета.
• отметим только аналитику, соответствующую текущей задаче. Настроим порядок граф отчета.

Для настройки порядка строк отчета следует нажать кнопку «Настройки» формы отчета «Сводные данные об исполнении бюджета ПБС» — далее нажать на знак в форме гаечного ключа — в форме «Настройка отчета» на вкладке «Настройки» установить структуру, как показано на рисунке 1.

Рис. 1

Для настройки порядка граф следует в открытой форме «Настройка отчета» перейти на вкладку «Пользовательские настройки». В первой строке колонки «Значение» нажимаем кнопку в виде трех точек , в форме «Редактирование выбранных полей» флагами использования отмечаем только те значения, которые необходимы в отчете (рис. 2).

Рис. 2

После того как выполнены настройки граф и строк в форме «Настройка отчета», необходимо нажать кнопку «Записать и закрыть», а далее в отчете «Сводные данные об исполнении бюджета ПБС» следует:

• указать «Период отчета» — «с 01.01.2021 по 31.12.2021».
• указать «Отчетный период» — «Текущий год»;
• нажать кнопку «Сформировать отчет».

Таким образом отчет сформирован. В нем отражаются следующие ошибки (рис. 3):

• не выполнен перенос показателей санкционирования расходов на следующий год;
• не выполнена перерегистрация неисполненных обязательств прошлых лет.

Кассовое исполнение в программе отражено верно и в соответствии с информацией, отраженной в Федеральном казначействе и системе «Электронный бюджет».

Исправим ошибки.

Обращаю внимание, что в нашем примере в Казначейство и систему «Электронный бюджет» поданы верные сведения, а исправлению подлежат только отражение фактов хозяйственной жизни в учете. Причем все ошибки учета относятся к ошибкам текущего года до составления и предоставления отчетности.

Для исправления ошибки необходимо выполнить переход по пунктам меню «Главное» — «Бухгалтерский учет» — «Регламентные операции завершения отчетных (налоговых) периодов» — «Помощник закрытия периодов» — указать период «Год 2020» и нажать кнопку «Обновить данные» — перейти к ошибке «Перерегистрация плановых данных на следующий год...» — нажать на кнопку «Выполнить анализ». Помощник указывает на ошибки (рис. 4).

Рис. 4

Для исправления ошибки следует нажать на кнопку «Ввести документ» — в форме «Перерегистрация плановых показателей...» — нажать на кнопку «Заполнить по данным БУ» (по данной кнопке заполниться табличная часть документа) — далее перейти на вкладку «Замена КПС» и указать КПС с КВР 247 — провести документ.

Для перерегистрации денежного обязательства следует сделать новый документ в 2021 г. Удобнее всего его делать путем копирование денежного обязательства прошлого года. В денежном обязательстве следует также указать КВР 247.

После исправления ошибок следует еще раз сформировать отчет «Сводные данные об исполнении бюджета ПБС» (рис. 5). В отчете отражается ошибка:

• объем принятых бюджетных обязательств превышает ЛБО. Ошибка возникла в результате неверного отражения суммы договора № 21 от 01.01.2021 в программе.

Рис. 5

Для исправления бюджетного обязательства следует внести исправление и в «План график финансирования обязательства» документа «Договоры и иные основания возникновения обязательства» и в документ «Принятое обязательство за счет ЛБО». В нашем примере сумма договора № 21 от 01.01.2021 составляет 15 000 руб.

После исправления ошибок следует обновить ранее сформированный отчет «Сводные данные об исполнении бюджета ПБС». Отчет ошибок не содержит, можно переходит к проверке отражения факта хозяйственной жизни на счете 302.23.

Шаг 2. Сформируем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

В отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» следует:

• указать «период» — «с 01.01.2021 по 31.12.2021»;
• указать «счет» — «302.23»;
• установить значения в поле «Группировка» как указано на рисунке 7;
• нажать кнопку «Сформировать отчет».

Таким образом сформирован отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 302.23». В отчете отражаются следующие ошибки (рис. 6):

• отсутствует перенос входящего остатка по КПС;
• ошибка выбора значения КПС в операции текущего года («Услуги сторонней организации»).

Обращаю внимание, что бюджетные и денежные обязательства, а также кассовое исполнение по данным договорам в учете отражены верно.

Исправим ошибки.

Перенесем входящую кредиторскую задолженность на КПС, указанный в договоре № 20 от 01.01.2020.

В программе возможны два варианта переноса остатка с КВР 244 на КВР 247:

• прямой записью. Выполняется с помощью документа «Перенос остатков по КПС для счетов авансов и расчетов с поставщиками»;
• с применением счета 401.30 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов». Выполняется с помощью документа «Помощник переноса остатков между счетами».

Оба документа формируют бухгалтерские записи в межотчетном периоде. Доступ к документам организован через: «Главное меню-Сервис-Служебные».

Порядок переноса задолженности по энергетическим ресурсам следует согласовать с учредителем, ГРБС и/или органом, принимающим отчетность.

Для исправления ошибки текущего года следует перейти в документ «Услуги сторонней организации» и указать КВР 247.

После исправления ошибок следует обновить ранее сформированный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 302.23». Отчет ошибок не содержит.

Шаг 3. Сформируем отчет «Обороты счета»

В отчете «Обороты счета» следует:

• указать «период» — «с 01.01.2021 по 31.12.2021»;
• указать «счет» — «302.23»;
• установить значения в поле «Группировка» как указано на рисунке 7.
• нажать кнопку «Сформировать отчет».

Таким образом сформирован отчет «Обороты счета 302.23». В отчете отражается ошибка (Рис. 7).

Ошибка связана с неверным выбором КПС к счету 401.20 в документе «Услуги сторонней организации».

Рис. 7

Для исправления ошибки текущего года следует перейти в документ «Услуги сторонней организации» и указать КВР 247 к счету 401.20.

После исправления ошибки следует обновить ранее сформированный отчет. Отчет ошибок не содержит.

Таким образом, стандартные отчеты «1С:БГУ» позволяют эффективно вести анализ финансово-хозяйственной деятельности и своевременно исправлять ошибки учета.

В следующем номере будут рассмотрены отчеты в части контроля аналитики по счетам расчетов с контрагентами, а также контроль сроков задолженности.