Особенности заполнения расчета по форме 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ введена в 2016 г., но до сих пор вызывает вопросы по ее заполнению. Давайте разберемся в порядке заполнения данной формы.

• Общие требования по заполнению 6-НДФЛ
• Корректность расчетов
• Исправление ошибок в форме 6-НДФЛ
• Как проверить правильность заполнения формы 6-НДФЛ

Общие требования по заполнению 6-НДФЛ

Чтобы минимизировать возможность допущения ошибок при заполнении 6-НДФЛ, рекомендовано обратиться к Инструкции по заполнению формы 6-НДФЛ (приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450), в соответствии с которой:

1. Текстовые и числовые поля Расчета заполняются слева направо, начиная с крайней левой ячейки.
2. Проставление прочерков в незаполненных ячейках, при этом в незаполненных ячейках для суммовых показателей указывается ноль в крайней левой ячейке, остальные ячейки прочеркиваются.
3. Запрет на двустороннюю печать Расчета на бумажном носителе.
4. При подготовке Расчета на компьютере и последующей распечатке прочерки можно не ставить.

В случае если у организации имеются обособленные подразделения, которые находится на территории одного муниципального образования, она имеет право перечислять НДФЛ в бюджет по месту нахождения одного из таких подразделений или по месту нахождения головной организации, если головная организация и ее обособленные подразделения расположены на территории одного муниципального образования, которая выбирается налоговым агентом самостоятельно. Стоит обратить внимание, что после выбора одного налогового органа сменить его на другой налоговый орган в течение года нельзя.

Корректность расчетов

Для корректности отображения декабрьских выплат зарплаты, премии, больничных листов и отпускных рекомендовано воспользоваться таблицами, представленными ниже.

Месячная премия и зарплата отражаются в 6-НДФЛ одинаково. При заполнении раздела 1 обратите внимание на 4 строки. 

Таблица 1. Зарплата и премия за декабрь

Стоит обратить внимание, что зарплату и премию за декабрь, которые выплачены 31 декабря, не нужно показывать в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2019 год, даже если вы успели перечислить налог в этот день.

Отражение в 6-НДФЛ премий за квартал и год зависит от того, когда они перечислены.

Таблица 2. Квартальные и годовые премии

Обратите внимание: если премия выплачена 30 декабря или раньше, в строках 100 и 110 должна быть одна и та же дата – дата перечисления денег работнику.

Случается, что в отчетном периоде:

• Не производилась трудовая и финансовая деятельность.
• Деятельность организации не наступила или была прекращена до отчетного периода.

В такой ситуации в налоговую подается пояснительная записка. 6-НДФЛ с нулевыми значениями в налоговый орган не направляется.

Исправление ошибок в форме 6-НДФЛ

При обнаружении ошибок в форме 6-НДФЛ, отправленной в ФНС, налогоплательщику следует срочно направить в налоговый орган корректировочную версию данной формы. Если ФНС обнаружит такие ошибки ранее плательщика налогов и попросит их исправить, то уточняющую форму следует отправить в течение пяти дней после получения соответствующего требования от налогового органа. В некоторых случаях корректировка 6-НДФЛ может быть предоставлена в нескольких экземплярах и дополнена (либо заменена) документом, в котором отражены разъяснения по поводу неточностей в расчете.

Метод сдачи корректировочного отчета принципиально не отличается от предоставления первичной версии документа. Несмотря на это есть ряд важных особенностей, характеризующую данную процедуру.

При подготовке, корректирующей 6-НДФЛ нужно иметь в виду, что:

• Корректировочная сдается по форме, которая предоставлялась в налоговый период, за который направлялся первичный документ.
• Организацией, штат сотрудников которой составляет 25 сотрудников и больше, уточняющая 6-НДФЛ, как и первичная версия расчета, сдается в электронном виде.
• Корректирующая 6-НДФЛ заполнится полностью, как если бы в ФНС направлялся первичный расчет. Однако на титульном листе формы должен стоять номер корректировки.

Исходя из этого, корректирующая 6-НДФЛ может сдаваться в ФНС не один раз, а в некоторых случаях предоставляется даже в нескольких экземплярах одновременно.

Как проверить правильность заполнения формы 6-НДФЛ

Чтобы проверить корректность заполнения Расчета можно воспользоваться Контрольными соотношениями, подготовленными ФНС (письмо ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852, письмо ФНС РФ от 20.03.2019 № БС 4-11/4943).