Как организовать защиту данных в компании

Любая компания, даже если у нее всего один сотрудник, работает с персональными данными. ФИО, телефон, паспортные данные, адреса, банковские реквизиты – вся эта информация попадает под действие закона №152-ФЗ. Если ваша фирма принимает заказы через сайт, ведет клиентскую базу, заключает договоры или даже просто сохраняет резюме соискателей – вы уже оператор персональных данных и обязаны соблюдать требования к их защите.

Но тут и начинается бардак. Ведь работа с персональными данными – это не просто поставить антивирус и написать в документах, что «мы заботимся о безопасности информации». Нужно организовать целую систему: назначить ответственных, установить технические ограничения, получать согласия, уведомлять Роскомнадзор… Не говоря уже о том, что за любое нарушение грозят штрафы, которые с каждым годом растут.

Что нужно сделать, чтобы не попасть на деньги и не схлопотать проверку?

Нужно создать и утвердить политику обработки персональных данных. Это как правило игры внутри компании – кто, как и зачем работает с данными сотрудников и клиентов. В этом же документе прописываются меры защиты, а заодно указываются ответственные за обработку данных.

В компании должно быть конкретное лицо (или даже отдел), которое отвечает за соблюдение требований закона. Обычно это кадровик, юрист или специалист по безопасности. Если такой человек есть – значит, будет кому следить за процессами, контролировать сотрудников и своевременно обновлять документы.

Нет ничего хуже, чем когда у всех сотрудников свободный доступ к персональной информации клиентов. В идеале бухгалтер должен видеть только платежные реквизиты, HR – только резюме, а маркетологу вообще не нужно знать паспортные данные сотрудников. Ограничение прав доступа – одна из главных мер защиты.

Да, даже если человек сам оставил вам номер телефона, это не значит, что можно добавлять его в рассылку или передавать его данные кому-то еще. Закон требует получать официальное согласие. Причем с 2024 года появились новые нюансы – теперь нужно даже отдельное разрешение на распространение данных.

Если ваша компания занимается обработкой ПДн, необходимо в Роскомнадзор подать уведомление об обработке персональных данных. Без этого можно нарваться на проверку и штраф. Сделать это можно через «Госуслуги» или через сайт самого регулятора.

Что будет, если забить на это?

Можно попробовать «проскочить», но игра стоит свеч? Роскомнадзор не дремлет – он активно проводит проверки, а с каждым годом штрафы растут. Например, за отсутствие необходимых документов могут выписать штраф от 50 000 до 90 000 рублей для юридического лица. За утечку данных – до 500 млн рублей (если нарушение повторное). А если данные утекут в сеть и попадут в чужие руки – помимо штрафов вам обеспечен репутационный кризис, разбирательства и потеря клиентов.

Организация работы с персональными данными – это не про бумажки ради галочки. Это защита бизнеса от штрафов и рисков. Чем быстрее вы наладите процессы, тем меньше головной боли в будущем. В следующих разделах разберемся, зачем нужна техническая защита, какие этапы создания системы защиты существуют и какие ошибки чаще всего допускают компании.

Актуальность услуги по защите персональных данных

Тема защиты персональных данных перестала быть чем-то, что касается только крупных корпораций. Сейчас в зоне риска любая компания – от небольших интернет-магазинов до огромных финансовых структур. Любой бизнес, который собирает, хранит или обрабатывает личные данные клиентов, сотрудников или партнеров, должен серьезно относиться к их защите. Когда упоминается защита персональных данных, услуги становятся важным элементом безопасности, без которого невозможно гарантировать надежность и соответствие требованиям законодательства.

Почему это так важно?

За последние два года объем штрафов за нарушения требований к обработке персональных данных вырос более чем в 20 раз. Если раньше компании могли позволить себе закрывать глаза на формальности, то теперь даже малейшее несоответствие может обернуться серьезными финансовыми потерями.

Но штрафы – это еще не самое страшное. Гораздо хуже – потеря доверия клиентов и партнеров. Репутация компании может быть разрушена буквально за один день, если ее данные попадут в руки злоумышленников. Клиенты, узнав, что их личная информация утекла, уходят к конкурентам, а компания попадает под пристальное внимание проверяющих органов.

Кому нужна защита персональных данных?

Можно сказать, что всем. Но есть очевидные критерии, по которым можно определить, насколько критично для бизнеса организовать надежную систему защиты:

• Есть сайт или мобильное приложение – значит, в компании собираются данные пользователей: контактные формы, регистрация, заказы.

• Работает хотя бы один сотрудник – это уже обработка персональных данных (ФИО, паспортные данные, банковские реквизиты).

• Осуществляется рекламная рассылка – любой сбор и обработка номеров телефонов и e-mail требует получения согласия.

• Заключаются договоры с контрагентами – все реквизиты, платежные данные, сведения о юрлицах тоже подпадают под законодательство о защите данных.

Что изменилось в прошлом году?

Государство ужесточает контроль за обработкой персональных данных с каждым годом. В 2024 году добавились новые обязательства для компаний:

• Необходимо уведомлять Роскомнадзор о планах по обработке персональных данных, даже если речь идет всего о ФИО сотрудников или посетителей.

• Введено понятие «распространение персональных данных», которое требует отдельного согласия, если данные публикуются в открытых источниках.

• Повышены штрафы за утечки и несоблюдение требований – теперь они могут достигать сотен миллионов рублей.

Игнорировать требования по защите персональных данных уже невозможно. Вопрос не в том, случится ли утечка или проверка, а в том, когда это произойдет. Компании, которые заранее подготовятся и внедрят систему защиты, смогут избежать проблем и сохранить доверие клиентов. В следующих разделах разберем, зачем нужна техническая защита и как правильно выстроить систему безопасности данных.

Как организовать работу с персональными данными в компании

Вопрос защиты персональных данных – это не только технические меры и антивирусы. В первую очередь, нужно организовать правильную работу с данными внутри компании. Это не так сложно, как кажется, но без четкой структуры и понимания того, что, как и зачем нужно делать, можно столкнуться с серьезными проблемами.

Какие законы регулируют работу с ПДн?

Основной нормативный акт, который регулирует защиту персональных данных в России – это Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Он устанавливает требования к компаниям, которые обрабатывают персональную информацию, будь то клиенты, сотрудники или партнеры. Также есть дополнительные постановления, регулирующие технические меры защиты и мониторинг угроз, например, Приказ ФСТЭК России №21.

Этот закон требует, чтобы компании, работающие с персональными данными, соблюдали определенные правила: от уведомления Роскомнадзора о планах на обработку данных до внедрения системы защиты, включая организационные и технические меры.

Какую ответственность несет оператор?

Оператор – это организация или индивидуальный предприниматель, который собирает, хранит и обрабатывает персональные данные. Ответственность за нарушения огромная. Если компания не соблюдает требования законодательства, ей грозят штрафы, которые с каждым годом становятся все более крупными.

Если данные были утрачены или неправомерно обработаны, последствия могут быть не только финансовыми, но и репутационными. Потеря доверия клиентов – это долгосрочный ущерб, который трудно оценить в цифрах.

Какие документы и процедуры должны быть внедрены в компании?

Для того чтобы защитить персональные данные, нужно организовать целый пакет документов, который будет регулировать работу с ними на всех уровнях компании. Это не просто бумажки для отчета, а реальные инструменты, которые обеспечивают безопасность.

Важнейшие документы:

• Политика обработки персональных данных – определяет, кто, как и зачем работает с персональными данными.

• Директивы по безопасности – описание того, как компания будет защищать данные на всех уровнях: от шифрования до разграничения доступа.

• Договоры с третьими сторонами – с теми, кто будет обрабатывать данные или предоставлять технические решения. Важно, чтобы в этих договорах было прописано, как они будут защищать данные.

• Регистры обработки данных – в них отражается информация о том, какие данные обрабатываются, где они хранятся и кто имеет к ним доступ.

Как распределить роли и доступы?

Доступ к персональным данным должен быть строго ограничен и регламентирован. Чтобы избежать утечек, нужно создать систему, в которой каждый сотрудник получит доступ только к тем данным, которые необходимы для выполнения его работы.

• Ответственные за обработку данных – это, как правило, директор, юридический отдел или специалисты по безопасности, которые должны следить за соответствием всех процессов законодательству.

• Контролеры доступа – это администраторы, которые настраивают систему безопасности: ограничение прав, аудит действий и проверка на утечки.

• Техник по защите информации – специалист, который занимается технической защитой данных на всех уровнях: настройка систем шифрования, антивирусной защиты, контроль за сетевой безопасностью.

• Обучение сотрудников – даже самые строгие системы не помогут, если персонал не понимает, как работать с персональными данными и не осознает возможных рисков.

Организация работы с персональными данными в компании – это основа для создания безопасной системы, которая соответствует законодательству и защищает компанию от штрафов и репутационных потерь. Все начинается с документов и четкого распределения ролей, а затем переходит к реализации технических решений. В следующем разделе мы разберем, как создать систему защиты персональных данных, которая будет соответствовать требованиям законодательства и минимизировать риски для вашего бизнеса.

Зачем нужна техническая защита персональных данных

Можно сколько угодно прописывать регламенты и назначать ответственных за обработку данных, но без технической защиты все это не имеет смысла. Как бы идеально ни были организованы процессы, один вирус, незащищенный сервер или неосторожный сотрудник могут привести к утечке данных, а вместе с ней – к миллионным штрафам и потере репутации.

Почему антивируса недостаточно

Часто можно услышать: «У нас стоит хороший антивирус, значит, персональные данные в безопасности». Это заблуждение. Антивирус – это всего лишь один из инструментов защиты, и он не решает всех проблем. Взлом баз данных, утечка через облачные сервисы, внутренние нарушения сотрудников, фишинговые атаки – это лишь малая часть рисков, которые он не сможет предотвратить.

Техническая защита должна работать на всех уровнях:

• Защита от внешних атак – межсетевые экраны, системы предотвращения вторжений, мониторинг аномальной активности.

• Контроль внутренних угроз – разграничение доступа, защита рабочих станций, шифрование данных.

• Предотвращение утечек – защита каналов связи, мониторинг сотрудников, аудит файловых хранилищ.

Какие данные требуют особой защиты

Не все персональные данные одинаково уязвимы. Закон выделяет несколько категорий, каждая из которых требует разного уровня защиты:

• Категория 1 – данные о здоровье, личной жизни, политических взглядах (самая высокая степень защиты).

• Категория 2 – данные, позволяющие идентифицировать личность и получить дополнительную информацию.

• Категория 3 – данные, позволяющие лишь установить личность (например, ФИО, номер телефона).

• Категория 4 – обезличенные данные (минимальные требования к защите).

Компании, работающие с медицинскими записями, финансовыми документами, данными сотрудников и клиентов, обязаны обеспечивать высокий уровень безопасности, включая шифрование и многофакторную аутентификацию.

Какие технологии обеспечивают защиту

Чтобы персональные данные оставались под контролем, необходимо применять несколько уровней защиты:

1. Шифрование данных – делает информацию нечитаемой для злоумышленников в случае взлома.

2. Разграничение доступа – сотрудники получают доступ только к тем данным, которые им необходимы для работы.

3. Системы обнаружения вторжений – анализируют трафик и выявляют подозрительные действия.

4. Мониторинг действий сотрудников – помогает предотвратить утечки и внутренние угрозы.

5. Резервное копирование – позволяет быстро восстановить данные после сбоев или атак.

Защита персональных данных – это не просто выполнение формальностей ради отчетности. Это необходимость, без которой бизнес становится уязвимым для атак, утечек и финансовых потерь. В следующем разделе разберем, как поэтапно выстроить систему защиты, чтобы соответствовать требованиям законодательства и минимизировать риски.

Этапы создания системы защиты персональных данных

Защита персональных данных – это не разовая настройка антивируса, а комплексная система, которая требует продуманного подхода. Внедрять ее нужно поэтапно, иначе велика вероятность хаоса, пробелов в безопасности и, как следствие, штрафов.

Шаг 1. Анализ и классификация данных

Прежде чем что-то защищать, нужно понять, что именно защищать. На этом этапе проводится аудит всех персональных данных, которые обрабатываются в компании:

• Что за данные? ФИО, номера телефонов, паспортные данные, реквизиты, медицинская информация и т. д.

• Где они хранятся? Локально, в облаке, на серверах, в CRM-системах, на бумаге.

• Кто к ним имеет доступ? Сотрудники, подрядчики, партнеры, клиенты.

Этот аудит помогает определить, какие данные требуют усиленной защиты, а какие можно просто обезличить, чтобы не тратить ресурсы.

Шаг 2. Разработка политики безопасности

На основании проведенного анализа создаются регламентирующие документы, которые описывают правила работы с персональными данными. Это не просто формальность, а реальный инструмент управления безопасностью.

Что должно быть в документах:

• Кто и какие данные может обрабатывать.

• Какие меры защиты применяются (шифрование, контроль доступа, резервные копии).

• Как реагировать на инциденты (если произошла утечка или взлом).

• Какие штрафы грозят сотрудникам за нарушение регламента.

Без этих документов невозможно доказать, что компания соблюдает требования закона.

Шаг 3. Внедрение технических мер защиты

Теперь переходим к практике. Нужно выстроить систему, которая реально защищает данные. Основные меры:

• Разграничение доступа – у каждого сотрудника должен быть доступ только к тем данным, которые нужны для его работы.

• Шифрование информации – если данные будут украдены, они должны оставаться нечитаемыми.

• Антивирусная защита и мониторинг угроз предотвращает вирусные атаки и взломы.

• Контроль действий сотрудников – чтобы исключить утечки изнутри.

• Резервное копирование помогает восстановить данные в случае сбоя или атаки.

Шаг 4. Уведомление Роскомнадзора

Если компания занимается обработкой персональных данных, она обязана уведомить об этом Роскомнадзор. Сделать это можно через портал Госуслуги или на сайте регулятора.

Важно: обязательно уведомлять не только об обработке данных сотрудников, но и о сборе информации о клиентах, посетителях и подрядчиках.

Шаг 5. Постоянный контроль и аудит безопасности

Раз настроив защиту, нельзя просто забыть про нее. Безопасность данных – это не статичный процесс, а постоянная работа.

• Периодические аудиты помогают выявлять уязвимости.

• Тестирование систем защиты показывает, насколько они эффективны.

• Обучение сотрудников снижает риск утечек из-за человеческого фактора.

Создание системы защиты персональных данных – это не просто требование закона, а способ предотвратить утечки, штрафы и репутационные потери. В следующем разделе рассмотрим, как компания ГЭНДАЛЬФ помогает бизнесу выстроить эффективную систему защиты и какие решения она предлагает.

Создание системы защиты данных по 152-ФЗ от ГЭНДАЛЬФ

Теперь, когда мы разобрались с теоретическими основами и этапами внедрения системы защиты персональных данных, давайте поговорим о том, как это выглядит на практике –ГЭНДАЛЬФ помогает компаниям не только настроить защиту персональных данных, но и пройти весь путь от аудита до аттестации системы и ее юридического сопровождения.

Первый шаг, который важно сделать перед тем, как приступать к внедрению защиты данных, – это провести полный аудит текущих процессов обработки данных в компании.

Что включает в себя этот аудит?

• Оценка рисков – какие данные собираются и какие потенциальные угрозы для их безопасности могут возникнуть.

• Анализ систем хранения данных – какие меры защиты применяются на текущий момент, и есть ли уязвимости, которые могут быть использованы злоумышленниками.

• Проверка внутренней документации – соответствуют ли текущие политики и инструкции требованиям закона №152-ФЗ.

По результатам аудита компания получает план по улучшению защиты данных. Это позволяет не только повысить уровень безопасности, но и избежать потенциальных штрафов и проблем с регуляторами.

Согласно российскому законодательству, компаниям, обрабатывающим персональные данные, необходимо быть подключенными к определенным государственным информационным системам (ГИС), таким как ФИС ГИА, ФРДО и «Контингент».

Для большинства бизнесов, которые активно работают с персональными данными, подключение к таким системам – это обязательное условие для соблюдения требований законодательства. ГЭНДАЛЬФ помогает наладить этот процесс:

• Проводит настройку подключений к федеральным и региональным ГИС.

• Обеспечивает настройку и тестирование систем, чтобы гарантировать их соответствие требованиям безопасности данных.

Одним из важнейших этапов при создании системы защиты данных является аттестация системы защиты персональных данных. Это процесс, в ходе которого компания получает официальное подтверждение от ФСТЭК России о том, что ее система защиты соответствует всем необходимым требованиям законодательства.

ГЭНДАЛЬФ помогает пройти этот этап с минимальными трудозатратами для клиента:

• Проводится аудит соответствия системы всем нормативным требованиям.

• Собираются и подаются все необходимые документы для аттестации.

• Получение официального сертификата о соответствии требованиям безопасности.

Помимо технической аттестации, важным аспектом является и юридическое сопровождение. ГЭНДАЛЬФ предоставляет консультации и помощь в подготовке документов для уведомлений в Роскомнадзор, а также помогает с оформлением договоров с подрядчиками по обработке данных, чтобы все юридически важные моменты были учтены.

Создание системы защиты персональных данных – это не просто вопрос внедрения технологий, но и согласованной работы с юристами, государственными органами и техническими специалистами.

Мы предлагаем комплексное решение, которое включает аудит, подключение к государственным системам и полное юридическое сопровождение, что позволяет компании не только соблюдать закон, но и быть уверенной в защите своих данных.

В следующем разделе мы разберем распространенные заблуждения, связанные с защитой персональных данных, чтобы развеять мифы и помочь вам избежать ошибок.

3 заблуждения в сфере защиты персональных данных

Несмотря на то, что защита персональных данных становится все более важной частью работы компании, многие до сих пор живут с мифами и заблуждениями, которые могут стоить им больших проблем. Некоторые из этих ошибок могут быть настолько популярными, что компании даже не замечают, как игнорируют серьезные угрозы. Давайте развенчаем три самых распространенных мифа, которые можно встретить в сфере защиты персональных данных.

1. «Если данные хранятся в дата-центре, значит, все под контролем»

Многие компании считают, что достаточно просто хранить персональные данные в надежном дата-центре, и все проблемы с их безопасностью решены. Это распространенная ошибка, которая может стоить не только финансовых потерь, но и репутации.

Да, дата-центр отвечает за физическую безопасность серверов, за поддержание инфраструктуры и базовую защиту от внешних угроз. Но это не освобождает компанию от ответственности за данные, которые она собирает и обрабатывает.

Что часто игнорируется?

• Политики безопасности – дата-центр не несет ответственность за то, как именно вы обрабатываете данные, кто к ним имеет доступ и какие инструменты для защиты используются.

• Доступ и контроль – ответственность за мониторинг и контроль за процессами обработки данных остается за компанией, которая эти данные обрабатывает.

• Договорные обязательства – необходимо заключить специальное соглашение с провайдером о защите данных, в котором должны быть прописаны все меры защиты и санкции за их нарушение.

2. «У нас есть антивирус и межсетевой экран, этого достаточно»

Многие компании уверены, что наличие антивирусного ПО и межсетевого экрана обеспечивает полную безопасность данных. На самом деле это только часть решения, а вовсе не панацея.

Почему этого недостаточно?

• Ограниченная защита – антивирус и файрвол защищают от внешних угроз, но они не могут обеспечить защиту от утечек данных внутри компании, например, через сотрудников или из-за ошибки в процессе обработки.

• Человеческий фактор – многие утечки происходят из-за ошибок сотрудников, когда они не осознают важность соблюдения правил безопасности или используют незащищенные устройства для работы с данными.

• Недостаток шифрования – без шифрования данных злоумышленники могут получить доступ к информации даже при наличии защитных систем.

3. «Пакет документов есть, но персональные данные мы храним у провайдера»

Некоторые компании думают, что если они создали все необходимые внутренние документы, вроде политики безопасности и регламентов, а сами данные хранят у внешнего провайдера, то ответственность за их защиту лежит на нем. Это заблуждение, которое может привести к серьезным проблемам.

Что важно помнить?

• Без специального договора с провайдером данные могут быть уязвимыми, поскольку в нем не прописано, как именно провайдер защищает данные. Важно убедиться, что у вас есть договор с положениями о защите данных и санкциями за утечку.

• Невозможно переложить всю ответственность на провайдера. Вы как оператор данных по-прежнему обязаны соблюдать законодательство и обеспечивать защиту, даже если данные хранятся у третьих сторон.

• Обязанности по уведомлению: если данные утекли, ответственность за уведомление Роскомнадзора и пострадавших лежит на компании, а не на провайдере.

Вывод

Заблуждения в области защиты персональных данных могут привести к серьезным последствиям. Важно понимать, что безопасность данных – это не просто набор инструментов и документов, а комплексный процесс, который требует тщательного подхода на всех уровнях.