Как избежать проблем с Роскомнадзором: оформляем ОРД правильно

Организационно-распорядительная документация, или просто ОРД, – это основа порядка в любой организации. С помощью этих документов прописываются права, обязанности, цели и задачи как сотрудников, так и руководства. Это свод правил, по которым работает вся компания.

ОРД – это не просто бумажки, которые собирают пыль в шкафу. Они регулируют рабочие процессы, фиксируют решения и определяют, кто и за что отвечает. Приказы, положения, должностные инструкции, протоколы – это все примеры ОРД. Если организация не ведет такую документацию, это часто приводит к хаосу: сотрудники не понимают свои задачи, а начальство теряет контроль над происходящим.

Что важно знать: ОРД не создается для галочки. Эти документы проверяются на соответствие требованиям закона, особенно если к вам заглянет Роскомнадзор или трудовая инспекция. И тут уже не получится оправдаться фразой вроде «мы не знали».

Виды ОРД

Организационно-распорядительная документация – это не один-единственный документ, а целый набор. Условно их можно разделить на три большие группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. Разберем каждую из них.

1. Организационные документы

Эти документы – фундамент любой компании. Они прописывают правила, по которым живет и работает организация. Здесь зафиксированы права и обязанности сотрудников, их взаимная ответственность с руководством. Примеры таких документов:

• Устав компании – главный документ, который определяет цели и задачи организации.
• Штатное расписание показывает, какие должности есть в компании и кто на них работает.
• Трудовые договоры регулируют отношения между сотрудником и работодателем.
• Правила внутреннего трудового распорядка рассказывают, во сколько приходить, как долго отдыхать и за что могут оштрафовать.

Если в организации нет этих документов или они оформлены неправильно, возникают проблемы: сотрудники не понимают, что от них требуется, а руководство рискует попасть под штрафы.

2. Распорядительные документы

Это инструменты для управления текущими задачами. Когда нужно срочно решить проблему или запустить новый проект, без них не обойтись. К таким документам относятся:

• Приказы – назначение на должность, премирование, дисциплинарные взыскания.
• Распоряжения – например, о командировке сотрудников.
• Решения и постановления обычно связаны с долгосрочными проектами.

Распорядительные документы действуют прямо сейчас и требуют конкретных действий от исполнителей.

3. Справочно-информационные документы

Эта категория поддерживает порядок и обеспечивает прозрачность. Эти документы фиксируют информацию, которая важна для работы, но не требует немедленных действий. Примеры:

• Служебные письма, например, запрос информации у партнера.
• Докладные записки, когда нужно донести до начальства проблему или предложение.
• Справки содержат подтверждающую информацию, например, об отпуске сотрудника.

Несмотря на кажущуюся простоту, такие документы критически важны. Они часто становятся основой для принятия управленческих решений.

Каждая из этих групп играет свою роль, и без нее компания начнет терять эффективность. Например, без устава невозможно доказать, что компания вообще существует, а без приказов – навести порядок в делах. Поэтому важно не только знать, какие виды ОРД бывают, но и вовремя их оформлять.

Требования к оформлению ОРД

Если вы думаете, что достаточно просто взять и написать документ, чтобы он стал организационно-распорядительным, то это не так. Требования к оформлению ОРД строгие, и их нарушение может свести на нет всю юридическую силу документа. Давайте разберем, что именно важно учитывать.

1. Соответствие ГОСТ

Все организационно-распорядительные документы должны быть оформлены по стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он регулирует практически все: от размера шрифта до расположения реквизитов. Главное правило: документ должен быть понятен, лаконичен и выглядеть профессионально. Никаких «вольностей» в стиле или оформлении.

2. Ясность и точность

В документах запрещены:

• оценочные суждения («хорошая работа», «неплохой результат»);
• разговорный стиль («вы знаете», «на всякий случай»);
• двусмысленные формулировки, которые можно трактовать по-разному.

Каждое слово в ОРД должно быть четким и однозначным. Например, вместо «в ближайшее время» пишите конкретные сроки: «до 20 января 2025 года».

3. Реквизиты

Для каждого документа предусмотрен свой набор обязательных реквизитов. Вот несколько примеров:

• Название документа (например, «Приказ о премировании сотрудников»).
• Дата и номер документа.
• Подписи и печати.
• Грифы утверждения и согласования.

Если хотя бы один из реквизитов пропущен, документ могут признать недействительным.

4. Форматирование

Как в идеале должны выглядеть организационно-распорядительные документы? Требования таковы: документация должна выглядеть аккуратно и соответствовать определенным стандартам:

• Шрифт – Times New Roman, Arial, Calibri или Verdana, размер 12–14.
• Межстрочный интервал – 1,5 для формата А4, 1 – для формата А5.
• Абзацный отступ – 1,25 см.
• Выравнивание текста – по ширине страницы.

Кажется, мелочи, но именно такие детали отличают профессиональный документ от дилетантского.

5. Нумерация страниц

Если документ состоит из нескольких страниц, все они нумеруются арабскими цифрами. Номер страницы ставится посередине верхнего поля, на расстоянии не менее 10 мм от края листа.

6. Указание даты

Датой считается день подписания документа. Но есть нюансы:

• Для протокола – это дата заседания.
• Для акта – дата события.

7. Работа с бланками

Часть документов (например, приказы или письма) оформляются на фирменных бланках организации. Виды бланков:

• Общий бланк.
• Бланк письма (может быть двуязычным).
• Специальные бланки для проектов или технической переписки.

На бланке компании указывают логотип, ИНН, ОГРН и контакты, чтобы сразу было понятно, кто выпустил документ.

8. Электронное оформление

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, ОРД можно оформлять в электронном виде. Требования:

• Электронная подпись должна быть хорошо видна при просмотре документа.
• Электронный вариант должен выглядеть идентично бумажному.

9. Практические советы

• Всегда проверяйте текст на опечатки – ошибка в названии может сделать документ недействительным.
• Используйте шаблоны – это ускорит процесс и снизит риск ошибок.
• Включите оформление в Инструкцию по делопроизводству вашей организации, чтобы все сотрудники знали, как составлять документы.

Подробное соблюдение этих правил помогает не только создать документ, который пройдет проверку Роскомнадзора или другой инстанции, но и упрощает работу всей компании. Ведь четко оформленный приказ или положение экономит время и нервы.

10. Юридическая сила

Документ приобретает юридическую силу только после подписания ответственным лицом и проставления всех необходимых отметок: печати, грифа утверждения или согласования.

Почему это важно? Неправильно оформленный документ может стать причиной серьезных проблем: начиная от штрафов за нарушение законодательства и заканчивая невозможностью использовать его в суде. Поэтому лучше потратить время и сделать все по правилам, чем потом ликвидировать последствия.

Хранение ОРД

Оформить ОРД – это только половина дела. Чтобы документ принес пользу и не пропал в недрах офиса, важно правильно его хранить. Здесь тоже есть свои правила, и их нарушение может обернуться неприятностями: от штрафов до утери важных данных.

Почему важно правильно хранить ОРД?

• Контроль и доступность. Представьте, что Роскомнадзор требует показать приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных. Документ теряется – готовьтесь к проблемам.
• Юридическая защита. Без надлежащего хранения сложно доказать наличие и содержание документа в случае споров или проверок.
• Порядок в компании. Если документы хаотично разбросаны по папкам, найти нужный в срок становится практически невозможно.

Как правильно хранить документы?

ОРД хранятся в соответствии с законодательными требованиями, включая ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ФЗ №125 «Об архивном деле». Основные правила:

1. Группировка. Все документы распределяются по папкам и делам. Например:
• Приказы по личному составу – отдельно.
• Приказы по основной деятельности – отдельно.
2. Хронология. Документы в папках размещаются в порядке их создания. Например, устав компании за 2019 год должен находиться перед уставом, обновленным в 2022 году.
3. Исключение черновиков. В папках должны быть только финальные, подписанные версии документов. Черновики и лишние копии подлежат уничтожению.

Места хранения

• В организации. ОРД чаще всего хранятся в подразделениях, которые их разрабатывали. Например, приказы — в кадровом отделе, положения — в юридическом.
• Архив. Документы за предыдущие годы передаются в архив. Это может быть как внутренний архив компании, так и внешний провайдер архивных услуг.

Сроки хранения

Сроки зависят от типа документа и регулируются законодательством. Например:

• Уставы и трудовые договоры – бессрочно.
• Приказы по основной деятельности – 75 лет.
• Докладные записки, справки и служебные письма – 5 лет.

Совет: проверьте сроки хранения в перечне типовых управленческих документов, чтобы ничего не пропустить.

Условия хранения

Документы требуют особого отношения:

• Архивы должны быть изолированы и защищены от влаги, пыли, насекомых.
• Обязательна пожарная сигнализация.
• Температура в архиве – от +15 до +22 °C, влажность – не выше 55%.

Электронное хранение

Современные компании переходят на цифровое хранение документов. Для этого используют системы электронного документооборота (СЭД). Преимущества:

• Быстрый доступ к документам.
• Защита данных с помощью резервного копирования.
• Экономия места в офисе.

СЭД автоматически сортирует документы по дате создания, позволяет искать их по названию и моментально выгружать нужные файлы.

Ошибки при хранении ОРД

• Несвоевременное подшивание. Документ, оставленный на столе, рискует потеряться или попасть в неправильную папку.
• Отсутствие копий. Если документ потерян, а копия не сделана, восстановить его будет крайне сложно.
• Нарушение условий хранения. Пыль, влага и неправильная температура быстро приведут документы в негодность.

Правильное хранение ОРД – это не просто соблюдение формальностей, а залог порядка, юридической безопасности и эффективной работы компании.

Реквизиты ОРД

Реквизиты – это ключевые элементы любого организационно-распорядительного документа. Они делают документ понятным, уникальным и юридически значимым. Без правильного набора реквизитов документ превращается в обычный лист текста, который не примут ни в одной проверяющей инстанции.

Реквизиты показывают, кто создал документ, когда, зачем и как его использовать. Каждый реквизит занимает свое строго определенное место, чтобы документ был читабельным и удобным в работе.

Обязательные и дополнительные реквизиты

Реквизиты делятся на два типа: обязательные и дополнительные.

• Обязательные включают такие элементы, как дата, номер документа, название и подпись. Без них документ теряет юридическую силу.
• Дополнительные используются в зависимости от ситуации. Например, гриф ограничения доступа («Для служебного пользования») или отметка об электронном подписании.

В служебной записке обязательными будут название документа, дата, номер и адресат. А гриф согласования добавляется только при необходимости.

Каждый документ должен быть уникальным, и один из способов этого достичь – правильно проставить реквизиты.

• Дата и номер. Пример: «Приказ №12 от 15 января 2025 года».
• Автор. Указывается название структурного подразделения или должность лица, кто отвечает за создание документа.

Грифы и отметки

Некоторые реквизиты добавляют специальные статусы документу. Например:

• Гриф утверждения. Используется для положений, инструкций и регламентов.
• Гриф согласования. Если документ требует предварительного согласования с другими подразделениями.
• Гриф ограничения доступа. Проставляется на документах, содержащих конфиденциальную информацию, например, «Коммерческая тайна».

Расположение реквизитов

Все реквизиты имеют четко определенное место, установленное ГОСТ Р 7.0.97-2016. Пример стандартного расположения:

• Название организации – в верхнем левом углу.
• Название документа – посередине верхней части страницы.
• Дата и номер – под названием документа.
• Подпись – в нижней правой части документа.

Ошибки в оформлении реквизитов

Даже небольшая ошибка может стать большой проблемой. Вот частые случаи:

• Неправильная дата или пропуск регистрационного номера.
• Отсутствие подписи на документе, что делает его недействительным.
• Неправильное использование грифов, например, «Для служебного пользования» без обоснования.

Электронные реквизиты

С развитием электронного документооборота появились новые требования к реквизитам. Например:

• Электронная подпись. Она должна быть видна при просмотре документа.
• Идентификатор электронной копии. Позволяет быстро найти документ в базе данных.

Реквизиты – это не просто формальность. Они дают документу жизнь и определяют его юридическую силу. Поэтому уделяйте им столько же внимания, сколько и основному тексту.

ГОСТ: почему это важно для ОРД

Закончить разговор про организационно-распорядительные документы нужно главным – стандартами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 – это не просто набор правил, придуманный для формальности. Это ваш помощник в создании понятных, структурированных и юридически значимых документов. Если следовать этому стандарту, можно не только избежать штрафов, но и упростить жизнь всем, кто работает с документами в вашей компании.

Что регулирует ГОСТ?

ГОСТ Р 7.0.97-2016 охватывает все аспекты оформления ОРД. Он отвечает на вопросы:

• Какие реквизиты нужны документу?
• Как оформить текст, чтобы он был читабельным и отвечал законам?
• Где располагать подпись, дату, регистрационный номер?

Как мы уже говорили, без соблюдения этих правил документ рискует потерять юридическую силу. А если компания хочет выглядеть профессионально, то стандарт становится не просто рекомендацией, а обязательным ориентиром.

2. Почему ГОСТ важен?

Вам может показаться, что оформление документа – это мелочь, но на практике все иначе. Вот несколько причин, почему ГОСТ стоит соблюдать:

• Унификация. Все документы оформлены одинаково, и это упрощает работу: легче искать, читать, проверять.
• Подготовка к проверкам. Документы, оформленные по ГОСТу, без проблем проходят контроль Роскомнадзора, трудовой инспекции и других органов.
• Юридическая защита. В случае спора правильно оформленный документ становится вашим главным доказательством.

Например, если в трудовом договоре не указать дату подписания, этот «пустяк» может обернуться штрафами или судебными разбирательствами.

Новый ГОСТ: что изменилось?

ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменил устаревший ГОСТ Р 6.30-2003, потому что мир документов давно шагнул вперед. Новый стандарт учитывает:

• Развитие электронного документооборота. Теперь документы можно оформлять и подписывать в цифровом виде, не теряя юридической силы.
• Современные требования к реквизитам. Добавлены новые элементы, такие как гриф ограничения доступа и отметка об электронной подписи.
• Единый подход к оформлению. Упрощены правила для бланков, титульных листов и шаблонов.

Как внедрить ГОСТ в работу компании?

Если вы хотите, чтобы ГОСТ работал на вас, а не превращался в головную боль, начните с малого:

1. Скачайте шаблоны. Это поможет понять, как должны выглядеть типовые документы.
2. Обучите сотрудников. Проведите инструктаж или составьте краткую памятку по ключевым правилам ГОСТа.
3. Используйте СЭД. Система электронного документооборота может автоматически формировать организационно-распорядительные документы: ГОСТ будет соблюден.

Если оформление документов кажется сложным, начните с готовых решений. Шаблоны ОРД, разработанные в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, помогут быстро разобраться в нюансах. Они доступны для скачивания: просто добавьте свои данные, и документ готов!