«1С:Розница» – для эффективного управления вашим складом и не только

Бурное развитие торговли и высокая конкуренция заставляют компании, которые занимаются торговлей в розницу, постоянно искать новые решения для повышения уровня продаж и укрепления лояльности клиентов.

Внедрение «1С:Розницей» позволяет с минимальными затратами и в короткие сроки автоматизировать торговые процессы, обеспечивая контроль за финансовыми потоками, эффективное управление продажами, закупками и ценообразованием.

Что такое «1С:Розница 8.3»?

«1С:Розница» – это современное решение, которое легко подстраивается под нужды бизнеса и подходит как для крупных розничных сетей, так и для небольших магазинов. Если требуется быстро и экономично автоматизировать точку продаж, «1С:Розница» станет идеальным вариантом.

Одним из ключевых преимуществ «1С:Розницы» является ее возможность интеграции с управленческими системами, такими как «1С:Управление торговлей 8», «1С:Управление нашей фирмой» и др. Кроме того, программа может быть установлена как в офисе управляющего, так и на кассовых узлах, что значительно упрощает обмен информацией между фронт- и бэк-офисами.

«1С:Розница 8.3» особенно полезна для предпринимателей, работающих в рамках 54-ФЗ. Программа отлично интегрируется с государственными системами учета, такими как ЕГАИС, «Меркурий», и «Честный ЗНАК».

Настройка «1С:Розницы»

Давайте подробно рассмотрим параметры конфигурации этого удобного приложения, которое автоматизирует процессы продаж. Мы разберем, как после установки «1С:Розницы» (версия 8.3) правильно настроить программу с нуля, в частности для рабочего места кассира (РМК).

Первоначальная настройка оборудования

Перед тем как приступить к распределению прав и внесению реквизитов, необходимо настроить оборудование, которое будет использоваться в дальнейшем. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите вкладку «Подключаемое оборудование».
2. Откроется форма, в которой нужно отметить галочкой позицию «Использовать» и нажать на соответствующую ссылку.
3. В появившемся меню найдите считыватель, фискальный регистратор или терминал, который вы собираетесь использовать, и нажмите «Создать».
4. Заполните поля в открывшемся окне, установите необходимые галочки и нажмите «Записать и закрыть». Если система сообщает об отсутствии драйвера, нажмите «Установить…», и инсталляция пройдет автоматически.

Основная настройка программы

Теперь, когда подготовка завершена, перейдем к настройке самой программы «1С:Розница».

Для настройки прав пользователей:

1. Перейдите из меню «Администрирование» во вкладку «Настройка пользователей».
2. В открывшемся блоке выберите «Дополнительные…».
3. Отметьте нужные разрешения галочками и подтвердите их нажатием на «Записать».

Для корректного формирования отчетности и фискальных документов необходимо правильно заполнить данные предприятия. Для этого:

1. Перейдите во вкладку «НСИ» и выберите пункт «Реквизиты организации» в выпадающем меню.
2. В открывшейся форме укажите организационно-правовую форму (юридическое лицо или ИП) и заполните остальные поля. Не забудьте добавить дополнительную информацию, такую как адрес и телефон.

Следуя этим шагам, вы сможете корректно настроить программу «1С:Розница» для эффективной работы.

Реквизиты организации

Первым делом необходимо выбрать ваш правовой статус (индивидуальный предприниматель или юридическое лицо) и на основании этого ввести соответствующие данные. После этого можно перейти на другие вкладки и добавить адреса и контактные телефоны компании, а также указать ответственных сотрудников, чтобы было проще управлять товарами.

Виды цен и их формирование

Существует минимум два типа цен, каждый из которых регулируется своими правилами. Чтобы корректно настроить «1С: Розница», необходимо отразить эти типы. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Маркетинг» и выберите пункт «Виды цен».
2. Нажмите «Создать» и заполните форму, указав следующие данные:
   • В поле наименования введите «Закупочная».
   • Отметьте галочкой пункт «Цена включает НДС».
   • Выберите «Заполнять по данным ИБ» в качестве способа задания.
   • Для схем компоновки укажите «Цены поступления».
   • После проверки нажмите «Записать и закрыть».
3. Теперь создайте еще один тип стоимости. Для этого снова нажмите «Создать» и введите следующие реквизиты:
   • В строке названия укажите «Розничная».
   • Поставьте галочку для учета НДС и еще одну напротив «Использовать при продаже».
   • В качестве способа задания выберите «Рассчитывать по другим видам…».
   • Для наценки в пределах 35% введите эту формулу в окне правил расчета:

     [Закупочная] * 1,35

   • Нажмите «Записать и закрыть», убедившись в правильности данных.

Далее, чтобы задать правила ценообразования, откройте соответствующую вкладку в разделе «Маркетинг». Нажмите «Создать», введите название, выберите подходящий вариант, отметьте НДС и подтвердите изменения, нажав «Записать и закрыть».

Создание магазина

Чтобы добавить в программе «1С:Розница» магазин, перейдите в раздел «НСИ» и выберите одноименный пункт меню. Далее нажмите кнопку для ввода данных.

В открывшейся форме укажите следующие данные:

• наименование магазина;
• количество складов и их названия;
• организацию (выберите из выпадающего списка);
• правило ценообразования;
• минимальную цену – Закупочная;
• порядок округления чека (например, 0,01) и его тип – по итоговой сумме.

После проверки всех данных нажмите «Записать и закрыть». Результаты появятся в соответствующем окне.

Подключение оборудования

Независимо от сферы вашего бизнеса, для эффективной работы с «1С:Розницей» (регистрация продаж, учет поступлений на склад, ведение бухгалтерии, автоматизация отчетности и т.д.) потребуется минимальный набор оборудования. Рассмотрим, как его добавить в программу.

1. Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Подключаемое оборудование».
2. Установите галочку рядом с опцией «Использовать…» и нажмите на соответствующую вкладку.
3. В открывшейся форме выберите необходимое оборудование из выпадающего списка и добавьте его в базу. Например, для сканера штрихкодов найдите его в списке и нажмите «Создать».
4. Найдите драйвер для оборудования, сохраните его с помощью иконки дискеты, затем нажмите «Настроить».
5. Для завершения установки выберите параметр «Клавиатура» в поле «Порт» и нажмите «Установить драйвер».
6. После успешной установки сохраните изменения с помощью кнопки «Записать и закрыть».

Настройка кассы

В любой организации обычно есть как минимум две кассы: первая – кассовый аппарат (ККМ), который используется на рабочем месте кассира (РМК), и вторая – операционная касса, которая необходима для приема и распределения денежных средств (включая фонд зарплат, расчеты с поставщиками и другие важные задачи). Операционная касса может быть даже в виде сейфа.

Для добавления кассы:

1. Перейдите в раздел «НСИ» и выберите пункт «ККМ».
2. Нажмите «Создать» и заполните появившуюся форму:
   • Укажите тип кассы (с передачей данных в ОФД, с АСПД, фискальным регистратором или принтером чеков).
   • Выберите РМК и магазин.
   • Найдите эту ККТ в списке «Подключаемое оборудование».
   • После проверки данных нажмите «Записать и закрыть».

Для полноценной настройки «1С: Розница» необходимо также добавить операционную кассу.

Нажмите «Создать» и введите в открывшееся окно параметры:

• Определитесь с магазином.
• Установите галочку напротив пункта «Пробивать чеки…».
• Найдите уже добавленную ККТ в соответствующем списке.
• Сохраните данные, нажав «Записать и закрыть».

Пользователи и сотрудники

Необходимо создать несколько профилей с разными уровнями доступа. Обычно это Администратор, который имеет самые широкие права, и Кассир – с ограниченными возможностями.

1. Зайдите в раздел «Персонал» и откройте вкладку «Сотрудники», затем нажмите «Создать».
2. Внесите ФИО, пол и другие данные в появившуюся форму. Отметьте пункт «Является…», добавьте название магазина и нажмите «Записать и закрыть».
3. Заполните профиль кассира аналогичным образом.
4. Для настройки привилегий перейдите в раздел «Администрирование», а затем во вкладку «Права».
   • Выберите подпункт «Пользователи» и нажмите «Создать».
   • В открывшейся форме заполните данные для управляющего с максимальными правами:
     • ФИО полностью.
     • Физическое лицо.
     • Название магазина.
     • Логин и пароль для входа.
     • Установите отметку «Показывать в списке…»
   • Нажмите «Записать и закрыть», чтобы подтвердить права администратора.

Для кассира выполните аналогичные действия:

1. Нажмите «Создать» и заполните карточку.
2. В вкладке «Настройки пользователя» свяжите сотрудника с ККТ, продавцами, компанией и складом.
3. Вернитесь в окно «Основное» и подтвердите изменения.

Чтобы распределить персонал по категориям, зайдите в раздел «Группы доступа» и нажмите «Создать». В открывшуюся форму внесите:

• Название группы.
• Профиль пользователя (например, Кассир).

Нажмите «Подобрать» и выберите подходящего сотрудника из списка. Затем сохраните изменения, нажав «Записать и закрыть».

Далее установите уровни доступа:

1. В разделе «Дополнительные права пользователей» выберите Администратора и отметьте все его полномочия.
2. Для кассира установите галочки только на тех задачах, которые он будет выполнять на практике, чтобы ограничить его доступ к лишним функциям.

Внесение номенклатуры

Для работы с поставщиками, оценки и продажи товаров необходимо заполнить базу номенклатурой.

1. Перейдите в меню «НСИ» и выберите вкладку «Виды…».
2. Нажмите кнопку для создания формуляра новой категории.
3. Назовите созданную группу и перейдите в окно значений по умолчанию.
4. Введите необходимые реквизиты и сохраните изменения.

Таким образом, вы создадите группу товаров, например, безалкогольные напитки.

Следующим шагом станет добавление конкретных позиций, поскольку без них работа в программе «1С:Розница» будет неэффективной. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Номенклатура» в меню «НСИ» и нажмите «Создать».
2. В открывшейся форме заполните карточку товара, указав название и тип (группу). Ставка НДС и единицы измерения должны подтянуться автоматически. При необходимости добавьте фото, нажав кнопку «+».
3. Проверьте введенные данные и сохраните их, нажав на иконку дискеты.
4. Для добавления штрихкода выберите соответствующий пункт из выпадающего списка, кликнув на пиктограмму папки.
5. Затем нажмите «Создать» и введите штрихкод вручную, отсканируйте его или добавьте новый идентификатор.
6. Подтвердите внесение данных, нажав «Записать и закрыть». Новый товар будет добавлен в справочник.

Фиксация поступления товаров

Поступление товаров должно быть задокументировано, и даже базовая настройка программы «1С:Розница» предлагает несколько удобных способов учета продукции от различных поставщиков.

1. В меню «НСИ» выберите пункт «Контрагенты».
2. Нажмите «Создать» и введите актуальные данные о юридическом лице, затем сохраните изменения. Новый контрагент появится в списке.
3. Перейдите в раздел «Закупки» и выберите вкладку «Поступление товаров».
4. Добавьте новый документ, нажав соответствующую кнопку, и введите обязательные реквизиты:
   • Выберите поставщика в соответствующем поле.
   • Оставьте другие поля по умолчанию.
   • Найдите поступившие товары по штрихкоду или вручную, используя кнопку «+» в строке «Товары по факту».
   • Убедитесь, что количество позиций и итоговая сумма соответствуют ожидаемым.

Дальнейшая настройка программы «1С: Розница» включает установку цен:

1. Откройте пункт «Цены» в выпадающем меню.
2. Вы увидите две схемы формирования цен, которые были добавлены ранее. Здесь указаны закупочная стоимость, величина наценки и расчеты.
3. Если прибыль вас не устраивает, вы можете изменить формулу или итоговую цену конкретного товара, сделав двойной клик и введя нужные данные.
4. Сохраните изменения, нажав «Провести и закрыть». Новый документ отобразится в общем окне.

Настройка параметров РМК

Чтобы обеспечить эффективную работу кассира, настройте рабочее место в программе «1С:Розница». Интерфейс и права можно адаптировать под ваши нужды, однако новичкам лучше начать с базовых настроек. Выполните следующие шаги:

1. Перейдите в меню «Продажи» и выберите вкладку «Настройки РМК», затем нажмите «Создать».
2. В открывшемся окне:
   • Укажите имя для рабочего места.
   • Отметьте опции: объединение одинаковых позиций, использование расширенных функций нижней панели и ее отображение при запуске.
   • Установите галочку для автоматического закрытия поиска после выбора товара.
   • Настройте таймер предупреждения о закрытии смены на 10 минут.
3. Проверьте введенные данные и, если все верно, перейдите в меню «Кнопки нижней панели». Ограничьте количество кнопок до 10. Нажмите «Заполнить» и удалите те клавиши, которые не понадобятся, оставив обязательные, такие как «Выход», «Аннуляция», «Отложить/Продолжить».
4. Сохраните изменения, нажав «Записать и закрыть», и обязательно примените настройки, нажав «Применить настройки».

Организация продаж в «1С:Рознице»

Заполнение чека

Чтобы проверить настройку, воспользуйтесь программой в действии. Авторизуйтесь под учетной записью кассира и откройте смену. Затем:

1. Выберите опцию регистрации сделки.
2. Убедитесь, что кнопки расположены так, как вы настроили. Для добавления товара используйте штрихкод (Alt + F7), сканируя упаковку, через «Поиск» (F11) или меню «Добавить» после правого клика.
3. Для завершения продажи нажмите кнопку оплаты: F6 для наличного расчета или F7 для карт. Введите сумму и подтвердите ее нажатием Enter. Распечатайте чек.

Когда смена закончится (не более 24 часов), нажмите F12 для выхода, затем выберите «Закрытие» и подтвердите, включая непробитые документы. Вы получите детализированный Z-отчет.

Этот отчет можно найти в статистике приложения. Перейдите в вкладку «Продажи» и ориентируйтесь по дате для быстрого поиска необходимой информации. Вы увидите наглядную статистику для анализа работы.

Настройка торгового оборудования

Настройка приложения «1С:Розница» практически завершена. Теперь необходимо обратить внимание на некоторые детали, такие как настройка сканеров и другого оборудования. Ранее мы подробно описывали процесс подключения техники, а здесь добавим, что при установке или обновлении драйверов система автоматически применяет нужные параметры устройства. Однако, чтобы убедиться в корректности установки, нажмите кнопку «Тест» и проверьте результаты в отчете. После получения подтверждения нормальной работы примите изменения.

Если ваш бизнес связан с розничной торговлей, рассмотрите программное обеспечение «Магазин 15» от компании «Клеверенс». Это решение помогает автоматизировать и оптимизировать рабочие процессы в магазине, включая приемку товара по штрихкодам и инвентаризацию прямо на торговом этаже.

Настройка пользовательских прав

Эта настройка важна для эффективного распределения обязанностей, предотвращения несанкционированного доступа и контроля за действиями сотрудников.

Как уже упоминалось, первый пользователь системы по умолчанию получает права администратора. При добавлении новых пользователей будьте внимательны к предоставляемым правам, чтобы избежать ситуации, когда кто-то ограничит ваш доступ к важным данным в системе.

На завершающем этапе настройки вам нужно заполнить несколько форм. Убедитесь, что внесли:

• реквизиты организации;
• данные магазина;
• виды цен;
• используемые кассы;
• подключенное оборудование;
• номенклатуру товаров.

Каждый из этих шагов был подробно описан выше.

Создание склада и складские операции

Для добавления склада в программе «1С:Розница» необходимо активировать соответствующую настройку. Сделайте это, перейдя в раздел «Настройки» и выбрав пункт «Еще больше возможностей».

Затем перейдите на вкладку «Склад» и установите галочку рядом с опцией «Несколько складов». Если планируете использовать ордерные склады, также отметьте соответствующее поле. Это позволит разделить учет запасов на складской и финансовый.

Далее перейдите в раздел «Компания» и выберите пункт «Склады и магазины». Нажмите кнопку «Создать» и выберите опцию «Склад».

В поле наименования укажите название склада. Если склад является ордерным, не забудьте поставить галочку напротив этой опции.

На вкладке «Печать» введите подпись ответственного лица и контактную информацию (телефон, фактический адрес). Здесь же можно настроить типовые схемы учета розничных продаж и округление сумм через соответствующие ссылки. После заполнения всех полей выберите команду «Записать и закрыть».

В «1С:Рознице» операции на складе могут осуществляться как по ордерной системе, так и без использования ордеров. Поддерживаются такие операции, как приемка, отгрузка, инвентаризация и списание товаров. Оценка складских запасов производится по розничным ценам.

Внутреннее перемещение товаров может быть организовано с учетом оптимального размещения продукции в торговом зале. Программа также позволяет учитывать серии товаров и контролировать сроки их годности.

Функции инвентаризации в «1С:Рознице» включают:

• установку графика инвентаризаций;
• проведение выборочных и частичных инвентаризаций;
• установку правил отбора товаров;
• пересчет товаров несколькими учетчиками одновременно;
• полуавтоматический зачет пересортицы;
• использование терминалов сбора данных для ввода информации;
• оформление инвентаризации с помощью регламентированных или упрощенных документов.

При перемещении товаров программа позволяет предварительно их комплектовать и фасовать весовую продукцию.

Управление кассовым и складским оборудованием

«1С: Розница» поддерживает подключение множества типов кассового и складского оборудования, включая:

• Фискальные регистраторы.
• Считыватели карт.
• Эквайринг-терминалы.
• Принтеры этикеток.
• Терминалы сбора данных.
• Сенсорные дисплеи и программируемые клавиатуры.
• Электронные весы.
• Сканеры штрихкодов и др.

Программа работает с большинством внешних штрихкодов и поддерживает автогенерацию собственных в формате EAN13. Также доступны коды SKU для идентификации товаров на внешних кассах и PLU для товаров, взвешиваемых на весах самообслуживания. Внутренние штрихкоды могут использоваться как в одном магазине, так и в сети.

В «1С: Рознице 8.3» можно настроить отображение информации на фискальных чеках или кассовых ордерах по шаблонам, что позволяет печатать на них рекламные или другие сведения.

Кроме перечисленных возможностей, «1С:Розница 8.3» предлагает дополнительный функционал, который можно расширять за счет интеграции с другими конфигурациями компании «1С».

Настройка параметров учета в «1С:Рознице»

Перед началом работы необходимо активировать необходимые опции. Для этого зайдите в раздел «Настройки» и выберите «Еще больше возможностей».

Расскажем подробнее о разделах.

1. «Общее»

В этом разделе можно настроить работу с товарами и параметры печати в «1С:Рознице».

Группа «Товары» – настройка товарного учета

• Несколько единиц измерения

  Эта опция позволяет указывать товары в различных единицах измерения, таких как штуки, блоки, коробки или килограммы. Включение этой опции происходит на вкладке «Ед. измерения» в карточке номенклатуры. Обратите внимание, что после активации изменить эту настройку будет невозможно, пока используется программа.

• Характеристики номенклатуры

  Позволяет вести учет товаров с учетом дополнительных характеристик. Это поможет более точно учитывать товарные позиции.

• Партии номенклатуры

  Эта опция позволяет учитывать запасы в разрезе партий. Каждая партия одного и того же товара может учитываться отдельно. Партии необходимы для учета товаров на комиссию, переработку или ответственное хранение. После активации эту опцию нельзя отключить.

• Сегменты номенклатуры

  Сегменты представляют собой группы товаров с общими характеристиками, что упрощает создание скидок, подбор товаров в документах и отчеты.

• Серии номенклатуры, гарантийные сроки, сроки годности

  Эта функция позволяет отслеживать серии товаров, их гарантийные сроки и сроки годности. Вы можете использовать серии для учета остатков и контроля качества товаров. Есть два режима: справочное указание серий и управление остатками серий.

• Неуникальные штрихкоды

  Позволяет использовать повторяющиеся штрихкоды для разных товаров, что упрощает учет.

• Префикс внутреннего штрихкода для штучного товара

  Позволяет настраивать префикс для расширения диапазона штрихкодов. Например, если префикс 5, то штрихкод начинается с 25.

• Анализ штрихкодов

  Функция поиска дублирующихся штрихкодов и проверки их соответствия шаблонам.

• Наборы

  Позволяет создавать наборы товаров. При продаже набора комплектующие будут автоматически списываться. Можно указать состав набора в карточке товара.

• Средства индивидуальной защиты

  Учет товаров, которые являются средствами индивидуальной защиты, в соответствии с требованиями законодательства, включая обязательное указание кода товара в кассовом чеке и бланке строгой отчетности.

• Контроль дублей номенклатуры

  Позволяет выбирать поля для контроля дублей при вводе новой номенклатуры.

Завершив настройку, вы сможете эффективно использовать функционал программы для оптимизации учета и управления товарами.

Группа «Печать» – Настройка формирования печатных форм

Если в «1С» активирована соответствующая настройка, слово «Договор» автоматически добавляется в поле «Основание печати» при печати документов. Это можно настроить в разделе «Реквизиты печати» на вкладке «Дополнительно» для таких документов, как «Заказ покупателя» или «Расходная накладная».

Использование штрихкодирования печатных форм. При печати документов добавляется штрихкод, что упрощает поиск нужных документов в системе.

Существует два способа поиска по штрихкоду:

• Без специального драйвера. В этом режиме сканер действует как обычная клавиатура. Для поиска документа нужно перейти в строку глобального поиска (Ctrl+Shift+F) и отсканировать штрихкод, после чего выбрать найденный документ.
• С установленным драйвером. Драйвер позволяет программе автоматически распознавать штрихкод и открывать соответствующий документ в списке или журнале, что значительно ускоряет поиск.

Штрихкодирование доступно для следующих документов: акт выполненных работ, заказ-наряд, заказ покупателя, заказ поставщику, приходная накладная, расходная накладная, счет на оплату, полученный счет-фактура и счет-фактура.

2. «Продажи»

В разделе настраиваются параметры учета розничных продаж и комиссионной торговли:

• Печать этикеток и ценников.
• Розничные продажи.
• Использовать новое РМК.
• Контроль остатков при пробитии чеков ККМ и проведении отчетов.
• Заказы покупателей в розничной торговле.
• Цены и скидки в продажах.
  • скидки и наценки;
  • автоматические скидки;
  • дисконтные карты;
  • бонусные программы;
  • подарочные сертификаты;
  • частичное погашение сертификатов.
• Расчеты с покупателями (Корректировка долга).
• Использование подключаемого оборудования (доступно по ссылке «РМК и подключаемое оборудование»).

3. «Закупки»

В разделе настраиваются параметры учета закупок, включая импортные, корректировка поступлений.

4. «Склад»

В разделе настроек «Склад» настраиваются параметры учета запасов на складах предприятия:

• Несколько складов.
• Ордерные склады.
• Резервирование запасов.

5. «Деньги»

В разделе осуществляется настройка учета денежных средств:

• Оплата картами в оптовой торговле.
• Банк (развернуть).
• Расчеты с банком-эквайрером.
• Планирование (развернуть).
• Платежный календарь.

6. «Персонал»

В разделе настраиваются параметры кадрового учета и расчета заработной платы.

7. «Компания»

В разделе настроек размещаются настройки для учета по организациям, подразделениям и передачи товаров между ними.

Чтобы избежать проблем и обеспечить удобство работы с информационной базой, необходимо активировать следующие опции:

В разделе «Общее»:

• Несколько единиц измерения.
• Характеристики номенклатуры.
• Серии номенклатуры, гарантийные сроки, сроки годности.

Также убедитесь, что включена опция «Контролировать остатки при проведении» в разделе «Корректировка данных».

Как учитывать материалы на складе при автоматизации процесса

Для эффективного учета на складе важно понимать ключевые процессы. В целом, складская работа делится на три основных блока:

Приемка товара. Процесс включает обработку накладных от поставщика, складских ордеров, приходных документов, актов и списания груза. Автоматизация учета товаров позволяет вести документооборот в электронном виде, что упрощает создание и управление документами, сокращая рутинные задачи.

Складирование и хранение. Автоматический контроль сроков годности товаров улучшает систему инвентаризации и точность учета остатков. Расхождения в учете выявляются оперативно, что способствует лучшему управлению складскими запасами.

Перевозка товара. Процесс транспортировки может происходить как внутри одного предприятия, так и с передачей собственности. Использование сканеров штрих-кодов ускоряет процесс, а автоматизация создания документов для отгрузки упрощает работу.

Согласно российскому законодательству, раньше требовалось вести журнал учета товаров в бумажном виде. В настоящее время возможно его ведение в электронной форме, что дает предпринимателям больше свободы в принятии решений. Однако, когда электронный журнал завершается, его нужно распечатать, прошить и отдать на подпись руководителю, а затем передать в архив, где такие документы хранятся в течение 5 лет.