Ошибки, которые стоят денег: как бухгалтеру не запутаться в декларации по УСН

Кажется, декларация по УСН — самая простая из всех. Доходы записал, взносы вычел, процент посчитал — готово. Но практика показывает: именно в этой «простоте» бухгалтеры чаще всего совершают фатальные ошибки. А потом — штрафы, уточненки и бессонные ночи.

Разберем, как заполнить декларацию по УСН правильно, где «тонкие места» и что делать, если ошибка уже закралась. Все по шагам — с примерами и рисунками.

Кто и когда сдает декларацию по УСН

Если компания или ИП работает на упрощенке, сдача декларации — обязательна. Даже если доходов не было вообще. Отчитаться нужно раз в год:

• Организации — до 31 марта;

• ИП — до 30 апреля.

И вот тут начинается путаница — особенно если неправильно выбран объект налогообложения или декларация отправлена без уведомления о переходе на УСН. Такие ошибки — классика.

Частые ошибки в декларации по УСН

Кажется, что декларация по УСН — это почти автомат: нажал кнопку, выгрузил, сдал. Но на деле — поле для ошибок. Разбираем три самые распространенные ситуации, которые могут стоить нервов, времени и штрафов.

Неправильный объект налогообложения

Это — классика.

В начале года вы подали уведомление, что работаете по УСН с объектом «доходы». Все зафиксировано, система настроена, ставки понятны. А когда пришло время сдавать декларацию — по ошибке выбрали форму «доходы минус расходы». Или вообще не заметили, что в программе стоит другая настройка. Результат — декларация сдана, но данные не соответствуют уведомлению.

Что делает налоговая? Возвращает отчет, как неправомерный. В лучшем случае — просят пересдать. В худшем — штрафуют за неверные сведения. А вы в панике лезете в «1С», ищете корректные настройки и думаете, как теперь успеть все пересдать до дедлайна.

Решение

Перед началом — проверь, какой объект налогообложения заявлен в уведомлении. И только потом открывай форму отчета. Настройки в 1С должны соответствовать уведомлению, иначе автоматическое заполнение будет неверным.

Не подано уведомление о переходе на УСН

Звучит как ошибка новичка, но случается даже у опытных бухгалтеров. Например, компания на старте забыла подать уведомление о переходе на упрощенку. Работали весь год как будто по УСН, вели учет, рассчитывали налог, готовились к декларации. А вот официально в ФНС никто не сообщил.

Что в итоге? Налоговая просто не примет декларацию. Потому что нет оснований. В ее глазах вы все еще на ОСНО, и обязаны сдавать совсем другой комплект отчетности.

Решение

Никогда не начинайте работать по УСН без подтверждения от ФНС. Подали уведомление — убедитесь, что его приняли. Без этого декларация по УСН — пустой звук. В 1С также проверь, что в сведениях об организации выбран нужный режим налогообложения.

Технические ошибки при заполнении

Это уже про «мелочи», которые легко пропустить, но они могут заблокировать прием отчета.

• Неправильный код налогового органа — программа заполнила автоматически, но вы сдаете через другой ОФД.

• Не тот отчетный период — например, стоит квартал, а нужна годовая форма.

• Ошибки в ИНН/КПП, особенно при копировании из шаблона.

• Не проставлена дата подписи или не указан подписант.

• Осталась старая корректировка (например, номер «1» в поле, хотя сдаете первичку).

А бывает и так, что бухгалтер, торопясь, вручную вносит данные и случайно затирает формулы — в результате расчеты не сходятся.

Решение

Всегда проверяйте форму перед отправкой — не полагайтесь только на автозаполнение. Пройдитесь по каждой вкладке декларации: от титульного до разделов с расчетами. А еще лучше — сделайте тестовую выгрузку в формате XML и откройте ее в проверочной программе, прежде чем сдавать в налоговую.

Как заполнить декларацию по УСН, если объект — «доходы»

Разберем на примере компании ООО «Магнолия» из Москвы, которая работает на упрощенной системе налогообложения с объектом «доходы». За 2024 год она заработала 5 074 500 рублей. Платеж по налогу рассчитывается нарастающим итогом — сначала за квартал, потом за полугодие, девять месяцев и год.

В течение года компания перечисляла авансовые платежи (до уменьшения на взносы), а также регулярно уплачивала страховые взносы, которые уменьшают сумму налога.

Все эти данные автоматически учитываются при формировании декларации в «1С:Бухгалтерии 8».

Где найти декларацию в «1С»

Есть два удобных варианта.

• Через задачи. Заходим в раздел «Главное – Задачи организации», находим задачу «УСН, декларация за 2024 год», открываем ее и жмем «Сформировать декларацию».

• Через отчеты. Заходим в раздел «Отчетность – Регламентированные отчеты», нажимаем «Создать», выбираем «Декларация по УСН», указываем период и создаем отчет.

Что входит в декларацию

Заполнение идет по порядку.

Титульный лист

Заполняется автоматически на основе данных из карточки организации. Программа подставит ИНН, КПП, ОКВЭД, данные налоговой и телефон. Все, что хранится в справочнике «Организации».

пример титульного листа декларации.

данные из карточки организации, откуда подтягивается информация.

Программа считает, что это первичная декларация, если не указано иное. Период — код 34 (годовая декларация), год — 2024. По месту учета автоматически подставляется код 210.

Кто подписывает — определяется по настройке в карточке. Если это руководитель — подпись будет от его имени. Если представитель — появится ссылка для заполнения данных представителя.

Дата подписи ставится автоматически — рабочая дата.

Раздел 2.1.1 — расчет налога

Программа считает сумму налога по УСН с применением выбранной ставки:

• 6% — стандартная ставка,

• 8% — применяется, если в течение года компания превысила лимиты по доходу или численности.

заполненный раздел 2.1.1.

Если был торговый сбор — программа заполнит следующий раздел.

Раздел 2.1.2 — учет торгового сбора

Если компания платит торговый сбор, этот раздел позволит учесть его как уменьшение общей суммы налога. В примере с «Магнолией» он не применяется, но если вы платите сбор — этот раздел тоже заполняется автоматически.

Раздел 1.1 — сколько платить

Здесь сводится итог: сколько в итоге платить в бюджет с учетом авансов, взносов и сборов. Данные сюда подтягиваются из предыдущих разделов, так что вручную ничего не вводим. Просто проверяем.

итоговая сумма налога в разделе 1.1.

Раздел 3 — целевые средства

Он заполняется только для некоммерческих организаций и получателей целевого финансирования. В нашем примере не нужен.

Как заполнять декларацию, если у вас «доходы минус расходы»

Разберем ситуацию, когда организация работает на упрощенке, но считает налог не с общей суммы поступлений, а с разницы между доходами и расходами.

Допустим, у нас есть компания ООО «ЭММЕТ» из Москвы. В 2024 году она заработала 3 миллиона рублей, а потратила — чуть больше миллиона (если точнее, 1 040 500 рублей). Все данные собираются поэтапно — за квартал, полугодие, девять месяцев и весь год. Эти суммы нужны, чтобы правильно рассчитать налог и заполнить декларацию.

Чтобы начать, заходим в «1С». Есть два пути.

• Через раздел «Главное – Задачи организации» — в списке задач появится пункт «УСН, декларация за 2024 год». В нем уже будет предварительный расчет налога. Открываем задачу и нажимаем «Сформировать декларацию».

• Либо идем в раздел «Отчетность – Регламентированные отчеты», жмем «Создать», выбираем «Декларация по УСН», указываем 2024 год и создаем новый экземпляр.

Что заполняется в декларации

Титульный лист

Он заполняется автоматически: подтягивается наименование, ИНН, КПП, адрес, код налогового органа, ОКВЭД, контактные данные и т.д. Все берется из справочника организации.

пример заполненного титульного листа.

данные из карточки организации, откуда тянутся реквизиты.

Здесь же автоматически указывается, что это первичная декларация (корректировка «0»), и заполняется налоговый период (в нашем случае это код 34 — годовая декларация за 2024 год).

Также важно: программа определяет, кто подписывает декларацию — руководитель или представитель. Если представитель, то появится ссылка для ввода его данных. Дата подписи ставится по умолчанию — текущая рабочая.

Раздел 2.2.

Это основной раздел для расчета налога при объекте «доходы минус расходы». Программа заполняет все сама — нужно только убедиться, что в учете правильно учтены и доходы, и расходы.

Программа автоматически выберет нужную ставку налога — 15% или 20%.

• 1 — используется стандартная ставка 15%, которая прописана в пункте 2 статьи 346.20 Налогового кодекса. Также может применяться ставка, установленная региональным законом, если субъект РФ предусмотрел иную величину налога. Эта ставка действует в течение всего налогового периода.

• 2 — ставка повышается до 20%, если в каком-либо квартале доходы компании превысили 199 350 000 рублей (это 150 млн с учетом коэффициента-дефлятора 1,329 на 2024 год), но не дошли до 265 800 000 рублей. Также ставка может вырасти, если численность сотрудников превысила 100 человек, но осталась ниже 130. В этом случае повышенная ставка применяется с того квартала, когда был превышен лимит.

Раздел 1.2.

Сюда попадает итоговая сумма налога к уплате — она берется из раздела 2.2, так что вручную ничего вводить не нужно. Просто проверяете, что расчет совпадает с вашими ожиданиями.

автоматически заполненный раздел 1.2.

Как подать корректировку на примере инструкции в «1С:БП»

Возьмем реальную ситуацию: компания ООО «ТФ-Мега» на ОСНО сдала декларацию по НДС за 1 квартал 2015 года. Позже, во втором квартале, поставщик прислал исправленный счет-фактуру — в первом была ошибка в цене.

Чтобы все отразить корректно, нужно:

• аннулировать старую запись в книге покупок;

• зарегистрировать исправленный счет-фактуру;

• и отправить уточненную декларацию в налоговую.

Что вошло в первичную декларацию

В первом квартале компания сдала стандартный комплект.

• Титульный лист

• Раздел 1

• Раздел 3

• Раздел 8

• Раздел 9

• Раздел 10

• Раздел 11

Как внести исправления в книгу покупок

Во втором квартале пришел новый счет-фактура. По Постановлению № 1137, такие случаи обрабатываются через дополнительный лист книги покупок. Причем аннулировать старую запись нужно в том периоде, когда был принят исходный документ (в нашем случае — 1 квартал).

Что делаем в «1С»

1. Открываем «Корректировку поступления» на основании первоначального документа

2. В поле «Вид операции» выбираем: «Исправление в первичных документах».

3. В поле «Отражать корректировку» — «Во всех разделах учета»

4. Указываем в строке «Счет-фактура» номер и дату исправления, затем нажимаем «Зарегистрировать исправленный счет-фактуру».
   В «1С» сразу появится новый документ «Счет-фактура полученный»

5. После проведения документов формируется доплист книги покупок, где автоматически аннулируется старая запись.

Формируем уточненную декларацию

Теперь создаем новую декларацию за 1 квартал — уже с учетом корректировок.

1. Идем в «Отчеты» → «1С-Отчетность» → «Регламентированные отчеты».

2. Создаем декларацию по НДС.

3. В поле «Номер корректировки» ставим «1» (если это первая уточненка). На фото ниже — титульный лист уточненной декларации.

Что войдет в состав?

• Раздел 1

• Раздел 3 — (изменяются строки 120, 190, 200)

• Раздел 8

• Приложение 1 к разделу 8

• Раздел 9

• Раздел 10

• Раздел 11

Как отметить актуальность данных

В разделе 8 появится вопрос — загружать ли данные заново?

• Если ничего не менялось, можно поставить отметку «Актуальны» — признак «1». В этом случае выгрузится только строка 001.

• Если нужно пересдать раздел заново — ставим «Неактуальны», признак «0». Это означает, что вносятся изменения.

Аналогичная схема работает и для приложения к разделу 8. Если ранее этот раздел вообще не представлялся, признак «0» обязателен.

Разделы 9–11, если не изменялись, также можно оставить с признаком «Актуальны». Но при желании их можно загрузить заново с признаком «Неактуальны».

Что выгрузится при отправке декларации

После заполнения всех данных программа сформирует 6 XML-файлов.

1. Разделы 1–7

2. Разделы 8

3. Приложение к разделу 8

4. 4. Разделы 9, 10, 11

Даже с УСН бухгалтер может попасть в неприятности. Главное — не спешить, следовать логике программы, сверяться с уведомлением о переходе на УСН и не забывать про актуальные ставки.