Как закрыть месяц в «1С» и не получить штраф: счета 20, 23, 25, 26

Если в компании есть производство, торговля или хотя бы административные расходы — рано или поздно бухгалтер сталкивается с закрытием счетов 20, 23, 25 и 26. Это один из самых чувствительных моментов в работе, особенно в конце месяца. Малейшая ошибка в настройках или документах — и закрытие не выполняется, сальдо не обнуляется, отчеты искажаются. А дальше — цепочка последствий: от криво собранной прибыли до штрафов от налоговой.

На Линию консультаций ГЭНДАЛЬФ ежедневно поступают обращения: «Не закрывается счет 23», «Остались остатки на 26», «Проводки не списались», «Ошибки в документе «Отчет производства за смену». И так — каждый месяц. Как это решить – в данной статье.

Что чаще всего идет не так

Проблемы с закрытием затратных счетов встречаются даже у опытных бухгалтеров. Самые частые причины:

• Неправильно заполнены документы: не указаны счета, не проставлены суммы, не заполнена аналитика.

• Отсутствуют первичные документы: нет актов, отчетов о выполнении работ, спецификаций.

• Не настроены методы распределения затрат или они противоречат учетной политике.

• Используется устаревшая версия «1С», в которой нет нужных алгоритмов.

• Вручную внесенные проводки не соответствуют логике программы.

Сбои при закрытии возможны в любой программе: «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Управление торговлей», «1С:Управление нашей фирмой» — везде есть свои нюансы.

Счет 23: вспомогательное производство и его ловушки

Счет 23 используется для учета затрат вспомогательных подразделений: ремонтных мастерских, транспортного отдела, инструментальных цехов и т.д. Они напрямую не выпускают продукцию, но обеспечивают основной процесс.

По дебету 23 — затраты (материалы, зарплата, услуги).
По кредиту — списание этих затрат на:

• счет 20 — основное производство;

• счет 25 — общепроизводственные расходы;

• счет 26 — общехозяйственные расходы.

Остаток на 23 счете в конце месяца означает: не все затраты распределились. Это может нарушить расчеты себестоимости и повлиять на прибыль.

Аналитика по счету 23 должна вестись по видам производств. Это важно: без нее программа не сможет корректно списать расходы.

Как закрывается счет 23 в «1С:Бухгалтерия 8»

Расходы вспомогательного производства собираются через документ «Отчет производства за смену». Важно, какой метод используется.

1. Плановая себестоимость. Затраты списываются сразу при проведении документа, затем в конце месяца корректируются до фактических значений при выполнении обработки «Закрытие месяца».

2. Фактическая себестоимость. Документ отражает только количество. Финальная сумма распределяется при закрытии месяца.

Ошибки, которые мешают закрытию

• не указаны счета списания;

• отсутствует плановая себестоимость;

• не завершено распределение затрат;

• дублируются проводки или указаны вручную.

Счет 26: общехозяйственные расходы и их закрытие

Сюда попадает все, что тратится на управление: зарплаты офисных сотрудников, аренда помещений, услуги связи, аутсорсинг, консультации, амортизация офисного оборудования и т.п.

Особенности

• Эти затраты не связаны с производством напрямую.

• Они относятся к косвенным расходам (ПБУ 10/99).

• По ФСБУ 5/2019 с 2021 года такие затраты не включаются в себестоимость запасов (применяется метод «директ-костинг»).

Как счет 26 закрывается в «1С:Бухгалтерия 8»

Существует два сценария.

1. Закрытие на счет 90.08.1 (управленческие расходы). Используется, если в учетной политике в разделе «Затраты» выбрано несколько счетов (20, 25, 26 и т.д.). Подходит для производственных и торговых организаций.

2. Закрытие на счет 90.02.1 (себестоимость продаж). Применяется, если в учетной политике выбран только счет 26. Такой подход актуален для комиссионеров, агентов, брокеров, у которых отсутствует производственный процесс.

Ошибки, которые мешают закрытию

• неправильно настроена учетная политика;

• часть затрат по 26 счету осталась без аналитики;

• остатки на 26 счете не списываются из-за несогласованности с налоговым учетом.

Что будет, если закрытие прошло с ошибками?

• В бухучете. Сальдо висит на счетах, себестоимость считается с искажением, расходы учтены не в том периоде.

• В налоговом учете. Ошибки в декларации по налогу на прибыль. Неправильное отражение прямых и косвенных расходов.

• В отчетности. Строка «Управленческие расходы» (2220) может быть завышена или занижена. Это влияет на финрезультат и доверие к отчетам.

• Для бизнеса. Нарушение логики закрытия бьет по управленческому учету и аналитике. У руководителя — искаженные данные для принятия решений.

Как минимизировать риски при закрытии счетов

Чтобы не провалить закрытие месяца, стоит заранее проверить несколько ключевых моментов.

• Обновляйте «1С». Это не просто новые формы, а исправление ошибок в механизмах закрытия, расчетов и распределений. Проблемы с незакрывающимися счетами часто исчезают просто после установки актуального релиза. Не тяните — особенно перед окончанием квартала.

• Все документы должны быть проведены. Если документ не проведен или в нем отсутствуют ключевые данные (счета, суммы, аналитика), программа не сможет его учесть. Итог — затраты зависают и не попадают в расчет. Перед закрытием месяца проверьте, что все документы оформлены и проведены.

• Проверьте учетную политику. Закрытие счетов напрямую зависит от настроек учетной политики. Если там указаны неверные счета затрат или методы распределения, программа просто не сможет корректно отработать. Один пропущенный флажок — и счет 26 не закроется.

• Следите за аналитикой. Когда проводка создана без аналитики (например, не указано подразделение или номенклатура), она может зависнуть на счете. Программа не понимает, куда ее списать. Перед закрытием проверьте, чтобы у всех затрат была заполнена аналитика.

• Используйте автоматизацию, а не ручные проводки. Ручные корректировки могут сбить логику расчета. Лучше использовать штатные документы и регламентные обработки. Так программа сама все рассчитает и распределит, без ручного вмешательства и риска ошибок.

• Смотрите оборотки и остатки до закрытия. Не запускайте закрытие вслепую. Проверьте ОСВ и аналитику по ключевым счетам — особенно 20, 23, 25 и 26. Если есть остатки, неразнесенные суммы или странные проводки — разберитесь заранее, иначе потом будет поздно.

Если закрытие не дается — лучше не рисковать

Чем править десятки проводок и пересчитывать себестоимость вручную, проще один раз все правильно настроить. Если ты видишь, что счет не закрывается, остались остатки, программа не списывает — обращайся к специалистам.

Команда ГЭНДАЛЬФ поможет:

• настроить корректную модель закрытия затратных счетов;

• проверить учетную политику и аналитику;

• устранить ошибки в расчетах и документах;

• и научить команду, как вести учет без нервов и ночных перерасчетов.