С 1 января 2023 года внутренний ЭДО в обязательном порядке вводится во всех государственных и муниципальных учреждениях. Об этом нам говорит пункт 6 приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н.
В связи с этим все бюджетные организации – субъекты учета государственных финансов, обязаны перейти на работу с электронными первичными документами, а также регистрами бухгалтерского учета.
В этой статье разберем основные нюансы, которые важно учесть в попадающих под данный приказ организациях.
Как происходит внедрение ЭДО: этапы
Процесс перехода на внутренний электронный документооборот в государственных учреждениях можно условно поделить на 3 этапа:
- подготовка;
- технические мероприятия;
- отражение в бухгалтерской программе на примере «1С:Бухгалтерии государственного учреждения».
Подготовка включает 5 шагов:
- Определить лиц, ответственных за работу с электронными документами: формирование, подписание простой и электронной подписью и так далее.
- Определить сроки формирования и работы с электронными документами, передачи учетных документов и их отражения в учете.
- Отразить нововведения в технологии работы с учетной информацией в организации, дополнения в график документооборота, внести изменения в учетную политику.
- Создать регламент выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных электронных подписей, а также регламент хранения электронных документов в архиве.
- Провести инструктаж для сотрудников.
В рамках технических мероприятий нужно:
- Обеспечить электронной подписью всех сотрудников, ответственных за оформление электронных документов.
- Подготовить рабочие места ответственных сотрудников с доступом к информационной системе для работы с ЭДО.
- Дополнить ролевое расписание обновленными позициями.
- Подготовить серверы, жесткие диски и прочее оборудование к внедрению ЭДО;
На отражении данного нововведения в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» остановимся подробнее.
В «1С:БГУ» уже предусмотрен переход на ЭДО с 2023 года. В этом решении можно прописать роли для пользователей, заполнить и оформить электронные документы. Однако для тех, кто еще не работал в данной программе, могут возникнуть определенные сложности.
![](https://in.gendalf.ru/upload/resize_cache/main/f1d/300_300_1/f1ddbb4baffcd6dd94bd7e0bf1e200e2.jpg)
«Реализация внутреннего ЭДО в «1С:БГУ» версии КОРП и ПРОФ отличается и это важно учитывать. Правильные действия помогут учреждению верно определить, какой программный продукт «1C» использовать в зависимости от масштаба организации и территориальной распределенности его подразделений»
Гольева Наталья, эксперт Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ
Мы знаем, как вам помочь
Разбираем переход на ЭДО в государственных учреждениях с экспертом в рамках консалтингового вебинара.
Узнать большеСложности, с которыми можно столкнуться в процессе
Не все государственные учреждения могут легко перейти на ЭДО в соответствии с законодательством. Причина тому – несколько важных факторов.
- Отсутствие необходимых знаний у сотрудников. Это напрямую влияет на качество работы с электронными документами, так как есть вероятность ошибок.
- Недостаточное бюджетирование. Нехватка денежных средств делает невозможным обновление необходимого программного обеспечения и закупку мощного оборудования.
Обратите внимание
![Совет Совет](/upload/medialibrary/9e0/advice.png)
Законодательство делает исключение для тех учреждений, которые не имеют организационно-технической возможности для работы с ЭДО. Они могут формировать учетные документы на бумажном носителе, дополнительно предоставляя бухгалтеру скан-копии.
Для того чтобы свести этот риск к минимуму, рекомендуем:
- сформировать и отправить руководителю служебную записку о необходимости перехода на ЭДО;
- позаботиться о техническом оснащении и оценить его стоимость, подключив к задаче IT-специалистов;
- сформировать заключение, подтверждающее отсутствие технической возможности перейти на ЭДО в срок.
Что будет, если не выполнить требование по переходу?
Затягивать с переходом не стоит. Неисполнение требований законодательства грозит определенной ответственностью.
![](https://in.gendalf.ru/upload/resize_cache/main/f1d/300_300_1/f1ddbb4baffcd6dd94bd7e0bf1e200e2.jpg)
«Официально ответственность еще не предусмотрена. Могут грозить предписания от проверяющих органов за неисполнение действующего Приказа»
Гольева Наталья, эксперт Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ
Переход на внутренний ЭДО в государственных учреждениях потребует определенных усилий и в некоторых моментах – помощи со стороны квалицированных специалистов в сфере бухгалтерского учета.