1С:ИТС ЦГУ: как заключить договор и сократить бюджет на 20%

1С:ИТС ЦГУ расшифровывается просто – это отдельный пакет сопровождения «1С», придуманный специально для централизованных государственных учреждений. Фирма «1С» еще в информационном письме №20667 от 30.10.2015 объяснила, зачем нужен новый формат: убрать проблемы в обновлениях, удешевить поддержку и сделать работу госсектора более прозрачной для проверок.

Что это значит на практике

• Нет договора – нет актуальных релизов «1С». Сбилось казначейское обновление – платежки зависли, а сроки бюджетных процедур никто не переносит.
• Штрафы и претензии от проверяющих. Обслуживать десяток школ одной лицензией? Инспектору, проверяющему лицензионное использование ПО или обновлений для ПО «1С», хватит пары кликов, чтобы выписать нарушение.
• Дополнительные затраты. Откладывание подписания договора на потом оборачивается повышающим коэффициентом при расчете цены.

Именно поэтому 1С:ИТС ЦГУ сейчас фигурирует в технических заданиях каждой бюджетной организации, где есть централизованная бухгалтерия или общий центр обслуживания.

ЦИС – отправная точка: как понять, что учреждение попало под раздачу

ЦИС, или централизованная информационная система, – это не просто «общая база «1С» на сервере». Закон и фирма «1С» обозначили сразу два жестких критерия, по которым система попадает под обязательное сопровождение 1С:ИТС ЦГУ.

1. Размещение – данные находятся на компьютерах и серверах, в одном или нескольких зданиях, объединенных общей локальной сетью, или в облачном ресурсе, объединенном одной учетной записью.
2. Пользовательский доступ – сотрудники работают в этой сети напрямую, заходят через интернет или подключаются по терминалу. Способ не важен, важно: все тянут данные из одной точки.

Если учреждение закрывает все два пункта, альтернатив к 1С:ИТС ЦГУ не остается.

Пример из практики: объединенная бухгалтерия на 15 школ управляет всеми расходами района. Бухгалтеры из удаленных школ подключаются через веб-публикацию, а в городе доступ к системе осуществляется напрямую через локальную сеть (ЛВС). Для поддержания учетных систем такой организации и их сопровождения требуется договор ИТС ЦГУ. Другие варианты оформления поддержки программ «1С» не предусмотрены лицензионной политикой.

Чем грозит игнорирование договора

• Остановка платежей – свежие формы казначейства не загрузятся.
• Нарушение 44-ФЗ – без своевременного обновления в программе «1С» не будут отражены изменения в законодательстве, а также формы регламентированной отчетности, что может привести к ошибкам в расчетах и нарушению сроков подачи документов.
• Финансовая ответственность – работа без регламентированного договора может привести к искажениям в отчетности и данных, отражаемых на счетах, что нарушает правила ведения учета. Если отчетность предоставляется без ошибок и в срок, к организации не будет претензий, однако, могут возникнуть вопросы о точности и правомерности таких действий, особенно если данные корректируются вручную.

Если хотя бы на два вопроса ответ «да», скорее всего речь идет о ЦИС, а значит, пора переходить к следующему шагу – расчету стоимости обслуживания.

Чем полезен 1С:ИТС ЦГУ и чем он отличается от платного обновления

Госучреждения подключают 1С:ИТС ЦГУ не ради галочки. Пакет закрывает сразу несколько острых болей, с которыми бухгалтерия и ИТ-отдел сталкиваются каждый отчетный период.

Ключевые преимущества

• Гарантированные обновления без задержек – новые формы казначейства, свежие КОСГУ и изменения в отчетности появляются в базе заблаговременно, до вступления изменений в силу. Обновления и актуализация учетной системы под требования законодательства происходят по мере их объявления.

  Задержки в обновлениях могут возникнуть, если пользователь или партнер не обновляют систему вовремя. Если договора нет, то обновления не предоставляются, и это уже не задержка, а отсутствие права на получение обновлений. Организация сможет привести свои базы «1С» в актуальное состояние только после заключения договора на сопровождение ИТС ЦГУ.

• Снижение совокупных затрат (TCO) – один договор сразу для всех филиалов дешевле, чем покупать отдельный ИТС на каждое подразделение. Экономия особенно заметна при 50+ лицензиях.
• Методическая поддержка в приоритетном порядке – помимо помощи от Линии консультации фирмы «1С», поддержку осуществляют эксперты партнера. Вопросы вроде «Как отразить субсидию по ФАИП?», «Как рассчитать НДФЛ?», «Как подключить «1С-Отчетность»?» можно решить как в телефонном режиме, так и в формате чата, при этом консультанты могут подключаться удаленно. Клиенты ИТС ЦГУ получают консультации в приоритетном порядке.
• Единый комплект сервисов – в цену уже включены «1С-Отчетность», «1С:Контрагент», «1С:Облачный архив», «1С:Лекторий» и другие инструменты, за которые обычно платят отдельно.
• Прозрачность для проверяющих – наличие действующего договора подтверждает, что учет ведется на лицензионном софте с актуальными релизами, что минимизирует риски ошибок в учете. Это снижает вероятность штрафов при аудитах, так как они обычно назначаются за неправильное ведение учета, а не за отсутствие релиза.
• Гибкое масштабирование – добавился еще один детский сад или появился новый отдел? Достаточно докупить лицензии и внести учреждение в договор, без повторного согласования всей схемы сопровождения.

В итоге 1С:ИТС ЦГУ превращается из «обязательной статьи расходов» в инструмент, который экономит время сотрудников и деньги бюджета.

Как считается цена: простая формула

Главный страх директора и экономистов – услышать по телефону «Ну, примерно полмиллиона… давайте счет выставим, а там разберемся». Чтобы такого не случилось, фирма «1С» закрепила прозрачный расчет:

Разберем переменные.

Плюс базовый пакет 1С:ИТС Бюджет ПРОФ – он добавляется автоматически, потому что без него не работают обновления.

Почему важно знать формулу заранее

• Неожиданных строчек в счете не появится. Если смета выросла по сравнению с предыдущим расчетом или с предыдущим договором, значит увеличилось A или C, а не «добавился какой-то скрытый сервис».
• Легко планировать бюджет. Меняется число филиалов – меняем только пункт C × D, а не пересчитываем все по новой.
• Проще обосновать расходы перед финансистами. Формула помещается в один слайд, без сложных коэффициентов.

Чтобы не тасовать цифры вручную, фирма «1С» выпускает бесплатный xlsx-калькулятор ИТС ЦГУ. Вводите количество лицензий и учреждений – получаете точную сумму с учетом непрерывности договора.

Теперь, когда формула ясна, можно посмотреть, как она работает на реальном примере.

1С:ИТС: бюджет, цена, расчет

Исходные данные:

• 25 учреждений на едином сопровождении.
• 80 пользовательских лицензий «1С:Предприятие».
• Срок – 12 месяцев.

Заметна разница в стоимости между продлением с перерывом и без – важно продлить договор вовремя, чтобы воспользоваться льготной ценой и избежать переплат.

Так «страшные сотни тысяч» превращаются в прозрачные цифры, где каждая прибавка понимаема и просчитана.

Скидки и льготы: где сэкономить, а где легко потерять деньги

Формула расчета прозрачна, но внутри нее заложено несколько скрытых дверей, через которые бюджет уходит либо в минус, либо в ощутимый плюс.

Основные варианты экономии

1. 20% за непрерывное продление – партнер фиксирует лояльность: если договор обновляется без единого дня разрыва, ставка на следующий период автоматически снижается. Стоит пропустить дедлайн, и скидка обнуляется.

   Поэтому важно своевременно подать заявку на финансирование на следующий год, чтобы в случае возникновения вопросов была возможность обосновать и решить все вопросы до завершения действия договора.

2. Оценка рабочего места перед заключением договора – перед покупкой договора 1С:ИТС мы проводится оценка рабочего места. Эксперт проверяет, подходит ли выбранный тариф для ваших потребностей, и убеждается, что возможностей тарифа и заложенных в нем минут будет достаточно для эффективного сопровождения. Также проводится диагностика технического состояния рабочего места и программы на предмет явных или скрытых проблем.

Таким образом, вы заранее сможете определить размер расходов на сопровождение и организацию комфортной и бесперебойной работы, которая соответствует вашим задачам. Вы сможете заложить это в бюджет, и вам не придется дополнительно согласовывать суммы в течение года или отказываться от части функционала учетной системы, так как его нет возможности поддержать в выбранных условиях договора.

Учитывая, что на IT-нужды компании выделяется определенный ограниченный бюджет, приобретение договора ИТС ЦГУ и использование всех заложенных в него возможностей поможет высвободить средства для других задач, которые давно хотелось решить – например, для доработки системы «1С» или закупки новых компьютеров и техники.

Что входит в 1С:ИТС ЦГУ в ГЭНДАЛЬФ: один договор – десяток сервисов из коробки

Ключевое преимущество пакета – оплачивается сопровождение, а в комплект входит внушительный набор инструментов, которые в других случаях организации часто оплачивают отдельно, тратя лишние бюджетные деньги. В случае ИТС ЦГУ все эти сервисы уже включены в стоимость.

Пять шагов до действующего договора 1С:ИТС ЦГУ

Никакой бюрократической трясины – процесс от оценки до запуска можно уложить в одну рабочую неделю, если знать порядок действий.

1. Быстрый аудит инфраструктуры – партнер проводит дистанционную «оценку рабочего места»: проверяет релиз платформы, настройки сервера, скорость канала. Это бесплатно и показывает, какие узкие места могут вызвать проблемы при работе в базе и ее обновлении.
2. Подготовка перечня учреждений и лицензий – формируются два списка:
   • юридические лица, входящие в ЦИС;
   • клиентские лицензии «1С:Предприятие», по которым будет идти сопровождение.

   От полноты этих списков зависит точность расчета и отсутствие доплат спустя пару месяцев.

3. Расчет стоимости и выбор срока – партнер проводит расчет стоимости, согласовывает с фирмой «1С». Вам остается только подать сумму на согласование для выделения финансирования.
4. Формирование заявки через личный кабинет – в системе партнера указываются реквизиты учреждений, желаемая дата старта и способ оплаты. Платежные документы генерируются автоматически, без обмена сканами по почте.
5. Подписание и получение бланка регистрации – после оплаты партнер выгружает на каждое учреждение бланк «ИТС ЦГУ» – в нем перечислены доступные сервисы и количество лицензий. С этого дня открывается доступ к обновлениям, консультациям и остальным сервисам пакета.

Что будет, если отказаться от 1С:ИТС ЦГУ, и почему партнер все-таки важен

Игнорировать договор проще всего до первой проверки или серьезного сбоя. После – платить придется и за устранение последствий, и за новый контракт по полной ставке.

Реальные риски

• Зависшие казначейские платежи – без актуальных форматов банк-клиент отклонит файлы, деньги останутся на счете.
• Штрафы по результатам аудита – проверяющие трактуют отсутствие договора как нелицензионное использование ПО. Это возникает в случае, если установлен релиз, выпущенный после завершения действующего договора, или если нет действующего договора на момент использования нового релиза. В случае работы с лицензированной программой на релизах, на которые у вас есть права (полученные до завершения последнего действующего договора ИТС или релиз на дату приобретения, если не было договора), использование считается лицензированным.
• Потеря скидок – разрыв даже на несколько дней обнуляет льготу за непрерывность, последующие годы обойдутся на 20% дороже.
• Форс-мажор без страховки – сбой оборудования, вирус или ошибочный релиз могут привести к потере данных. При действующем ИТС ЦГУ предоставляется горячая линия поддержки, а также специалист партнера проверит настройку резервных копий, выявит риски потери информации и даст рекомендации по организации резервного копирования для снижения этих рисков.

Как выбрать партнера и спать спокойно

1. Статус и признание «1С» – компания ГЭНДАЛЬФ занимает пятое место среди восьми тысяч партнеров, подтверждая экспертность ежегодной сертификацией.
2. Система качества ГОСТ Р ИСО 9001-2015 – наличие сертификата дает уверенность в том, что бизнес-процессы ориентированы на клиентов, сервис и поддержку, применяются эффективные процессы, обучен персонал, а также внедрена система работы с нетиповыми вопросами и претензиями, ориентированная на решение вопросов и прозрачность результата.
3. География обслуживания – удаленное подключение для всей России. Мы предоставляем удаленную поддержку, которая охватывает все регионы, и минимизируем необходимость в выездных работах.
4. Дистанционная «оценка рабочего места» – эксперт выявляет проблемы программы и проверяет, подходит ли вам выбранный тариф, чтобы хватило часов и не пришлось останавливать работу на середине.

Подключение займет меньше недели, зато устранит угрозы простоев и штрафов на год вперед.