Система контроля: как отслеживать работу сотрудников

Методов контроля за сотрудниками существует множество. Одни компании внедряют показатели эффективности, другие ставят камеры и прослушивают звонки. Каждому начальнику важно найти свой рабочий способ. В этой статье обсудим, зачем вообще контролировать сотрудников, какие есть методы и что произойдет, если пустить все на самотек.

Почему важно контролировать сотрудников

Контроль нужен начальству, чтобы всегда быть в курсе, что происходит на работе, вовремя замечать косяки и направлять дела в нужное русло. Сотрудникам это тоже идет на пользу. Руководитель видит успехи каждого: хвалит, премирует, повышает в должности тех, кто реально заслужил.

Также система контроля помогает:

• персоналу сосредоточиться на результате;
• гарантировать своевременное и качественное выполнение задач;
• повышать конкурентоспособность компании;
• фиксировать ошибки и успехи, чтобы понимать сильные и слабые стороны процессов.

Даже если команда выполняет задачи вовремя и достигает нужных результатов, не стоит полностью отказываться от контроля. Без него сотрудники могут начать халтурить, потому что за ними никто не следит. Мотивация падает: старания не замечают, ошибки проходят мимо.

Без контроля страдают и руководители отделов. Ведь они напрямую зависят от своих подчиненных и несут ответственность за результаты их работы. А без нужного контроля они могут делать неверные выводы о работе сотрудников и, например, хвалить тех, кто этого не заслуживает, или наоборот – не оценивать по достоинству тех, кто отличился. В конце месяца или недели, получив общий отчет, сложно понять, кто действительно работал, а кто просто занимал место.

Изучите все доступные методы контроля и выберите те, что подходят вашему бизнесу. Можно использовать их по отдельности или комбинировать. При выборе учитывайте свои цели и потребности сотрудников.

Способы контроля работы сотрудников

По итоговому результату

Контроль происходит только на финальной стадии, и неважно, как сотрудник выполнял задачу. Это экономит время, но содержит больше рисков: сотрудник может ошибиться на любом этапе или скрыть настоящие результаты.

Используйте этот метод, если уверены в ответственности работников. Они должны знать, как выполнять задачи и быть мотивированными на результат. Задачи нужно ставить подробно, указывая цели, этапы, числовые показатели, и делиться полезными ресурсами и советами.

По промежуточным результатам

Контроль на промежуточных этапах задачи более эффективен, так как ошибки видны на начальных стадиях и все детали задач на виду. Но он требует больше времени.

Этот способ подходит, если у персонала мало опыта и нужна ваша помощь. Или чтобы снизить риск, что кто-то не выполнит свою часть работы. При этом у сотрудника сохраняется большая ответственность и относительная свобода действий, он отчитывается только иногда.

По срокам

Контроль в четко обозначенные сроки применяется, когда большую задачу делят на более мелкие. Например, нужно создать сайт и задания для команды распределяются так: анализ конкурентов к среде, прототип к пятнице, дизайн через две недели. В назначенный срок каждый работник отчитывается о проделанной работе. Этот вид контроля тоже требует частого участия руководителя.

Такой метод полезен, если есть дедлайн от клиента или если команда склонна откладывать все на последний момент.

По произвольно выбранным точкам

Контроль в случайные даты чаще используется для потоковых производств, но подходит и для малого бизнеса. Руководитель проверяет разные аспекты работы в случайные дни. Например, в понедельник – качество, в среду – дисциплину, в пятницу – присутствие на рабочих местах. Эффект неожиданности может вызвать стресс у сотрудников, но помогает увидеть реальное положение дел.

Этот метод подходит, если качество и соблюдение норм для вас критичны, например, в ресторанной сфере, чтобы сотрудники всегда были готовы к проверкам.

Принципы правильного контроля за сотрудниками

Чтобы внутри компании все работало эффективно, важно грамотно внедрять методы контроля. Бессистемные и некачественные проверки только ухудшат ситуацию. Поэтому соблюдайте принципы:

1. Прозрачность

Сообщите сотрудникам о методах проверки. Создайте документ о контроле за работниками и ознакомьте их под подпись.

Что должно быть указано в документе:

• факт контроля за сотрудниками;
• варианты контроля;
• показатели для оценки работы;
• штрафы и последствия за нарушения;
• поощрения.

2. Предсказуемость

Внедряйте или снижайте контроль последовательно. Резкие изменения могут демотивировать сотрудников. Если раньше проверок не было, а за месяц вы введете несколько методов, это может вызвать у людей стресс. Снятие большого количества методов контроля сразу может расслабить персонал и ухудшить результаты работы.

3. Объективность

Установите одинаковые правила для всех. Если в одном офисе есть видеокамеры, установите их и в другом. Если ставите сроки промежуточных этапов одному сотруднику, ставьте их и другому. Иначе необъективный контроль вызовет разногласия и неприязнь внутри коллектива, и сотрудники начнут ссориться.

4. Незаметность

Используйте незаметные варианты контроля, чтобы не создавать лишний стресс у сотрудников, например, автоматизированные программы. Работники будут знать о контроле, но не зацикливаться на нем. Избегайте вмешательства в личное пространство и сам процесс работы.

5. Результативность

Анализируйте данные и используйте их для повышения мотивации сотрудников. Если кто-то отлично справляется с работой, отметьте его лично или на общем собрании. Используйте результаты контроля для улучшения отношений и повышения доверия между сотрудниками и руководством.

6. Эффективность

Система контроля должна работать без вашего вмешательства. Постоянный мониторинг отнимет много времени и будет раздражать сотрудников. По возможности внедряйте автоматизированные инструменты.

Для того, чтобы контролировать работу подчиненных, используются различные инструменты. Расскажем о них подробнее.

CRM-системы как метод контроля

CRM-системы – это программы, которые помогают оптимизировать маркетинг и автоматизировать работу с клиентами. В зависимости от задач и уровня обработки информации, выделяют три вида CRM:

• Операционные CRM-системы собирают базовую информацию о контактах, задачах, проектах и событиях. Они функционируют как рабочие базы данных, фиксируя действия сотрудников по текущим проектам.
• Аналитические CRM-системы не просто собирают данные, но и создают отчеты по заданным параметрам. Например, они могут показывать эффективность маркетинговых кампаний или воронки продаж.
• Коллаборативные CRM-системы обеспечивают глубокое взаимодействие с клиентами, позволяют им влиять на внутренние процессы компании.

Помимо баз данных и систем отчетности, CRM-системы могут включать аналитические модули, которые позволяют руководству проверять и контролировать работу каждого сотрудника.

Организация систем контроля доступа сотрудников к информации

Системы контроля и управления доступом (СКУД) – это набор технических и программных решений, которые ограничивают свободное перемещение сотрудников по территории компании. Это помогает защитить данные и предотвратить несанкционированные взаимодействия.

Основная цель СКУД – защита от утечек информации внутри компании, а не прямой контроль за работой сотрудников. Кроме этого, такие системы решают и другие задачи. Среди них:

• ведение базы данных персонала и посетителей;
• учет рабочего времени сотрудников;
• интеграция с общей системой безопасности.

В основе СКУД лежат «точки прохода» (двери, КПП, ворота) и преграждающие устройства (турникеты и замки различных типов, включая биометрические). Словом, речь идет о физическом контроле, поэтому важно, чтобы он сохранял адекватные рамки.

Система учета рабочего времени и действий сотрудников на ПК

Системы учета рабочего времени и слежения за действиями сотрудников на компьютере – один из самых комплексных методов контроля. Эти программы предоставляют самый всесторонний подход к надзору за работниками. Они работают незаметно, в отличие от видеонаблюдения или систем контроля доступа. В наше время, когда большинство сотрудников работают за ПК, такой контроль не просто желателен, а необходим.

Рассмотрим базовые функции систем контроля сотрудников:

• Фиксируется время начала и окончания рабочего дня за компьютером, все разрешенные и неразрешенные отлучки и простои.
• Записываются все действия сотрудника за ПК: какие сайты он посещал, какие приложения запускал, сколько времени на них тратил, с кем и о чем общался в мессенджерах и социальных сетях.
• В режиме реального времени оценивается эффективность работы сотрудника, создаются и отправляются руководителю наглядные графики.
• Система немедленно сообщает обо всех нарушениях (простои, запуск неразрешенных приложений, попытки передачи корпоративной информации через мессенджеры и т.д.)
• Встроенный кейлогер фиксирует историю поисковых запросов и делает скриншоты экрана.
• Также есть встроенные DLP-системы, трекинги задач и возможность блокировки нежелательных сайтов и приложений.

Например, система «Стахановец»: если сотрудник проводит весь рабочий день за ПК, эта система не оставляет ему шансов нарушить рабочий регламент или заниматься чем-то посторонним. Даже попытка удалить какие-то данные не спасет его от санкций, так как система фиксирует абсолютно все действия и работает скрытно.

Видеонаблюдение как метод контроля за сотрудниками

Системы видеонаблюдения чаще всего используются как часть комплексных систем безопасности. Они защищают территорию компании от несанкционированного проникновения, но также могут быть полезны для контроля за перемещениями и действиями сотрудников.

С помощью видеокамер можно отслеживать необоснованные отлучки с рабочего места, и сотрудник уже не сможет безнаказанно уйти, чтобы, например, поболтать с коллегой из другого отдела не по делу. К тому же, это хороший способ защитить персональные и корпоративные данные от утечек.

Видеонаблюдение имеет важное преимущество: оно позволяет в реальном времени видеть, что происходит на рабочих местах. Это дает возможность руководству и службе безопасности быстро реагировать на любые внештатные ситуации и нарушения.

GPS-трекинг как способ контроля за сотрудниками

GPS-трекинг работает, когда автомобиль или другой объект оснащается передатчиком, который в реальном времени передает его местоположение на сервер. Этот метод контроля не особо нужен компаниям с локальной деятельностью.

Чаще всего его используют в следующих случаях:

• у компании большой автопарк, который активно используется;
• сотрудники часто ездят в командировки;
• работа сотрудников связана с перемещениями вне территории компании.

GPS-трекеры бывают персональные и автомобильные. Они очень эффективны для контроля выездных сотрудников, таких как страховые и рекламные агенты, мерчандайзеры, курьеры.

ПО для прослушивания телефонных звонков

Прослушивание телефонных звонков на работе – это эффективный способ контроля за сотрудниками, особенно если в их обязанности входит общение с клиентами и партнерами по телефону. Специальное программное обеспечение и оборудование автоматически фиксируют и управляют звонками.

С точки зрения законности этот метод полностью легален. Однако, если общение происходит не по телефону, а, например, в мессенджерах, то нужны либо специализированные, либо комплексные решения для отслеживания всех каналов коммуникации.

На что обратить внимание при выборе системы контроля персонала?

1. Количество каналов перехвата

Сейчас, как правило, для общения используются социальные сети и мессенджеры. Запрещать их бесполезно и даже вредно, так как сотрудники всегда найдут обходные пути. Лучше установить программу, которая контролирует все эти каналы коммуникации.

2. Количество контролируемых компьютеров

Сегодня у вас в компании сто сотрудников, но через несколько лет их может стать больше. Если вы купите систему контроля с ограничением по числу компьютеров, вскоре придется искать новую. Лучше выбрать программу, которая легко масштабируется и может контролировать любое количество рабочих мест.

3. Качество предоставляемых отчетов

Это важный параметр для повышения эффективности. Идеально, если система предоставляет наглядные интерактивные отчеты с возможностью быстро перейти к интересующим событиям. Это сэкономит время и поможет предотвратить инциденты.

4. Стоимость системы контроля сотрудников

Цена важна, но учитывайте не только стоимость лицензии, но и цену обновлений и технической поддержки. Некоторые системы с бесплатными обновлениями могут оказаться выгоднее, чем те, у которых невысокая начальная стоимость, но платная поддержка и обновления. Многие производители предлагают пробный период, чтобы вы могли оценить продукт перед покупкой.

Программы для контроля

Расскажем подробнее о продуктах, которые помогают обеспечить контроль деятельности сотрудников компании.

Стахановец

Стахановец – это инструмент, который следит за сотрудниками как в офисе, так и вне его, генерирует отчеты и с опорой на них оценивает эффективность работы. Эта программа подходит для любой компании, в которой персонал работает за компьютерами, и она призвана помогать директорам, HR-менеджерам и специалистам по кадрам в контроле за сотрудниками. Стахановец предлагает несколько версий продукта, включая подходящие для использования в домашних условиях.

Основные возможности:

• контроль доступа и учет рабочего времени;
• систему защиты данных и информационной безопасности (DLP);
• анализ рисков в области информационной безопасности;
• система мониторинга эффективности сотрудников, способная распознавать как полезную, так и вредоносную активность и отличать их друг от друга.

Staffcop Enterprise

StaffCop Enterprise – отечественное программное решение, которое занимается анализом активности персонала, защитой от внутренних угроз, связанных с использованием рабочих компьютеров, контролем бизнес-процессов и мониторингом продуктивности сотрудников. Это важный инструмент для бизнеса в области IT и информационной безопасности, потому что он предотвращает утечку данных.

Продукт включен в единый реестр российских программ Минсвязи РФ под номером 3337, что позволяет использовать его на предприятиях в рамках политики импортозамещения. Он имеет сертификат совместимости с Астра-Linux и сертификацию ФСТЭК на соответствие 4 уровню контроля без НДВ, а также по классу защиты информации на съемных носителях.

Среди ключевых функций StaffCop Enterprise:

• контроль информационных потоков, файлов, аудио- и видеопотоков на платформах Windows и Linux;
• мониторинг сетевого трафика (включая шифрованный);
• контроль почтовых протоколов, мессенджеров, загрузок в облачные сервисы и на веб-сайты;
• автоматизированная настройка оповещений на основе анализа контента и событий;
• проведение расследований инцидентов информационной безопасности;
• контроль эффективности труда сотрудников;
• учет рабочего времени;
• контроль присутствия на рабочих местах.

SearchInform (СерчИнформ)

СерчИнформ – компания, основанная в 1995 году, которая специализируется на разработке решений для защиты информации. В начале своего пути она занималась хранением, поиском и обработкой данных, а с 2004 года начала выпускать программные продукты для защиты данных.

Продукты от SearchInform универсальны и применяются в организациях различных отраслей, таких как нефтегазовая промышленность, банковский сектор и государственные структуры. Все программные решения компании имеют сертификаты ФСТЭК и лицензии ФСБ.

Основные продукты СерчИнформ:

• TimeInformer (для контроля работы сотрудников за компьютерами);
• КИБ СерчИнформ (для защиты от утечек информации);
• ProfileCenter (для классификации характеристик личности);
• СерчИнформ SIEM (для обработки потока событий);

Если стоит задача контроля рабочего времени сотрудников, стоит обратить внимание на первый продукт, потому что именно он позволяет получать информацию о том, на что работники тратят время за компьютерами.

Одной из главных функций такой системы является запись всего, что делают пользователи: видео их действий, звук через микрофон компьютера и видео с веб-камеры, а также сбор скриншотов экрана в разные моменты времени. Плюс, есть возможность подключаться к компьютерам сотрудников удаленно, так, чтобы они этого не заметили.

TimeInformer может контролировать три основные вещи:

• действия – клики мышкой, работа с программами, включение и выключение компьютера.
• передаваемую информацию – данные, которые передаются по различным каналам.
• контроль системы – мониторинг аппаратной части компьютера, установленного ПО и используемых программ.

Плюсы и минусы

Перечислим аргументы в пользу контроля сотрудников с помощью специальных ПО:

1. Повышается эффективность работы руководителя.
2. Продуктивность работы подчиненных повышается.
3. Появляется объективность в оценке труда каждого человека.
4. Есть возможность анализировать данные и отмечать точки роста.
5. Контролировать можно и сотрудников, работающих удаленно.
6. Количество рисков снижается.

Но существуют и недостатки такого подхода:

1. Сотрудники могут быть недовольны. Следует объяснить им, что анализировать их личные аккаунты никто не будет, контроль распространится только на рабочие процессы.
2. Время на аналитику. Прежде чем разобраться с программой, которая обеспечит контроль, потребуется время. Но это можно рассматривать как инвестицию, поскольку в дальнейшем времени на работу системы будет уходить гораздо меньше.
3. Персональные данные. Бывают случаи, когда личная информация о сотрудниках попадает к людям, ответственным за мониторинг. Чтобы этого избежать, нужно использовать программу как можно внимательнее и тщательно изучить ее функционал.