Контроль рабочего времени сотрудников: новое решение старой проблемы

Для предпринимателя одним из самых ценных ресурсов является рабочее время. Сотрудники получают за него зарплату, а руководитель продвигается к целям. Поэтому важно держать его под контролем. В этой статье мы расскажем, что такое контроль рабочего времени сотрудников, зачем он нужен, какие методы используются и что об этом говорит закон. А также дадим совет, какой способ контроля выбрать и как правильно это сделать.

Что такое контроль рабочего времени сотрудников

Контроль рабочего времени – это процесс отслеживания и анализа времени, которое сотрудники проводят на работе, выполняя свои обязанности. Он включает в себя:

• регистрацию начала и окончания рабочего дня;
• учет перерывов;
• отслеживание отсутствий и переработок;
• мониторинг эффективного использования рабочего времени.

Основная цель – повысить продуктивность труда и обеспечить соблюдение трудового законодательства и корпоративных норм.

Системы контроля решают несколько важных задач. Среди них:

• оптимизация рабочих процессов;
• упрощение планирования и распределения нагрузок;
• справедливый расчет заработной платы;
• стимулирование дисциплины среди сотрудников;
• формирование ответственности за использование рабочего времени.

Зачем нужен контроль рабочего времени сотрудников

Многие проблемы бизнеса, такие как снижение прибыли, медленное выполнение работы и рост ненужных затрат, часто связаны с несколькими факторами. Это:

1. недостаток контроля рабочего времени;
2. слабая техническая база для мониторинга активности сотрудников;
3. нечеткое распределение обязанностей и отсутствие контроля за их выполнением;
4. халатное отношение сотрудников к рабочему распорядку.

Без качественного учета времени снижается мотивация сотрудников, теряется интерес к выполнению задач, не хочется развиваться и расти профессионально.

Когда контроль времени работы ведется небрежно, руководству сложно оценивать продуктивность сотрудников и ставить перед ними реальные цели, соответствующие возможностям команды.

Для решения этих проблем и улучшения бизнес-процессов нужно постоянно отслеживать и анализировать как продуктивные, так и непродуктивные трудовые часы. Это позволит:

1. Рационально управлять ресурсами: оценивать свои возможности, грамотно планировать и реализовывать их в соответствии с планом.
2. Соблюдать трудовое законодательство: не превышать установленные нормы работы.
3. Повысить эффективность работы: отслеживать и устранять неэффективные процессы, стимулируя коллектив быть более сосредоточенным и продуктивным.
4. Точно рассчитывать заработную плату: учитывать переработки, опоздания и отсутствия.
5. Создать честную и прозрачную среду: объективно оценивать вклад каждого работника.
6. Соблюдать баланс между работой и личной жизнью: предотвращать выгорание, повышать удовлетворенность работой у сотрудников.
7. Оптимизировать рабочие процессы: улучшать общую производительность через анализ данных о трудочасах.

Эффективный контроль работы повышает производительность, улучшает атмосферу в коллективе и укрепляет доверие между сотрудниками и руководством. Но важно не просто фиксировать показатели, а глубоко анализировать:

• сколько времени сотрудник уделяет заданиям;
• как часто и почему отвлекается;
• есть ли переработки и насколько они часты.

Эта информация необходима для оценки эффективности труда, стратегического планирования и принятия важных управленческих решений.

В маленькой компании, где работает всего три-пять человек, управление кажется легким. Все работают рядом, постоянно общаются, и руководитель легко следит за работой каждого. Но когда сотрудников становится десятки или сотни, ситуация меняется. Существует мнение, что контролировать нужно только крупные фирмы, но это миф.

Контроль нужен всем. Независимо от размера компании всегда есть риск нецелесообразного использования рабочего времени, прогулов или самовольных перерывов. С увеличением коллектива управление становится сложнее, но типы нарушений и методы их предотвращения остаются похожими. Давайте рассмотрим самые распространенные методы контроля.

Бумажный журнал и табель

Это традиционный метод, который используют уже десятки лет. Вся информация сохраняется в виде бумажных записей.

Хотя некоторые организации до сих пор придерживаются этой практики, этот подход сейчас теряет актуальность. Его продолжают использовать только небольшие компании. Регистрационный журнал подходит, например, для контроля работы охранников или уборщиков, которые выполняют однотипные действия в строго установленное время.

Однако для больших коллективов с разными специалистами бумажные учетные ведомости неэффективны. Такие организации переходят на электронные системы и системы контроля доступа.

Минусы бумажного учета

Основные проблемы бумажного учета связаны с человеческим фактором:

• Не все знают, как правильно вести табель учета рабочего времени.
• Можно случайно ошибиться при переносе данных из журнала в таблицу.
• Есть соблазн «помочь» коллеге, приписав ему дни, когда его не было на работе.

Таблицы в Excel или Google Sheets

Ведение таблиц в Excel или Google Sheets – это простой способ контроля рабочего времени сотрудников. Этот метод подойдет тем, кто не нуждается в детальном учете всех действий. Основное его преимущество – легкость в использовании. Достаточно подготовить стандартный шаблон и регулярно заполнять его данными.

Недостатки метода:

• Нет автоматизации.
• Подходит только для мелких компаний.
• Не отражает качество работы.
• Сменный график может вызвать ошибки и путаницу.
• Зарубежное ПО, в котором вести данные компании может быть не безопасно.

Видеонаблюдение

Некоторые компании устанавливают видеонаблюдение для контроля качества работы. Однако это может вызвать у персонала дискомфорт и напряженность, так как не каждый сотрудник легко адаптируется к постоянному наблюдению. Использовать видеонаблюдение стоит только в тех случаях, когда польза перевешивает возможные негативные последствия.

Преимущества видеонаблюдения:

• контроль прихода и ухода сотрудников;
• наблюдение за персоналом на рабочих местах;
• обеспечение общей безопасности.

Недостатки видеонаблюдения:

• Учет ведется через программное обеспечение.
• Интеграция с финансовыми программами проходит очень сложно.
• Мониторинг каждого сотрудника требует много ресурсов.
• Установка видеонаблюдения без письменного согласия работников запрещена.

Аудиоконтроль

Прослушка, запись и анализ телефонных переговоров часто применяются для контроля тех сотрудников, работа которых связана с обслуживанием клиентов, это банковские консультанты, операторы техподдержки и др. Этот метод позволяет оценить:

• продолжительность общения с клиентом;
• соответствие разговора установленному сценарию;
• уровень вежливости и профессионализма сотрудника.

Важно, чтобы сотрудники знали о записи разговоров. В противном случае прослушка будет считаться незаконной.

Система контроля доступа

Такие системы контролируют доступ сотрудников в офис или на предприятие, фиксируют время его прибытия и ухода, а также факт присутствия на работе. Идентификация может проходить по карточкам доступа или через биометрические системы:

• отпечаток пальца;
• распознавание лица;
• голосовая идентификация;
• сканирование сетчатки глаза.

Системы на основе карт доступа дешевле, но их легче обойти. Основной недостаток в том, что они учитывают только факт нахождения на месте, но не отражают работу сотрудника в течение дня.

Мониторинг передвижений

Этот метод контроля рабочего времени подходит для сотрудников, работа которых связана с постоянными перемещениями.

Системы отслеживания с магнитными картами позволяют контролировать выходы из офиса (например, на перерыв или в магазин). При каждом выходе сотрудник подносит карту к сканеру, и информация о его перемещении автоматически передается работодателю.

Отслеживать передвижения можно и через GPS-трекер, установленный в автомобиле. Руководство может видеть маршруты, оценивать продолжительность поездок и эффективность использования транспорта.

Преимущества этого метода:

• точное определение местоположения сотрудников и техники;
• контроль маршрутов и предотвращение несанкционированных остановок;
• обеспечение безопасности и соблюдение трудовых регламентов.

Однако важно отметить, что такой способ подходит только для тех компаний, сотрудники которых часто перемещаются по городу или стране из-за работы или периодически бывают в командировках.

Программное обеспечение

Цифровые технологии стали ключевым элементом организации работы. Дни, когда все нужно было делать вручную и лично следить за каждым сотрудником, ушли. Онлайн-сервисы делают работу быстрее и удобнее, снижая риск ошибок из-за человеческого фактора.

Программы контроля рабочего времени сотрудников, установленные на компьютерах сотрудников, автоматизируют сбор данных и расчеты. В конце периода достаточно посмотреть отчет, сгенерированный программой.

Цифровые системы окупаются за счет сокращения издержек, связанных с нарушением трудового распорядка. Они отслеживают и анализируют активность персонала. Самые эффективные сотрудники награждаются, что стимулирует всю команду к большей производительности и дисциплине.

Что выявляют автоматизированные системы:

• Сотрудников, нарушающих трудовой режим: опоздания, ранние уходы, длинные перерывы.
• Персонал, занимающийся личными делами на работе: просмотр новостей, социальных сетей, личная переписка.
• Перегруженных сотрудников, регулярно работающих сверхурочно, что может привести к выгоранию.
• Недовольных работников, которые ищут новые вакансии.

Цифровые решения помогают улучшить дисциплину и производительность, обеспечивая объективную оценку работы каждого сотрудника.

Что говорит закон о контроле рабочего времени сотрудников

В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ, рабочее время – это период, в течение которого сотрудник должен выполнять свои обязанности в рамках установленных правил и договоренностей, закрепленных в трудовом договоре.

Законодательство многих стран регламентирует контроль за рабочим временем сотрудников, подчеркивая его легитимность при соблюдении прозрачности процессов и прав работников.

Права работодателя. Согласно статье 22 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право контролировать выполнение работниками их трудовых обязанностей, включая учет рабочего времени с использованием технических средств, предоставленных для работы.

Защита персональных данных. Трудовой кодекс также подчеркивает важность соблюдения прав персонала. В статье 21 указано, что сбор, обработка и защита персональных данных работников должны осуществляться в соответствии с законодательством о персональных данных.

Ограничения контроля. Хотя закон допускает контроль за рабочим временем, он запрещает необоснованное вмешательство в личную жизнь сотрудников. Например, прослушка телефонных разговоров без согласия или установка видеонаблюдения в непредназначенных для этого местах могут считаться незаконными (статья 23 ТК РФ).

Штрафы за нарушение законодательства. Нарушение требований контроля рабочего времени может повлечь за собой штрафы. В соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ, индивидуальные предприниматели могут быть оштрафованы на сумму от 1 до 5 тысяч рублей, а компании – от 30 до 50 тысяч рублей. При повторном нарушении штрафы увеличиваются.

Важность учета рабочего времени. Для правильного начисления зарплаты необходимы данные об отработанном времени. Без учета этих данных невозможно корректно рассчитать оплату труда, что является серьезным нарушением в ведении финансовой документации компании. В таком случае налоговая инспекция может наложить штраф в размере 10 тысяч рублей согласно статье 120 Налогового кодекса РФ.

Уведомление сотрудников. Наблюдать за сотрудниками без их ведома нельзя, а установка камер и прослушка без оповещения – это нарушение закона. Вы должны уведомить персонал о начале контроля. Это можно сделать через дополнительное соглашение к трудовому договору или другие внутренние документы компании, в которых будут перечислены способы мониторинга. Изменять эти условия можно только с согласия сотрудников.

Как подготовиться к контролю рабочего времени

Чтобы эффективно контролировать рабочее время сотрудников, вам нужно следить за несколькими процессами:

• какие именно задачи выполняются за компьютером и сколько времени на это уходит;
• какие переговоры с клиентами и партнерами ведутся по Skype или телефону и какова их продолжительность;
• какие письма отправляются с рабочего электронного адреса.

Для этого вам могут понадобится программы, которые регулярно делают скриншоты рабочего стола в рабочее время, а также видеонаблюдение за рабочими местами сотрудников, чтобы отмечать их присутствие или отсутствие в течение дня.

Что учитывать при выборе программного обеспечения

Чтобы выбрать подходящую программу для контроля рабочего времени сотрудников, нужно четко определить свои ожидания. Хотите ли вы детализированный анализ активности в Интернете или вам достаточно фиксировать начало и конец рабочего дня? Вот девять важных критериев, которые стоит учесть:

1. Детальная временная фиксация рабочего процесса отмечает начало и конец рабочего дня, а также перерывы.
2. Поддержка различных устройств. Если нужно контролировать персонал, использующий разные устройства, программа должна работать и на десктопах, и на мобильных устройствах.
3. Онлайн-мониторинг – возможность наблюдения за текущей активностью сотрудников.
4. Автоматические скриншоты для анализа и обеспечения безопасности данных.
5. Оценка производительности – анализ активности работников и выявление тех, кто работает менее эффективно.
6. Анализ веб-серфинга – отслеживание посещенных сайтов.
7. Контроль использования приложений: определение расхода рабочего времени на нецелевые ресурсы.
8. Интуитивно понятный интерфейс – легкость в освоении программы.
9. Подробная отчетность. Составление графиков работы сотрудников, мониторинг выполненных задач и принятие управленческих решений на основе анализа производительности.

Найти программу, которая удовлетворяла бы всем требованиям, непросто. Одна программа может делать скриншоты, но не вести видеозапись экрана, другая работает на всех компьютерах, но не анализирует продуктивность.

Эффективный учет рабочего времени с системой «Стахановец»

Контроль рабочего времени сотрудников стал проще и надежнее благодаря современному программному обеспечению – системе «Стахановец». Она позволяет мониторить активность персонала и предоставляет детальные отчеты. В ней можно настроить график для каждого сотрудника, что делает ее удобной для ежедневного, недельного и суммарного учета рабочего времени.

Программа включает интеллектуальную систему аналитики, изучающую поведение персонала по более чем 40 параметрам. Это уникальная разработка, запатентованная компанией.

Система показывает:

• График сотрудников. ПО фиксирует начало и конец рабочего дня каждого специалиста, помогая выявить недоработки и сверхурочные часы. Можно задать индивидуальные графики, а также настроить фиксированный, гибкий или круглосуточный режим работы.
• Отработанное время. Система различает продуктивное и непродуктивное время, подсчитывая фактически отработанные часы. Для каждого специалиста можно настроить нужные ресурсы, которые система будет распознавать как рабочие.
• Активность. «Стахановец» анализирует, на что уходит время сотрудников, включая программы, встречи, сайты, e-mail, звонки и работу с текстом. Система составляет детальный отчет об активности персонала.
• Сравнение персонала. Можно сравнить показатели сотрудников, подразделений и компаний, выявить проблемные зоны, лидеров и отстающих.
• Снимки экранов. Программа периодически делает снимки экрана, позволяя проследить, чем занимался сотрудник в конкретное время. В спорных ситуациях эта функция помогает установить детали произошедшего.
• Данные со СКУД. «Стахановец» интегрируется с системами контроля доступа, предоставляя полную картину активности персонала: сколько времени сотрудники проводят на рабочем месте и сколько занимаются профессиональными обязанностями.
• Возможные риски. Встроенный DLP-функционал помогает прогнозировать риски и предотвращать утечки информации, избегая инцидентов и позволяя расследовать ЧП.

Система «Стахановец» помогает не только вести учет рабочего времени и проводить кадровый анализ, но и повышать продуктивность персонала. Сотрудники могут получать доступ к личным отчетам эффективности, что позволяет им увидеть, сколько времени они уделяют работе и сколько – посторонним делам. Это помогает объективно оценить свою продуктивность и больше времени посвящать профессиональным обязанностям.

Версии «Стахановца» для учета рабочего времени:

Версия «Квант», обеспечивающая контроль рабочего времени сотрудников, подходит для руководителей и специалистов по кадрам.

Версия ПРО с расширенным функционалом поможет не только обеспечить контроль сотрудников, но и надежно защитить компанию от утечек данных. Эта программа будет также полезна специалистам, ответственным за информационную безопасность компании.

Заключение

Любому начальнику важно знать, как его подчиненные используют свое рабочее время и насколько они продуктивны. Системы контроля сотрудников давно стали надежным инструментом управления. Они помогают оптимизировать бизнес, поддерживать дисциплину, снижать расходы и улучшать атмосферу в коллективе.

Существует множество методов учета рабочего времени, каждый из которых подходит для разных целей. Например, на заводах отлично работают системы с пропусками, а в IT-сфере важно отслеживать, сколько времени занимает каждая задача, будь то часы или дни.

Самое главное – определить, какая система контроля подходит вашей компании, и сделать правильный выбор.