Как защитить секрет фирмы? Хранение конфиденциальной информации на практике

Для крупных компаний вопрос безопасности конфиденциальной информации стоит остро. Современный бизнес работает с множеством данных: от стратегических планов и финансовых отчетов до персональных данных сотрудников. Эти сведения могут храниться на внутренних серверах, на бумаге, в облачном хранилище, а иногда одновременно на всех этих носителях. Но часто одной из сложных задач становится контроль за циркуляцией данных повышенной секретности внутри компании.

Что такое конфиденциальная информация и как ее определяет закон

По сути, конфиденциальность – это когда доступ к данным ограничен и предоставляется только доверенным сотрудникам. Сам термин «конфиденциальность» происходит от латинского confidentia, что буквально означает «доверие». Поэтому конфиденциальную информацию должны получать исключительно те, кто может быть допущен к ней, и это не просто формальность. Нарушение этого принципа может грозить серьезными последствиями – от утечки данных до серьезных репутационных и финансовых потерь.

Чтобы помочь компаниям ориентироваться в этой теме, законодательство предлагает довольно конкретные критерии. В России основной правовой документ по этому вопросу – закон «Об информации» (149-ФЗ). Он устанавливает, что все сведения, которые упоминаются как конфиденциальные в других федеральных законах, автоматически попадают под особую защиту. Например, в Семейном кодексе отдельно подчеркивается важность защиты тайны усыновления; это тоже часть конфиденциальной информации, требующей особого подхода.

Какие виды информации считаются конфиденциальными

Согласно российскому законодательству, к конфиденциальной информации относятся несколько ключевых категорий:

• Государственная тайна – сведения, которые имеют значение для безопасности государства.
• Служебная информация ограниченного распространения – данные, хранимые в информационных системах государственных органов.
• Коммерческая тайна – сведения, утечка которых может нанести ущерб компании; это стратегическая информация, финансовые и клиентские данные.
• Служебная и профессиональная тайна – это сведения, касающиеся работы конкретных организаций или профессий, например, адвокатская или врачебная тайна.
• Персональные данные граждан – информация, связанная с личными данными сотрудников и клиентов, которая требует соблюдения специальных требований по защите.

Для большинства категорий данных существует отдельный закон или нормативный акт, который регулирует порядок их защиты. Например, коммерческая тайна регулируется законом «О коммерческой тайне», а защита персональных данных – законом «О персональных данных» (152-ФЗ).

Защита данных в Евросоюзе и в России

Европейские компании уже давно сталкиваются с серьезными требованиями к защите данных. В Евросоюзе разработано множество директив и соглашений, которые четко регулируют, кто и как может работать с конфиденциальной информацией. Эти положения оказались настолько актуальными, что многие из них были практически дословно перенесены в национальные законы разных стран, включая Россию.

Например, Европейская Конвенция «О преступности в сфере компьютерной информации» (ETS №185) определяет, что любое проникновение в чужие информационные системы, незаконный доступ к защищенным данным, их перехват или уничтожение – это уголовные преступления. В России, кстати, эти нормы тоже перешли в уголовное законодательство: нарушение конфиденциальности информации, незаконный доступ к базам данных, вмешательство в работу информационных систем – это преступления, за которые предусмотрено наказание. Наличие этих статей должно служить сдерживающим фактором для злоумышленников. Но, как показывает практика, этого недостаточно.

Почему соблюдение норм так важно для бизнеса

Прямо сейчас законы о защите данных касаются почти всех организаций, работающих с персональными данными, финансовыми отчетами или другой ценной информацией. За соблюдением этих правил следят серьезные структуры – от Роскомнадзора до ФСБ и Центробанка. Нарушение требований к хранению и защите данных может привести не только к крупным штрафам, но и к другим последствиям, которые сказываются на бизнесе гораздо сильнее.

Давайте представим ситуацию: на вашу компанию обрушился внезапный аудиторский контроль. Причина – подозрение на утечку данных или нарушения в обработке персональной информации. В условиях усиленного надзора за безопасностью данных регуляторы не дадут «спуску». А если компания обслуживает, например, финансовую или страховую отрасль, ее данные, по сути, равны стоимости доверия клиентов. Одной проверки может быть достаточно, чтобы разрушить репутацию, над которой вы работали долгие годы.

Чтобы защитить конфиденциальную информацию, важно учитывать указ президента №188, который детализирует, какие именно данные подлежат особой защите. Перечень достаточно обширен и включает:

• персональные данные сотрудников и клиентов компании;
• тайну следствия и судопроизводства, а также данные, которые касаются защиты судей и свидетелей;
• служебную информацию, которую обрабатывают госорганы;
• сведения, связанные с профессиональной деятельностью (врачебная тайна, адвокатская, нотариальная), включая переписку и телефонные переговоры;
• коммерческую тайну, содержащую данные, составляющие конкурентное преимущество бизнеса;
• информацию об изобретениях и разработках до момента получения патента.

Каждая из этих категорий требует внимания и отдельного подхода к защите. Например, если компания работает с персональными данными и финансовой информацией, это уже накладывает обязательства по защите этих данных. Вопрос безопасности становится критичным, когда на кону стоят репутация компании и доверие клиентов.

Многие позиции из списка пересекаются, что позволяет использовать общие принципы защиты, не вводя для каждой категории отдельные режимы хранения. Однако для данных особого характера, таких как тайна переписки или коммерческая тайна, регулятор рекомендует дополнительные меры: от специальных программных решений до строгих организационных процессов. Это необходимо, чтобы исключить любые риски, связанные с утечками, и избежать штрафов или, что еще хуже, – потери доверия со стороны клиентов.

Для любой организации, которая стремится к эффективной защите конфиденциальной информации, важен комплексный подход, включающий как организационные, так и технические меры. Закон «О коммерческой тайне» (ст. 10) четко определяет основные принципы безопасности для конфиденциальных данных.

Вот на что стоит обратить внимание, чтобы не допустить утечек и защитить критически важные сведения:

• Определение перечня конфиденциальных данных. Для начала важно понять, что именно подлежит защите. Это может быть внутренний реестр данных, от маркетинговых планов до информации о клиентах и финансовых показателей. Определение перечня позволяет сразу отделить «второстепенное» от действительно ценных данных, на которых стоит фокусироваться.
• Контроль доступа. Без правильной системы доступа утечки неизбежны. Закон требует создать стандартизированные правила, которые регулируют, кто и в каком объеме имеет доступ к тем или иным данным. Это исключает возможность случайного или преднамеренного распространения информации.
• Учет получивших доступ. Один из ключевых моментов безопасности – это фиксировать, кто именно получил права и пароли для доступа к конфиденциальным данным. Доступ к секретной информации должен быть подкреплен трудовыми или договорными соглашениями, и это правило важно для всех, кто хоть как-то взаимодействует с вашими данными. Отслеживание лиц с доступом дисциплинирует сотрудников и добавляет ответственности к их действиям.
• Обязанности и ответственность. Сотрудники должны знать и понимать, что защита данных – это их зона ответственности, и за несоблюдение требований может последовать наказание. Условия обращения с конфиденциальными сведениями должны быть прописаны в трудовых договорах и соглашениях с контрагентами. Это создаст дисциплинарную рамку и заставит людей более осознанно подходить к вопросам конфиденциальности.
• Маркировка носителей. Хранение носителей конфиденциальной информации не должно ограничиваться просто ящиком стола. Все носители информации, будь то документы, диски или USB, должны быть промаркированы: указание степени конфиденциальности помогает не только ограничить доступ, но и повысить осведомленность сотрудников о значимости информации. В результате каждый человек в компании видит, что перед ним документ с ценными данными, и ведет себя соответствующе.

Сами по себе меры могут варьироваться в зависимости от потребностей компании, но по логике закона они считаются достаточными, если обеспечивают:

• Исключение несанкционированного доступа: конфиденциальные сведения не должны стать доступными тем, у кого нет на это официального разрешения от собственника.
• Гармоничное сочетание с бизнес-процессами: режим коммерческой тайны не должен ограничивать возможности использования информации внутри компании – главное, чтобы доступ к данным был под контролем.

Кстати, современные бизнес-процессы все чаще используют виртуализацию и облачные сервисы для работы с данными. Важно учитывать, что для защиты информации в локальной сети и в облачной среде требуются разные подходы. Например, для данных в облаке критически важны такие меры, как шифрование и многофакторная аутентификация.

Как обеспечить безопасность информации в системах и документах предприятия

Когда дело касается локальных сетей, управленцы должны точно знать, какие массивы данных содержат конфиденциальную информацию, где именно они находятся, и каким образом регулируется доступ к ним. Отсутствие четкой структуры хранения данных неизбежно приводит к утечкам и рискам, которые впоследствии обходятся компании очень дорого. Каждая ошибка или недочет в организации безопасности может привести к серьезным последствиям, включая финансовые и репутационные потери.

В любой компании документы существуют как в бумажной, так и в цифровой формах, и каждая из этих версий требует особого подхода.

• Бумажные документы. Защита бумажных документов предполагает строгий контроль за тем, кто и когда получил доступ. Для этого важно:
  • Передавать документы под роспись, фиксируя дату и цель передачи.
  • Наносить на документы метки конфиденциальности.
  • Контролировать копирование: если требуется сделать копию, это должно быть разрешено руководством.
  • При необходимости применять специальные метки или водяные знаки, чтобы в случае утечки можно было определить, от кого она произошла.
  • Создавать физические условия для безопасности – будь то сейфы или специализированные архивные комнаты.
  Дополнительное решение для компаний, которые накапливают большое количество документов, – передача их на хранение в профессиональные архивы. Однако, если речь идет о персональных данных или особо чувствительных сведениях, договор на хранение должен предусматривать меры ответственности со стороны архивной компании. От вас, как руководителя, потребуется убедиться, что место хранения соответствует строгим стандартам: отслеживание посещений, надежные замки, отсутствие несанкционированного доступа.
• Электронные документы в локальных и облачных сетях. Электронные документы требуют тщательного подхода, начиная от их идентификации и заканчивая мониторингом доступа.

Для эффективной защиты данных в сетях нужны следующие меры:

• Использование программ, которые позволяют присваивать файлам метки конфиденциальности, указывая степень защищенности каждого документа.
• Мониторинг всех инцидентов, связанных с информационной безопасностью, для оперативного реагирования на любые попытки несанкционированного доступа.
• Ведение журналов учета, где фиксируются все действия пользователей с конфиденциальными документами, – это позволяет в случае утечки быстро установить виновных.
• Обработка и передача данных исключительно в зашифрованном виде. Это особенно важно при удаленном доступе или работе в облаке.
• Создание структурированных баз данных, позволяющих хранить документы с разной степенью конфиденциальности в отдельных разделах, чтобы доступ был строго дифференцирован.

Ответственный за хранение конфиденциальной информации в организации должен в любой момент быть в курсе, где именно находится каждый документ, кто имел к нему доступ и что с ним происходило. Пренебрежение резервным копированием может дорого обойтись бизнесу в случае аварии или сбоя, когда без него информация может быть потеряна безвозвратно. В крупных компаниях регулярное резервное копирование критически важных данных должно стать не просто рекомендацией, а обязательной практикой.

Система хранения конфиденциальной информации должна быть надежной и продуманной, с четким регламентом доступа и контроля над каждым документом. Правильная организация хранения конфиденциальной информации – это не просто формальность, а вопрос, от которого зависит будущее вашей компании, ведь с каждым годом требования к безопасности становятся жестче, а цена ошибки – выше.

Программные средства защиты конфиденциальной информации

Для защиты данных от таких угроз, как утечка, искажение или потеря доступности, компаниям недостаточно просто хранить информацию. Современные вызовы требуют комплексного подхода, включающего использование ряда программных инструментов. Давайте разберем, какие средства хранения конфиденциальной информации особенно важны для ее защиты и как избежать распространенных ошибок при их выборе.

• Антивирусное ПО. Вредоносные программы, особенно в последние годы, стали настолько «умными», что способны не только уничтожать, но и похищать коммерческую информацию с помощью шифрования данных. Современный антивирус – это не просто защита от вирусов, а мощный инструмент, который может своевременно блокировать любую угрозу.
• Мониторинг сети. Средства мониторинга помогают предотвратить неожиданное отключение или сбои в работе отдельных узлов системы, которые могут лишить бизнес возможности оперативного доступа к данным. Они фиксируют нарушения в работе сети и помогают минимизировать возможные потери информации.
• Доверенная загрузка. Чтобы никто не смог проникнуть в систему с фальшивыми привилегиями, необходимо установить доверенную загрузку – это инструмент, который ограничивает доступ только для тех, кто имеет соответствующие права. Этот метод особенно актуален для компаний с высоким уровнем внутренней иерархии.
• Двухфакторная аутентификация. С помощью простых паролей сегодня уже никого не защитишь. Внедрение двухфакторной аутентификации, особенно с использованием токенов, значительно снижает вероятность несанкционированного доступа.
• SIEM-системы. SIEM (Security Information and Event Management) – это автоматические системы, которые в режиме реального времени фиксируют любые инциденты в области информационной безопасности, сразу оповещая службу безопасности. Благодаря этому, компания может сразу отреагировать на инцидент, а не разбираться в последствиях после.
• DLP-системы. Data Loss Prevention, или системы предотвращения утечек данных, защищают информацию от утечек, которые зачастую происходят по вине внутренних сотрудников. DLP помогает контролировать доступ к конфиденциальной информации и предотвращать утечки через каналы, которые могут оказаться неочевидными для руководства.

Если ваша компания обрабатывает персональные данные, то требования к программному и техническому обеспечению должны соответствовать строгим нормам, установленным регуляторами. Это особенно важно для компаний, которые хранят данные на сторонних серверах и работают с облачными решениями. В таких случаях важно помнить:

• Серверы должны находиться на территории РФ. Российское законодательство требует, чтобы персональные данные граждан хранились на серверах, расположенных в стране. Это важно не только для соблюдения закона, но и для гарантии того, что данные будут защищены на высоком уровне.
• Сертификация системы безопасности. Если облачный провайдер получил сертификацию ФСТЭК, это подтверждает его соответствие высоким требованиям безопасности, что автоматически снижает риски для клиента. Однако не забывайте, что даже сертификация не снимает с вас ответственности за защиту данных.
• Подробный договор с провайдером. Обязательно включите в договор меры ответственности провайдера за утрату или утечку конфиденциальной информации. Это поможет избежать разногласий и минимизировать риски в случае нарушения условий безопасности.

Помните, что даже при передаче данных на облачные серверы вся ответственность за их безопасность остается на компании. Да, провайдер может предложить инструменты и обещать высший уровень защиты, но в случае утечки вопросы будут адресованы вам. Поэтому руководство компании должно осознавать риски и выбирать решения, которые обеспечат защиту на всех уровнях.

Только тщательно продуманный подход к организации хранения конфиденциальной информации может защитить бизнес от серьезных проблем, включая штрафы, судебные разбирательства и репутационные риски.

«СерчИнформ FileAuditor»: контроль и защита ценной информации

«СерчИнформ FileAuditor» – это DCAP-решение (Data-Centric Audit and Protection), которое помогает автоматизировать аудит файловой системы, предотвращая нарушения прав доступа и отслеживая каждое изменение в документах, критически важных для компании.

Зачем вашему бизнесу «СерчИнформ FileAuditor»?

Каждая компания должна знать, где и какие конфиденциальные данные хранятся, кто к ним имеет доступ и какие действия выполняются с этими файлами. Пренебрежение этим вопросом приводит к утечкам и финансовым потерям, которые могут нанести бизнесу огромный ущерб. Благодаря «СерчИнформ FileAuditor», руководство компании получает ответы на важнейшие вопросы безопасности:

• Какие файлы содержат конфиденциальные данные?
• Где именно находятся документы с критичной информацией?
• Кто имеет права доступа к этим данным и может их изменить?

Эти простые, на первый взгляд, вопросы без внедрения решения для аудита часто остаются без четкого ответа, что делает систему хранения данных непредсказуемой. «СерчИнформ FileAuditor» берет на себя ответственность за порядок и безопасность в файловых хранилищах компании.

Основные функции

Классификация конфиденциальных данных. Часто информация, отнесенная к коммерческой тайне или персональным данным, хранится в незащищенных папках, что делает ее легкодоступной для всех сотрудников. «СерчИнформ FileAuditor» автоматически сканирует все документы и присваивает метки конфиденциальности, чтобы всегда понимать, какой файл содержит особо чувствительные данные, будь то персональная информация, коммерческая тайна или платежные данные. Теперь вы точно знаете, где находится информация с наивысшим уровнем защиты.

Аудит прав доступа. Утрата контроля над правами доступа – это «бомба замедленного действия». Сложно вручную следить за доступом каждого сотрудника, особенно когда речь идет о многочисленных учетных записях и группах. «СерчИнформ FileAuditor» отслеживает все привилегированные учетные записи и находит уязвимые точки, в том числе «слабые места» среди групп, обладающих слишком широкими правами. С таким контролем значительно проще убедиться, что доступ к данным имеют только те, кому он действительно необходим.

Архивирование критичных данных. Нередко информация оказывается поврежденной или удаленной, причем по ошибке самого сотрудника. «СерчИнформ FileAuditor» предотвращает такие риски, создавая теневые копии особо важных документов. При этом все изменения в файлах фиксируются, что позволяет сохранить не только текущую версию, но и историю изменений. Это помогает при расследовании инцидентов и гарантирует восстановление данных, если они будут случайно или намеренно удалены.

Контроль действий пользователей и блокировка подозрительной активности. Контроль за действиями сотрудников с файлами – это тот фактор, который часто недооценивают, пока не случается инцидент. «СерчИнформ FileAuditor» позволяет вам знать обо всех операциях с файлами – от создания до удаления. В случае подозрительных действий служба безопасности компании может моментально заблокировать активность и предотвратить потенциальную утечку, сохраняя полную историю операций.

Для крупных компаний, где объем данных огромен, а количество пользователей исчисляется сотнями или даже тысячами, ручной контроль доступа и действий сотрудников просто нереален. «СерчИнформ FileAuditor» берет на себя эту трудоемкую задачу, обеспечивая надежную защиту конфиденциальных данных. С этим инструментом вы можете быть уверены, что ни одна важная информация не окажется в ненадежных руках, а любые изменения в данных будут находиться под полным контролем.

«СерчИнформ FileAuditor»: настройка и контроль за критичными данными

Чтобы избежать утечек и потери важной информации, крупные компании обязаны внедрять решения, которые обеспечивают полный контроль над всеми документами, содержащими конфиденциальные данные. Один из самых эффективных инструментов для этого – FileAuditor, работающий на платформе агентского перехвата. Этот инструмент, созданный для мониторинга и анализа файловых систем, позволяет безопасникам оперативно выявлять и защищать ценные данные, сканируя рабочие станции, серверы и сетевые хранилища.

FileAuditor запускается через модуль EndpointController, который сканирует устройства и передает данные для анализа на рабочую станцию специалиста по информационной безопасности (ИБ). Благодаря гибким настройкам программы, компании могут адаптировать FileAuditor под свои задачи и учесть все нюансы внутренней работы с данными.

Возможности FileAuditor:

• Настройка правил поиска документов. Вы можете задать параметры поиска, ориентированные на текст, регулярные выражения и атрибуты файлов, чтобы находить важные документы, где бы они ни находились.
• Гибкие разрешения и ограничения. Программа позволяет настраивать права работы с документами для конкретных пользователей, компьютеров и даже отдельных приложений.
• Контроль версий файлов. Задайте количество последних версий файлов, которые будут сохраняться, чтобы обеспечить восстановление информации в случае случайных изменений.
• Скорость и расписание сканирования. Настройте частоту и скорость сканирования, а также условия, при которых оно должно проводиться, чтобы система оставалась стабильной и производительной.

FileAuditor визуализирует результаты сканирования, обеспечивая полную наглядность в работе с критичными данными. Благодаря этому ИБ-специалисты могут видеть:

• Структуру папок и права доступа к каждому каталогу и файлу, что упрощает понимание и контроль над данными.
• Критичные документы на устройствах и в сети , включая конфиденциальные отчеты и персональные данные.
• Историю операций с файлами – создание, перемещение, удаление, что позволяет видеть любую активность с важными документами.
• Маркировку файлов , например, «секретный договор», «персональные данные», «финансовая отчетность» – для удобного управления.

FileAuditor может работать самостоятельно, но для компаний, которые уже используют «СерчИнформ КИБ», интеграция DCAP-решения в DLP-систему значительно расширит возможности защиты данных. Этот комплексный подход к информационной безопасности создает еще более мощный инструмент против утечек.

Активировать FileAuditor в составе «СерчИнформ КИБ» просто. Если ваша компания уже работает с «СерчИнформ КИБ», для активации FileAuditor не потребуется устанавливать новое ПО – достаточно обновить систему, и дополнительный функционал будет доступен.