Как защитить персональные данные в компании по 152-ФЗ – чек-лист

Время, когда персональные данные воспринимались как просто цифры и текст в базе, давно прошло. Сегодня защита таких данных — это не просто обязательство по закону, но и важная часть репутации компании. Появление новых технологий и все более изощренные методы хакеров делают утечку данных не просто риском, а реальной угрозой для бизнеса.

Если вы считаете, что защита данных касается только крупных корпораций или компаний, работающих в определенных отраслях — вы ошибаетесь. Каждая организация, которая обрабатывает персональные данные, должна строго соблюдать требования закона 152-ФЗ. И если утечка все-таки произойдет, последствия могут быть весьма неприятными. Итак, как защитить данные и не попасть на штрафы? Читайте дальше.

Почему защита персональных данных важна для бизнеса?

Персональные данные — это не просто цифры в таблице. Это паспортные данные, номера карт, телефоны и история покупок. И поверьте, этот список далеко не полный. Весь этот набор — одна большая угроза для вашей компании. Утечка? Хакеры? А если они получат доступ к этим данным, последствия могут быть катастрофическими. И если вы думаете, что эта угроза вас не коснется, то самое время пересмотреть свои приоритеты.

Закон 152-ФЗ обязывает все компании, которые обрабатывают персональные данные, обеспечить их защиту. Если утечка данных все-таки произошла, вам предстоит сообщить о ней в Роскомнадзор и ГосСОПКА в течение 24 часов. За неисполнение этих обязательств предусмотрены штрафы и даже уголовная ответственность в случае крупного ущерба.

Последствия утечек данных: от финансовых потерь до репутационных рисков

Когда речь идет о защите персональных данных, последствия утечек могут быть очень серьезными для компании. В лучшем случае — это штрафы и административные санкции, в худшем — потеря доверия со стороны клиентов и партнеров. Но не стоит забывать, что утечка данных также может повлечь за собой прямые финансовые потери. Давайте рассмотрим реальные примеры:

• Утечка данных через интернет-атаки. Представьте, что хакеры получают доступ к базе данных вашей компании, где хранятся персональные данные клиентов. Эти данные могут быть перепроданы на черном рынке, а вы, как оператор этих данных, будете обязаны сообщить о произошедшем в органы. Несвоевременное или неадекватное реагирование на такие инциденты может привести к значительным штрафам.
• Невозможно восстановить репутацию. Когда происходит утечка персональных данных, доверие клиентов к вашей компании может быть потеряно. И восстановить репутацию будет гораздо сложнее, чем избежать утечки с самого начала. Многие компании сталкиваются с тем, что после инцидента их клиенты начинают уходить к конкурентам.

Как предотвратить утечку данных в компании?

1. Найдите все персональные данные и контролируйте доступ

   Персональные данные могут быть в самых разных местах: в бумажных отчетах, электронных письмах, таблицах и базах данных. Задача компании — провести инвентаризацию всех данных, которые содержат личную информацию. Для этого можно использовать специальные системы, например, «СёрчИнформ FileAuditor», которые автоматически обнаружат такие данные, пометят их и отслеживают все действия сотрудников с этими файлами.

   Важно также настроить доступ к этим данным. Например, не все сотрудники должны иметь возможность открывать файлы с личной информацией. Платформа поможет настроить ограничения на доступ: кто может просматривать, изменять или пересылать эти файлы.

2. Установите DLP-систему для защиты от утечек

   DLP-система (Data Loss Prevention) — это инструмент, который поможет предотвратить утечку данных, например, через почту, мессенджеры или внешние устройства. В случае попытки отправить или скопировать данные, система автоматически отреагирует и заблокирует действия.

   Такой подход позволяет не только следить за тем, куда уходит информация, но и предотвращать любые несанкционированные попытки манипулировать файлами с персональными данными. Действия сотрудников с ПДн будут отслеживаться, а в случае нарушения безопасности — сотрудники будут уведомлены.

3. Используйте SIEM-системы для защиты от внешних угроз

   Внешние угрозы, такие как хакерские атаки, — еще один серьезный риск. Чтобы вовремя обнаружить попытки несанкционированного доступа, можно использовать SIEM-систему (Security Information and Event Management). Она собирает и анализирует все события информационной безопасности, что позволяет мгновенно выявить угрозы. Если хакер попытается получить доступ к персональным данным, система сразу уведомит вас, и вы сможете принять меры.

Надежное ПО для надежной защиты: решения СёрчИнформ

эффективной защиты информации важно иметь надежные системы мониторинга и защиты, которые отслеживают все потенциальные угрозы и помогают минимизировать риски. Рассмотрим, как различные решения от СёрчИнформ могут помочь вам защитить данные и обеспечить безопасность вашего бизнеса.

СёрчИнформ КИБ — Действенная защита информационных потоков

СёрчИнформ КИБ — это мощная система защиты, которая следит за всеми информационными потоками компании и предотвращает утечку данных, обеспечивая безопасность на всех уровнях. Она контролирует не только внутренние коммуникации, но и действия сотрудников, выявляя любые подозрительные активности.

Почему стоит выбрать «СёрчИнформ КИБ»?

• Полный контроль всех информационных потоков. Система мониторит корпоративную почту, мессенджеры (Telegram, Viber), форумы и облачные хранилища, обеспечивая полный контроль над данными, которые передаются между сотрудниками и внешними контрагентами.
• Моментальное оповещение о нарушениях. Как только система фиксирует подозрительную активность, она немедленно уведомляет ответственных сотрудников, что позволяет оперативно реагировать на угрозы.
• Анализ и расследование инцидентов. В случае утечки или другого инцидента система помогает быстро собрать доказательства и восстановить полную картину произошедшего.

Ключевые возможности СёрчИнформ КИБ

• Контроль действий сотрудников. Система отслеживает занятость сотрудников за компьютерами, выявляет поведенческие риски и анализирует их действия на различных устройствах. Это позволяет предотвращать возможные случаи мошенничества или утечки данных внутри компании.
• Анализ текста, видео и аудио. Уникальные алгоритмы системы позволяют анализировать текстовые сообщения, распознавать изображения и анализировать аудиозаписи, что значительно расширяет возможности по выявлению инцидентов, которые могут быть скрыты другими методами защиты.
• Поддержка Linux-систем. В отличие от многих аналогичных решений, СёрчИнформ КИБ поддерживает не только традиционные операционные системы, но и российские разработки, такие как Alt Linux и Astra Linux, что делает ее идеальным решением для российских компаний.

Принцип работы:

FileAuditor — полный контроль над действиями с файлами

FileAuditor от СёрчИнформ — это решение для обеспечения безопасности файловой системы в компании. Оно позволяет контролировать все действия с документами, такие как создание, редактирование, удаление и перемещение файлов, чтобы предотвратить утечку критичной информации.

Что умеет FileAuditor?

• Классификация и маркировка данных. FileAuditor автоматически находит файлы с персональными данными, коммерческой тайной, финансовой информацией и другими важными данными. Все такие документы получают специальную метку для удобного отслеживания.
• Аудит прав доступа. Программа анализирует, кто имеет доступ к каким файлам и какие действия с ними можно выполнять. Это помогает предотвратить несанкционированный доступ или изменения.
• Архивирование и восстановление файлов. FileAuditor создает теневые копии критичных документов, что позволяет восстановить их в случае утраты или случайного удаления. Это особенно важно при расследовании инцидентов, когда необходимо точно определить, кто и когда вносил изменения в документ.
• Контроль и блокировка действий. Программа блокирует подозрительные действия с файлами, такие как несанкционированное перемещение или удаление, и предотвращает возможные угрозы.

СёрчИнформ SIEM — мониторинг и анализ событий в реальном времени

СёрчИнформ SIEM — это система, которая помогает бизнесу контролировать безопасность в реальном времени. Она собирает и анализирует логи со всех систем компании: от серверов и баз данных до антивирусных программ и сетевых устройств. Это решение позволяет вам быть уверенными в безопасности данных и вовремя обнаруживать угрозы.

Как работает СёрчИнформ SIEM?

• Сбор и корреляция событий. SIEM собирает события со всех систем компании и анализирует их на наличие угроз. Система связывает мелкие события, которые могут показаться незначительными, чтобы создать полную картину происходящего.
• Уведомления о подозрительной активности. Как только система фиксирует угрозу, она немедленно уведомляет соответствующих сотрудников, предоставляя полную информацию о происшествии.
• Интуитивно понятный интерфейс. Работа с системой проста и понятна, даже если у вас нет глубоких знаний в области информационной безопасности. Все события отображаются на одной панели, и вы можете быстро реагировать на угрозы.

СёрчИнформ ProfileCenter — оценка и управление персоналом через анализ переписки

СёрчИнформ ProfileCenter — это инструмент для автоматизированного профайлинга сотрудников, который помогает анализировать их переписку и поведение в корпоративных мессенджерах, email и социальных сетях.

Это решение помогает выявить потенциальные риски и деструктивное поведение внутри коллектива, предотвращая конфликты и мошенничество.

Что может СёрчИнформ ProfileCenter?

• Анализ переписки сотрудников. Программа анализирует сообщения сотрудников через различные каналы общения, что позволяет выявить скрытые угрозы или недовольства в коллективе.
• Прогнозирование рисков. ProfileCenter помогает не только выявить текущие проблемы, но и прогнозировать возможные риски, предотвращая их еще до того, как они могут повлиять на компанию.
• Объективная оценка. Система оценивает сотрудников объективно, исключая субъективные оценки. Это помогает правильно распределить задачи, определить лояльных сотрудников и тех, кого нужно обучить.

СёрчИнформ TimeInformer — автоматический контроль работы сотрудников

СёрчИнформ TimeInformer — это программа, которая помогает контролировать рабочее время сотрудников, отслеживать их активность и выявлять возможные перегрузки или проблемы с дисциплиной.

Что умеет TimeInformer?

• Опоздания и прогулы. TimeInformer отслеживает время прихода и ухода сотрудников, а также фиксирует перекуры, опоздания и прогулы, помогая руководителям быть в курсе происходящего и контролировать дисциплину.
• Неэффективное времяпрепровождение. Программа следит за том, какие сайты и приложения используют сотрудники в рабочее время, и сколько времени они на это тратят, что позволяет выявить отклонения от нормальной производственной активности.
• Перегрузка сотрудников. TimeInformer помогает обнаружить сотрудников, которые регулярно задерживаются на работе, что может привести к выгоранию. Это дает возможность вовремя предложить поддержку и перераспределить рабочие нагрузки.
• Нелояльность сотрудников. Система выявляет признаки недовольства и возможного ухода, например, если сотрудник часто посещает сайты по поиску вакансий. Это позволяет вовремя реагировать и предотвращать потери ценных кадров.

Что делать, если утечка данных все же произошла

К сожалению, утечка данных может произойти даже при самых строгих мерах защиты. В этом случае важно действовать быстро и следовать строгой процедуре.

1. Создайте рабочую группу для быстрого реагирования.

   В первую очередь нужно собрать рабочую группу, в которую войдут сотрудники ИТ-отдела, безопасности, юристы и PR-специалисты. Каждый должен четко понимать свои обязанности — от ликвидации утечки до коммуникации с клиентами.

2. Сообщите о происшествии в регуляторные органы.

   Закон обязывает сообщить о случившемся в Роскомнадзор и ГосСОПКА в течение 24 часов. Вам нужно будет предоставить отчет о происшествии, указать, какие данные утекли, как это произошло и какие меры вы предпринимаете для расследования. Также необходимо сообщить о случившемся в органы ФСБ (если компания является субъектом критической информационной инфраструктуры).

3. Проведите расследование.

   Важно тщательно расследовать инцидент и выяснить, что именно произошло. С помощью DLP и SIEM-систем можно восстановить все события, что поможет понять, кто и каким образом получил доступ к данным. По итогам расследования нужно будет предоставить отчет о причинах инцидента, виновных и возможных последствиях.

4. Информируйте клиентов.

   После того как инцидент зарегистрирован, важно уведомить своих клиентов. Не пытайтесь скрыть проблему, потому что последствия могут быть еще хуже. Составьте письмо с объяснением ситуации, расскажите, как компания работает над устранением последствий и как клиенты могут обезопасить себя (например, сменить пароли).

Как не допустить инцидентов в будущем

1. Регулярно обучайте сотрудников безопасности

   Очень важный момент: большинство утечек происходит по вине сотрудников. Человек может случайно отправить письмо не тому адресату или попасть на фишинговую ссылку. Обучение сотрудников основам информационной безопасности, правильному использованию паролей и осторожности с файлами поможет минимизировать риски.

2. Настройте доступ к конфиденциальной информации

   Убедитесь, что доступ к персональным данным имеют только те сотрудники, которым это действительно необходимо для работы. Ограничьте доступ на уровне системы, используйте двухфакторную аутентификацию для важнейших ресурсов.

3. Регулярно проводите аудит и проверку ИТ-инфраструктуры

   Важно, чтобы ваша ИТ-инфраструктура была в порядке. Проведите аудит всех программ и систем, которые используются для работы с персональными данными. Настройте автоматическое выявление уязвимостей и предупреждения о попытках несанкционированного доступа.

Защита персональных данных — это не просто требование закона, а важный элемент защиты бизнеса и доверия клиентов. Необходимо продумать и внедрить систему защиты, которая будет включать все уровни: от поиска и классификации данных до защиты от внешних атак и утечек.

И, конечно, всегда быть готовыми к действиям в случае инцидента. Не забывайте, что предотвратить утечку данных гораздо проще, чем восстановить репутацию компании после нее.