Как управлять работой сотрудников на удаленке: советы и ПО для руководителя

В 2020 году многие компании перешли на удаленную работу, что стало настоящим испытанием для руководителей. Если раньше все сотрудники были под наблюдением, то на дистанционной работе сложно понять, чем они занимаются.

За последние несколько лет руководители разработали методы, которые помогают сделать удаленную работу столь же эффективной, как и офисную. В этой статье мы расскажем о них.

Почему руководители против удаленной работы?

Несмотря на то, что дистанционная работа снижает расходы, многие управленцы относятся к ней с недоверием. Главная причина — отсутствие контроля. Руководители не видят, чем занимаются сотрудники, и не могут быть уверены, что те действительно работают, а не занимаются личными делами.

Некоторые сотрудники могут пользоваться этой ситуацией и работать одновременно в нескольких компаниях. Известны случаи, когда люди умудрялись совмещать до пяти удаленных работ.

Влияние удаленной работы на продуктивность: статистика

Статистика подтверждает опасения руководителей: в 2020 году, переведя сотрудников на удаленную работу, многие компании отмечали рост производительности. Однако, в 2021 году 20% российских организаций сообщили о снижении эффективности удаленных команд, что привело к ухудшению финансовых показателей.

Основной причиной падения продуктивности стало отсутствие должного контроля. В 70% компаний не использовали программы для удаленной работы и автоматизированные средства для оценки эффективности, а оценивали продуктивность только по выполнению KPI.

Возвращение в офис и его последствия

Из-за снижения продуктивности многие руководители начали возвращать сотрудников в офисы. Однако, 42% западных компаний, которые заставили сотрудников вернуться в офисы, столкнулись с оттоком кадров. Компании, отказавшиеся от удаленной работы, также испытывают трудности с набором новых специалистов.

В России ситуация схожа: 40% сотрудников предпочли бы уволиться, чем отказаться от работы из дома. Несмотря на это, многие руководители настаивают на возвращении сотрудников в офисы из-за проблем с контролем и сниженной производительностью.

Как сделать удаленную работу более продуктивной?

Проблема не в удаленной работе, а в недостатке знаний о том, как её правильно организовать и контролировать сотрудников.

Многие компании доказали, что удаленная работа может быть эффективной. Например, американская компания Automattic с 2005 года работает без офиса. У них более 1000 сотрудников из 77 стран, и они используют внутренний сервис A.F.K. для контроля.

Банк Monzo в Лондоне тоже успешно применяет удаленную работу. 37% специалистов постоянно работают из дома, используя программу мониторинга для контроля.

В этой статье мы расскажем о правилах и сервисах, которые помогут руководителям организовать эффективную работу удаленной команды и контролировать её деятельность.

Риски удалёнки

Работа на удаленке выявила невероятные возможности и одновременно слабые места в нашей инфраструктуре, убрав все границы и сделав доступ к данным возможным из любого уголка мира. Теперь, независимо от того, находитесь ли вы на заводе, в банке или даже в госучреждении, можно легко получить доступ к корпоративной информации. Но вот парадокс: личные устройства часто плохо защищены, и службы безопасности не могут их контролировать.

Удаленка — это не только свобода и комфорт, но и потенциальный хаос. Люди, работая из дома, расслабляются, что может привести к саботажу рабочих процессов. Кроме того, сотрудники на удаленке могут передавать конфиденциальные данные компании в третьи руки, а невнимательность может стать причиной безвозвратного удаления важных данных. Кто бы мог подумать, что дом — это такое опасное место для бизнеса?

Когда сотрудники подключаются к корпоративной сети с личных компьютеров, они невольно открывают двери злоумышленникам. Один неверный шаг, и безопасность всей компании под угрозой.

Ручной контроль всех действий сотрудников в крупной компании — это утопия. Даже если в вашей компании работает всего пять человек, следить за ними вручную практически невозможно. Нужны специализированные системы информационной безопасности, чтобы отслеживать все запросы и аномалии в трафике компании. Кто бы мог подумать, что удаленная работа приведет к такой необходимости?

Что нужно для успешной организации удаленной работы?

• Установите правила. На удаленке легко отвлечься, поэтому важно установить чёткие правила: быть на связи с 9:00 до 18:00, не опаздывать на онлайн-встречи, не работать по выходным.

• Правильная постановка задач. Задачи должны быть чёткими и понятными. Убедитесь, что вы предоставили всю необходимую информацию для их выполнения, расписали действия и результаты, указали дедлайн.

• Если обсуждаете проект на онлайн-встрече, назначьте ответственного за запись договорённостей и рассылку документа всем участникам. Это поможет избежать недоразумений и обеспечит ясность действий.

• Методы контроля. Для каждого сотрудника выберите оптимальный вид контроля в зависимости от его характера и вида работы. Это может быть итоговый контроль, предварительный, поэтапный, периодический или выборочный.

• Коммуникация с командой. Важно поддерживать связь с каждым сотрудником. Проводите регулярные «1:1» встречи для решения проблем и улучшения процессов. Такие встречи можно проводить раз в неделю или две.

Программы для эффективной работы удаленной команды

Для управления проектами на удаленке необходимы чаты и облачные папки для каждого проекта, регулярные планёрки и task-трекер для постановки задач и контроля их выполнения.

Российские task-трекеры для удаленной работы:

• WEEEK — система управления проектами с планированием в виде досок, списков и календаря. В программе можно создавать проекты, разбивать их на задачи, назначать ответственных, а также получать уведомления о действиях с карточкой. WEEEK предлагает более 50-ти возможностей, он удобен как для удаленной команды, так и для личного использования.

• YouGile — трекер задач с личными и групповыми чатами, аналитическими отчетами и отслеживанием времени. В трекере удобно структурировать проекты и распределять иерархию в команде, чтобы выстроить вертикаль управления удаленным персоналом.

• Shtab — трекер для координации сотрудников, отслеживания выполнения задач и хранения файлов. В системе есть режимы сортировки дел, а также оповещения о дедлайнах. Можно настроить Telegram-бот, который умеет создавать задачи и оповещать о статусах проектов.

• Yandex Tracker — программа для Agile методологии с планированием работ в виде досок, спринтов, диаграмм сгорания задач. Руководитель может создавать списки дел, распределять их по проектам, назначать исполнителей и наблюдателей. Настройки позволяют вручную заполнять время работы, собирать статистику и сравнивать, насколько фактическое время отличается от запланированного.

• Битрикс24 — онлайн-сервис с системой управления проектами, списками и шаблонами задач, канбан-доской и диаграммой Ганта. В приложении можно спланировать проект и отслеживать время его выполнения. Руководители могут присваивать участникам роли по уровню ответственности в проекте и оценивать работу исполнителя.

Программы мониторинга сотрудников

Системы мониторинга позволяют контролировать удаленных сотрудников так же эффективно, как и в офисе. Они ведут учет рабочего времени, отслеживают нагрузку, недоработки и сверхурочные часы. Некоторые системы позволяют видеть, чем заняты сотрудники в реальном времени, и предотвращают утечку корпоративной информации.

Рассмотрим конкретное решение для мониторинга работы сотрудников на удаленке и не только – программу «Стахановец».

Это программа для контроля работы сотрудников и защиты корпоративных данных от утечек, которая также помогает эффективно контролировать работу удаленных сотрудников.

Функции

• График персонала. Программа фиксирует время начала и окончания рабочего дня каждого сотрудника. Руководитель может легко контролировать, кто во сколько начал и закончил работать. Отчеты помогут понять, у кого рабочий день короче, а кто задерживается допоздна.

• Активность сотрудников. Программа отслеживает работу сотрудников на удаленке, анализируя посещаемые сайты, используемые программы, переписку и другие действия. Она различает рабочую активность и прокрастинацию, подсчитывая фактическое время работы.

• Поиск работы. Система мониторит, сколько времени сотрудники проводят на сайтах с вакансиями, рассылают ли они резюме и договариваются ли о собеседованиях. Это позволяет руководителю вовремя узнать, кто собирается сменить работу, и попытаться удержать ценных сотрудников.

• Местонахождение персонала. Программа определяет местоположение сотрудников с помощью IP-адресов, GPS, Wi-Fi и вышек сотовой связи. Это особенно важно, если сотрудник находится за границей или переехал без уведомления руководителя.

• Риск утечки данных. В продукт встроена функция DLP, которая отслеживает работу с конфиденциальной информацией. Система мониторит действия с корпоративными документами, коммуникацию в мессенджерах, соцсетях и электронной почте. Программа может блокировать пересылку корпоративной информации, копирование на съемные носители и перехватывать файлы, отправляемые на печать. Также есть функция распознавания лиц для проверки сотрудников.

• Использование личной техники. «Стахановец» можно использовать даже на личных устройствах сотрудников. Для этого можно создать терминальный сервер на мощностях компании, и сотрудники будут подключаться к нему в рабочее время. Это соответствует законодательству.