Кому подойдет «1С:Документооборот»? Сравнение ПРОФ и КОРП версий программы

Возможности «1С:Документооборот»

Программа «1С:ДО» помогает всему, что связано с документами в компании, работать как часы. Здесь хранятся все документы компании, а функционал программы позволяет следить за тем, чтобы важные задачи были выполнены вовремя. Это значит, что сотрудники будут тратить меньше времени на рутину и больше внимания уделять важным задачам.

Ниже описаны самые часто используемые пользователями функции программы.

Договорная работа

«1С:Документооборот 8» облегчает работу с договорами и всей необходимой документацией, предлагая инструменты для их создания с помощью шаблонов, а также эффективное управление процессами согласования, подписания и исполнения договоров.

Программа автоматически контролирует исполнение обязательств, проверяет наличие всех сопроводительных документов и поддерживает весь цикл договорной работы, включая подготовку, согласование, учет срока действия и сопроводительных документов, а также расторжение договоров.

Автоматизация процессов позволяет программе продлевать договоры, следить за передачей документов на подписание и контролировать сроки их действия, обеспечивая тем самым более высокую эффективность управления договорной документацией.

Управление документами

В программе доступны шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки для оформления документов в соответствии с корпоративными стандартами вашей организации. Также пользователь может следить за изменениями и версиями каждого документа, обеспечивать контроль за качеством подготовки и текущим местонахождением бумажных версий и сканировать нужную документацию.

«1С:ДО» обеспечивает полный цикл согласования, утверждения, ознакомления и исполнения документов, поддерживая исполнительскую дисциплину.

Интеграция с прочими программами

«1С:ДО» можно использовать совместно с другими конфигурациями платформы «1С:Предприятие 8»:

• «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
• «1С:Управление торговлей 8»;
• «1С:Бухгалтерия 8»;
• «1С:ERP Управление предприятием»;
• «1С:ERP. Управление холдингом»;
• «1С:Управление холдингом 8»;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Работа с различных устройств

«1С:Документооборот 8» можно использовать на разных устройствах, благодаря бесплатному мобильному приложению и возможности удаленного доступа через веб-браузер без необходимости привязки к рабочему месту.

Почтовый клиент

Функциональный почтовый клиент позволяет пользователям работать с электронной почтой непосредственно через систему, исключая необходимость переключения между различными программами и интерфейсами.

Он предоставляет возможность использовать несколько почтовых ящиков, создавать задачи и поручения непосредственно из электронных писем, интегрировать переписку в информацию по документам и прикреплять письма к задачам. Кроме того, пользователи могут отправлять документы из системы всего одним кликом.

Проектный учет

С помощью этой программы вы можете обеспечивать документационную поддержку проектной деятельности, следить за всей перепиской в рамках проекта и поддерживать связь с участниками на протяжении всего его жизненного цикла.

Также функционал «1С:ДО» помогает контролировать выполнение задач по проекту и получать аналитические данные о прогрессе проектов в организации.

Учет рабочего времени

Руководителю доступна информация о том, как сотрудники тратят рабочее время на обработку документов или выполнение заданий, учитывая затраты времени по различным проектам и видам работ.

Также в программе есть встроенный календарь для планирования рабочих задач в разных режимах просмотра, включая «День», «Неделя» и «Месяц», чтобы оптимизировать загрузку каждого сотрудника.

Совместная работа

В программе доступны функции для совместной работы, такие как бронирование помещений и оперативное уведомление участников о месте и времени мероприятия. «1С:ДО» автоматически синхронизируется с личными календарями участников, выбирая время, которое подходит всем. Вы можете отслеживать выполнение договоренностей, участвовать в групповых обсуждениях, голосованиях на форуме и проводить анализ эффективности мероприятий с помощью специализированных отчетов.

Управление процессами

Программа позволяет оптимизировать рабочие процессы, используя как стандартные, так и уникальные процедуры, устанавливая четкую систему маршрутизации документов и настроив автоматический запуск процессов в ответ на определенные бизнес-события.

Вы сможете следить за структурой и взаимосвязями процессов, объединяя их в последовательные цепочки для обеспечения необходимой последовательности действий, анализировать эффективность работы сотрудников, оценивая их по критериям, таким как соблюдение сроков, успешность выполнения задач, количество задержек и результаты согласования.

«1С:Документооборот» ПРОФ и КОРП: что выбрать?

Программа «1С:Документооборот» представлена в двух основных версиях: ПРОФ и КОРП, различающихся по объему доступных функций и предназначению.

Версия ПРОФ содержит на 30% меньше функций по сравнению с КОРП и является оптимальным выбором для малых и средних предприятий, а также бюджетных учреждений, имеющих относительно простую организационную структуру. Это делает её доступной и удобной в освоении для организаций, не нуждающихся в широком спектре функционала для управления документооборотом.

В то же время, «1С:Документооборот КОРП» разработана с учетом потребностей средних и крупных организаций, а также холдингов, которым требуется комплексный подход к управлению документацией из-за сложности своей организационной структуры и документооборота. Эта версия предлагает расширенный набор функций для эффективного управления документацией, отвечая высоким требованиям к процессам документооборота в больших компаниях.

Функционал, которого нет в ПРОФ версии

В конфигурации ПРОФ отсутствуют некоторые функции, доступные в версии КОРП:

• Проектный учет. Управление проектами, включая диаграмму Ганта, автоматический расчет планов проектов, сводные отчеты по проектам и контроль сроков исполнения.
• Встроенная почта. Возможности, такие как быстрый поиск писем, общие списки рассылки и доступ руководителей к почте подчиненных.
• Система внешнего документооборота. Обмен документами в формате ГОСТ Р 53898-2013 с контрагентами.
• Синхронизация нормативно-справочной информации с другими прикладными решениями «1С».
• Учет многосторонних договоров. Ведение договоров с участием трех и более сторон.
• Мониторинг состояния документов. Отслеживание согласования, утверждения, регистрации и исполнения документов одновременно.
• Штрихкодирование документов. Упрощает поиск и работу с документами за счет использования штрихкодов.
• Выполнение задач по почте. Возможность исполнять поручения непосредственно из почтового клиента, например, Outlook.
• Мобильный клиент. Доступ к системе с мобильных устройств для управления задачами, просмотра почты и календаря, а также контроля за исполнением задач и документов вне офиса.

Возможности «1С:Документооборот» КОРП

Усовершенствования в версии «КОРП» «1С:Документооборот» расширяют возможности организаций в управлении документами и проектами. Они включают в себя:

• ведение учета по отдельным проектам, включая автоматический учет планов и контроль за сроками;
• удобное составление и согласование многосторонних договоров;
• присвоение штрихкодов документам и файлам для упрощения работы с ними;
• отслеживание состояния документов на каждом этапе их жизненного цикла.

Кроме того, «1С:Документооборот» КОРП позволяет арендовать программу в облаке и включает функцию печати регистрационного штампа на документах.

Для компаний с многочисленными подразделениями и проектами КОРП предлагает:

• мониторинг проектов и задач, принятие их к исполнению;
• настройку ограничений по определенным параметрам;
• управление задачами по электронной почте, включая отметки об исполнении;
• возможность прерывания, остановки задач и построения иерархии работ;
• использование шаблонов и настройку маршрутов документооборота с учетом сложных процедур согласования.

В области учета проектов КОРП обеспечивает автоматизацию учета планов проектов, составление сводных отчетов по нескольким проектам, учет трудозатрат и контроль за сроками исполнения.

Дополнительные возможности –проверка контрагентов по ИНН через базу ФНС без сторонних сервисов, автоматическое внесение сведений об организации из ЕГРЮЛ при оформлении документов, а также использование онлайн-карт, связь через Skype и интернет-телефонию, учет работы с физическими лицами, включая фотографии и протоколирование работы сотрудников.

Весь вышеуказанный функционал делает КОРП предпочтительным выбором для крупных компаний и холдингов, в то время как малым и средним предприятиям зачастую достаточно версии ПРОФ с ее базовым набором возможностей.