Как выбрать онлайн-кассу для транспорта

Как мы писали ранее, с 1 октября 2020 снимают мораторий на проверки по онлайн-кассам для общественного транспорта – а значит, кассы нужно ставить уже сейчас. Поэтому мы решили рассказать подробнее, как выбрать кассу для транспорта – и сделать это выгодно.

Какие требования установлены для транспорта

Начать работать с онлайн-кассами в транспортной сфере (то есть те организации ИП, которые оказывают услуги перевозки) должны были с 1 июля 2019 г. То есть в маршрутках уже с этого срока должны были быть установлены кассовые аппараты. В июне 2019 г. в э 54-ФЗ внесли поправки – так, если у ИП-перевозчика нет сотрудников, он получает отсрочку от установки кассы на два года, до 1 июля 2021 года.

Но если в штате есть сотрудники, то водители и кондукторы должны уже выдавать кассовые чеки с июля 2020 г. Штрафовать за отсутствие касс, однако, было нельзя до 1 октября 2020 г. И все же мораторий на штрафы – это еще не отсрочка на применение касс, которые уже должны быть установлены и применяться при общественных перевозках.

При этом транспортникам предоставили несколько вариантов по возможности выдать чек пассажиру:

• бумажный или электронный чек;
• разместить на билете (БСО) QR-код с реквизитами чека;
• демонстрировать на мобильном устройстве водителя или кондуктора QR-код с реквизитами чека;
• разместить на билете информационный источник, где в тот же день пассажир может получить свой чек.

Где должна стоять онлайн-касса в транспортном средстве

Онлайн-кассу перевозчик может поставить как непосредственно в салоне транспортного средства, так и подключить устройство удаленно.

Нюансы:

1. Если вы ставите кассу в салоне, то адрес, который нужно указать при регистрации – это адрес автопарка.
2. Закон разрешает использовать кассу вне места расчета, то есть не только в самом автобусе или трамвае, но и на конечной остановке, в автопарке или даже в облаке. Последнее может быть выгодным решением, так как современные облачные технологии помогают значительно экономить на оборудовании.

Рассмотрим подробнее несколько вариантов использования онлайн-касс в общественном транспорте.

Вариант № 1. Отдельная касса в каждом транспортном средстве

В каждый автобус или маршрутку ставится отдельная касса с фискальным накопителем. В этом варианте сразу следует обратить внимание на высокие затраты: сам кассовый аппарат в каждое транспортное средство, фискальный накопитель, который нужно менять каждые три года, а также договор с оператором ОФД на каждый кассовый аппарат.

Вариант № 2. Онлайн-касса удаленно + кассовые терминалы в транспорте

Можно оставить кассу, например, в автопарке, а в самом транспорте подключить более дешевые терминалы (или валидаторы). Так можно сэкономить на замену ФН и продление ОФД.

Одной онлайн-кассы в таком случае хватит на парк из нескольких машин. При этом кассовый терминал позволит водителю также выбирать стоимость проезда, принимать деньги наличными или картой, демонстрировать QR-код пассажиру, если он попросит. Кстати, возможность вручную менять цену в зависимости от длины маршрута и т.д. – весьма полезная функция для междугородних поездок.

Онлайн-кассу можно арендовать в облаке

Один из вариантов, когда в транспорте вы используете терминалы или валидаторы, избавляет вас от необходимости приобретать кассовый аппарат, его обслуживать и обновлять – можно арендовать кассу в облачном сервисе.

Мы рекомендуем выбрать один из двух оптимальных вариантов онлайн-касс в облаке – в этих решениях также доступно устанавливать цену билета вручную:

1. Онлайн-касса все-в-одном aQsi 5

Компактная касса с возможностью приема банковских и транспортных карт. Специальная программа для водителя/кондуктора. Мощный аккумулятор для работы полную смену без подзарядки. Можно купить чехол для кондукторов и крепления на приборную панель для водителей.

aQsi 5 можно установить в двух видах: с локальной фискализацией (установив фискальный накопитель в саму кассу) или с удаленной облачной фискализацией через сервис Orange Data.

Как работает облачная фискализация: через сервис Orange Data вы арендуете онлайн-кассу и регистрируете ее в ФНС. Сама касса находится в надежном Центре обработки данных уровня Tier 3 с отказоустойчивостью в 99,9%. Терминалы и иные устройства для приема платежей в вашем транспорте подключаются к онлайн-кассе Orange Data, которая формирует и отправляет в ОФД и ФНС чеки в полном соответствии с ФЗ-54.

Заказать кассу

2. Онлайн-кассы и терминалы «Дримкас»

Аналогичный Oranfe Data сервис от крупнейшего производителя ККТ «Дримкас», предоставляет в аренду одну или несколько касс, которые стоят в дата-центре. Для соблюдения закона в автобусах ставят терминалы. Терминал можно выбрать – есть удобная модель для водителя без кондуктора, а есть портативная переносная модель с аккумулятором. Удобный чехол облегчает работу с терминалом.

Заказать кассу

Наши специалисты помогут подобрать необходимое количество касс в аренду для вашего пассажиропотока (чтобы слишком быстро не переполнялся фискальный накопитель, а нагрузка равномерно распределялась между ККТ).

Вариант № 3. Печать билетов для городского автобуса

Согласно требованиям 54-ФЗ автотранспортные предприятия обязаны фискализировать каждый билет. Для этого подойдет специальный сервис «Дримкас Билет», который позволяет фискализировать катушки с билетами и выполнить все требования 54-ФЗ без покупки кассового аппарата. Пассажир может перейти на сайт ОФД, ввести серию и номер билета и получить фискальный чек.

Работать это будет так:

1. Предприятие заказывает катушки с билетами в типографии и принимает их на баланс.
2. В путевом листе диспетчер фиксирует номер первого билета и серию катушки, затем выдает ее кондуктору.
3. Кондуктор фиксирует количество проданных билетов.
4. По приезду автобуса в парк диспетчер фиксирует номер последнего отпущенного билета.
5. На основании путевого листа бухгалтер формирует билетно учетный лист.

Такой порядок работы освобождает автобус от необходимости подключаться к Интернету и ставить индивидуальную кассу. Однако обратите внимание: поменять цену в таком случае нельзя, на весь маршрут задаются цены проезда, указанные на катушках с билетами.

Вариант № 4. Мобильное приложение вместо кассы

Установив программу «1С:Касса» и подключив на смартфоны водителей приложение «1С:Мобильная касса», вы сможете вообще отказаться от кассовых терминалов, оставив только ККТ в офисе.

Как это работает:

1. Водитель или кондуктор оформляет чек в приложении «1С:Мобильная касса».
2. Чек пробивается удаленно на устройстве, которое подключено к «1С:Касса».