ЭПД с 2026: вопрос-ответ от руководителя Консультационного центра ГЭНДАЛЬФ

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для автомобильных грузоперевозок в России. Казалось бы, дата еще не завтра – но вопросов у бизнеса накопилось уже сейчас невероятное количество.

Кто должен оформлять ЭТрН, если товар вывозится собственным транспортом? Что делать, если перевозку осуществляет наемный перевозчик, а покупатель не хочет отправлять представителя на склад продавца? Нужно ли регистрироваться в ГосЛоге, если у компании нет своего грузового транспорта? И как быть с лизинговыми автомобилями?

Мы собрали самые частые и самые «неудобные» вопросы, которые поступают в Консультационный центр ГЭНДАЛЬФ за последние месяцы, и попросили ответить на них Анну Кравченко, руководителя отдела контактов ГЭНДАЛЬФ. Анна – человек, который каждый день общается с клиентами и знает, какие вопросы по ЭПД реально мешают спать бухгалтерам, логистам и собственникам бизнеса.

– Анна, добрый день! Тема ЭПД с 2026 года волнует буквально всех – от небольших ИП до крупных элеваторов. Начнем с самого простого: обязательно ли водителю оформлять электронную подпись?

Добрый день! Нет, не обязательно – если водитель не является уполномоченным лицом перевозчика. Электронная подпись нужна тем, кто фактически подписывает документы от имени компании: это может быть как сам водитель по доверенности, так и другой сотрудник.

– К нам пришел вопрос от элеватора: они оказывают услуги по приемке, хранению и отгрузке сельхозпродукции. Должны ли они использовать ЭПД?

Да, если элеватор участвует в автомобильной перевозке продукции. Здесь есть несколько нюансов.

• При приемке зерна от перевозчика элеватор как грузополучатель подписывает Титул 3 ЭТрН.

• При отгрузке с элеватора: если привлекается перевозчик – оформляется ЭТрН; если продукция вывозится собственным транспортом без договора перевозки – ЭТрН не нужна, обычно оформляют электронный путевой лист (ЭПЛ).

• Для зерна в ЭТрН указывается номер СДИЗ из ФГИС «Зерно». При навалочной перевозке заполняется только общая масса, без указания количества грузовых мест.

• Если при приемке возникают расхождения по весу, это фиксируется в Титуле 3: оформляется частичная приемка и акт. Титул 1 при этом не корректируется.

– Один из самых частых вопросов: «Если мы покупаем товар и хотим сами его вывезти, но нанимаем для этого перевозчика – нужно ли обязательно направлять своего представителя на склад продавца для приемки? Или можно как-то обойти это требование?»

Отличный вопрос, и да – здесь ЭТрН оформляется: покупатель, как заказчик перевозки, выступает одновременно и грузоотправителем, и грузополучателем. А продавец при этом может быть указан в документе просто как лицо, осуществляющее погрузку.

Но обязательно направлять отдельного сотрудника на склад – не нужно. Есть несколько рабочих вариантов:

1. Оформить доверенность водителю или другому представителю на приемку товара и подписание документов от вашего имени.

2. Привлечь экспедитора. Если он принимает груз во владение и выдает экспедиторскую расписку – он сам становится грузоотправителем и оформляет ЭТрН.

3. Согласовать порядок приемки по количеству и качеству прямо в договоре поставки и документах отгрузки.

– А если продавец сам везет товар покупателю на собственном транспорте, водитель – штатный сотрудник, а доставка отдельно в договоре купли-продажи не прописана? Нужны ЭПЛ и ЭТрН в этом случае?

ЭТрН не требуется – продавец доставляет собственный товар своим транспортом, отдельного договора перевозки здесь нет.

А вот путевой лист на автомобиль нужен в любом случае. Его можно вести в электронном виде, но общей обязательности по ЭПЛ пока не установлено. Исключение – отдельные категории грузов: например, для перевозки алкоголя и спиртосодержащей продукции ЭПЛ становится обязательным с 01.09.2026.

– Еще один непростой вопрос: доставку осуществляет ИП на легковой машине, которая находится в лизинге и по факту принадлежит лизинговой компании. Кто должен регистрировать ее в ГосЛоге? И нужны ли ЭТрН, если на этой машине везут, например, канцтовары и воду в офис?

Сразу скажу главное: лизинг сам по себе никак не влияет на обязанность оформлять ЭПД и ЭТрН. Важен фактический пользователь автомобиля и то, есть ли договор перевозки.

По регистрации в ГосЛоге: сейчас она обязательна только для экспедиторов. Для перевозчиков регистрацию планируют ввести с 2027 года. И лизинговая компания не регистрируется только на основании того, что она – собственник машины.

Что касается доставки канцтоваров и воды:

• если вы забираете товар сами на лизинговом автомобиле – ЭТрН не нужна, но нужен путевой лист;

• если продавец везет товар своим транспортом без отдельной услуги перевозки – ЭТрН, как правило, тоже не нужна;

• если вы или продавец нанимаете стороннего перевозчика по договору – вот тогда нужна ЭТрН. И с 01.09.2026 она станет обязательной для таких перевозок.

Легковой автомобиль и его принадлежность лизинговой компании сами по себе обязанность оформлять ЭТрН не создают.

– Вопрос от ИП: своего грузового транспорта на балансе нет, компания выступает только получателем грузов – от канцелярии до кирпича. Как правильно все зарегистрировать и получить возможность подписывать ЭТН через ЭДО в «1С»?

Хорошая новость: если ИП только принимает грузы и не выступает перевозчиком – регистрироваться в ГосЛоге не нужно.

А чтобы подписывать Титул 3 ЭТрН в 1С, порядок такой:

1. Подключите «1С-ЭДО» и решение «1С-ЭПД» для вашей конфигурации.

2. Настройте ЭПД и, при необходимости, обмен приглашениями с поставщиками и перевозчиками.

3. Оформите УКЭП на ИП или уполномоченного сотрудника – либо используйте УНЭП «Госключ».

4. При получении груза подпишите Титул 3 с фактическими данными о приемке.

– И последний вопрос: компания использует собственный автотранспорт для доставки своей же продукции. Что нужно делать в этом случае?

Если вы доставляете собственную продукцию собственным транспортом и отдельного договора перевозки нет – ЭТрН не требуется.

Но на автомобиль обязательно нужно оформлять путевой лист. Его можно вести электронно через ЭПЛ, хотя общей обязательности пока нет. Исключения касаются отдельных категорий грузов – например, алкоголя и спиртосодержащей продукции, где ЭПЛ становится обязательным с 01.09.2026.

Подведем итог

Как видно из ответов Анны, универсального рецепта «нужна ЭТрН или нет» не существует – все зависит от конкретной схемы взаимодействия: кто везет товар, чей это транспорт, есть ли отдельный договор перевозки и кто выступает заказчиком. Собственная доставка своим транспортом без договора перевозки – ЭТрН не нужна. Привлечен сторонний перевозчик или экспедитор – документ становится обязательным.

Главное, что стоит вынести из этого разговора: времени до 1 сентября 2026 года не так много, как кажется. Пока ЭТрН не стала обязательной, у бизнеса есть возможность спокойно, без спешки и штрафов, разобраться в своей ситуации, настроить электронный документооборот через «1С-ЭДО» и «1С-ЭПД», оформить нужные электронные подписи и продумать порядок работы с контрагентами – будь то перевозчики, экспедиторы или поставщики.