Путевой лист — это учетный документ, который нужен всем организациям и ИП, если они используют служебный транспорт. Для организации путевой лист утверждает право управления, например, автомобилем, если владелец транспорта – частное лицо, то путевой лист поможет рассчитать затраты. За правильным заполнением путевых листов следит и ФНС, и ГАИ, и трудовая инспекция.
Требования к путевому листу в 2019 году
Путевой лист относится к документам строгой отчетности, а значит, должен содержать обязательные реквизиты (и соблюдать требования к оформлению обязаны не только автотранспортные компании).
В 2018 году произошли изменения: к реквизитам путевого листа добивались сведения о прохождении водителем медосмотра, а также отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля. А вот обязательную круглую печать на бланке отменили – ее нужно ставить только тем компаниям, которые используют ее согласно своему Уставу.
При этом организация все также не обязана использовать унифицированный бланк путевого листа, можно разработать и свой – главное, со всеми необходимыми реквизитами:
- название и номер самого документа;
- реквизиты владельца автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
- дату выдачи;
- период действия;
- данные о водителе транспортного средства;
- данные о самом транспортном средстве;
- данные о владельце транспортного средства;
- данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.
Применение такого бланка должно быть указано в учетной политике (согласно п. 4 ПБУ 1/2008).
Порядок использования путевого листа:
- Документ создается, печатается и заверяется подписью диспетчера, который его оформил, а также руководителем организации.
- Путевой лист выдается на руки водителю.
- После поездки путевой лист возвращается уполномоченному лицу под роспись, а после подписания считается закрытым и поступает в бухгалтерию.
Но как заполнять его правильно – тем более, из раза в раз, когда путевых листов требуется очень много?
Есть два основных варианта:
- Использовать Excel.
- Установить специальную программу для заполнения путевых листов.
Ведение путевых листов в Excel
Плюсы:
- Скорее всего, программа уже есть на вашем компьютере.
Минусы:
- Нужно каждый день заполнять 1-5 таблиц.
- Хранить каждый из созданных файлов.
- На основании чисел в Excel вести расчет потребления ГСМ и вносить его в учетную программу (например, в «1С:Бухгалтерию 8»).
- Менять печатную форму файла каждый раз, когда происходят изменения в законодательстве.
Специальные программы для создания и ведения путевых листов
Эти программы позволять использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства. Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, вручную данные переносить не нужно.
- «Победасофт»
- «1С:Управление автотранспортом 8» Стандарт
- «1С:Управление автотранспортом 8» ПРОФ
Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование
Цена: 14 000 руб.
Коробочное решение: 28 500 руб.
Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.
Коробочное решение: 59 700 руб.,
Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.
Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работа с путевыми листами.
Коробочное решение: 36 000 руб.,
Аренда программы в облаке - 1440 руб./мес.
Эти программы различаются по функционалу, сложности настройки и условиям сопровождения. Хотите узнать подробнее? Оставьте заявку, и наш специалист бесплатно вас проконсультирует.
