Как сервис 152DOC для «1C» помогает соблюдать закон 152-ФЗ на сайтах

Работа с персональными данными — это не только юридическая обязанность, но и важная часть защиты репутации компании. Соблюдение законодательства в этой области может стать залогом успешного функционирования вашего бизнеса.

На помощь приходит сервис 152DOC для «1C», который помогает бизнесу следить за соблюдением закона о защите персональных данных. Этот инструмент особенно полезен для организаций, работающих с большим количеством данных и заинтересованных в автоматизации процесса проверки соответствия законодательству.

В этой статье мы разберем ключевые проблемы, с которыми сталкиваются организации при работе с персональными данными, а также расскажем, как именно вы можете устранить их с помощью сервиса.

Кто в организации работает с персональными данными

Обработка персональных данных в компании — это ответственность не одного отдела, а нескольких.

1. Отдел кадров. Этот отдел обрабатывает данные сотрудников, такие как ФИО, должность, данные для расчета заработной платы и другие личные сведения.
2. Отдел продаж. Сотрудники отдела продаж собирают и обрабатывают персональные данные клиентов для заключения сделок, формирования заказов, отправки счетов и других целей.
3. Отдел маркетинга. Маркетологи часто работают с персональными данными для проведения рекламных кампаний, сбора заявок, анализа предпочтений клиентов и создания персонализированных предложений.
4. Отдел PR. Этот отдел может работать с персональными данными для размещения фото и отзывов сотрудников и клиентов, а также для подготовки пресс-релизов и мероприятий.
5. Отдел IT. Ответственность за хранение и обработку данных в базе данных компании лежит на IT-отделе. Это включает обеспечение безопасности и защиту от утечек.
6. Служба безопасности. Этот отдел следит за безопасностью, фиксирует данные о посетителях офиса и контролирует доступ к конфиденциальной информации.

Что может стать причиной штрафов от Роскомнадзора

Нарушения, которые могут привести к штрафам и санкциям от Роскомнадзора – перечислили ниже.

1. Отсутствие Политики обработки персональных данных на сайте.
2. Незадекларированная передача данных за границу. Если используются облачные сервисы, такие как Google Analytics, без соответствующего разрешения на трансграничную передачу данных.
3. Неупомянутое использование cookie-файлов. Неинформирование пользователей о том, что сайт использует cookie-файлы, может привести к штрафам.
4. Нарушения в формах сбора данных. Отсутствие ссылки на Политику обработки данных или согласия на обработку данных также является нарушением.
5. Отсутствие актуальных документов. Неактуальные документы, такие как Политика, или их отсутствие могут привести к штрафам для компании.

Для чего необходимы документы ОРД

Оперативно-рабочие документы (ОРД) — это важные внутренние регламенты компании, которые описывают порядок работы с персональными данными. Для его они необходимы?

• Для эффективной работы компании. ОРД устанавливает четкие правила по обработке персональных данных: их поступлению, хранению и уничтожению. Этот документ помогает распределить ответственность между сотрудниками и гарантирует надлежащую защиту данных.
• Для прохождения проверок от контролирующих органов. ОРД являются важной частью системы защиты персональных данных. Эти документы становятся основой для проверок со стороны таких органов, как ФСБ, ФСТЭК и Роскомнадзор.
• Для подключения к государственным информационным системам. Многие регламенты подключения к ГИС и ФИС требуют наличия документов ОРД. Без них организация не сможет работать с данными в рамках этих систем.

Ключевые проблемы в работе с персональными данными

Работа с персональными данными может стать источником множества проблем. Перечислим основные из них.

• Организация не считает себя оператором персональных данных. Многие компании не осознают свою роль оператора персональных данных, что приводит к недооценке необходимости соблюдения законодательства. Это может стать причиной серьезных нарушений, так как компания, не признавая себя оператором, не выполняет обязательства по защите данных и соблюдению законодательства.
• Персональные данные учитываются только в одном отделе. Часто организации ограничиваются учетом персональных данных сотрудников в отделе кадров, не учитывая данные, обрабатываемые другими отделами. Например, отделы продаж или маркетинга могут также работать с личной информацией клиентов или партнеров, что требует обязательного соблюдения законодательства.
• ОРД составляется один раз и не актуализируется. Некоторые компании считают, что организационно-распорядительная документация (ОРД) должна быть составлена только один раз, и не предпринимают шагов по ее обновлению. Это ошибка, так как законодательство может изменяться, а условия работы с персональными данными — меняться. ОРД должны регулярно пересматриваться и актуализироваться.
• Ответственный за обработку данных не имеет необходимых инструментов и знаний. Ответственный за обработку персональных данных зачастую не может контролировать работу других отделов, не имеет достаточных знаний о 152-ФЗ и не успевает обновлять документацию. Также у него может не быть инструментов для регулярной проверки соответствия сайтов компании законодательству, что ведет к рискам для компании.
• Потеря доступа к исходным документам при смене ответственного. В случае смены ответственного за обработку персональных данных в компании может возникнуть ситуация, когда доступ к исходным документам ОРД теряется. Это приводит к необходимости создания новых документов с нуля, что вызывает задержки и дополнительные трудозатраты.

Чем сервис 152DOC поможет вашей компании

Сервис 152DOC для «1C» — это автоматизированный инструмент, который помогает компании соблюдать требования закона 152-ФЗ. Он решает сразу нескольких важных задач.

• Автоматическая проверка сайтов на соответствие требованиям законодательства.
• Анализ использования сторонних сервисов для сбора данных, таких как Google Analytics, Jivosite и других.
• Проверка хостинга сайта: сервис определяет, находится ли хостинг на территории России, чтобы избежать нарушения законов о трансграничной передаче данных.
• Контроль за cookie-файлами: сервис помогает убедиться, что на сайте корректно реализованы уведомления о сборе cookie.
• Анализ форм сбора данных: проверяется, правильно ли оформлены формы подписки, регистрации, а также указаны ли ссылки на согласие на обработку персональных данных.

152DOC и проверка сайтов на соответствие 152-ФЗ

В реальной практике компаний нередко возникают ситуации, когда даже при наличии ответственного за обработку персональных данных возникают проблемы с соблюдением законодательства 152-ФЗ.

Пример из практики

Ответственный за персональные данные в отделе кадров внимательно привел в порядок организационно-распорядительную документацию (ОРД) и проверил сайты компании. Однако через некоторое время маркетолог, не осведомленный о действиях ответственного, решил разместить на сайте онлайн-чат для повышения количества лидов. Этот чат был разработан зарубежной компанией, и все данные, оставляемые клиентами, отправлялись на серверы за пределами России.

Что произошло?

В результате незадекларированной передачи персональных данных за границу без предварительного уведомления Роскомнадзора компания нарушила закон, и теперь она, а также ответственный за персональные данные сотрудник, рискуют получить серьезные штрафы.

Как избежать подобных ситуаций?

Для того чтобы быть уверенным, что все интернет-ресурсы компании соответствуют законодательству, ответственный за обработку персональных данных должен регулярно проверять их с помощью сервиса 152DOC для «1C». Этот инструмент позволяет:

1. Проверить, какие сторонние сервисы используются на сайте. Сервис анализирует, не используются ли на сайте недекларированные сервисы, которые могут передавать персональные данные за границу.
2. Проверить хостинг сайта. Убедиться, что хостинг располагается на территории России, как этого требует закон.
3. Проверить формы сбора персональных данных. Убедиться, что все формы регистрации и подписки на сайте правильно оформлены и содержат ссылки на согласие на обработку данных.
4. Анализировать cookie-файлы. Проверить, что все cookie-файлы на сайте используются в соответствии с законодательством и что пользователи проинформированы о их сборе.

Работа с персональными данными требует внимательности и соблюдения законодательства. Использование сервиса 152DOC помогает избежать ошибок и оперативно устранять проблемы, что важно для соблюдения требований закона и защиты вашего бизнеса от штрафов.