Техническое задание ERP: как создать документ, который сэкономит вам миллионы

Внедрение ЕРП – это как капитальный ремонт в квартире: без четкого плана все затянется, обойдется в три раза дороже и в итоге придется все переделывать. Техническое задание — это ваш план, чертеж и инструкция, без которых проект может превратиться в бесконечную головную боль.

Если вы думаете, что разработчики сами разберутся, что вам нужно, – это ошибка. Они сделают то, что вы им скажете, но не то, что вам действительно нужно. Поэтому ТЗ – это не формальность, а инструмент, который защищает ваш бюджет, сроки и нервы.

Давайте разбираться, как правильно составить ТЗ для ERP-системы, какие ошибки допустить нельзя и почему этот документ важнее, чем может показаться на первый взгляд.

Почему техническое задание важнее, чем кажется

ERP-система должна охватывать все ключевые процессы компании: финансы, логистику, производство, HR, продажи, аналитику. Она должна быть способна адаптироваться к изменениям, интегрироваться с другими сервисами, работать с большими объемами данных и обеспечивать бесперебойный доступ к информации для разных подразделений. Все это возможно только при условии, что система спроектирована правильно. И именно ТЗ определяет, каким будет это проектирование.

Нельзя просто сказать: «Нам нужна ERP, которая будет удобной, быстрой и интегрированной с «1С». Это ничем не отличается от того, как если бы вы пришли к архитектору и сказали: «Постройте мне красивый дом». Что значит «красивый»? Сколько этажей? Из какого материала? Сколько комнат? Какая планировка? Где должны находиться окна? Сколько должно быть ванных комнат?

Без четких ответов на эти вопросы архитектор не сможет сделать проект. Так и с ERP — система должна быть четко описана, иначе результат окажется далек от ожиданий.

Что должно быть в техническом задании для ERP

Если ТЗ составлено как попало, ждите проблем: сроки затянутся, бюджет раздуется, а система окажется неудобной. Чтобы этого не случилось, в документе должно быть все четко расписано.

Здесь фиксируется основная информация: зачем компании нужна ERP, какие задачи она должна решить, какие подразделения будут ее использовать. Например, если компания сталкивается с проблемой несогласованности данных между отделами, а сотрудники вынуждены вручную переносить информацию из одной системы в другую, ERP должна обеспечивать единую базу данных и автоматизированные процессы синхронизации.

Если главная боль — это устаревший софт, который не справляется с возросшим объемом операций, ERP должна быть масштабируемой и способной работать с большими массивами данных.

Перед тем как разрабатывать новую систему, нужно разобраться, как работает существующая. Какие процессы сейчас автоматизированы, какие ведутся вручную? Какие системы уже используются? Как между собой взаимодействуют разные отделы? Например, если склад и бухгалтерия работают в разных программах, а обмен данными происходит через Excel-файлы, ERP должна предусматривать интеграцию этих блоков, чтобы информация обновлялась автоматически.

Здесь детально прописывается, что именно должна уметь ERP. Это самая объемная часть ТЗ, которая требует максимальной проработки. Если ERP должна управлять финансами, значит, в системе должны быть инструменты для бюджетирования, учета доходов и расходов, формирования отчетности. Если в компании есть производство, система должна учитывать загрузку мощностей, планирование закупок, контроль качества.

Нужно описывать не только сами функции, но и логику их работы. Например, если речь идет об управлении запасами, важно определить, какие параметры будут влиять на формирование заказов поставщикам, как будет рассчитываться потребность в товарах, какие данные будут использоваться для анализа.

Какая архитектура должна быть у системы? Будет ли это облачное решение или серверное? Какие технологии будут использоваться? Какие базы данных должны поддерживаться? Например, если в компании уже используется PostgreSQL, а новая система разрабатывается на MS SQL, это может вызвать сложности с интеграцией. Также здесь описываются требования к производительности — насколько быстро должны обрабатываться запросы, какие нагрузки должна выдерживать система.

ERP редко бывает единственной учетной системой в компании. Она должна уметь взаимодействовать с другими программами, будь то CRM, складская система, бухгалтерский учет или внешние сервисы (банки, маркетплейсы, логистические платформы). Если не продумать этот момент заранее, интеграция может стать серьезной проблемой, требующей дополнительных затрат и доработок.

ERP-система содержит критически важные данные, поэтому необходимо четко прописать, какие механизмы защиты должны быть реализованы. Например, какие уровни доступа предусмотрены для разных категорий пользователей, как будет осуществляться аутентификация, какие протоколы шифрования используются. Если система должна соответствовать международным стандартам безопасности (например, GDPR или ISO 27001), это также должно быть отражено в ТЗ.

Перед тем как ERP начнет работать в боевом режиме, ее необходимо протестировать. В ТЗ должно быть прописано, какие тесты будут проводиться (функциональные, нагрузочные, UX-тестирование), какие критерии успешного тестирования установлены, как будет происходить исправление выявленных ошибок. Также важно продумать процесс внедрения — будет ли это поэтапное развертывание или одномоментный запуск, каким образом будут обучаться сотрудники.

Частые ошибки при составлении ТЗ

Самая распространенная ошибка — размытые формулировки. Например, если в разделе функциональных требований просто написать «Система должна быть удобной и гибкой», это не даст разработчикам никакой полезной информации. Удобной для кого? Гибкой в чем? Чем подробнее будут описаны требования, тем меньше недопонимания на этапе разработки.

Еще одна ошибка — недостаточная детализация интеграции. Например, если в компании уже используется 1С, но в ТЗ не прописано, как именно ERP должна с ним взаимодействовать, это может привести к тому, что процесс обмена данными окажется неудобным или потребует дополнительных доработок.

Не стоит также забывать о тестировании. Если в ТЗ не обозначены четкие критерии приемки системы, могут возникнуть споры между заказчиком и разработчиками о том, готова ли ERP к запуску. Лучше заранее определить, какие тесты будут проводиться и какие параметры считаются допустимыми.

Как выбрать интегратора для внедрения ERP правильно

Запуск ERP — это не просто покупка программы, а серьезное изменение в работе компании. Чтобы все пошло как надо, нужен правильный интегратор. Это тот, кто не просто «поставит систему», а разберется в бизнес-процессах, подгонит ERP под ваши задачи и не исчезнет, когда начнутся вопросы. Но как выбрать такого партнера? Давайте разберемся.

Первая ошибка, которую совершают многие — выбирать интегратора просто по красивым словам на сайте. «10 лет на рынке», «эксперт в автоматизации», «сотни довольных клиентов» — это все здорово, но копните глубже.

Важно понять, какие проекты у него реально были. Есть ли успешные внедрения в вашей сфере? Сколько времени занял процесс? Как решались проблемы? Поищите отзывы, поговорите с теми, кто уже работал с этой командой. Опыт в ERP — это не только количество лет на рынке, но и реальный кейсы с понятными результатами.

Зачастую под громким названием компании скрывается группа специалистов, у которых разный уровень подготовки. Одно дело, если вас ведет опытный консультант с кучей кейсов за плечами, и совсем другое, если на проект назначили стажера, который сам только разбирается в системе.

Не стесняйтесь спрашивать, кто будет работать с вами. Уточняйте, какие у них сертификаты, сколько лет они занимаются ERP, какие сложные задачи решали. Хороший интегратор — это не просто «продажник» на переговорах, а сильная команда, которая разберется в нюансах вашего бизнеса.

ERP — это не история «установили и забыли». Это долгий процесс, который требует сопровождения. Сегодня вам нужна одна функция, через полгода — другая. Поэтому важно, чтобы ваш интегратор не пропадал после подписания акта выполненных работ.

Проверьте, как у компании устроена поддержка. Есть ли договор на обслуживание? Как быстро они реагируют на запросы? Готовы ли обучать ваших сотрудников? Хороший партнер не бросает клиента, а помогает развивать систему дальше.

Если у вас уже есть сторонние системы и сервисы, например, сайт, складская система, система электронного документооборота и прочие, ERP должна уметь с ними «дружить». Это вопрос интеграции, и тут важно понимать, как именно это будет реализовано.

Хороший интегратор сразу скажет, какие системы можно легко подключить, где могут быть сложности и сколько времени займет настройка. Если в ответ слышите что-то вроде «да, без проблем, все подключим» без конкретики — будьте настороже.

ERP — это сложный инструмент, и рано или поздно возникнут вопросы: что-то не работает, данные не обновляются, пользователи запутались. Важно заранее узнать, как решаются такие ситуации.

Есть ли горячая линия или техническая поддержка? Как быстро отвечают на запросы? Можно ли доработать систему под новые задачи? Если интегратор говорит «мы ставим ERP, а дальше сами разбирайтесь» — лучше поищите других.

Перед тем как подписывать договор, задайте интегратору несколько вопросов.

1. Какие проекты в нашей сфере вы уже делали?

2. Кто будет работать с нами? Какая у них квалификация?

3. Как будет проходить процесс внедрения?

4. Какие гарантии, что ERP заработает так, как нам нужно?

5. Как будет устроена поддержка после запуска?

6. Как решаются проблемы, если что-то пойдет не так?

Если вам не могут дать конкретные ответы — скорее всего, работать с таким интегратором будет сложно.

Выбор интегратора — это половина успеха внедрения ERP. Хороший партнер не просто установит систему, а подстроит ее под ваш бизнес, обучит сотрудников и останется на связи после запуска.

Не ведитесь на громкие обещания, проверяйте реальный опыт, задавайте вопросы. ERP — это инвестиция, и от правильного выбора партнера зависит, как быстро она начнет работать на вас.

Ваша выгода от внедрения ERP с ГЭНДАЛЬФ

Внедрение ERP — серьезное изменение в работе компании, требующее профессионального подхода. ГЭНДАЛЬФ — один из ведущих интеграторов на рынке, предлагающий не просто установку программы, а комплексный подход, который гарантирует эффективность системы и комфортную работу сотрудников.

Большинство клиентов ГЭНДАЛЬФ приходят по рекомендации, что говорит о высоком уровне доверия и качестве работы. Почему вам стоит выбрать нас?

• Реальные кейсы и рекомендации. Большинство клиентов приходят к нам по сарафанному радио. Мы готовы организовать референс-визит, чтобы вы увидели, как работает ERP у наших заказчиков.

• Проверенная методология. Используем каскадный подход, ГОСТ 34 и технологию «1С:ТКВ», что снижает риски и делает процесс внедрения прозрачным.

• Современные инструменты. В работе задействуем Confluence, Jira, 1С:СППР, Git, Vanessa ADD и искусственный интеллект, чтобы внедрение шло быстро и без лишних ошибок.

• Глубокое погружение в бизнес-процессы. Анализируем работу компании и подстраиваем ERP под реальные задачи, а не наоборот.

• Обучение на живых примерах. Ваши сотрудники не просто изучат новую систему, а отработают реальные кейсы, что ускоряет адаптацию.

• Полный комплект документации. Вы получите понятные инструкции и техническую документацию, чтобы самостоятельно развивать систему в будущем.

• Гарантия и поддержка. Мы не уходим после внедрения — поддерживаем систему, помогаем с доработками и адаптируем ее под новые задачи.

• Сертифицированные специалисты. В нашей команде работают эксперты с подтвержденными знаниями, а общее количество сертификатов ГЭНДАЛЬФ превышает 500.

ERP — это инвестиция в будущее компании, и, если подойти к ее внедрению без должной подготовки, можно потерять миллионы на исправлении ошибок. Грамотно составленное техническое задание ERP позволяет избежать множества проблем, снижает риски, оптимизирует бюджет и делает процесс разработки прозрачным.

Создание ТЗ — это не просто бюрократическая процедура, а важнейший этап, определяющий успех всего проекта. Чем детальнее и понятнее будут прописаны требования, тем быстрее, дешевле и эффективнее пройдет внедрение. Это тот случай, когда время, потраченное на подготовку, окупается многократно.

Внедряйте ERP правильно. И помните: ошибки на старте всегда обходятся дороже, чем их предотвращение.