Поэтапное внедрение 1С:ERP по блокам учета: что вы обязаны учитывать

Когда крупное предприятие решает внедрить 1С:ERP, часто встает логичный вопрос: запускать ли весь контур сразу? И вопреки расхожему мнению — это абсолютно нормальная схема работы. Если на кону стоит консолидация данных, повышение эффективности управления предприятием, оптимизации бизнес-процессов и так далее, тогда комплексное внедрение необходимо.

Но важно понимать: реализация такого проекта требует серьезных вложений — как временных, так и финансовых. Это не история «включили и заработало», а комплексная трансформация, которая затрагивает все процессы: от бухгалтерии до логистики.

Если компания ограничена во временных или финансовых ресурсах, возможен путь внедрения по блокам — поэтапно, с учетом текущих ресурсов и приоритетов. Причинами для блочного внедрения также могут стать, например, сжатые сроки запуска того или иного функционального блока для перехода на актуальное ПО для сдачи регламентированной отчетности.

Такой подход позволяет сохранить управляемость, контролировать сроки и получать ощутимый результат на каждом этапе. В этой статье разберем, как грамотно подойти к запуску 1С:ERP, как распределить блоки и с чего начать в первую очередь.

Определение целей

Перед тем как думать, с какого блока начать и сколько это займет времени, нужно сделать шаг назад и честно сформулировать ответ на главный вопрос: зачем вашей компании 1С:ERP?

Звучит очевидно, но на практике именно этот этап чаще всего либо пропускают, либо сводят к общим фразам вроде «нам нужна автоматизация» или «надо все в одном месте». В результате внедрение идет вслепую, приоритеты скачут, и через пару месяцев система перестает соответствовать реальности бизнеса.

Чтобы этого не случилось, цели должны быть конкретными, измеримыми и понятными всем участникам процесса. Рассказываем, как это сделать.

1. Выявите реальные задачи бизнеса, которые нужно решить

   Поставьте перед собой конкретные вопросы:

   • Где компания сейчас теряет деньги?

   • Какие процессы тормозят развитие?

   • Какие ошибки повторяются из-за ручного труда?

   • Где не хватает прозрачности и управляемости?

   Например:

   1. Хотим ускорить закрытие месяца в бухгалтерии.

   2. Нужен контроль затрат в производстве по участкам.

   3. Не хватает аналитики по рентабельности проектов.

   4. Сотрудники тратят время на дублирующие документы.

2. Привяжите цели к бизнес-показателям

   1С:ERP — это инвестиция, и как любая инвестиция, она должна приносить измеримую пользу. Поэтому формулируйте цели так, чтобы по ним можно было судить об эффективности проекта:

   • Сократить срок подготовки отчетности с 10 до 3 рабочих дней.

   • Увеличить оборачиваемость склада на 15% за полгода.

   • Снизить ошибки при расчете зарплаты до нуля.

   • Сократить кассовые разрывы за счет автоматизации казначейства.

3. Обсудите цели со всеми заинтересованными

   Недостаточно, чтобы цели понимал только ИТ-директор или финдиректор. Их должны разделять:

   • собственник бизнеса;

   • руководители подразделений;

   • внутренняя команда проекта;

   • будущий подрядчик.

   Это критично, потому что при отсутствии единого понимания начинаются внутренние конфликты: одни ждут автоматизации отчетности, другие — управления производством, третьи — CRM. В итоге не получаем ничего.

   Публичное проговаривание целей — это еще и способ выявить несогласных на старте. Лучше обсудить и договориться заранее, чем потом бороться с саботажем в процессе внедрения.

4. Документируйте цели и сделайте их частью проекта

   Цели внедрения должны быть не просто в голове, а в проектной документации. Именно они определяют:

   • состав блоков для внедрения;

   • приоритетность модулей;

   • логику проектных решений;

   • формат контроля результата.

   Хороший подрядчик всегда начнет работу с обсуждения целей и поможет уточнить формулировки. Если на старте они расплывчаты — это сигнал, что нужно вернуться на шаг назад и договориться об основном.

Кто отвечает за внедрение

Для достижения успеха важно, чтобы каждая команда имела четко распределенные роли и ответственности на всех этапах проекта. Состав обеих команд определяется на этапе пресейла, в ходе первичных встреч с заказчиком, где предоставляются рекомендации. В состав команд входят:

• кураторы и руководители проектов;

• функциональный архитектор (со стороны подрядчика) и главный функциональная заказчик (со стороны заказчика)

• бизнес-аналитики по каждому функциональному блоку (со стороны подрядчика) и функциональный заказчик (со стороны заказчика)

• разработчики и консультанты (только со стороны подрядчика).

Важно, чтобы над проектом работали штатные специалисты компании-подрядчика. Для заказчика крайне важно заранее определить роли на весь период проекта, их занятость и круг обязанностей.

Как выбрать подрядчика для внедрения 1С:ERP

Выбор подрядчика — это не просто строчка в проектном плане. Это стратегическое решение, от которого зависит, будет ли 1С:ERP работать так, как вы задумали, или превратится в бесконечную череду доработок и конфликтов. И здесь важно не угадать, а выбрать осознанно, опираясь на понятные критерии.

• Опыт и подтвержденные кейсы. Не верьте на слово. Любая компания может красиво рассказать о себе, но вас интересуют не обещания, а выполненные проекты. Запрашивайте конкретные кейсы: какие задачи ставились, как реализовывались, какие были сложности и как их решили. Идеально — если вам дадут контакты клиентов, которые готовы подтвердить результат.

• Состав команды проекта. Важно знать, кто именно будет работать с вашей компанией. Попросите представить команду: бизнес-аналитика, функционального и технического архитекторов, разработчиков. Запросите портфолио специалистов — с сертификатами «1С», перечнем реализованных проектов и опытом в нужной отрасли. Это поможет избежать ситуации, когда за сложный проект берется неопытная команда.

• Наличие статуса «1С:Центр ERP». Этот статус подтверждает, что подрядчик имеет сертифицированных специалистов, методологии, отработанные процессы и успешные внедрения. Если у компании есть такой статус, это уже весомый аргумент в ее пользу.

• Стабильность и организованность. ERP-проект — это не вопрос двух месяцев. Он растягивается на кварталы, а иногда и годы. Важно, чтобы работа не зависела от конкретных сотрудников. Хороший подрядчик выстраивает процесс таким образом, что даже при смене команды ничего не теряется: все задачи, договоренности и статусы хранятся в единой системе.

• Поддержка после запуска. Бизнес меняется, появляются новые задачи, сотрудники — вопросы. Подрядчик должен быть готов сопровождать систему после запуска, оперативно реагировать на запросы и предлагать улучшения. Лучше, если этим занимается та же команда, что реализовывала внедрение — они знают логику проекта и погружены в специфику вашей компании.

• Специализация в вашей отрасли. Если подрядчик уже автоматизировал бизнесы в вашей сфере — это огромное преимущество. Он будет знать типовые процессы, подводные камни и особенности отчетности. Это ускоряет работу и позволяет сразу говорить на одном языке.

Предпроектное обследование — фундамент всей работы

Невозможно внедрить 1С:ERP «вслепую». Даже если кажется, что все понятно — автоматизировать бухгалтерию, склад, производство — без предварительной диагностики это остается только предположением. Предпроектное обследование превращает общее намерение в четкий план, дает понимание, что именно нужно автоматизировать, в каком объеме, в какой последовательности и с какими ресурсами.

Рассмотрим все этапы подробнее.

As-is

Проводятся интервью с ключевыми пользователями (функциональными заказчиками). Формируются и утверждаются с функциональным заказчиком схемы «как есть» в нотации BPMN с подробным пользовательским описанием, согласовываются верхнеуровневые функциональные задачи.

Внедрение 1С:ERP способствует цифровизации бизнеса, обеспечивая учет и анализ данных в реальном времени.

To-Be

Проектируется и моделируется система с демонстрацией типового функционала заказчику. Описываются целевые бизнес-процессы в нотации BPMN, определяются требования к настройкам и правам доступа. С заказчиком утверждается спецификация функциональных требований, выявляются проблемы и разрабатываются методы их решения. Также фиксируются требования по интеграции с системами и оборудованием, участвующими в процессе внедрения.

Стоимость внедрения 1С:ERP определяется количеством необходимых модулей, глубиной кастомизации и объемом автоматизируемых процессов.

НСИ и остатки

Формируются требования к нормативно-справочной информации (НСИ) и остаткам, утверждается алгоритм их переноса.

Проект внедрения 1С:ERP включает тестирование работоспособности и корректности системы перед полным запуском.

Частное техническое задание

Формируются проектные решения по функциональным требованиям, включая устранение функциональных разрывов, с детальным описанием изменяемых/разрабатываемых метаданных в системе в соответствии с требованиями и стандартами вендора. Также разрабатываются проектные решения по интеграции с системами и оборудованием, участвующими в процессе внедрения.

Внедрение 1С:ERP помогает обеспечить соответствие бизнес-процессов современным требованиям и стандартам управления.

Сценарий КП

Подготавливается сценарий контрольного примера, который иллюстрирует основную часть функционала системы. Отдельные особенности могут не покрываться контрольным примером и будут определяться в техническом задании.

Без этого шага внедрение 1С:ERP — это движение без карты. Компании рискуют потратить ресурсы на автоматизацию процессов, которые не влияют на результат, или настроить систему, которая не учитывает особенности бизнеса. Обследование — это фундамент, на котором строится реалистичный, выполнимый и эффективный проект.

Какие блоки можно автоматизировать

На этапе предпроекта определяют, какие именно модули 1С:ERP будут использованы при внедрении. И здесь блочный подход особенно эффективен: он позволяет внедрять подсистемы постепенно, без перегрузки и с учетом их зависимости друг от друга.

Перечислим блоки и разберем их функционал.

Регламентированный учет

Это блок, отвечающий за бухгалтерский и налоговый учет. Он включает:

• отражение в регламентированном учете всех хозяйственных операций;

• формирование регламентированной отчетности;

• расчет налогов;

• закрытие месяца.

Почему важно включить его в проект внедрения?

• создает единое информационное пространство;

• формирует базу для следующих модулей;

• позволяет настроить правила учета, которые будут использоваться повсеместно;

• обеспечивает финансовую прозрачность и соответствие требованиям законодательства.

Финансовое управление

Состоит из двух частей:

• Бюджетирование: позволяет планировать доходы и расходы, контролировать выполнение бюджета и оперативно реагировать на отклонения.

• Казначейство: отвечает за денежные потоки, ликвидность, контроль оплат и интеграцию с банками.

Этот блок необходим для построения прозрачной и управляемой финансовой системы.

Управление снабжением и складской учет

Эти блоки автоматизируют весь путь от закупки до хранения:

• прогнозирование потребностей;

• контроль поставок;

• работа с договорами и поставщиками;

• учет остатков, серий, сроков годности.

Реализация этих модулей снижает издержки, минимизирует потери, упрощает логистику.

Производство

Модуль для компаний с собственным выпуском продукции. Применяется, если нужно автоматизировать и улучшить производственные процессы, повысить эффективность ресурсов, снизить затраты и улучшить контроль над производством.

Продажи и клиенты

Модуль автоматизирует работу с заказами, ценообразованием, логистикой. Дает:

• полный контроль над воронкой продаж;

• прозрачную работу с клиентской базой;

• аналитическую отчетность по эффективности.

Может быть интегрирован с CRM и маркетинговыми инструментами.

Почему блочный подход эффективен

Внедрение 1С:ERP — всегда масштабное изменение. И именно поэтапная стратегия делает этот процесс управляемым. Блочный подход позволяет выстраивать систему постепенно — с понятной логикой, минимальными рисками и ощутимым результатом уже на ранних этапах.

• Контроль на каждом этапе. Когда внедрение идет блок за блоком, проще отследить, где возникли ошибки. Они выявляются сразу, а не на финальном запуске, когда вся система уже зависима от них. Это экономит не только время, но и бюджет.

• Постепенное обучение персонала. Сотрудники вовлекаются постепенно, по мере запуска новых функций. Им не нужно за неделю осваивать десятки новых процессов — каждый модуль внедряется с обучением и адаптацией, что снижает сопротивление и упрощает внедрение.

• Гибкость проекта. Если в процессе меняются приоритеты, появляется новый продукт или меняется структура компании — план внедрения можно адаптировать. Блочный подход это позволяет: один модуль приостанавливается, другой выходит вперед.

• Ранние результаты и видимый эффект. Регламентированный учет уже дает эффект: отчетность становится точнее, закрытие месяца — быстрее, прозрачность — выше. Это укрепляет доверие к проекту, помогает получить поддержку руководства и легче двигаться дальше.

Подведем итоги

Поэтапное внедрение 1С:ERP по блокам — это не компромисс, а зрелая и эффективная стратегия. Такой подход снижает риски, позволяет быстрее получить результат и обеспечивает устойчивое развитие системы.

Когда блочное внедрение точно станет правильным решением?

• Сжатые сроки. Блочное внедрение позволяет быстро запустить ключевые модули и начать работу, сокращая время до полного использования системы.

• Финансовые соображения. Платежи можно распределить на этапы, что облегчает бюджетирование и уменьшает финансовую нагрузку.

• Регламентированная отчетность. Если начать с блоков, отвечающих за учет и отчетность, вы обеспечите своей организации четкое соблюдение законодательства.

Каждый блок — логичное продолжение предыдущего. Каждый шаг — часть общей системы.

Выстраивая внедрение таким образом, компания не просто ставит программу, а получает мощный инструмент управления, который работает, учитывая специфику, задачи и цели именно этого бизнеса.