«1С:Управление холдингом» в действии: как повысить экономию на закупках

Закупки сегодня – это не просто процесс приобретения товаров или услуг. Это сложная система, от которой напрямую зависит скорость работы всей компании, ее финансовая эффективность и уровень прозрачности. Особенно остро эти проблемы проявляются в больших организациях с тысячами сотрудников и огромным ассортиментом товарных позиций.

Если процесс закупок не налажен, возникают классические сложности: непонятно, где именно застряла заявка, когда придет товар, почему растут издержки и кто отвечает за задержки. Такое ощущение, что закупки – это черный ящик, в который все складывается, но никто не может разобраться.

В ответ на эти вызовы многие компании переходят к цифровизации процессов. Особенно важна сквозная автоматизация – от момента формирования заявки до поступления товара на склад. Это именно то, что реализуется в «1С:Управление холдингом» и в системах класса 1C:ERP. В «1С:Управление холдингом» стратегическое управление становится прозрачным, а ежедневные операции – контролируемыми и понятными.

Этот переход – не просто технический апгрейд, а новый уровень управления закупками, который позволяет:

• снизить риски ошибок и сбоев в работе;

• повысить скорость обработки заявок и принятия решений;

• улучшить взаимодействие между всеми участниками процесса;

• добиться значительной экономии на закупках и оптимизации затрат.

В дальнейшем мы подробно разберем, какие конкретные проблемы решает цифровизация закупок, как строится эффективный процесс, и какие инструменты делают работу проще и прозрачнее. Этот опыт особенно полезен тем, кто работает с большими объемами закупок и ищет способы сделать процесс управляемым и прозрачным.

Основные проблемы классического процесса закупок

В классическом подходе к закупкам часто возникают одни и те же сложности, которые делают процесс громоздким и непрозрачным. Данные разбросаны по разным системам и бумажным документам, а информация о состоянии заявок теряется или искажается. Заявитель не видит, что происходит с его заказом, закупщик не может быстро оценить свои задачи, а руководство – получить полную картину.

В результате появляются проблемы

• Ручной ввод данных и перенос из одной системы в другую приводит к ошибкам и дублированию информации.

• Нет единой базы, где хранились бы все документы и статусы – заявки, договора, конкурентные листы.

• Сроки и стоимость закупок не контролируются, что приводит нарушению сроков и перерасходам бюджета.

• Отсутствие аналитики – компании сложно понять, кто реально работает, а кто тормозит процесс.

• Коммуникация между заявителями и закупщиками строится на почте и звонках, что замедляет решение вопросов и приводит к недопониманиям.

Все эти сложности мешают управлять закупками как единым процессом и снижают эффективность снабжения. Особенно заметно это в крупных компаниях с большими объемами заявок и сложной структурой – когда важна скорость и точность.

Именно эти трудности заставляют искать решение в сторону цифровизации и автоматизации – чтобы взять процесс под контроль, сделать его прозрачным и предсказуемым. На практике это значит, что каждая заявка, каждый договор и каждое действие должны фиксироваться в системе, доступной для всех участников, а не оставаться в «черном ящике».

Автоматизация контроля параметров заявок и управление коммуникацией

Одно из самых заметных изменений после цифровизации закупок – это то, насколько проще стало управлять деталями. Если раньше заявки заполнялись вручную и могли содержать массу неточностей, то теперь система сразу подсказывает, где ошибка, и не даст отправить заявку, которую невозможно исполнить в срок.

Что именно автоматизировано

• Контроль сроков поставки: система рассчитывает минимально возможную дату и не позволяет указать заведомо нереалистичный срок. Это защищает закупщика от заявок, которые он физически не сможет исполнить вовремя.

• Проверка цен: если заявитель указывает цену, не совпадающую с ориентировочной или рыночной, закупщик увидит это сразу и может запросить уточнение.

• Отправка на доработку: если данные заявки неполные или некорректные, ее можно вернуть на доработку прямо в системе – без писем, звонков и лишней суеты.

Инструменты закупщика для верного выбора поставщика

Закупщик в новой системе получает целый набор инструментов, которые позволяют не просто обрабатывать заявки, а принимать взвешенные решения и выбирать надежных поставщиков.

Первое, что становится доступно – это возможность формировать закупочные процедуры прямо в системе. Они включают все детали: предмет закупки, сроки, условия и требования к поставщикам.

Одним из самых ценных инструментов является конкурентный лист – он помогает оценивать предложения от разных поставщиков по нескольким параметрам:

• цена и коммерческие условия;

• история работы с поставщиком – насколько дисциплинированы поставки за последние полгода;

• риски и дополнительные расходы, например, транспортные издержки или частота срывов сроков.

Система автоматически рассчитывает ранги поставщиков, помогая быстро выделить тех, кто наиболее надежен и выгоден.

Если возникает ситуация, когда закупка должна проходить без альтернатив (например, из-за специфики товара), закупщик может оформить запрос на особый режим закупки – тоже в системе, с фиксацией всех условий.

В совокупности эти инструменты дают закупщикам возможность не просто реагировать на заявки, а грамотно планировать, оценивать и контролировать весь цикл выбора поставщиков.

Интеграция с электронной торговой площадкой и импорт из внешних источников

Еще один важный шаг к повышению эффективности закупок – это интеграция с электронной торговой площадкой и возможность работы с внешними файлами. В реальной практике закупщиков зачастую приходится одновременно работать и с внутренними системами компании, и с площадками для проведения тендеров и запросов коммерческих предложений.

Внедренная интеграция позволяет:

• автоматически выгружать закупочные процедуры из системы «1С» на ЭТП. Это значит, что не нужно вручную переносить данные, что существенно снижает вероятность ошибок и экономит время.

• импортировать коммерческие предложения от поставщиков из Excel и напрямую из ЭТП обратно в систему «1С». Благодаря этому закупщик видит всю информацию в одном окне, может быстро сравнивать предложения и формировать конкурентный лист без дополнительного ручного ввода.

• использовать web-сервисы для обмена данными, что открывает возможности для более глубокой автоматизации и сокращения времени на подготовку и публикацию закупок.

Для крупного холдинга с множеством заявок и поставщиков такая интеграция становится не просто удобством, а жизненно необходимым инструментом для поддержания высокой скорости и качества закупочной деятельности.

Развитая аналитика и отчетность как ключ к управлению закупками

Одна из главных ценностей цифровой системы – возможность собирать и анализировать данные о закупках в удобном и наглядном виде. В современных решениях предусмотрено создание множества аналитических отчетов, которые помогают оценить эффективность работы и принимать грамотные управленческие решения.

В числе доступных отчетов

• Анализ времени цикла закупки – сколько времени уходит от подачи заявки до получения товара на склад. Это позволяет выявлять узкие места и снижать задержки.

• Статусы исполнения заявок – контроль того, на каком этапе находится каждая заявка, и какие заявки требуют внимания.

• Производительность труда закупщиков – кто справляется с нагрузкой быстрее, а кто нуждается в дополнительной поддержке.

• Экономия на ценах закупки – оценка фактической экономии по сравнению со среднерыночными ценами.

Без развитой аналитики компания рискует терять контроль над закупками, упуская возможности для оптимизации и повышения эффективности. А в «1С:Управление холдингом» стратегическое управление становится именно таким – основанным на реальных данных, а не на догадках.

Экономический эффект от цифровизации

Переход на цифровую систему закупок – это не только про удобство и контроль, но и про конкретные, измеримые результаты, которые влияют на финансовое состояние компании и ее операционную эффективность.

Экономические показатели компаний, внедривших «1С:Управление холдингом», могут быть следующие*:

• сокращение расходов на материальные ресурсы – 10%

• сокращение операционных и административных расходов – 10%

• сокращение трудозатрат в различных подразделениях – 30%

• сокращение дебиторской задолженности – 50%

• ускорение получения управленческой отчетности – 400%

• ускорение получения регламентированной отчетности –50%

* Источник – статистика по проектам ООО «Индустрия Информатики»

Эти результаты показывают, что цифровизация закупочного процесса – это не просто модернизация, а реальное повышение экономической эффективности, повышение прозрачности и качества управления. А значит, переход на автоматизированные решения на базе «1С:Управление холдингом» и «1C:ERP: Управление холдингом» становится стратегическим шагом для компаний, стремящихся к развитию и устойчивости.

Перспективы развития функционала

Цифровизация закупок – это не конечная точка, а старт для постоянного улучшения процессов. В компаниях, которые уже внедрили «1С:Управление холдингом», в планах следующие ключевые направления развития, которые сделают управление закупками еще более эффективным и современным.

1. Полная автоматизация процесса от планирования закупок до оплаты – интеграция всех этапов, начиная с формирования заявки и заканчивая платежами, что позволяет контролировать бюджет и денежные потоки в единой системе.

2. Личный кабинет поставщика – удобный сервис для прямого взаимодействия с поставщиками, обмена документами и оперативного согласования, что значительно сокращает время и снижает количество ошибок.

3. Интеграция с графиками реализации инвестиционных проектов и технического обслуживания – возможность точно планировать закупки в зависимости от этапов проектов и обслуживания оборудования, обеспечивая согласованность действий между подразделениями.

4. Переход к визуальному отображению данных – использование графиков и диаграмм в личных кабинетах и аналитических отчетах, чтобы быстрее воспринимать информацию и оперативно принимать решения.

С таким функционалом закупки превращаются не просто в автоматизацию рутинных операций, а в инструмент стратегического управления, который помогает компаниям повышать эффективность и конкурентоспособность.