Представьте: у вас гора документов, а каждый раз, когда нужно найти нужный, вы тратите часы, перебирая стопки бумаг. Звучит как кошмар? Для многих компаний это была реальность, пока не появились технологии автоматизации. Одной из таких технологий стало штрихкодирование.
Давайте разберемся, как оно работает в «1С», зачем оно нужно и что делать, чтобы превратить вашу рутину в четко отлаженный процесс.
Что такое штрихкодирование и почему о нем говорят все
Если простыми словами, штрихкодирование — это когда каждому документу присваивается уникальный код, который можно отсканировать, а система сразу понимает, что это за документ и что с ним делать. Все! Вы больше не вручную вводите данные, не путаетесь в номерах, не ошибаетесь. Удобно, согласитесь.
Представьте, что вы получили от контрагента пачку накладных. Что нужно сделать? Сканируете штрихкод — и «1С» сама заполняет все поля: дату, номер, сумму, контрагента. Вам остается только проверить, нажать «ОК», и все готово.
Почему компании внедряют штрихкодирование
Честно говоря, те, кто еще этого не сделал, просто теряют время. Давайте посмотрим, какие плюсы дают штрихкоды.
- Экономия времени. Один скан штрихкода вместо длительного ручного ввода. Это особенно полезно при большом потоке документов.
- Меньше ошибок. Человеческий фактор никто не отменял. Мы все ошибаемся: цифру не так ввели, контрагента перепутали. Сканирование штрихкодов исключает такие моменты.
- Быстрый поиск. Нужен документ? Вместо того чтобы рыться в архивах, достаточно сканировать штрихкод или вбить его номер в «1С», и нужный файл уже на экране.
- Контроль на всех этапах. Документы больше не теряются. Каждый шаг их движения фиксируется: кто подписал, кто отправил, где они сейчас находятся.
- Больше порядка. Ваша бухгалтерия или склад начнут работать как швейцарские часы. У каждого документа свое место, и найти его проще простого.
Как это работает в реальной жизни: кейс «Хлеб Сабурово»
«Хлеб Сабурово» — крупный производитель хлебобулочной продукции, который ежедневно обрабатывает огромные объемы документации. Только вдумайтесь: 18 тысяч документов каждый день! Бухгалтерия просто захлебывалась в бумагах, и процесс поиска или сверки нужной накладной мог занимать часы.
Проблема
Ручная обработка документов требовала огромных ресурсов. Если нужно было найти несколько документов, сотруднику приходилось идти в архив, просматривать папки и проверять данные вручную. Это занимало слишком много времени и влияло на скорость работы всей компании.
Решение
Компания решила внедрить «Скан-Архив» с функцией штрихкодирования. Система позволила:
- генерировать уникальные штрихкоды для каждого документа;
- сканировать бумажные документы и автоматически переносить их в «1С»;
- привязывать электронные копии к базе данных, чтобы они всегда были под рукой.
Также компания нашла для себя еще одну полезную функцию «Скан-Архива» – распознавание первичных документов. Она позволяет значительно упростить и автоматизировать работу с документами.
При сканировании бумажных документов система не только создает их электронные копии, но и распознает текстовое содержимое. Это включает обработку ключевых данных, таких как названия, даты, реквизиты и другие важные параметры.
Благодаря этой функции система:
- автоматически извлекает и сохраняет данные, что позволяет организовать быстрый и точный поиск по архиву;
- связывает распознанную информацию с учетными процессами, интегрируя ее в базы данных;
- комплексно организует возврат документов. Система фиксирует, какие документы были отправлены, кому и когда, а также позволяет быстро идентифицировать их по содержимому и штрихкодам. Это обеспечивает полный контроль над движением документов и минимизирует риск их потери.
Результаты
- Время обработки документов сократилось в несколько раз.
- Поиск нужного документа занимает считаные секунды.
- Споры с контрагентами минимизированы: любой документ легко найти по штрихкоду.
- Теперь сотрудники работают только с актуальными данными.
Мнение клиента
«Стало удобнее отслеживать первичные документы, их обработка проходит намного быстрее. Если документ проведен в бухгалтерском учете, то у него обязательно должна быть копия в «Скан-Архиве». Сотрудник склада на заводе, который обрабатывает документы, может отметить их и направить в бухгалтерию только при наличии скана. Если вдруг у документа нет электронной копии, тогда его дубликат подписывается заново. Иной возможности провести документ у сотрудников нет».
Директор департамента по информационным технологиям «Хлеб Сабурово» Кирилл Железцов
Как внедрить штрихкодирование
Не переживайте, все проще, чем кажется. Что нужно?
- Программа «1С». Установите систему с модулем для работы со штрихкодами. Например, «Скан-Архив».
- Оборудование. Купите сканеры для считывания кодов и принтеры, которые их печатают.
- Обучение сотрудников. Дайте людям понять, как все работает. Обычно на это уходит всего несколько дней.
- Интеграция. Настройте бизнес-процессы так, чтобы штрихкодирование стало частью вашей повседневной работы.
Проблемы, о которых стоит знать
Конечно, не все всегда проходит гладко. Вот с чем вы можете столкнуться:
- Технические сложности. Нужно настроить оборудование и убедиться, что оно совместимо с вашими системами.
- Сопротивление сотрудников. Люди не всегда сразу готовы к изменениям. Понадобится время на адаптацию.
- Расходы. Первоначальные затраты на оборудование могут показаться высокими, но они быстро окупаются.
«Скан-Архив» или ЭДО: что выбрать?
Некоторые скажут: «А зачем нам использовать «Скан-Архив», если есть ЭДО?» Хороший вопрос. Давайте разберемся.
«Скан-Архив»
- Идеально подходит для работы с бумажными документами.
- Ускоряет их обработку, поиск и ввод данных за счет штрихкодирования и распознавания текста.
- Прекрасно справляется с задачами на складах, в архивах и на производстве.
ЭДО
- Полностью переводит документы в электронный формат.
- Обеспечивает доступ к документам из любой точки.
- Подходит для компаний, готовых отказаться от бумаги.
А знаете, что лучше всего?
Можно совместить оба подхода. Бумажные документы можно сканировать, распознавать и интегрировать в электронный документооборот. В результате вы получаете единую систему управления, которая позволяет эффективно работать как с физическими, так и с электронными документами, обеспечивая полный контроль и удобство.
Почему штрихкодирование — это выгодно?
Штрихкодирование — это не просто модная фишка, а реальный способ сэкономить время, избежать путаницы и упростить работу. Благодаря распознаванию и адресному хранению, можно полностью держать под контролем входящую и исходящую первичку, а с интеграцией ЭДО — ещё и следить за электронными документами.
Хотите навести порядок в документообороте и прокачать эффективность компании? Штрихкодирование в «1С» — то, что нужно.
Задумались о внедрении?
Напишите нам, и мы поможем разобраться, как сделать вашу работу проще и быстрее.
Оставить заявку
