Контроль документооборота: как бухгалтеру навести порядок и забыть про поиски «того самого файла»

Если вы — главный бухгалтер или руководитель, вы точно это знаете: документооборот в 2025 году уже давно не состоит только из папок с подписями. Сегодня все смешалось — бумага, сканы, PDF'ки, ЭДО, e-mail, мессенджеры… Казалось бы, удобно, но на практике — сплошная головная боль.

Решение есть – создание единого поля для хранения и доступа к первичным документам. Рассмотрим, как это работает через реальный пример.

Бумажные и электронные документы: две параллельные реальности

Сегодняшняя бухгалтерия — это не просто счета и акты, аккуратно подшитые в папки. Это настоящий коктейль из бумажных оригиналов, сканов, ЭДО-документов, писем на почте и внешних файлов в мессенджерах. И если раньше было понятно: вот папка — вот все, то теперь документы разбросаны по всей компании (и, если честно, по головам сотрудников тоже).

В чем проблема?

1. Разрозненное хранение. Часть документов лежит в «1С», часть — в Excel, какие-то акты кто-то отсканировал и отправил по почте, другие приходят в ЭДО. Что-то вообще отправляют в WhatsApp (да, бывает и так). Один и тот же документ может существовать в трех вариантах, и не факт, что нужный окажется под рукой в нужный момент.

2. Сложности с доступом. Главбух уехал в отпуск — все, никто не знает, где лежит файл. Или, например, нужный договор в бумаге, и он у менеджера, который заболел. И начинается классическое: «А вы не видели тот счет, который мне должен был подписать Сергей?»

3. Ошибки и задержки. Документ могут не вернуть, не подписать, перепутать. Могут просто забыть. Или подписать не ту версию. А когда нет четкого учета и контроля — это превращается в снежный ком: кто-то не вовремя провел счет, кто-то забыл про аванс, кому-то не хватило копии для сверки. А крайний — бухгалтер.

Почему это опасно?

Когда у компании нет единой системы управления документами и, соответственно, решения проблемы, происходят две вещи:

• Снижается эффективность. Сотрудники тратят кучу времени не на работу, а на поиски и разбирательства. Все делается дольше, чем могло бы.

• Растут риски. Потерянный счет — это не просто неудобство, это реальные деньги, которые нельзя подтвердить. Ошибки в первичке — штрафы. Потерянный договор — конфликт с контрагентом. Все это напрямую бьет по бизнесу.

Вот почему сегодня, когда компании работают с огромным потоком документов, важно не просто «где-то их хранить», а организовать систему для решения этих проблем. Настоящую. Рабочую. Умную.

И именно об этом — дальше.

Как проблемы с первичкой сказываются на работе компании

Когда в компании нет выстроенной системы контроля за возвратом первичных документов, это напрямую влияет на стабильность бизнес-процессов. Даже при наличии ЭДО часть документов обрабатывается вручную, а часть поступает в бумажном виде. В результате — постоянные сбои и неоправданные потери. Но есть еще кое-что.

• Замедление процессов. Когда документы хранятся в разных системах и форматах, на их обработку уходит больше времени. Это влияет на сроки подготовки отчетности, оплат, сверок с контрагентами и даже экономит ваше время на управленческих решениях.

• Риски потерь и ошибок. Невозможность быстро отследить статус документа или факт его возврата приводит к утрате важной первички. А это, в свою очередь, может стать причиной искажений в бухгалтерском и налоговом учете.

• Рост затрат. Сотрудники тратят значительное время на поиск, проверку и подтверждение документов. В условиях большого объема — это перерасход рабочего времени и ресурсов, которые могли бы быть направлены на другие задачи.

• Нарушения и санкции. Без централизованного контроля легко допустить нарушение стандартов внутреннего контроля или требований законодательства. В случае проверки это может обернуться штрафами, претензиями со стороны контрагентов или блокировкой расчетов.

Как единое поле отвечает стандарту контроля финансовых документов

Чтобы бухгалтерия могла работать стабильно, без срывов и рисков, необходимо соблюдать базовые требования к контролю первичных документов. В условиях большого документооборота — особенно при сочетании бумажных и электронных форм — это возможно только при наличии единой системы управления.

Основные требования к контролю первички – ниже.

1. Полнота данных — наличие всех обязательных первичных документов по каждой операции.

2. Своевременность — фиксирование сроков поступления, возврата и обработки.

3. Прослеживаемость — возможность отследить весь путь документа от получения до архивации.

4. Ответственность — определение конкретного исполнителя на каждом этапе.

5. Доступность — оперативный доступ к нужным документам при проверках, сверках или подготовке отчетности.

Как «Скан-Архив» и ЭДО помогают соблюдать стандарт

Интеграция двух систем позволяет создать единое цифровое поле для всей первички в «1С», в котором одновременно ведется работа с бумажными и электронными документами. Это поле становится основой для построения прозрачного и контролируемого процесса.

Что именно обеспечивается:

• Централизованное хранилище в «1С» — все документы, вне зависимости от источника, сохраняются в одной системе.

• Контроль возврата — легко отслеживать, какие документы получены, а какие еще в работе.

• Привязка ответственных — система фиксирует, кто и когда работал с документом.

• Автоматические напоминания и статусы — снижают риск просрочек и упрощают контроль за процессом.

Поддержка аудита и отчетности

Благодаря централизованной системе:

• легко собрать пакет документов для проверяющих органов из «1С»;

• можно быстро выгрузить информацию по любой операции;

• обеспечивается полнота учета — все документы проходят контроль и учтены в системе;

• упрощается подготовка управленческой и финансовой отчетности.

Как доработка «Скан-Архива» упростила работу с электронными документами

Чтобы бухгалтерия действительно работала эффективно, важно не только получать документы по ЭДО, но и быстро, без потерь, обрабатывать их внутри своей «1С». Именно для этого в программе для автоматизации документооборота «Скан-Архив» была внедрена новая доработка, которая решает одну из ключевых проблем: корректную работу с многоуровневыми файлами из систем ЭДО и «1С».

Что дает эта доработка

Раньше многие файлы, приходящие по ЭДО, обрабатывались не полностью: если в документе содержался текст, изображение и ссылки — си

Система могла не распознать всю структуру внешних файлов. В результате часть информации терялась, и бухгалтерии приходилось тратить время на ручную проверку и пересохранение. Теперь это исключено.

Что изменилось благодаря доработке?

• «Скан-Архив» умеет корректно читать документы с несколькими слоями: изображением, распознанным текстом и встроенными ссылками.

• Все данные из таких файлов доступны для поиска, анализа и последующей обработки.

• Система сохраняет их в едином архиве и привязывает к нужным процессам без лишних действий со стороны сотрудника.

Как это работает на практике

После внедрения доработки, «Скан-Архив»:

• автоматически распознает текст даже из изображений (например, отсканированных актов);

• учитывает и обрабатывает активные гиперссылки, встроенные в документы;

• работает с вложенными файлами внутри ЭДО-документов — такие вложения больше не теряются и не требуют отдельной обработки.

Это означает, что бухгалтеры получают доступ ко всей информации сразу, в привычной системе, без перехода между разными окнами и платформами.

Кроме того:

• исключаются потери данных при загрузке и разборе документов;

• сокращается время на обработку первички;

• повышается точность работы, особенно в ситуациях, когда необходимо быстро найти в «1С» и подтвердить факт получения документа.

Что это меняет для бизнеса

В результате внедрения доработки, компании получают:

• надежную работу с любыми типами ЭДО-файлов, включая нестандартные;

• автоматизацию обработки и загрузки сложных документов;

• возможность полной интеграции с другими системами учета и документооборота;

• снижение нагрузки на бухгалтерию и ИТ-отдел;

• повышение прозрачности процессов и качества учета.

Обновленный «Скан-Архив» стал еще более гибким и точным инструментом. Поддержка сложных ЭДО-файлов — это не просто техническое улучшение, а реальное упрощение жизни бухгалтерии. Доработка помогает выстроить единый, управляемый процесс контроля первичных документов — без потерь, ручной доработки и хаоса.

Обучение как ключевой элемент внедрения стандарта работы

Внедрить даже самую современную доработку— недостаточно. Без обучения сотрудников работа с ней либо не начнется вовсе, либо приведет к тем же проблемам, что были до автоматизации: ручной контроль, путаница, несоблюдение сроков, потеря документов. Поэтому обучение — не дополнительный этап, а необходимая часть стандарта.

Почему обучение — это не «по желанию», а обязательное условие

Технология работает эффективно только тогда, когда сотрудники понимают, что именно и зачем они делают. Без обучения они используют инструмент «на глаз» — и система перестает выполнять свои задачи. Возникают ошибки, снижается точность, размывается ответственность. Это касается как бухгалтеров, так и сотрудников, передающих первичку в отдел.

Что дает обучение на практике

• Формируются единые правила обращения с документами.

• Люди понимают, какие действия от них требуются и в какие сроки.

• Повышается точность и скорость возврата первичных документов.

• Снижается количество ошибок и недоработок.

• Каждый сотрудник понимает, за что он отвечает, и где это отражается в «1С».

Если сотрудники умеют работать в едином поле и знают, как пользоваться системой — контроль становится частью ежедневной рутины, а не головной болью перед отчетностью.