Как пройти камеральную проверку, когда документов много, а времени мало

Если вы работаете бухгалтером, то камеральные проверки – точно не новость. Вы знаете, как это бывает: декларация сдана, отчетность в порядке, а через пару недель прилетает требование. Вроде все чисто, а ощущение, будто ищут повод... на всякий случай.

И правда – ищут. Это неудивительно. Только вдумайтесь: почти половина всех доходов в бюджете страны формируется за счет налогов и сборов. И государство не просто так усиливает контроль. По данным Минфина, в прошлом году оборотные налоги и сборы принесли в казну более 39 триллионов рублей. Это около 70% всех доходов бюджета. А значит, каждая ошибка, каждый неучтенный документ – потенциальный источник доначислений, штрафов и, в худшем случае, выездной проверки.

Особый фокус – на НДС. Это основной налог, который и проверяется чаще всего. Здесь и суммы большие, и схемы сложнее, и соблазнов у всех сторон гораздо больше. Поэтому инспекции особенно пристально смотрят на вычеты, проверяют контрагентов и требуют оригиналы документов по каждой операции.

Камеральная проверка проводится не для галочки. Это полноценный механизм налогового контроля, и с каждым годом он становится точнее. Компании уже не могут рассчитывать, что инспекция просто «пролистает» декларацию и отпустит с миром. Даже если ошибок нет, вопросами засыпают: объясните, подтвердите, расшифруйте. А если где-то не хватает одного документа – считайте, день пропал.

Вот с этого и начинается стресс. Не в момент, когда приходят налоговики. А в тот, когда вы не уверены, что сможете за пару часов достать нужный документ. Именно этот страх – главный враг в работе бухгалтера во время проверки.

Что такое камеральная проверка: алгоритм, сроки и частота

Камеральная проверка – это, по сути, первая линия налогового контроля. Без выездов и встреч, все происходит заочно – инспектор смотрит вашу декларацию и анализирует ее прямо в системе. Основание для проверки – сам факт сдачи декларации. То есть даже если ошибок нет, проверка все равно будет. Это не выборочно, это по умолчанию.

Работает это так. Вы сдаете отчет – система включает счетчик – в течение трех месяцев инспектор проводит проверку. Если что-то смущает – приходит требование. Иногда одно, иногда сразу несколько. Спрашивают все: от пояснений по суммам до копий договоров, УПД и актов.

Блокировать счета могут не только по итогам самой проверки, но и за молчание. Например, если проигнорировать требование, забыть отправить подтверждение получения или не ответить на пояснения. Такие ситуации, к сожалению, случаются – особенно если в компании нет четкого контроля за тем, какие документы уже сданы, какие получены, а какие ждут реакции.

Именно поэтому бухгалтерам все чаще приходится не просто вести учет, а держать в голове целую карту движения документов, сроков, статусов и возможных рисков. И в этом – одна из главных проблем: ручной контроль давно устарел. Он не справляется с объемами.

Ошибки, за которые доначисляют: топ причин от ФНС

Казалось бы, камеральная проверка – это просто сверка цифр. Но, по факту, большинство доначислений происходит именно здесь. Вроде бы документы есть, проводки сделаны, все сдано в срок – а потом приходит требование, и начинается неприятное: инспекторы нашли расхождения, просят пояснить, что-то уточнить, где-то – пересчитать.

Вот топ причин, по которым ФНС доначисляет налоги в рамках камеральной проверки.

• Отсутствие оригиналов первичных документов. Самое банальное – договор подписан, акт есть в Excel, а вот оригинал с подписью контрагента так и не вернулся. И все – вычет по НДС под сомнением. Система «Налог-3» такие случаи отслеживает на раз-два.
• Несовпадение данных в декларациях. Например, вы заявили вычет, а контрагент не отразил операцию. Или наоборот – суммы в вашей декларации не совпадают с расчетами по другим налогам. И снова – пояснения, затраты времени, риски.
• Ошибки в УПД, накладных, актах. Неверные реквизиты, пустые поля, отсутствующие подписи – все это может стать причиной отказа в вычете или требования об уплате налога. Даже одна цифра может стоить компании десятки тысяч рублей.
• Подозрительные контрагенты. Иногда все у вас идеально, но партнер попадает в список «сомнительных» в системе ФНС. И к вам сразу же вопрос – почему выбрали именно его, проявили ли должную осмотрительность, есть ли документы, подтверждающие реальность сделки.
• Задержка с ответами на требования. Тут все просто: не отправили вовремя – нарушили срок – получаете блокировку счета или автоматическое доначисление. А ведь иногда требуемый документ просто... потерян. Или не возвращен вовремя.

Ключевая мысль здесь одна: больше половины проблем при КНП связаны не с налогами как таковыми, а с документацией. Нечего показать – нечем подтвердить. И даже если сделка реальна, без бумажного подтверждения это не будет иметь значения.

Чек-лист бухгалтера: как пройти камеральную проверку

Если вы хотя бы раз проходили камеральную проверку, то знаете: чем четче собран комплект документов, тем меньше лишних вопросов. Налоговики не будут разбираться в догадках – им нужны конкретные бумаги с подписями и датами. Любой пробел – и вы уже что-то объясняете, оправдываетесь, торопливо ищете нужный файл или копию.

Чтобы этого избежать, вот минимальный перечень документов, который должен быть у вас под рукой при любой проверке:

• налоговые декларации (включая уточненные, если были);
• договоры с контрагентами;
• счета-фактуры;
• универсальные передаточные документы (УПД);
• акты выполненных работ;
• товарные и товарно-транспортные накладные;
• платежные поручения и банковские выписки;
• служебные записки, подтверждающие корректировки или изменения.



Важно не просто иметь эти документы, а быть уверенным, что они:
• в наличии (а не где-то «у менеджера», «на согласовании» или «в почтовом ящике»);
• подписаны с обеих сторон;
• читаемы, не утеряны и не перепутаны;
• доступны в нужный момент – не через два дня, не «надо ехать в архив», а прямо сейчас.

Это особенно критично, если документы передавались через несколько отделов или филиалов. В таких случаях сложно даже понять, кто отвечает за возврат. А когда приходит требование от ФНС, времени на разбирательства уже нет.

Проверка всегда неожиданна. Даже если вы знаете, что декларация сдана вовремя и в ней все верно – запрос может прилететь по документу, который, как назло, вы забыли запросить у контрагента два месяца назад. Или он пообещал, но так и не прислал.

Такие ситуации – не редкость, это реальность, с которой сталкиваются бухгалтеры каждый месяц. И чем больше поток документов, тем выше риск, что один из них окажется не на месте именно тогда, когда он нужен больше всего.

Как «Скан-Архив» решает проблему возврата и доступности документов

До этого момента мы говорили о том, что грозит при отсутствии документов. Теперь пора перейти к тому, как этого избежать.

Есть бухгалтеры, у которых все под контролем. Они точно знают, какие документы уже в архиве, какие на руках у менеджеров, какие не вернули контрагенты, и по каким уже пора паниковать. Только вот есть одно но – таких бухгалтеров не бывает. Или почти не бывает. Потому что ручной контроль возврата документов при большом потоке – это работа, с которой физически невозможно справиться без системы.

Именно в этот момент начинает работать «Скан-Архив». Это не про «сохранить скан». Это про выстроить полный учет бумажных оригиналов – прямо внутри вашей «1С».

Вот как это работает на практике

• Каждый документ, поступивший в компанию, сканируется. Один сотрудник – оператор – добавляет его в программу. Не нужно переучивать бухгалтеров или менеджеров – у всех доступ к скан-копиям уже в привычном интерфейсе.
• Если оригинал не вернулся – вы это увидите. В «1С» такие документы выделяются цветом. Это простая, но мощная функция: вы в один клик понимаете, от кого и какие бумаги еще не пришли.
• Никаких папок, поиска по реестрам или звонков со словами: «Ты не видел акт по сделке с ООО Горизонт?» – просто заходите в нужный документ в «1С» и смотрите, прикреплен ли к нему скан. Все на месте – отлично. Нет скана – сигнал, что нужно действовать.
• Можно сформировать отчет – кто, что и когда должен был сдать, какие документы не возвращены, и кто за них отвечает. Это удобно не только для бухгалтера, но и для руководителя: понятно, где пробелы, кто тормозит процессы и на каком этапе.
• Во время проверки – все под рукой. ФНС просит пакет документов? Выгрузка – одной кнопкой. Никаких архивных поисков, суеты, физического перемещения бумаг. Система уже знает, где нужный документ, прикреплен ли к нему оригинал, и можно ли его показать.
• Если у вас нет отдельного хранилища – «Скан-Архив» помогает вести так называемое адресное хранение. То есть вы фиксируете, где физически находится бумага: в ящике у бухгалтера, на складе, у контрагента, в архивной комнате. Никакой путаницы.

Суть в том, что вы перестаете искать бумагу и начинаете управлять ею. Это ключевая разница. Не вы бегаете за документами, а система показывает, где и что не в порядке.

И это не единичный случай. По статистике, время на подготовку к проверкам сокращается минимум в 2 раза у тех, кто внедрил систему. А главное – снижается уровень стресса. Потому что когда в компании контроль документов держится «на честном слове», каждый запрос от ФНС воспринимается как угроза. С системой – как рабочая задача.

Не понятно, как это устроено на самом деле?

У вас есть возможность посмотреть, как работает система в условиях, близких к вашей практике

Записаться на демонстрацию

История компании «Калуга-Астрал»

Компания «Калуга-Астрал» – это не просто один офис с парой сотрудников. Это 40 обособленных подразделений и более 5000 партнеров по всей России. Каждый день через бухгалтерию проходят сотни документов: от актов оказанных услуг до бумажных копий, связанных с удостоверяющим центром. Объемы огромные. А требования – только растут.

До внедрения «Скан-Архива» ситуация была знакома многим: оригиналы лежат в архиве, но никто не уверен – вернулись ли они вообще; сотрудник уходит на поиск акта – и теряется на пару часов; препарация к проверке превращается в квест: собрать, сверить, найти, объяснить.

Самое уязвимое место – это как раз возврат документов от клиентов и контроль, что все сдано. Бумага приходит, бумага уходит, а ответственности – никакой. Как только инспекция просит акт или договор, оказывается, что он «где-то был», но никто точно не знает, где.

После внедрения «Скан-Архива» все изменилось

• Сразу при поступлении документов они сканируются и попадают в систему. Один человек – оператор – добавляет все в «Скан-Архив». Больше не нужно ничего пересылать или искать по ящикам.
• Все сотрудники имеют доступ к сканам прямо в «1С», при этом видеть оригиналы может только ответственный. Четкая система разграничения доступа.
• Невозвращенные документы отмечаются автоматически. В «1С» они выделяются цветом, и видно, кто и что еще не сдал. Можно сформировать отчет – и не на словах, а по фактам показать, кто тормозит процесс.

Результат? Время на подготовку к налоговым проверкам сократилось минимум в два раза. Документы не теряются, возврат контролируется, а главное – сотрудники уверены: если документ был, он не исчезнет.

Как сказала главный бухгалтер компании Елена Голышева:
«Раньше, когда готовили акты сверок, приходилось лопатить папки. Теперь все проще – открываешь «1С», находишь нужный документ, проверяешь наличие. Мы точно знаем, если документ возвращен – он в системе. Это сильно облегчает работу»

Требования и вызовы от ФНС: как быстро среагировать и не попасть под штраф

Камеральная проверка – это не только декларация. Это еще и целый поток документов, которые ФНС может затребовать в процессе: пояснения, копии, подтверждения.

Ситуация знакома каждому бухгалтеру. Приходит требование от налоговой: «Прислать копии договоров, УПД, актов за последний квартал. Срок – 5 рабочих дней.»

И дальше – все зависит от того, насколько хорошо у вас организована работа с документами. Если они в порядке – вы спокойно собираете комплект, отправляете его и спите спокойно. Если нет – начинается аврал.



А теперь к реальности

У менеджеров нет оригиналов. Сканов тоже нет – не сделали вовремя. Документы не подписаны, потому что «контрагент потерял». Или все это лежит где-то в архиве, но никто не знает где.

Вот здесь «Скан-Архив» показывает себя с другой стороны – не как контроль возврата, а как инструмент быстрой реакции.

Что делает программа в таких ситуациях
• Помогает найти нужный документ по любому реквизиту прямо в «1С» – по дате, контрагенту, сумме, номеру договора.
• Показывает, есть ли у документа подтвержденный скан и где он находится физически (если нужно приложить оригинал).
• Дает возможность сформировать пакет документов по требованию – без ручной сборки и без пробелов.
• А главное – позволяет заранее понять, какие документы не в порядке и где риски, еще до того, как инспекция их затребует.

Отдельно стоит сказать про уведомления и требования, которые приходят через «1С:Отчетность». Если сотрудник их пропустит или не подтвердит получение – можно схлопотать блокировку расчетного счета. Такое случается чаще, чем кажется: письмо вроде бы пришло, но никто не увидел. Или не подтвердили получение. А по НК РФ это уже повод для санкций.

Чтобы избежать такого, важно:

• регулярно проверять вкладку «Входящие уведомления»;
• отслеживать поступившие требования;
• и – что важно – иметь все нужные документы уже в системе, чтобы не бегать по офису в панике.

Если в компании есть «Скан-Архив», все это становится рабочей рутиной, а не стрессом. Никакой магии – просто заранее настроенный процесс, где документы не теряются, запросы не игнорируются, а бухгалтер остается в позиции управленца, а не пожарного.

Уточненка и добровольное погашение: спасают ли они от штрафа?

Ошибки случаются. Даже у самых внимательных бухгалтеров. Где-то не вернули оригинал, где-то забыли вложить в декларацию вычет, а где-то – просто человеческий фактор. Главное в таких случаях – не пытаться «пересидеть», а вовремя среагировать.

Если ошибка найдена в рамках камеральной проверки, у компании есть шанс исправить ситуацию добровольно. Это может быть:

• подача уточненной декларации;
• уплата недостающих налогов;
• перечисление пеней и процентов.

На первый взгляд – вроде бы ничего страшного. Доплатил и все. Но на практике именно в этот момент начинаются проблемы. Потому что для того, чтобы подать корректную уточненку, нужно:

пересчитать показатели; понять, на каком этапе произошел сбой; и самое главное – собрать подтверждающие документы, которые нужно будет либо приложить, либо предоставить по первому требованию.

И вот здесь снова появляется старая боль – поиск документов задним числом.
Нужно найти акт от августа прошлого года. Или уточнить, был ли подписан УПД. Или поднять договор, чтобы убедиться, что он действительно закрыт этим актом, а не следующим. А времени – два дня. ФНС не будет ждать, пока вы «разберетесь».

«Скан-Архив» в этой ситуации обеспечивает спокойствие в системе координат бухгалтера. Потому что все, что вам нужно:
• уже загружено;
• уже прикреплено к нужному документу в «1С»;
• и уже можно выгрузить без поиска по архивным коробкам.

Программа позволяет:

• сформировать выборку документов за нужный период;
• отсортировать по контрагенту, дате, сумме или виду документа;
• быстро понять, есть ли оригинал и кто его вернул;
• сверить данные между копией и реальной хозяйственной операцией.

Это особенно критично, когда дело касается НДС. Малейшая ошибка в вычете – и доначисления неизбежны. А если вы не сможете подтвердить реальность сделки – инспекция легко признает ее мнимой. Даже если в реальности товар был, акт подписан, услуга оказана. Без документов это все – просто слова.

Подать уточненку – это шаг, который бухгалтер должен делать не вслепую, а с полной уверенностью, что за ним есть база. «Скан-Архив» как раз и дает эту базу – с историей движения документов, доступом ко всем сканам и возможностью быстро собрать полный комплект. Без спешки, без звонков контрагентам, без «У нас, кажется, это где-то было».



Как избежать выездной проверки после камеральной

Камеральная проверка – это, по сути, разведка. Инспекция смотрит, насколько вы аккуратны, прозрачно ведете учет, насколько у вас под контролем обороты, документы, вычеты. И если на этом этапе что-то не нравится – есть все основания назначить выездную.

Выездная проверка – совсем другая история. Это уже не письма и уведомления, это визит налоговой в ваш офис. Они запрашивают все: счета, переписку, документы от поставщиков, пояснения от сотрудников, доступ к базе. Проверка может длиться до шести месяцев, и при этом контролеры обычно самые опытные и дотошные. Работают вдвоем или группой, ища не просто ошибки, а слабые места.

Когда КНП перерастает в выездную?

• Когда выявлено много несоответствий или расхождений в декларациях.
• Когда документы не представлены или отсутствуют подтверждения.
• Когда среди контрагентов есть проблемные организации.
• Или когда инспекторы считают, что вы применяете схемы и занижаете налоги.

Особенно болезненный момент – контрагенты с плохой репутацией. В ФНС есть автоматизированная система «Налог-3». Она подсвечивает организации, которые считаются рисковыми: однодневки, фирмы без сотрудников, компании с недостоверными адресами. Если вы работаете с такими – сразу вопрос: почему? Документы есть? Выясняли ли вы, кто ваш партнер?

Беда в том, что даже если сделка реальна, и все прошло по правилам – без должной осмотрительности к вам будут вопросы. А если еще и документов не хватает – вы автоматически попадаете в группу риска.

Что делает в таких ситуациях «Скан-Архив»?
• Фиксирует, с кем и когда вы работали. Вся история – в системе. Если нужно доказать реальность сделки – вы сразу показываете договор, акт, УПД, даты, сканы. Все прикреплено к конкретной операции в «1С».
• Помогает отследить, какие документы вернулись, а какие нет. И кто за это отвечает. Больше не нужно вспоминать, кто обещал донести договор или кто потерял оригинал.
• Собирает полную картину работы с контрагентом. Вы легко находите все документы, связанные с конкретной организацией, и видите, где могут быть слабые места.

То есть, если к вам приходят с претензией – вы не паникуете, а открываете систему и спокойно показываете, что все под контролем. А если у вас таких кейсов несколько – система позволяет сделать выборку и подготовить пакет заранее.

Суть проста: выездные проверки случаются реже, но последствия у них в разы серьезнее. И как раз «Скан-Архив» помогает не доводить до той точки, где визит налоговой становится неизбежным.

Готовность к проверке – это системный процесс: как все организовать

Подготовка к проверке не начинается в день, когда пришло требование. Она начинается тогда, когда в компании выстраивается порядок в работе с документами. Потому что разгрести хаос можно один раз. Но если он каждый месяц возникает снова – это уже не ситуация, это система. Только неправильная.

Что значит быть готовым к проверке?

Это значит, что у вас:

нет потерянных оригиналов; каждый документ прошел понятный маршрут – от получения до возврата; все сканы прикреплены к записям в учете; вы можете быстро найти любой документ по запросу ФНС; и вы знаете, кто за что отвечает.

Вот чек-лист, по которому можно понять, насколько у вас налажен процесс:

• Контроль возврата оригиналов – документы от контрагентов возвращаются вовремя, а если нет – вы это видите не постфактум, а сразу.
• Отслеживание статуса документов – понятно, кто что подписал, кто что должен, где бумага физически находится.
• Быстрый доступ к сканам – без звонков и переписки, прямо в «1С».
• История изменений и действий с документом – кто загрузил, когда, был ли заменен файл.
• Формирование пакетов по запросу – можно в любой момент собрать комплект документов за период или по контрагенту.
• Управление физическим хранением – понятно, где лежат бумаги, если инспекция все-таки запросит оригинал.
«Скан-Архив» закрывает каждый пункт этого списка.
• Он не только сохраняет сканы, но и помогает организовать адресное хранение: указывается, где именно находится документ – в архивной комнате, у секретаря, у клиента.
• Он позволяет видеть статусы: поступил ли документ, отсканирован ли, вернулся ли оригинал.
• Он дает возможность создать отчет по невозвращенным документам – в любой момент и в любом разрезе.
• И главное – он становится частью привычной «1С», без отдельного интерфейса и лишнего обучения.

Это не «надстройка», не дополнительная программа – это инструмент, с которым бухгалтер работает каждый день, просто теперь с другим уровнем уверенности.

Компании, которые переходят от ручного контроля к системному, отмечают одно и то же: стресс уходит. Вопросы ФНС не вызывают паники. А проверка – это не ЧП, а рабочий процесс.



Почему «Скан-Архив» – это не просто программа, а стандарт «1С»

Если собрать воедино все, о чем шла речь выше, станет понятно: камеральная проверка – это не событие. Это регулярная часть жизни бухгалтера, с которой нужно не бороться, а к которой нужно быть готовы. Всегда. Не раз в год. А каждый день.

Но быть готовы – это не значит держать в голове 3000 документов и надеяться, что все они «где-то есть». Это значит, что у вас есть устойчивый процесс, который позволяет:
• контролировать возврат бумаг;

• видеть, где пробелы;

• быстро находить нужное;

• и не терять спокойствие, когда приходит требование.

«Скан-Архив» за счет своей интеграции с «1С» становится частью повседневной работы бухгалтера. Он не добавляет задач – он снимает их.

Что получает бухгалтер:

• уверенность, что документ не потеряется;

• возможность доказать реальность сделки за считанные минуты;

• прозрачную картину по всем оригиналам;

• меньше авралов и стрессов в период проверок.

Что получает компания:

• снижение рисков доначислений;

• контроль над документооборотом;

• упрощение подготовки к проверкам;

• экономию времени сотрудников.

Но самое главное – появляется единый подход, где порядок в бумагах не зависит от человеческого фактора. Сотрудник может уйти, заболеть, передать дела – а система останется. Это и есть стандарт «1С».

Именно поэтому «Скан-Архив» – это не просто IT-решение. Это новый способ организовать работу с финансовыми документами, где все прозрачно, быстро и под контролем.

Вы можете задать вопрос нашему специалисту и узнать,

как адаптировать стандарт контроля документов под специфику вашей компании

Получить консультацию