Как настроить сканы документов в «1С» 8.3 – используем все возможности

В бухгалтерии всегда тонны бумаг, и порой кажется, что не удается их ни систематизировать, ни правильно отслеживать. Кто не потерял важный документ на пути от контрагента в архив, тот просто не работал в компании, даже самой небольшой.

И вот, наступает момент, когда по этим потерянным листочкам вам нужно срочно отчитываться – и начинаются проблемы. На что потратилось время, а что нужно искать заново, чтобы избежать штрафов и недоразумений?

Автоматическая привязка скан-образов в «1С»

Работа с документами всегда была важной частью любой компании, а вот обработка больших объемов документов – настоящая головная боль для бухгалтерии. Это особенно актуально, когда приходится управлять не только электронными, но и бумажными документами. 

Когда вы сканируете документы, они поступают в «1С», но это еще не конец

Для того чтобы ваш документ оказался в нужном месте базы, его нужно привязать к соответствующему объекту. И вот здесь вступает в игру одно из самых мощных приложений – «Скан-Архив». Эта программа позволяет автоматически распознавать информацию в документах и прикреплять скан документа в «1С» к объекту в базе данных.

Для того чтобы ускорить этот процесс, в «1С» можно настроить загрузки данных с учетом конкретных реквизитов. Например, если вам нужно привязать документы определенного типа, можно заранее настроить фильтры по типу документа или контрагенту. Тогда система автоматически отфильтрует и прикрепит нужные сканы документов в «1С» 8.3.

«Скан-Архив» может работать даже с документами, в которых штрихкоды не предусмотрены. В таких случаях система сама распознает ключевые реквизиты документа – например, номер счета или дату, и прикрепит его в «1С».

Если документ не удается найти автоматически – не беда

В таком случае программа просто оставит поле «Объект базы» пустым, и вы сможете вручную указать, к какому объекту привязать документ. Это происходит через удобный интерфейс, где можно выбрать нужный элемент и легко загрузить файл в систему.

Но на этом возможности «Скан-Архива» не заканчиваются. Программа автоматически проверяет, есть ли все страницы в документе, и если чего-то не хватает, выводит уведомление с пометкой, сколько страниц не хватает. Это важно для того, чтобы не потерять важные документы в процессе загрузки и обработки.

Для пользователей, которые часто работают с большими объемами документов, настройка распознавания штрихкодов и загрузки сканов в «1С» может стать настоящим спасением. Это позволяет не только ускорить обработку, но и снизить риски, связанные с потерей данных.

Хранение сканов документов в «1С»

Когда речь заходит о хранении документов, любой бухгалтер понимает, как важно не только правильно организовать их архив, но и быстро находить нужные. Системы на базе «1С» решают эту задачу, обеспечивая удобный доступ и гарантируя сохранность данных. Важно, что с помощью «Скан-Архива» хранение сканов становится не только простым, но и максимально безопасным.

В первую очередь стоит отметить, что благодаря «1С» вы можете хранить документы не только в бумажном виде, но и в виде цифровых сканов. При этом программа позволяет вам легко отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов. Для бухгалтерии это настоящее спасение, ведь если документы не были возвращены вовремя, это может повлечь за собой штрафы и другие неприятности.

С помощью специального отчета в «1С» можно автоматически отслеживать все возвращенные документы и видеть, какие из них еще не прошли в архив. Даже если на вас надвигается наловая проверка в самый неподходящий момент, вы можете быстро проверить, все ли документы на месте. Программа автоматически покажет, какие документы были загружены и прикреплены к базе, а какие – нет. И если какие-то документы еще не вернулись, можно сразу обратиться к контрагенту и запросить недостающие данные.

Для повышения надежности хранения документов можно настроить дополнительные фильтры. Например, установить фильтры по контрагентам, типам документов или временным периодам. Это поможет сэкономить время на поиск нужных документов и позволит вам не потеряться в больших объемах информации. Программа сама будет отслеживать все необходимые параметры, и вам не нужно будет вручную искать каждый документ.

Но и на этом возможности «1С» не заканчиваются

Программа также автоматически маркирует документы с недостающими реквизитами (например, без печати или доверенности), что помогает избежать ошибок при подготовке отчетности. Это особенно важно, когда предстоит налоговая проверка. С помощью «Скан-Архива» в «1С» вы можете убедиться, что все документы правильно оформлены и не вызовут проблем во время проверки.

Скорость обработки и поиска документов – одно из главных преимуществ, которое дает «Скан-Архив». Вам больше не нужно тратить часы на перебирать документы вручную, они всегда будут под рукой. Программа не только хранит, но и эффективно управляет всеми процессами, связанными с возвратом, проверкой и хранением документов.

Контроль скорости возврата документов

Когда работа с документами становится ежедневной рутиной, важно не только правильно их хранить, но и четно отслеживать, когда они возвращаются. Ведь чем быстрее возвращаются документы от контрагентов, тем быстрее можно завершить финансовые и бухгалтерские процессы. Однако иногда возникает проблема, когда документы задерживаются, а сроки их возврата упускаются из виду. В таких случаях «1С» с функцией контроля скорости возврата документов становится незаменимым помощником.

Программа позволяет не только отслеживать, какие документы вернулись, но и автоматически вычислять, с какой скоростью они были возвращены. Это делается через специальную форму, которая отображает среднюю скорость возврата документов. Для бухгалтерии это значит, что теперь можно легко понять, кто из контрагентов или сотрудников систематически задерживает документы, и предпринять необходимые меры.

В интерфейсе программы отображаются документы, которые возвращаются быстрее, и те, которые задерживаются. Это дает возможность увидеть, где именно в процессе возврата документов возникли проблемы. Если один из менеджеров или контрагентов регулярно задерживает документы, это можно будет легко зафиксировать и принять меры для улучшения ситуации.

Особенно полезна эта функция для компаний с большим количеством филиалов и контрагентов, где сложно отслеживать, какие документы были возвращены и в какой срок. Контроль скорости возврата документов помогает упростить этот процесс, делая его прозрачным и управляемым. В «1С» можно также установить фильтры по документам, которые не включены в «Скан-Архив», чтобы оперативно выявить пропущенные или незавершенные процессы.

Программа также генерирует отчеты, которые наглядно показывают, сколько времени занял процесс возврата и какие документы задерживаются.

Такой контроль дает вам больше уверенности в своем документообороте и позволяет своевременно реагировать на любые проблемы. В итоге работа с документами становится не только удобной, но и предсказуемой.

Использование «Скан-Архива» как внешней обработки

Для многих компаний важно не только иметь удобное и эффективное решение для работы с документами, но и обеспечить гибкость в управлении системой. Именно тут на помощь приходит возможность использования «Скан-Архива» как внешней обработки. Это нововведение значительно упрощает работу с документами и позволяет сохранять типовую конфигурацию базы «1С», при этом сохраняя все функции программы.

Почему это важно?

Внешний режим работы «Скан-Архива» позволяет вам не встраивать программу в типовую конфигурацию базы данных, а работать с ней как с отдельным приложением. Это означает, что обновление базы будет происходить быстрее и дешевле, так как не нужно будет вносить изменения в саму конфигурацию.

Для чего это полезно?

Например, если вы работаете с большими объемами документов, этот подход позволит вам избежать перегрузки основной базы. Вместо того чтобы хранить все данные внутри базы «1С», вы будете работать с внешней базой, что снижает нагрузку и ускоряет процесс обработки документов. Внешняя база хранит все настройки, сеансы работы и привязки документов в отдельной базе регистрации сканов.

Как это работает?

Когда вы используете «Скан-Архив» в качестве внешней обработки, вам нужно будет запускать не стандартные печатные формы «1С», а специальную печатную форму «Скан-Архива». Это позволяет корректно обрабатывать и печатать штрихкоды для документов, что важно для дальнейшей автоматической идентификации документов. Программа работает только с типовыми конфигурациями «1С», такими как 1С:ERP, «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия предприятия».

Преимущества использования «Скан-Архива» в качестве внешней обработки очевидны: вы получаете больше гибкости в управлении документами, улучшаете работу с большими объемами данных и упрощаете процесс обновлений системы. Это особенно важно для компаний, которые нуждаются в стабильности и высокой скорости работы с документами.

Внесение входящих документов

В любом бизнесе с течением времени образуется большое количество входящих документов. Это могут быть счета, акты, накладные, контракты и другие важные материалы, которые необходимо тщательно учитывать. Организация правильной работы с такими документами имеет решающее значение для эффективного документооборота.

Как работает внесение входящих документов с помощью «Скан-Архива»

В первую очередь, стоит понимать, что программа значительно упрощает процесс. Когда вы получаете документ от контрагента или из другого отдел, его необходимо загрузить в систему. Важно: все документы, которые поступают в бухгалтерию или другой отдел, должны быть правильно зафиксированы и привязаны к соответствующим объектам базы данных «1С».

В версии Стандарт для внесения входящих документов предусмотрена возможность ручной привязки. Это означает, что оператор «Скан-Архива» должен вручную указать, к какому объекту системы нужно прикрепить скан. Конечно, такой процесс не так автоматизирован, как в версии ПРОФ, где предусмотрена возможность автоматического распознавания реквизитов документов. Однако, и в этом случае, программа значительно упрощает работу, обеспечивая удобный интерфейс для привязки и автоматическую идентификацию документа по его реквизитам.

Если вы работаете с большим количеством документов, важно наладить четкий порядок работы. В идеале для работы с документами нужно назначить одного ответственного человека. Это поможет избежать ошибок и путаницы, поскольку если нескольким сотрудникам будет поручено сканирование и привязка документов, велика вероятность, что документы будут загружаться несколько раз или вовсе потеряются.

Чтобы упростить обработку входящих документов, можно настроить фильтры по типу документов или контрагентам. Например, если вы получаете счета или накладные от определенного контрагента, в настройках программы можно указать параметры, которые помогут ускорить поиск нужного документа и его привязку.

В версии ПРОФ процесс внесения входящих документов еще более удобен. Система не только распознает штрихкоды, но и автоматически прикрепляет документ к нужному объекту базы, экономя массу времени и усилий. Это особенно важно для компаний, которые работают с большим количеством первичной документации.

Кейс: проблемы с возвратом документов

В одной крупной компании без налаженного процесса возврата документов все шло по накатанной, пока однажды не возникли серьезные проблемы.

Когда в компании не было ответственного за возврат документов, ситуация выглядела примерно так: много документов было просто не возвращено от контрагентов, а потом, при проверке, выяснялось, что ключевые документы отсутствуют. Столкнувшись с этой проблема, бухгалтерия осознала, что нужно наводить порядок.

Решение было найдено в том, чтобы назначить ответственных за возврат документов в каждом отделе и филиале компании. Менеджеры теперь знали, что они должны не просто передать документы бухгалтерии, но и активно контролировать процесс возврата документов от контрагентов. Это был первый шаг на пути к решению проблемы.

Дальше подключился «Скан-Архив». Для эффективного контроля и предотвращения подобных ситуаций компания настроила специальный отчет в «1С», который позволял отслеживать все документы, которые должны были быть возвращены. Менеджеры теперь могли сами проверять, какие документы должны вернуться и были ли они возвращены. Этот отчет позволил избежать путаницы и разногласий.

Но важным моментом стала автоматизация процесса. Благодаря «Скан-Архиву» компания не только начала отслеживать, какие документы вернулись, но и установила правило для каждого контрагента – документы должны были быть возвращены в определенный срок. Для этого использовалась автоматическая система напоминаний, а также ежемесячные отчеты, в которых менеджеры видели, какие документы все еще не вернулись.

Процесс стал гораздо более прозрачным. Благодаря отчетам и автоматизации, бухгалтерия могла быстро реагировать на все задержки и даже на стадии, когда документы только начинали поступать, следить за их полным комплектом. Это значительно повысило эффективность работы с документами и позволило избежать неприятных ситуаций, таких как потеря документов или задержки в возврате.

Правильное управление документами – ключ к эффективной работе компании, особенно в бухгалтерии, где каждая ошибка может привести к серьезным последствиям. «Скан-Архив» в связке с «1С» упрощает процесс обработки документов, делает их хранение и возврат прозрачными и контролируемыми.

Внедрение «Скан-Архива» в вашу работу не только улучшает процессы, но и снижает риски и затраты, давая вам уверенность в надежности документооборота.