Как бухгалтерия теряет деньги на бумаге и что с этим делать

Бумажный документооборот давно стал пережитком прошлого, но многие компании продолжают его использовать. Это приводит к потерям времени, ошибок, дополнительным расходам и снижению эффективности работы бухгалтерии.

Финансовые директора, которые стремятся оптимизировать процессы, могут значительно повысить скорость работы отдела, снизить затраты и минимизировать ошибки, внедрив систему электронного документооборота (СЭД).

В этой статье разберем:

• почему бумажный документооборот замедляет работу и создает проблемы;
• как СЭД помогает ускорить процессы;
• как программа «Скан-Архив» решает проблему бумажных документов;
• почему электронный архив упрощает хранение и поиск информации;
• как финансовый директор может сыграть ключевую роль в этих изменениях.

Бумажный документооборот: что не так?

Несмотря на век цифровых технологий, многие бухгалтерии по-прежнему работают с бумажными документами. Это приводит к ряду проблем, которые замедляют работу и увеличивают расходы компании.

• Потеря документов. Физические документы могут потеряться, повредиться или просто оказаться не там, где их ищут. В результате сотрудники тратят часы на поиск нужных бумаг, а компания может столкнуться с финансовыми и юридическими последствиями.
• Ошибки при ручном вводе данных. При ручной обработке документов всегда есть риск допустить ошибку. Неверные суммы, пропущенные данные, неправильные даты – все это приводит к сбоям в расчетах, штрафам и дополнительной работе.
• Высокие затраты на печать и хранение. Бумага, картриджи, принтеры, архивные помещения – все это требует денег. Чем больше документов в обороте, тем выше затраты.
• Медленное согласование. Документ должен пройти несколько этапов согласования, но, если его нужно подписывать вручную, процесс может занять дни или даже недели.
• Ограниченный доступ. Если документ в бумажном виде находится в одном офисе, а бухгалтер или руководитель – в другом городе, доступ к нему становится сложным. Это мешает оперативной работе и снижает скорость принятия решений.

Чтобы устранить эти проблемы, компании внедряют электронный документооборот.

Система электронного документооборота: как ускорить процессы

СЭД – это программное решение, которое позволяет создавать, редактировать, подписывать, согласовывать и хранить документы в электронном формате.

Как это работает?

• Все документы хранятся в единой системе и доступны из любого места.
• Поиск информации занимает секунды.
• Согласование документов происходит в несколько кликов.
• Система автоматически отслеживает сроки выполнения задач.
• Данные защищены от потерь и несанкционированного доступа.

Какие преимущества дает СЭД

• Ускоряет обработку документов.
• Снижает затраты на печать, бумагу и курьеров.
• Исключает ошибки, связанные с ручным вводом данных.
• Позволяет вести юридически значимый документооборот.
• Обеспечивает прозрачность всех процессов.

Но что делать с теми бумажными документами, которые уже есть в компании? Здесь поможет «Скан-Архив».

«Скан-Архив»: решение для работы с бумажными документами

«Скан-Архив» – это программа, которая помогает перевести бумажные документы в цифровой формат и интегрировать их в электронный документооборот.

Электронный архив должен быть удобным, надежным и функциональным, чтобы действительно облегчать работу с документами. «Скан-Архив» отвечает этим требованиям и дает ряд ключевых преимуществ.

• Быстрая загрузка и поиск. Документы загружаются за секунды, поиск, по ключевым словам, дате или контрагенту упрощает работу.
• Контроль наличия документов. Система фиксирует и отслеживает файлы, исключая их потерю.
• Автоматическая проверка ошибок. Если в документе отсутствует подпись, печать или данные расходятся, программа сразу уведомит об этом.
• Гибкость в работе. Выгружайте документы в нужном формате, отправляйте по почте, распечатывайте, сортируйте по контрагентам.
• Простой и понятный интерфейс. Не требует долгого обучения, интуитивно понятен пользователям.
• Хранение без нагрузки на «1С». Документы остаются на сервере, не замедляя работу бухгалтерии.

Как работает программа

• Сканирование документов – бумажный оригинал превращается в электронный файл – скан-копию.
• Распознавание текста (OCR) – документ становится доступным для поиска по ключевым словам.
• Категоризация – файлы сортируются по видам, дате, контрагенту и другим параметрам.
• Интеграция с «1С» – документы сразу попадают в бухгалтерскую систему.
• Защита и резервное копирование – файлы невозможно потерять или случайно удалить.

Кому это нужно?

• Бухгалтерам – для быстрого поиска нужных документов.
• Финансовым директорам – для контроля и автоматизации процессов.
• Руководству – для прозрачного ведения документооборота.

«Скан-Архив» помогает сократить время на обработку документов, устранить потери и повысить скорость работы бухгалтерии.

Почему важно создать электронный архив и как это сделать

Хранить документы в бумажном виде — значит постоянно сталкиваться с проблемами: их нужно где-то размещать, они могут испортиться, потеряться, а поиск нужного файла превращается в долгую рутину. Электронный архив решает все эти вопросы. Документы больше не пылятся в шкафах и не требуют выделенного места, они всегда под рукой — достаточно нескольких кликов, чтобы найти нужную информацию.

Доступ к файлам возможен из любой точки, где есть Интернет, а безопасность обеспечивается системой защиты данных.

Создать такой архив проще, чем кажется.

• Определить перечень документов, подлежащих оцифровке.
• Использовать «Скан-Архив» для сканирования и распознавания.
• Организовать удобную систему каталогов.
• Внедрить СЭД для автоматизации работы с архивом.

Электронный архив делает работу с документами удобнее и безопаснее, а также снижает затраты на хранение.

Роль финансового директора в цифровой трансформации

Финансовый директор — это человек, который не просто управляет бюджетами, а контролирует эффективность работы всей компании. Он видит, где утекают деньги, какие процессы замедляют работу и где можно сократить затраты без ущерба для бизнеса. И если бухгалтерия до сих пор утопает в бумагах, то кто, как не финансовый директор, должен сказать: «Хватит! Мы переходим на ЭДО»

Зачем ему это? Все просто. Он отвечает за бюджет и понимает, что траты на бумагу, печать, курьеров, хранение документов и бесконечные поиски потерянных накладных — это необоснованные расходы. Он видит, как невозвращенные первичные документы мешают оперативному управлению финансами, тормозят оплату счетов и поставщиков. А еще он должен обеспечивать прозрачность финансовых процессов, а значит, минимизировать риски и исключить ситуации, когда документы теряются, а сроки оплаты срываются.

Но чтобы перевести бухгалтерию в цифровой формат, нужен четкий план действий. Просто сказать «давайте работать по-новому» недостаточно — сотрудники должны понимать, как именно изменится их работа и какие инструменты помогут.

Первый шаг — оценить текущую ситуацию. Бухгалтерия должна показать, сколько времени уходит на обработку документов, сколько денег тратится на бумагу, принтеры и архивные помещения, какие ошибки возникают из-за ручного ввода данных. Только цифры дадут реальное понимание, насколько неэффективно работает система.

Дальше — выбор решений. Переход на цифровой формат — это не просто «перестать печатать документы», а перестроить всю систему работы с документами. И здесь помогут три ключевых инструмента:

• Система электронного документооборота — чтобы убрать бумагу и автоматизировать процессы.
• «Скан-Архив» — чтобы перевести в электронный вид все, что накопилось за прошлые годы.
• Электронный архив — чтобы документы хранились не в шкафах, а в удобной системе, где их можно найти за секунды.

Но внедрить эти инструменты без подготовки сотрудников невозможно. Многие бухгалтеры годами работали с бумагами, и если просто «отобрать принтер», это вызовет сопротивление. Нужно обучить их, показать, как новые инструменты упрощают их работу, а не усложняют.

И только потом можно постепенно переводить компанию на цифровой документооборот. Начинать с отдельных процессов — например, с договоров и счетов. Потом подключать внутренние документы, кадровые файлы, акты. Постепенно, шаг за шагом, пока бумага не останется в прошлом.

И что в итоге? Компания получает упорядоченную систему, в которой документы не теряются, а находятся в пару кликов. Бухгалтерия начинает работать быстрее, потому что согласование теперь занимает не дни, а минуты. Ошибок становится меньше, потому что данные не вбиваются вручную, а заполняются автоматически. А самое главное — бизнес экономит деньги, потому что больше не тратит миллионы на бумагу, логистику и бессмысленные ожидания подписей.

Финансовый директор, который инициирует этот переход, не просто решает внутренние проблемы. Он делает компанию более эффективной, современной и конкурентоспособной.

Подведем итог

Бумажный документооборот – это не просто устаревший подход, а серьезная проблема, которая замедляет работу компании и увеличивает расходы.

Чтобы этого избежать, необходимо:

• Внедрить СЭД для цифрового обмена документами.
• Использовать «Скан-Архив» для оцифровки бумажных документов.
• Создать электронный архив для удобного хранения и быстрого доступа.

Финансовые директора, которые берут на себя инициативу в этих изменениях, помогают компании экономить, повышать эффективность и снижать операционные риски.

Переход на цифровой документооборот – это не просто тренд, а необходимость для современной бухгалтерии.