Зачем нужна касса для маркировки? Ответы на все вопросы

Обязательная маркировка товаров – уже не просто тенденция, а требование, которое влияет на весь бизнес. И вот вопрос: вы готовы? Как бы ни казалось, что с этим можно справиться позже, сроки идут, и с каждым годом требования становятся все жестче.

Для тех, кто работает в рознице, да и для большинства предпринимателей, вопрос выбора кассы для работы с маркировкой стоит на повестке дня. Почему? Потому что с маркировкой связаны не только штрафы, но и целый ряд бизнес-рисков. Вся продукция, которая подлежит обязательной маркировке, должна быть занесена в систему, и это требует, чтобы ваша касса для маркировки могла работать с такими товарами.

Сама система маркировки, хоть и введена относительно давно (в 2019 году), до сих пор вызывает массу вопросов. Товары, которые раньше можно было продавать без маркировки, теперь требуют дополнительных шагов в документообороте, например, использование системы ЭДО (электронного документооборота). Все это сопровождается обязательным сканированием кодов, передачей данных в ОФД и, конечно же, правильной настройкой кассы.

И вот тут-то и появляется главный вопрос: какую кассу выбрать, чтобы не попасть впросак? На рынке великое множество решений, и ошибиться при выборе кассы можно очень легко. Проблемы с маркировкой могут привести не только к штрафам, но и к блокировке товароучетных систем, что уже повлечет за собой колоссальные потери.

Задача этой статьи – помочь вам выбрать кассу, которая точно подойдет для работы с маркированными товарами, будь то продукция, подлежащая обязательной маркировке, или те товары, которые нужно вводить в оборот по новым правилам.

Нормативные акты и требования к маркировке товаров

Маркировка через кассу в России – это уже не новость, хотя для многих это до сих пор остается болезненной темой. В 2019 году был принят Федеральный закон № 487-ФЗ, который установил обязательность маркировки ряда товаров, и с тех пор требования становятся только жестче.

Что это значит для розничных продавцов? Во-первых, необходимо соблюдать новые правила по оформлению чеков, которые также включают формат фискальных данных. В 2020 году начали действовать строгие сроки для ряда товаров, таких как обувь, сигареты и парфюмерия. Например, с 1 июля 2020 года действует запрет оборота немаркированных товаров, и эти изменения затронули не только производителей, но и магазины, которые должны были распродать свои остатки.

Но тут возникает вопрос: а что делать с теми товарами, которые уже были в обороте до этих сроков? В таких случаях маркировка остатков допустима, но только при наличии документов, подтверждающих дату приобретения или производства товара.

С каждым годом в список товаров, подлежащих обязательной маркировке, добавляются новые категории, и, к примеру, с 2021 года обязательной стала маркировка шин и обуви. Однако, если вы еще не успели обзавестись необходимой кассой, которая поддерживает эти процессы, проблемы не заставят себя долго ждать.

Важно понимать, что касса должна быть настроена на работу с системой ЭДО, через которую передаются все документы, связанные с товарами, подлежащими маркировке. И если ваш кассовый аппарат не поддерживает такую функцию, придется срочно менять оборудование, а это дополнительные расходы и неудобства.

«1С» касса – маркировка с доп. оборудованием

Для того чтобы работать с маркированными товарами, важно не только соблюдать требования законодательства, но и иметь на руках нужное оборудование. Ведь касса – это не просто инструмент для пробития чека, а важный элемент всей системы, которая должна поддерживать работу с маркировкой, сканированием кодов и передачей данных в систему.

Вот что обязательно вам понадобится

1. Сканер кодов Data Matrix – для работы с кодами маркировки. Эти сканеры читают коды, которые наносятся на продукцию и обеспечивают точность передачи данных. Без этого устройства вам будет сложно работать с маркированным товаром.

2. Онлайн-касса с фискальным накопителем – для формирования чеков и передачи данных в ОФД. Важно, чтобы касса поддерживала формат фискальных данных, который соответствует новым требованиям (например, ФФД 1.2).

3. Электронная подпись и регистрация в «Честном знаке» – это необходимо для того, чтобы ваша организация могла работать с системой маркировки. Без этого регистрация товаров и передача информации в ЭДО невозможна.

4. Товароучетная система, которая будет интегрирована с кассой. Это помогает автоматически отслеживать товар, остатки и поступления, что особенно важно для маркированных товаров.

Но просто наличие оборудования – это еще не все. Вам нужно не только правильно выбрать устройства, но и настроить их так, чтобы вся система работала как единое целое. Например, важно, чтобы касса могла сразу передавать данные о проданном товаре в ОФД и систему маркировки.

Именно поэтому, прежде чем выбрать кассу и другое оборудование для работы с маркировкой, важно проконсультироваться с экспертами, которые помогут подобрать именно те устройства и системы, которые подойдут для вашего бизнеса.

Типы касс и их особенности

Когда речь идет о кассах, важно не только выбрать оборудование, которое будет поддерживать работу с маркированными товарами, но и учесть особенности бизнеса. Не все кассы одинаковы, и каждая из них имеет свои преимущества в зависимости от того, какие задачи вам нужно решить.

1. Стационарная касса – это классический вариант для крупных магазинов и ресторанов. Она часто интегрируется с товароучетной системой и бухгалтерским ПО, что позволяет эффективно вести учет всех операций. Этот вариант идеально подходит для бизнеса с большим объемом продаж и необходимости в полном контроле товарных остатков.

2. Автономная (переносная) касса – компактное решение для небольших точек торговли или бизнеса, который не требует постоянного подключения к сети. Это простой и дешевый вариант, который подходит для передвижных торговых точек или в случаях, когда необходимо только пробить чек и передать данные в ОФД.

3. Смарт-терминал – идеальный выбор для небольших кафе, магазинов и сервисов. Это устройство с сенсорным экраном на базе Android, которое позволяет не только пробивать чеки, но и интегрировать эквайринг, сканировать штрихкоды, а также работать с товароучетными системами. Важное преимущество смарт-терминала – он может быть использован в любых условиях, включая работу в интернет-магазинах или доставку.

4. Кассы с эквайрингом – оптимальный выбор для курьеров, такси и тех, кто работает с безналичными расчетами. В этих кассах есть встроенный терминал для карт, что делает их удобными для бизнеса, связанного с мобильной торговлей или доставкой товаров. Важно, чтобы такие кассы также поддерживали работу с маркировкой и передачей данных через ЭДО.

5. Облачная касса – решение для интернет-магазинов или бизнеса, который работает вне офиса. Облачная касса берется в аренду у провайдера и интегрируется с сайтом, что позволяет быстро и эффективно генерировать чеки и передавать их в налоговую. Это хороший выбор для тех, кто не хочет инвестировать в покупку кассового оборудования, но при этом хочет обеспечить удобство работы с маркировкой.

Подробнее об этом вы можете прочитать в последней части статьи.

Интеграция с ЭДО и товароучетными системами

Когда речь идет о маркировке товаров, важно понимать, что простое использование кассы – это только часть дела. Чтобы весь процесс от приемки товара до его продажи проходил без сбоев, необходима грамотная интеграция с системой ЭДО и товароучетной системой.

ЭДО (электронный документооборот) – это система, которая позволяет обмениваться электронными накладными, счетами-фактурами и другими документами между продавцом и поставщиком. Без ЭДО работа с маркированными товарами невозможна, так как все документы, включая УПД (универсальный передаточный документ), должны быть переданы через систему маркировки, и вся информация должна фиксироваться в реальном времени.

Преимущества интеграции с ЭДО и товароучетной системой:

• Автоматизация учета. Интеграция позволяет автоматически заносить все данные о товаре в товароучетную систему, исключая ошибки, связанные с ручным вводом данных.

• Быстрая приемка товара. Вся информация о товарах, пришедших от поставщика, поступает в систему в момент получения УПД, что ускоряет процесс приемки и уменьшает количество бумажной работы.

• Снижение рисков ошибок. Интеграция с ЭДО и товароучетной системой позволяет исключить человеческий фактор при вводе данных о товарах и их кодов маркировки.

• Контроль за остатками. Все данные о товарах и их остатках обновляются автоматически, что позволяет поддерживать актуальные данные о запасах на складе.

• Соответствие законодательству. Через ЭДО автоматически передаются все данные в систему маркировки, что гарантирует соответствие законодательным требованиям и предотвращает штрафы.

Однако важно помнить, что не все системы ЭДО совместимы с каждой кассой или товароучетной системой. При выборе оборудования и программного обеспечения важно заранее убедиться в том, что все компоненты могут работать вместе без проблем.

Методы работы с маркированными товарами

Когда речь идет о продаже маркированных товаров, бизнес может выбрать один из двух вариантов работы – через ЭДО или через кассовые сервисы с интеграцией ЭДО. Оба метода имеют свои особенности и преимущества, и в этом разделе мы разберем, какой из них лучше подходит для вашего бизнеса.

Работа через ЭДО

ЭДО – это первый вариант работы с маркированными товарами, который был доступен на старте внедрения системы маркировки. Такой способ более бюджетный, но требует больше усилий с вашей стороны.

Как это работает?

• Розничные организации подключаются к системе ЭДО и начинают работать с поставщиками через систему, которая позволяет обмениваться документами, такими как УПД (универсальный передаточный документ).

• Когда товар поступает, данные о нем нужно вручную заносить в товароучетную систему. Этот процесс требует внимательности и времени, ведь ошибки на этом этапе могут привести к дополнительным сложностям при проверках или, в худшем случае, штрафам.

Меньше затрат: вы оплачиваете только тариф за ЭДО и не покупаете дорогие специализированные кассовые решения. Подходит для небольших бизнесов: если у вас небольшой магазин или торговая точка, и объем маркированных товаров не слишком велик, такой метод может быть оптимальным.

Много ручных операций: вам нужно вручную заносить данные о товаре в систему, что увеличивает вероятность ошибок и требует больше времени. Отсутствие автоматической синхронизации: система ЭДО не всегда интегрирована с товароучетной системой, что делает процессы менее эффективными.

Использование кассовых сервисов с интеграцией ЭДО

Кассовые сервисы с интеграцией ЭДО – это более современный и удобный вариант для тех, кто хочет минимизировать ручной труд и ускорить процесс работы с маркированными товарами.

Как это работает?

• В этом варианте касса интегрируется с системой ЭДО. Когда товар поступает в магазин, данные автоматически передаются в товароучетную систему, и товар сразу становится доступным для продажи.

• Интеграция с ЭДО позволяет автоматически передавать информацию в систему маркировки, исключая необходимость вручную вводить данные.

При работе с поставщиками напрямую, использование УПД позволяет оперативно оформлять все необходимые документы и контролировать товар на складе.

Преимущества использования кассовых сервисов с ЭДО

• Автоматизация процессов: товар сразу появляется в системе и в товароучетной базе, что значительно экономит время.

• Повышенная безопасность: контроль за кодами маркировки, автоматическая сверка данных между кассой и системой маркировки – это помогает избежать ошибок и снижает риски.

• Меньше ошибок: автоматическая передача данных и интеграция с товароучетной системой исключают ручной ввод и возможность ошибок, что делает работу более надежной.

Недостатки

• Более высокая стоимость: кассовые сервисы с интеграцией ЭДО часто стоят дороже, чем работа через простое ЭДО.

• Необходимость настройки: такая система требует более сложной настройки и возможного обучения персонала для работы с новым оборудованием и программным обеспечением.

Оба метода имеют свои преимущества в разных условиях. Главное – выбрать то, что больше всего подходит именно вам.

Преимущества использования интегрированных кассовых сервисов

Интегрированные кассовые сервисы с подключением к ЭДО и товароучетным системам – это решение, которое значительно упрощает работу с маркированными товарами и делает процессы учета более точными и эффективными. Рассмотрим, какие ключевые преимущества они предлагают бизнесу.

Автоматизация учета товаров

Один из главных плюсов интегрированных кассовых сервисов – это автоматизация процессов. При подключении кассы к системе ЭДО и товароучетной системе данные о товарах автоматически передаются в базу учета.

• Приемка товара становится намного быстрее, так как все данные о товаре (включая его код маркировки) сразу попадают в учетную систему без необходимости ручного ввода.

• Продажи товаров также автоматизируются: после сканирования кода маркировки касса автоматически вносит информацию в чек и передает данные в ОФД и систему маркировки. Это снижает риск ошибок и ускоряет процесс обслуживания клиентов.

Такой подход позволяет значительно сэкономить время на рутинных операциях и снизить нагрузку на персонал, что особенно важно в условиях высоких объемов продаж.

Контроль кодов маркировки

Интегрированные кассовые сервисы обеспечивают автоматический контроль за кодами маркировки. Это особенно важно для бизнеса, который работает с большим количеством маркированных товаров.

• В процессе приемки товара касса проверяет правильность кодов маркировки и их соответствие данным, указанным в документах от поставщика. Это исключает ошибки, которые могут возникнуть при ручном вводе данных.

• Кроме того, система позволяет контролировать остатки товаров и сверять их с данными, переданными через ЭДО. Это делает учет точным и актуальным, минимизируя вероятность несоответствий.

Особое внимание стоит уделить тому, что автоматическая проверка кодов маркировки позволяет избежать ситуаций, когда товар с неверным кодом или ошибочной маркировкой попадет в продажу, что может привести к штрафам и проблемам с соблюдением законодательства.

Удобство и безопасность

Интегрированные кассовые сервисы обеспечивают высокий уровень удобства и безопасности при работе с маркированными товарами. Все, что известно про товар, от его поступления до продажи, передаются автоматически в систему учета и фискальные органы, что исключает риск ошибок и повышает надежность.

• Интеграция с налоговыми и фискальными органами помогает вам автоматически передавать все необходимые данные в ОФД и систему маркировки, что гарантирует соблюдение всех требований законодательства и предотвращает возможные штрафы.

• Автоматизация процессов минимизирует возможность человеческой ошибки, которая может привести к неправильному учету и нарушению законодательства. Кроме того, данные о товарах всегда актуальны и синхронизированы между кассой, товароучетной системой и системой ЭДО, что делает работу с маркированными товарами безопасной и эффективной.

Использование интегрированных кассовых сервисов значительно упрощает работу с маркированными товарами. Автоматизация учета товаров, контроль кодов маркировки и интеграция с фискальными и налоговыми органами – все это помогает бизнесу работать быстрее, безопаснее и без ошибок. Если ваша цель – улучшить качество обслуживания клиентов и снизить риски, связанные с нарушением законодательства, стоит обратить внимание на такие системы.

Штрафы за нарушение использования касс

Работа с онлайн-кассами в России регулируется строгими законодательными нормами, и несоблюдение этих норм может привести к серьезным штрафам. Важно помнить, что нарушения кассовой дисциплины могут затронуть не только компании, но и их сотрудников, особенно кассиров.

Ответственность за нарушение законодательства о ККТ

Если вы используете кассу, которая не соответствует установленным требованиям или не поддерживает актуальные версии фискальных накопителей (например, ФФД 1.2), это приведет к штрафам.

• Юридические лица – штраф от 5000 до 10 000 рублей за использование ККТ, которая не отвечает требованиям.

• Должностные лица (например, директора компаний) – штраф от 1500 до 3000 рублей за нарушения, связанные с эксплуатацией кассовой техники.

Эти штрафы могут быть наложены на компанию или на сотрудников, если будет доказано, что кассовая техника используется неправомерно или не соответствует требованиям законодательства. Несоответствие кассы нормативам может касаться не только отсутствия нужных фискальных накопителей, но и других аспектов, таких как отсутствие обновлений программного обеспечения.

Штрафы для кассиров

В некоторых случаях штрафы могут быть наложены не только на компанию, но и на кассиров, которые проводят расчеты без использования кассового аппарата или нарушают кассовую дисциплину.

Кассиры, которые не используют онлайн-кассу для проведения расчетов, также могут быть оштрафованы. Штрафы для сотрудников могут варьироваться в зависимости от сложности нарушения, но они также могут быть довольно значительными.

Внимание: если товары продаются без использования кассы или данные не передаются в ОФД или систему маркировки, это будет рассматриваться как нарушение законодательства и приведет к штрафам. Важно помнить, что на практике сотрудники могут быть оштрафованы за совершение таких нарушений, особенно если они не соблюдают правила работы с ККТ.

Пример нарушений

Нарушения могут касаться разных аспектов работы с кассовой техникой:

• Применение касс, которые не поддерживают новые форматы фискальных документов.

• Проведение расчетов без использования онлайн-касс.

• Отсутствие связи с ОФД, что приводит к несоответствию данных в налоговых отчетах.

К примеру, если магазин использует кассу, которая не может передавать данные в систему маркировки или не поддерживает ФФД 1.2, его могут оштрафовать. Поэтому важно убедиться, что онлайн-касса отвечает всем требованиям, установленным законодательством.

Касса для маркировки: как выбрать

Выбор правильной кассы для работы с маркированными товарами – это не просто технический вопрос. Это решение, которое влияет на эффективность бизнеса, скорость обслуживания клиентов и, конечно, соответствие законодательству. С каждым годом требования к кассам только ужесточаются, и поэтому важно выбрать именно то оборудование, которое сможет работать с системой маркировки без сбоев.

Вот на что стоит обратить внимание при выборе кассы.

Совместимость с системой маркировки

Это главный критерий, который нужно учитывать. Касса должна поддерживать работу с кодами маркировки и быть интегрирована с системой ЭДО (электронный документооборот). С 2019 года все товары, подлежащие обязательной маркировке, должны быть зарегистрированы в системе, и при каждой продаже кассовый аппарат должен передавать данные о товаре в ОФД.

Выбирая кассу, убедитесь, что она:

• поддерживает работу с коды маркировки (например, Data Matrix);

• может отправлять данные в ОФД и систему Честного знака;

• соответствует требованиям для формирования фискальных документов по новой версии ФФД 1.2.

Программное обеспечение и интеграция с товароучетной системой

Кроме самой кассы, вам нужно подумать о программном обеспечении. Кассовое ПО должно быть совместимо с вашей товароучетной системой. Это необходимо для того, чтобы вся информация о товаре – его коды маркировки, остатки на складе, дата поступления и продаж – автоматически обновлялась и синхронизировалась.

Проверьте:

• Система должна интегрироваться с «1С» или другими товароучетными системами.

• Возможность автоматического обновления данных о товарах и их статусе (например, поступление, продажа, списание).

• Совместимость с различными модулями для маркировки товаров.

Возможности сканирования и передачи данных

Не каждая касса умеет правильно сканировать коды маркировки. Если касса не поддерживает работу с кодами типа Data Matrix или QR-кодами, вам придется искать другое решение.

Обратите внимание на:

• сканер кодов: может ли ваша касса работать с Data Matrix и QR-кодами. Это обязательный элемент для торговли маркированными товарами;

• возможности для обновлений: поддерживает ли касса регулярные обновления для работы с новыми форматами кодов и других изменений в законодательстве.

Цена и функциональность

Когда выбираете кассу, важно не только учитывать ее стоимость, но и функциональность. Бюджетные модели могут не поддерживать все нужные функции, такие как интеграция с ЭДО или передача данных в систему маркировки.

Однако, высокая цена не всегда гарантирует, что касса будет лучшей для вашего бизнеса. Нужно понимать, что вам действительно нужно для работы:

• Если у вас небольшой бизнес, можно рассмотреть более простые решения.

• Для крупных торговых точек и сетевых магазинов подойдут более сложные и функциональные модели, которые могут поддерживать интеграцию с другими системами, такими как товароучетные или CRM.

Простота установки и настройки

Не все кассы легко настраиваются для работы с маркировкой. Некоторые модели требуют сложной настройки и дополнительных модулей, которые не всегда включены в базовую комплектацию. Это может создать дополнительные трудности и привести к задержкам в запуске бизнеса.

• Выбирайте кассы, которые предлагают простую настройку и могут быть легко интегрированы с вашей системой учета.

• Если вы не хотите тратить время на технические детали, выбирайте готовые решения от разработчиков, которые уже интегрированы с системой ЭДО и системой маркировки.

Обслуживание и поддержка

Не забывайте о технической поддержке! Если касса сломается, важно, чтобы была возможность быстро получить помощь от производителя или поставщика. Обслуживание оборудования и своевременные обновления программного обеспечения – это критически важные аспекты, которые помогут вам избежать сбоев в работе с маркированными товарами.

Использование онлайн-касс в соответствии с законодательными требованиями – это не просто формальность, а важный шаг для предотвращения штрафов и обеспечения бесперебойной работы бизнеса.

Подключение к ЭДО, использование обновленных фискальных накопителей и правильная настройка кассовых аппаратов не только исключают юридические риски, но и позволяют улучшить учет и ускорить процессы продаж. Своевременное соблюдение всех норм поможет вам избежать финансовых потерь и защитит вашу репутацию на рынке.