Изменения в кассовых чеках и перепрошивка: что нужно учесть с 1 сентября 2025 года

С 1 сентября 2025 года вступают в силу новые правила, которые касаются оформления кассовых чеков. Все изменения направлены на улучшение работы с кассовым оборудованием и более точную передачу данных в ФНС. Важно заранее подготовиться и обновить ваше кассовое ПО и оборудование, чтобы избежать проблем с налоговой отчетностью и соблюдением новых стандартов.

В этой статье мы разберем, что именно изменилось и какие шаги необходимо предпринять для правильной настройки кассовых аппаратов.

Какие документы вступают в силу

С 1 сентября 2025 года вступают в силу новые требования от ФНС, которые касаются кассовых чеков и обработки фискальных данных. Все кассовые аппараты должны соответствовать обновленному формату фискальных данных (ФФД) и включать обязательные новые реквизиты и теги для правильной передачи данных в налоговые органы. Эта мера направлена на улучшение контроля за транзакциями и предотвращение налоговых нарушений.

Также с новыми требованиями вступают в силу следующие изменения:

• Обновленный формат ФФД 1.2.
• Установлены новые требования к кассовым чекам, включая обязательное добавление QR-кода и интернет-признаков.
• В чеке теперь необходимо указание реквизитов компании, а также признаков для безналичных расчетов и интернет-оплат.

Все эти изменения обязывают бизнес не только обновить кассовые аппараты, но и правильно передавать информацию в налоговые органы, чтобы избежать штрафов и проблем с отчетностью.

Что такое ФФД и зачем его обновили

ФФД (формат фискальных данных) — это стандарт, который используется для передачи информации о расчетах в налоговые органы. Этот формат обеспечивает прозрачность и точность всех финансовых операций, проводимых через кассовое оборудование.

С 1 сентября 2025 года был обновлен ФФД, и теперь он поддерживает новые реквизиты и теги, которые касаются:

• Безналичной оплаты — теперь обязательно указывать, если транзакция была проведена через банковские карты или СБП (Система быстрых платежей).
• Интернет-признаков — теперь в кассовых чеках должен быть указан признак, если покупка была оформлена через интернет-магазин.

Какие данные теперь обязательны

С вступлением новых правил, теперь в кассовых чеках необходимо отображать обязательные данные. Перечислим их.

1. Реквизиты компании (ИНН, ОГРН). Обязательное указание ИНН и ОГРН необходимо для корректной идентификации компании, проводящей транзакцию. Это обеспечивает прозрачность всех операций и помогает избежать проблем с ФНС.
2. Признак безналичной оплаты. Если покупка была оплачена картой или через СБП, в чеке обязательно должен быть указан признак безналичной оплаты. Это важно для правильной классификации операции, а также для обеспечения контроля за безналичными расчетами.
3. Признак интернет-оплаты. Если покупка была оформлена через интернет-магазин, в чеке должен быть указан интернет-признак. Это поможет ФНС отслеживать операции, связанные с электронной торговлей, и улучшить контроль за интернет-продажами.
4. Новый QR-код. С 2025 года QR-код становится обязательным элементом кассового чека. Он позволяет покупателям и налоговым органам быстро и удобно проверять подлинность чека и сверять данные о покупке. Это упрощает процесс контроля за расчетами и повышает уровень безопасности.

Эти данные обязательны для корректного оформления кассового чека и их передаче в ФНС для дальнейшей обработки и анализа.

Как теперь оформлять чеки: новые теги и требования

С введением новых стандартов, оформление кассовых чеков стало более детализированным. Теперь в чеке обязательно указывается:

• Признак безналичной оплаты для транзакций, проведенных через банковские карты или СБП.
• Интернет-признак для покупок, совершенных через интернет-магазины.
• QR-код, который используется для быстрой проверки данных о чеке.

Эти новые теги и реквизиты должны быть учтены при оформлении кассовых чеков, чтобы они соответствовали требованиям ФНС и обеспечивали правильную передачу данных.

Что появится в чеке: безналичная оплата, интернет-признак

Одним из основных нововведений является обязательное наличие признаков для двух типов операций:

• Безналичная оплата. Теперь кассовые чеки обязаны содержать признак, если покупка была оплачена картой или через СБП.
• Интернет-признак. Если покупка была оформлена через интернет-магазин, в чеке должен быть специальный признак, подтверждающий, что транзакция была проведена онлайн.

Эти изменения позволяют ФНС точнее отслеживать различные типы транзакций и избегать ошибок при проверке данных.

Требования к визуальному оформлению: шрифт, QR-код, контрастность

Вместе с изменениями в кассовых чеках были обновлены требования к визуальному оформлению. Теперь необходимо соблюдать следующие параметры:

• Шрифт должен быть четким и легко читаемым, чтобы все данные было удобно воспринять.
• QR-код должен быть достаточно крупным и четким для удобного сканирования.
• Контрастность текста должна быть высокой, чтобы чек было легко прочитать при любых условиях освещения.

Это поможет обеспечить удобство покупателям и налоговым органам при проверке кассовых чеков.

Как работать с доставкой и интернет-магазином

Для онлайн-оплат или оплаты при доставке также существуют новые требования.

• Для заказов, оплаченных онлайн, кассовый чек оформляется в стандартном порядке с обязательным указанием интернет-признака.
• Для оплаты курьеру важно, чтобы чек был выдан до получения денежных средств, чтобы соблюдать правильный порядок расчетов.

При работе с интернет-магазинами важно соблюдать требования по передаче информации о сайте и покупателе. Это необходимо для обеспечения точности при обработке фискальных данных.

Какие теги обязательны при онлайн-оплате

При онлайн-оплатах обязательными являются следующие теги:

• Признак безналичной оплаты, если покупка была оплачена картой или через СБП.
• Интернет-признак, если транзакция была оформлена через интернет-магазин.
• QR-код для удобства проверки подлинности чека и данных о расчете.

Какие данные передавать о сайте и покупателе

Если покупка была оформлена через интернет, необходимо передавать в ФНС следующие данные.

• Сведения о сайте, где был оформлен заказ.
• Данные покупателя, для правильной обработки информации и точной налоговой отчетности.

Что делать агрегаторам, СБП и курьерским службам

Агрегаторы, СБП и курьерские службы должны:

• Обновить оборудование и ПО, чтобы поддерживать правильную передачу данных.
• Убедиться, что кассовые чеки правильно оформляются с использованием новых тегов и признаков.

Маркировка: что нужно учесть

С 1 сентября 2025 года важно соблюдать новые требования по маркировке товаров. В кассовых чеках теперь обязательно должны быть указаны теги для маркированных товаров, которые позволяют контролировать законность их продажи. Это связано с необходимостью интеграции с системами Честный Знак.

Также важно, чтобы в чеке была информация о кодах маркировки и проверке их статусов, чтобы гарантировать, что товары прошли правильную регистрацию и соответствуют законодательным требованиям.

Ответственность за несоблюдение требований

Не обновив кассовое ПО и не приведя кассовое оборудование в соответствие с новыми требованиями ФНС, вы подвергаете свой бизнес серьезным рискам. Законодательные изменения, вступившие в силу с 1 сентября 2025 года, обязывают предприятия строго соблюдать новые правила. Несоблюдение этих требований может повлечь за собой не только неприятности с налоговыми органами, но и реальные финансовые потери и юридические последствия.

1. Штрафы от ФНС

Одним из самых очевидных последствий является наложение штрафов. ФНС активно проверяет соответствие кассовых аппаратов и ПО новым стандартам. Если ваше оборудование не поддерживает новый ФФД (формат фискальных данных), или в кассовом чеке отсутствуют обязательные данные, такие как интернет-признак или признак безналичной оплаты, это будет расценено как нарушение. Штрафы могут достигать значительных сумм. Например:

• Штраф за отсутствие кассового чека или за неправильно оформленный чек может составить 50% от суммы расчета.
• Если нарушены требования по передаче фискальных данных в ФНС, штрафы могут варьироваться от 10 000 до 50 000 рублей в зависимости от частоты и серьезности нарушений.

2. Блокировка кассового аппарата

В случае если ваша касса продолжит выбивать старые чеки, которые не соответствуют новому ФФД, это может привести к блокировке кассового оборудования. Когда оборудование заблокировано, вы не сможете продолжать прием платежей, что приведет к приостановке работы бизнеса.

Блокировка кассы — это не просто временные неудобства. Это также может повлиять на вашу репутацию и доверие клиентов, что приведет к дополнительным убыткам.

3. Проблемы с налоговой отчетностью

Если данные, передаваемые в ФНС, окажутся неполными или неверными (например, в случае отсутствия интернет-признака или ошибок в реквизитах), это может вызвать проблемы с налоговой отчетностью. Неправильная передача данных может привести к запросам и дополнительным проверкам, а также к риску начисления дополнительных налогов или штрафов за недоимку.

Какие потери могут быть у бизнеса из-за несоответствия новым требованиям

1. Задержки в работе с клиентами

Невозможность работать с кассовым оборудованием из-за его блокировки или неправильной настройки приведет к тому, что вы не сможете принимать платежи от клиентов. Это повлияет на ваши доходы и может нанести ущерб репутации, особенно если ваши клиенты не смогут получить чек или использовать безналичные способы оплаты.

2. Дополнительные расходы на устранение нарушений

3. Если вы не обновите кассовое ПО заранее, вам придется в срочном порядке оплачивать услуги специалистов по исправлению ошибок и перенастройке оборудования. Это дополнительные затраты, которые могут возникнуть в самый неподходящий момент, если вы не подготовитесь вовремя.

4. Потеря доверия со стороны клиентов

В условиях современного рынка, когда каждый клиент ценит скорость и удобство, отсутствие возможности получить корректный чек или оплачивать покупки безналичным способом может вызвать недовольство. Это не только приведет к потерям дохода, но и сильно навредит имиджу компании.

Как подготовиться: перепрошивка кассы и обновление ПО

До 1 сентября 2025 года важно провести перепрошивку кассы и обновление ПО для поддержания корректной работы с новыми стандартами. Убедитесь, что ваше оборудование совместимо с новыми версиями ФФД, и все теги корректно интегрированы в вашу систему.

• Поддерживаемые версии ФФД. Важно убедиться, что ваше оборудование поддерживает обновленные версии ФФД (версия 1.2). Проверка совместимости должна быть выполнена до вступления новых правил в силу.
• Проверка совместимости. Перед обновлением ПО и кассовых аппаратов важно проверить, поддерживают ли они новые требования. Вы можете это сделать через официальных поставщиков кассовых решений или ФНС.

Шаги для обновления кассы:

1. Обратитесь к сертифицированным поставщикам и сервисным центрам

Для того чтобы ваше кассовое оборудование соответствовало новому ФФД и всем изменениям, важно обратиться к сертифицированным поставщикам или авторизованным сервисным центрам, которые имеют право работать с кассовыми аппаратами. Эти специалисты помогут вам проверить, поддерживает ли ваше оборудование новые версии ФФД (например, ФФД 1.2) и могут ли они правильно обрабатывать новые теги и реквизиты для безналичных расчетов и интернет-оплат.

2. Проверка совместимости вашего оборудования

Перед тем как отправляться на обновление, важно удостовериться, что ваше оборудование совместимо с новыми требованиями. Вы можете задать этот вопрос сертифицированному поставщику или сервисному центру, которые проведут тестирование вашего кассового аппарата на совместимость с новым ФФД и другими обязательными требованиями.

Это поможет избежать неприятных ситуаций, когда оборудование не поддерживает новые стандарты и не может корректно работать с фискальными данными.

3. Обновление кассового ПО

Обновление кассового ПО необходимо, чтобы ваше оборудование могло корректно работать с новыми требованиями, такими как QR-код, безналичная оплата и интернет-признаки. Сертифицированные специалисты помогут обновить кассовое ПО, чтобы оно поддерживало новые версии ФФД и правильно передавало данные в ФНС.

Важно, чтобы ПО было актуальным и не вызывало ошибок при генерации чеков и передаче данных.

4. Тестирование и настройка оборудования

После обновления важно провести тестирование всего оборудования, чтобы убедиться, что оно корректно работает с новыми стандартами. Сервисный центр проверит, правильно ли выводятся новые теги в кассовых чеках, отображаются ли реквизиты и QR-коды, и все ли данные передаются корректно в ФНС. Если обнаружены ошибки, специалисты проведут дополнительные настройки или исправления.

5. Документация и отчетность

После того как ваше оборудование обновлено и проверено, важно получить подтверждающие документы и сертификаты, которые подтверждают, что ваш кассовый аппарат соответствует новыми требованиям ФФД. Эти документы могут понадобиться вам в случае проверок ФНС или для подтверждения правильности расчетов и передачи данных.

Где найти сертифицированных поставщиков и сервисные центры?

• Официальные поставщики кассового оборудования. Список сертифицированных поставщиков можно найти на сайте ФНС или у производителя вашего оборудования.
• Сервисные центры. Большинство крупных производителей кассовых аппаратов имеют собственные авторизованные сервисные центры, которые проводят все необходимые работы по обновлению оборудования.
• Дистрибьюторы кассового ПО. Компании, которые занимаются продажей и поддержкой кассовых программ, часто предлагают услуги по обновлению оборудования в соответствии с новыми требованиями.

Итоги: что нужно сделать прямо сейчас

1. Обновите кассовое оборудование.
2. Установите актуальное ПО для работы с ФФД.
3. Проверьте корректность работы тегов и реквизитов.
4. Проведите инструктаж сотрудников по новым правилам оформления чеков.
5. Убедитесь, что ваше оборудование соответствует всем новым стандартам.

Готовьтесь заранее, чтобы избежать проблем с налоговыми органами и штрафов.