Выберите свой город

Наверх

Памятка для бухгалтера: как разобраться в правилах хранения документов раз и навсегда?

Памятка для бухгалтера

Вопрос хранения документов важен для любой организации. Некоторые документы теряют свою значимость, как только рабочая задача решена, другие сохраняют свою силу в течение нескольких лет.

Как не запутаться в законодательстве, правилах и сроках хранения документов? Можно ли отказаться от громоздких архивов или хранение огромного количества бумаг – неизбежная участь каждой компании? Давайте разберемся вместе.

Сроки хранения документов

Основные документы компании разделяют на 3 группы по направлениям.

1. Налоговый учет

    К этой группе относят все документы, которые необходимы для расчета и уплаты налога в бюджет государства. Например:

  • журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • книга продаж;
  • книга покупок;
  • дополнительные листы к книге продаж и книге покупок.

Минимальный срок хранения налоговых документов – 4 года с даты последней записи.

Каким законом регулируется: Налоговый кодекс (пп.8 п.1 ст. 23).

2. Бухгалтерские документы

В эту категорию входят все первичные документы:

  • договоры
  • акты
  • накладные
  • чеки
  • бланки строгой отчетности
  • кассовые и банковские документы
  • учетная политика
  • документы инвентаризации
  • бухгалтерская отчетность
  • Общий срок хранения бухгалтерских документов – 5 лет. Рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

    Каким законом регулируется: Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивное законодательство (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обратите внимание, что, согласно Приказу Минкультуры № 558, годовую бухгалтерскую отчетность необходимо хранить постоянно.

    3. Кадровая документация

    Рассмотрим сроки хранения таких документов на конкретных примерах.

    • Трудовые договоры, личные дела, аттестационные документы, а также документы, связанные с социальными выплатами и льготами, работодатель обязан хранить в течение 75 лет.
    • Документацию о переводе сотрудников на полный/сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени и документы о премировании сотрудников хранятся 5 лет.
    • Документы о дисциплине труда следует хранить 3 года.
    • Графики отпусков хранятся только 1 год
    • .

    Каким законом регулируется: только архивное законодательство (Приказ Минкультуры № 558).

    Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Кто несет ответственность?

Ответственность за ненадлежащее хранение документов несут как руководители, так и бухгалтеры. За организацию хранения всех видов документов предприятия в первую очередь отвечает руководитель; а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, наряду с руководителем, несет ответственность и главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Каким законом регулируется: ст. 120 Налоговый кодекс Российской Федерации

Однако ответственность за хранение документов может быть возложена на любого сотрудника специальным постановлением внутри организации. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия.

Каким законом регулируется: Федеральный закон от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и признании утратившей силу статьи 1 Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Ответственность за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов может быть административной и налоговой. За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. Административный штраф в данном случае может назначаться как за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2 000-3 000 тыс. руб.), так и за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.).

Если же говорить о налоговой ответственности, то отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 10 000 до 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Более того, потребуется восстановление утраченных документов, а значит, придется заново запрашивать их у контрагентов. В противном случае при следующей проверке штраф придется платить снова и в большем размере.

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Где и как хранить документы?

Каждая компания вправе выбрать для себя оптимальный вариант хранения документов. Рассмотрим 5 распространенных способов с их преимуществами и недостатками.

Способ Преимущества Недостатки

В бумажном виде в офисе

Привычный способ, не требует специальных навыков.

1. Архив занимает много места.

2. Денежные затраты на аренду полезных площадей.

3. Документы могут потеряться, либо не быть возвращенными в архив.

4. Подготовка к каждой проверке – трудоемкий, длительный процесс.

5. Временные затраты на поиск документов, раскрепление архивов, а потом их сшивание.

Передача архива на аутсорсинг в организацию, которая специализируется на хранении архивов

1. Освобождается место в офисе.

2. Экономия рабочего времени сотрудников.

1. Высокая стоимость услуг.

2. Нет оперативного доступа к нужным документам.

3. Подготовка документов к проверке осложняется удаленным расположением архива.

Переход на электронный документооборот (ЭДО)

1. Оперативный обмен юридически значимыми и другими документами с контролирующими органами и контрагентами.

2. Легкий поиск нужного документа в программе.

3. Сокращение затрат на бумагу до 70% и всех затрат компании на 2%.

1. Для передачи документов необходимо подключение к интернету.

2. Невозможен обмен с клиентами, у которых нет ЭДО.

3. Старые документы продолжают храниться в виде бумажного архива.

«Скан-Архив» – программа для ведения упорядоченного архива электронных копий документов в базе «1С»

1. Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С».

2. Контроль над всем документооборотом компании.

3. Оперативный обмен документами с контролирующими органами и контрагентами.

4. Легкое внедрение.

5. Гибкая ценовая политика.

1. Затраты на оборудование (потоковый сканер).

2. Возможны затраты времени на оцифровку существующего бумажного архива.

3. Бумажные документы необходимо сохранять.

ЭДО + «Скан-Архив» + бумажный архив.

1. Полный контроль над документооборотом и снижение риска потери документов.

2. Быстрый обмен документами с налоговой и контрагентами.

3. Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С».

4. Быстрая подготовка к проверкам.

1. Для передачи документов необходимо подключение к интернету.

2. Затраты на оборудование (потоковый сканер).

Наиболее эффективным решением для хранения документов является совмещение ЭДО и программы для ведения архива в электронном виде «Скан-Архив». Используя эти программы комплексно, вы будете иметь под рукой все документы, необходимые для подготовки к проверкам, а также получите гарантию того, что вы работаете в соответствии с законом и не столкнетесь со штрафами. В этом случае волноваться о проблемах с правилами и нормами хранения документов вам больше не придется.


Поделиться