Июль и август – напряженный период в работе бухгалтера. Эти месяцы наполнены подготовкой к сдаче отчетов по НДС, налогу на прибыль и пр. А отчетов скопилось не мало, учитывая последние нововведения вроде 6-НДФЛ или СЗВ-М. Как справиться с этой лавиной, если в сутках только 24 часа? На этот вопрос ответила главный бухгалтер компании «Центр Решений» – Ольга Шолохова.
Основная проблема бухгалтера в отчетный период – это недостаток времени! С этим можно справиться, если грамотно распределять свое время в течение года и с умом подойти к планированию задач в период отчетности. Поначалу я закапывалась в бумагах, актах сверки с поставщиками и частенько засиживалась на работе до восьми или девяти часов, особенно в июле! Но за несколько лет работы я собрала несколько «секретов», которые помогают уходить домой ровно в 18:00.
Секрет 1. Постоянно планируемся
На стене в нашем отделе висит таблица формата А1 (простой ватман). В первых числах мы чертим своеобразный «график отчетностей», куда заносятся: вид отчетности, дата оплаты налога, дата сдачи отчетности. Цветом можно выделить ответственного по каждому виду отчета или отдельную организацию (если вы работаете с несколькими). Это поможет координировать работу сотрудников (каждый знает зону своей ответственности) и планировать свои задачи заранее.
Отличным помощником стали «Календарь бухгалтера», где указаны сведения: когда, какие отчеты сдавать и какие налоги уплачивать, кого это касается, и встроенный в «1С» «Список задач», который предупреждает о ближайших сроках отчетности и уплаты налога.
Секрет 2. Используем контрольные листы
Чтобы сдать отчетность, нужно произвести много действий. Нашей «фишкой» стали контрольные листы для каждого вида отчетности. В них пошагово описан алгоритм действий бухгалтера. Например, по НДС нам нужно: проверить, все ли документы проведены, проверить наличие счетов-фактур, проверить нужный счет, сверить обороты счетов, сформировать декларацию и т. д. Это позволяет ничего не забыть и увеличивает наши шансы на сдачу корректной декларации.
Секрет 3. Регулярно сверяемся
Прежде чем сдать отчетность, мы проводим сверку с поставщиками и покупателями (смотрим, все ли у нас отражено в базе – доходы и расходы). Желательно делать это регулярно – после закрытия месяца. С этим нам помогает бесплатный сервис «1С:Сверка». Когда мы делали это вручную, то зависели от скорости ответа контрагента, ждали получения документов. Сейчас сверка счетов-фактур и сумм НДС занимает несколько минут.
Обратите внимание, подключить сервис лучше заранее, потому что нужно время на обмен эл. адресами, настроенными в вашей базе «1С» и базе контрагентов, тестовую отправку реестров по НДС и счетов-фактур.
Секрет 4. Делаем экспресс проверку
Удивительно, но многие не знают, что провести анализ учета, проверить наличие неправильных проводок или пропусков можно прямо в базе, без подключения каких-либо дополнительных функций! В прошлом году наша Линия консультаций показала нам, где найти экспресс-сверку в «1С», теперь этот пункт прописан в наших контрольных листах.
Секрет 5. Используем сервисы сопровождения
Около 40% нашего времени экономят сервисы сопровождения «1С», каждый играет свою роль.
- Сайт 1С:ИТС помогает быть в курсе изменений в законодательстве. Я вижу все новости, рекомендации специалистов, инструкции по отражению в «1С» без поиска в Интернете.
- Сервис «1С-Контрагент» помогает избежать ошибок в ИНН. При заведении нового контрагента мы вносим ИНН, а остальные данные подгружаются автоматически.
- Сервис «1С-ЭДО» для обмена юридически значимыми документами гарантирует внесение всех поступлений в базу. Мы обменялись с поставщиком электронным документом – он уже отражен в базе. Более того, ничего не надо вбивать.
- Сервис «1С-Отчетность» – очень облегчает жизнь, мы отправляем все отчетности, сидя за рабочим столом. В среднем нужно сдавать около 30 отчетов в квартал! Представьте, сколько времени ушло бы на «хождение по фондам» – пенсионному, налоговому, ФСС – еще и в очередях стоять.
Мой главный совет любому начинающему или опытному бухгалтеру – берегите свое время и нервы. Тенденции изменений в налоговом законодательстве не предвещают ничего хорошего, поэтому используйте любую возможность четко планировать свои действия, чтобы избежать авралов, и автоматизировать работу, чтобы использовать свое время максимально полезно!
Удачи вам в подготовке грядущей отчетности, а за любым советом по сервисам советую обращаться к проверенной нами компании «ГЭНДАЛЬФ»
по тел. (863) 300-10-06.
