Перенос данных из программы «Парус» в «1С»: преимущества и реализация

Сейчас все больше учреждений государственного сектора выбирают в качестве программы бухгалтерского учета продукты фирмы «1С». Учреждения, которые ведут учет в бухгалтерской программе «Парус», планируют перенос данных в «1С».

В статье рассмотрим возможности перехода из программных продуктов «Парус» в программы «1С».

Для чего нужны программы «Парус» и «1С»

ПП «Парус» — серия программных продуктов, предназначенных для автоматизации деятельности организаций сектора государственного и муниципального управления, а также коммерческих предприятий. Для учреждений государственного сектора представляется не маленькая тиражная линейка программных продуктов, вот некоторые из них: «Парус-Бюджет 7», «Парус-Бюджет 8», «Парус- Бюджет 10».

Каждый из этих программных продуктов предназначен для автоматизации финансово-хозяйственной детальности учреждений бюджетной сферы, в том числе централизованных бухгалтерий.

Наравне с программой «Парус» на рынке информационных технологий свое место занимают программные продукты фирмы «1С». Неотъемлемой частью автоматизации процессов бюджетного учета, формирования отчетности и расчета заработной платы в учреждениях являются такие программные продукты, как «Бухгалтерия государственного учреждения 8», «Зарплата и кадры государственного учреждения 8», «Свод отчетов 8».

Плюсы и минусы

Оба решения – «Парус» и «1С», предназначены упростить и автоматизировать деятельность учреждений бюджетной сферы, способы упрощения жизни бухгалтера у этих двух программ значительно отличаются. Начнем по порядку.

Программы «1С» поддерживаются фирмой «1С» в условиях постоянно изменяющегося законодательства, пользователю иногда даже не приходится задумываться о N-й поправке в приказе Минфина, изменения придут в его бухгалтерскую жизнь самостоятельно, чего не скажешь о «Парусе». «Парус» потребуется адаптировать по запросу пользователя, и соответственно, если изменения, например, в Плане счетов прошли стороной, и ответственные пользователи их не заметили, то в «Парусе» все будет без изменений.

«Парус» - гибкая система, которая подстраивается под нужды пользователей и запросы бухгалтера. Но есть нюанс, пользователю «Паруса» требуется четко осознавать свои потребности и хорошо разбираться в бухгалтерском учете, или же безусловно доверять своему специалисту программисту, каких, к слову сказать, на рынке труда сложно отыскать.

В пользу «1С» также говорит гибкость настроек: программа легко подстраивается под запросы бухгалтера, но только в пределах того реализованного функционала, который доступен пользователю. Если требуется реализовать что-либо кардинально новое, ранее не существовавшее, то придется прибегнуть к знаниям специалиста программиста. Но типовой функционал «1С» в большей степени имеет значительный набор функций, который покрывает 80% запросов бухгалтера. Остальные 20% — это уникальные особенности различных учреждений, которые потребуется реализовывать и в ПП «Парус» и в ПП «1С».

Далее, хотим уделить внимание особенностям получения информации: в «Парус» вывод требуемой информации реализован через «Excel», бывалому пользователю системы «Парус» это кажется естественным и понятным. Но проработав, минимум неделю в «1С» пользователь обратит внимание на быстрое и гибкое формирование отчетов, которые можно сформировать в пределах программы, не выходя в «Excel». Развернуть цифры под каким угодно углом, отфильтровать нужное и не очень, исправить документ, открыв его прямо из отчета. После получения информации через «1С» вернуться к формированию данных в Парусе довольно проблематично.

Подводя итоги, можно выделить несколько сравнительных критериев работы с «Парус» и «1С»:

Может сложиться впечатление, что «1С» больше подходит для новичков, а «Парус» - для опытных бухгалтеров. Но на самом деле это больше вопрос потребностей, запросов и денежных средств, которые вы готовы вложить в организацию бюджетного учета. Нет лучше или хуже – есть то, что подойдет именно вам.

На практике за последние несколько лет большинство учреждений бюджетного сектора отдали предпочтение «1С». Рассмотрим варианты перехода в программные продукты «Бухгалтерия государственного учреждения 8», «Зарплата и кадры государственного учреждения 8», а также об известном опыте переходов.

Вариант № 1: ручное внесение данных

Пользователь с помощью документов в «1С» вносит первоначальные данные для последующей работы:

• + в ходе ввода данных осваиваем процессы работы с программой, погружаемся в тонкости и нюансы «1С»;
• + минимальные финансовые затраты для учреждения.
• - требуется много времени для ввода данных с нуля;
• - первоначальные данные будут не внесены, а первичные документы финансово-хозяйственной жизни учреждения будут накапливаться, к сроку сдачи отчетности есть риск не успеть внести все данные и не получить актуальную информацию о данных учета.

Вариант № 2: загрузка данных в «1С» из подготовленных таблиц Excel

По шаблонам в Excel подготавливается информация, которая затем загружается в программные продукты:

• + удобно заполнять данные по готовым шаблонам, пользователь понимает, какая именно информация будет перенесена;
• + небольшие финансовые вложения;
• - процесс формирования шаблонов достаточно трудоемкий процесс и требует сбора и получения нужной информации;
  
• - не все учетные данные возможно перенести с помощью шаблонов, список переносимых объектов ограничен.

Вариант № 3: выгрузка данных из системы «Парус»

С помощью специализированной обработки и описанных правил обмена данные выгружаются из «Паруса» и загружаются в «1С»:

• + возможность переноса больших объемов данных;
• + возможен вариант переноса большинства важных участков учета, но не всех;
• - требуются большие финансовые вложения для подготовки правил переноса данных;
• - время на перенос данных занимает не одну неделю;
• - требуется выверка и довнесение данных вручную;
• - некоторые данные из Паруса невозможно преобразовать в 1С, потребуется ручной ввод.

План ручного варианта перехода для программы «Зарплата и кадры государственного учреждений 8»

Начальная настройка программы

При первичном запуске программы будет запущена обработка «Начальная настройка программы»

«Начальная настройка программы» – для первоначальной настройки программы требуется выполнить переход в меню «Сервис и настройки» - «Функции технического специалиста». В списке обработок найти и запустить обработку «Начальная настройка программы».

Начальная настройка программы позволяет выбрать требуемые настройки для учреждения, а также внести первичные данные учреждения.

Для этого необходимо выполнить переход в меню «Кадры» - «Штатное расписание» - «Подразделения» - внести список подразделений.
Для ввода должностей необходимо выполнить переход в меню «Кадры» - «Штатное расписание»- «Должности» - внести список должностей.
Для ввода штатного расписания в 1С необходимо выполнить переход в меню «Кадры» - «Штатное расписание». Штатное расписание представляет собой совокупность элементов справочников «Подразделения» и «Должности».

Ввод графиков работы сотрудников

Для ввода графика работы сотрудников необходимо перейти в меню «Администрирование» - «Графики работы сотрудников»

График работы сотрудников необходим для определения нормы рабочего времени для сотрудников, поэтому графиков работы в учреждении может быть несколько, например: Пятидневка, График сторожен сутки/двое, График неполного рабочего времени (0,5 ставки).

Создание сотрудников

Для ввода сотрудников учреждения необходимо перейти в меню «Кадры» - «Сотрудники». В справочнике сотрудники создаются сотрудники по кнопке «Создать». При создании сотрудника в программе автоматически будет создано «Физическое лицо»:

Обратите внимание в случае, если сотрудник работает на основном месте работы и внутреннем совместительстве, в справочнике «Сотрудники» необходимо создать 2 элемента, т.е. физическое лицо будет одно, а сотрудника 2.

Физическое лицо «Иванов Иван Иванович», сотрудник «Иванов Иван Иванович – основное место работы», «Иванов Иван Иванович – внутреннее совместительство».

Ввод начальной штатной расстановки

Документ «Начальная штатная расстановка» размещен в меню «Главное» - «Данные на начало эксплуатации».

В списке документов необходимо создать документ «Начальная штатная расстановка»:

В документе указывается:

• месяц начала ведения учета в реквизите «Месяц»;
• сотрудник добавляется в табличную часть по кнопке «Добавить», по сотруднику указывается «Дата приема», его вид занятости «Основное место работы», «Внутреннее совместительство», «Внешнее совместительство»;
• устанавливается подразделение, в котором сотрудник работает, его должность;

  

• в поле «Зарплата» устанавливается список постоянных начислений сотрудника: его оклад и дополнительные надбавки:

  

• в поле «Количество ставок» устанавливается ставка, которую занимает сотрудник;

  

• в поле «График работы» устанавливается соответствующий график работы сотрудника, напоминаем, по графику работы сотрудника будет определяться норма времени работы при расчете зарплаты;

  

• в поле «Отпуска» устанавливаются виды отпусков сотрудника, например сотруднику может быть положен основной отпуск в количестве 28 календарных дней, но также можно добавить дополнительные отпуска при необходимости.

  

После данного действия проводим документ «Начальная штатная расстановка» по кнопке «Провести и закрыть» и далее приступаем к расчету заработной платы.

Необходимо учитывать, что ручной вариант переноса идеально подходит для начала ведения учета с начала календарного года. В середине года также возможен такой вариант, но данные по заработной плате с начала года придется восстановить для дальнейшего корректного отражения взаиморасчетов, налогов и взносов.

План ручного варианта перехода для программы «Бухгалтерия государственного учреждения»

Ввод данных учреждения

Предварительно, перед началом ввода данных рекомендуем загрузить бюджетную классификацию. Для загрузки бюджетной классификации необходимо перейти в меню «Планирование и санкционирование» - «Помощник обновления бюджетной классификации» и далее выполнить загрузку.

Далее необходимо перейти в меню «Справочники» - «Организации», по команде «Создать» создать свое учреждение, особое внимание уделить выбору структуры рабочего плана счетов:

• для казенных;
• для бюджетных;
• для автономных.

На основании выбранной структуры будет организован рабочий план счетов учреждения.

Ввод остатков учреждения

Для ввода остатков учреждения по счетам необходимо перейти в меню «Администрирование» - «Помощник ввода начальных остатков»

Для создания документа необходимо установить курсор мыши на счет, по которому необходимо внести остатки, затем нажать на команду «Ввести остатки по счету». После данного действия будет открыт документ для ввода остатков.

Формы документов для ввода остатков по основным средствам и остальным счетам достаточно различаются, это связано с тем, что по объектам основных средств необходимо учитывать большой объем информации:

• стоимость объекта;
• перемещения между ЦМО;
• начисленную амортизацию и т.п.

Все остатки по счетам будут введены с вспомогательным счетом «000». Рекомендуем вводить остатки по счетам строго по сданной регламентированной форме «Баланс (ф.0503130//0503730)». После корректном ввода остатков на начало года обороты по вспомогательному счету «000» будут закрыты.

После ввода остатков можно приступать к оформлению хозяйственных операций учреждения на основании первичной документации.

Для учреждения переход в другой программный продукт всегда мероприятие ответственное, требующее хорошей организации процессов, достаточного количества времени и денежных вложений.

Можно выделить основные этапы каждого перехода:

1. организационные мероприятия: создание плана перехода и внедрения нового программного продукта;
2. обучение сотрудников новому программного продукту;
3. технические мероприятия по переходу.