Как сократить время на инвентаризацию в «1С»: обработка для группового создания описей

Проведение инвентаризации — обязательная часть бухгалтерской работы, которая требует внимательности, точности и немалого количества времени. Особенно это актуально для государственных учреждений, где каждая опись должна соответствовать установленным приказам Минфина.

С 2023 года в силу вступил Приказ №61н, который утвердил новые формы инвентаризационных описей. А с 1 января 2026 года начнут действовать еще и формы, предусмотренные Приказом №144н.

Фактически это означает, что бухгалтеру придется создавать, заполнять и проверять уже не пять, а одиннадцать различных инвентаризационных ведомостей. При этом каждая из них формируется на основании документа «Решение о проведении инвентаризации» и требует отдельного ручного заполнения. Работа объемная, однообразная и подвержена человеческому фактору.

О законодательстве

С 1 января 2023 года все учреждения государственной сферы обязаны проводить инвентаризацию по новым правилам, установленным Приказом Минфина России №61н. Этот документ утвердил обновленные формы инвентаризационных описей, которые теперь необходимо использовать при проверке состояния активов и обязательств.

На сегодняшний день бухгалтерии должны составлять и представлять следующие формы:

• Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464);
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности (ф. 0510465);
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466);
• Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0510467);
• Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468).

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0» каждая из этих форм создается отдельно — на основании документа «Решение о проведении инвентаризации» и его изменений. В этом документе указываются балансовые и забалансовые счета, которые подлежат инвентаризации.

Именно здесь возникает основная трудность для бухгалтеров: каждую опись нужно создавать вручную, выбирать нужное решение, формировать табличные части, сверять данные и проверять корректность. При большом объеме объектов и множестве счетов эта задача отнимает значительное количество времени и создает риск ошибок.

Но это еще не все. С 1 января 2026 года вступает в силу Приказ Минфина РФ от 30 сентября 2024 года №144н, который вводит новые формы инвентаризационных описей. К уже действующим пяти добавятся еще шесть:

• Инвентаризационная опись расчетов с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0510469);
• Инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0510470);
• Инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0510471);
• Инвентаризационная опись состояния государственного (муниципального) долга в ценных бумагах (ф. 0510472);
• Инвентаризационная опись состояния государственного (муниципального) долга по привлеченным кредитам (ф. 0510473);
• Инвентаризационная опись состояния государственного (муниципального) долга по предоставленным гарантиям (ф. 0510474).

Итого бухгалтеру предстоит работать уже не с пятью, а с одиннадцатью разными формами инвентаризационных описей. Каждая требует создания отдельного документа, проверки данных и их сверки. Очевидно, что без автоматизации справиться с таким объемом станет крайне сложно, особенно при ограниченных кадровых ресурсах бухгалтерии.

Именно поэтому инструменты, позволяющие ускорить формирование инвентаризационных документов и исключить ручной труд, становятся не просто удобным дополнением, а необходимостью для соблюдения требований законодательства и подготовки к новым стандартам учета.

Что предлагает ГЭНДАЛЬФ: автоматизация без сложностей

Чтобы снять рутинную нагрузку и минимизировать риск ошибок, специалисты ГЭНДАЛЬФ разработали бесплатную обработку «Групповое создание описей инвентаризаций». Она предназначена для программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0» и позволяет формировать все необходимые инвентаризационные описи на основе одного документа — «Решение о проведении инвентаризации».

Главная цель обработки — сократить количество ручных операций и обеспечить безошибочное формирование документов, соответствующих требованиям приказов №61н и №144н.

Функционал: пошаговая инструкция по использованию

Обработка «Групповое создание описей инвентаризаций» предназначена для того, чтобы упростить формирование всех видов инвентаризационных описей, предусмотренных приказом №61н. Она создает их автоматически на основании одного документа — «Решение о проведении инвентаризации».

Эта обработка работает в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0». Чтобы запустить ее, у пользователя должны быть права на «Открытие внешних отчетов и обработок» (Рис. 1).

Рисунок 1 — Права доступа

Первый запуск обработки

Для начала нужно открыть обработку вручную. Для этого в меню программы следует выбрать:
«Сервис и настройки – Файл – Открыть» (Рис. 2).

Рисунок 2 — Открытие обработки

После этого появится окно, в котором в поле «Решение» нужно указать документ «Решение о проведении инвентаризации» (Рис. 3).

Рисунок 3 — Выбор документа «Решение о проведении инвентаризации»

Подготовка данных

Когда документ выбран, нужно нажать кнопку «Подготовить данные».

После этого программа автоматически соберет всю необходимую информацию:

• счета учета;
• сотрудников;
• комиссию;
• документы описей;
• виды описей.

В колонке «Документы описей» при первом запуске таблица будет пустой, но если по этому решению ранее уже создавались инвентаризационные описи, они отобразятся в этой колонке (Рис. 4).

Рисунок 4 — Табличная часть обработки «Групповое создание инвентаризационных описей»

Формирование описей

Следующий шаг — отметить галочками те строки, по которым нужно создать описи (Рис. 5).

Рисунок 5 — Выбор строк

После выделения строк следует воспользоваться командой создания документов.
Программа автоматически сформирует все нужные инвентаризационные описи по приказу 61н, и в колонке «Созданный документ» появятся ссылки на новые документы (Рис. 6).

Рисунок 6 — Созданные инвентаризационные описи

Работа с созданными документами

Когда описи сформированы, нужно открыть каждый документ и нажать «Создать расписку», а затем заполнить табличную часть, выбрав команду «Заполнить – Заполнить по данным бухучета» (Рис. 7).

Рисунок 7 — Созданный документ «Инвентаризационная опись по объектам НФА»

Встраивание обработки в систему

Чтобы использовать обработку на постоянной основе, можно встроить ее в документ «Решение о проведении инвентаризации».

Для этого нужно нажать «Встроить доработку в документ» (Рис. 8).

Рисунок 8 — Команда «Встроить обработку в документ»

После выполнения команды появится сообщение о том, что интеграция прошла успешно.

Теперь в самом документе «Решение о проведении инвентаризации» появится новая команда — «Групповое создание описей инвентаризации (ГЭНДАЛЬФ)» (Рис. 9).

Рисунок 9 — Добавление команды в документ

Почему это важно именно сейчас

С переходом на новые формы в 2026 году нагрузка на бухгалтерию возрастет. Уже сегодня имеет смысл внедрить инструменты, которые позволяют автоматизировать инвентаризацию и подготовиться к изменениям заранее.

Использование бесплатной обработки от ГЭНДАЛЬФ — это способ оптимизировать работу, освободить время для анализа и контроля, а не тратить часы на рутину. Особенно для учреждений, где количество объектов учета велико, а штат бухгалтерии ограничен.