Допускаете ли вы, что в вашей организации что-то может работать лучше, но вы просто не знаете, что именно? Подсказкой для вас могут стать следующие проблемы из списка:
- Параметры эффективности работы с контрагентами (как покупателями, так и поставщиками) никак не анализируется.
- Нет четкого понимания, как происходит расчет себестоимости производимой продукции и учтены ли все затраты.
- Не используется платежный календарь для предотвращения кассовых разрывов.
- Входящие, исходящие и внутренние документы теряются или обрабатываются с опозданием.
- Источники получения данных от клиентов могут быть разными и никак не связаны друг с другом (звонок, заявка с сайта, сообщение в социальных сетях и т.д.), при этом нет единой базы данных, где все бы это отмечалось и хранилось.
Эти проблемы не возникают из ниоткуда. Обычно они появляются по мере роста компании. Из-за чего?
Вот основные причины:
- Разнородность или несовместимость учетных систем
Проблема может возникнуть, когда на предприятии одни работают в Excel, другие в CRM, третьи – в «1С», четвертые на бумаге. В итоге, когда отчет нужен через 20 минут, он все равно будет готов только через 3 дня.
- Риски, связанные с персоналом
Проблема с персоналом часто заключается в недостаточном уровне контроля. Руководитель не всегда знает, чем занимается сотрудник. Яркий пример – менеджеры по продажам, которые сами ведут базу, сами обзванивают клиентов. Соответственно, если с менеджером что-то случится, то доступа к данным его клиентов и истории сделок ни у кого не будет. Однако если для всех сотрудников существует единая система, в которой хранятся и отслеживаются контакты, таких проблем не возникает.
- Работа не в цифровом формате
Даже в самых продвинутых компаниях часть бизнес-процессов оформляется бумажными документами. Например, если нужно написать заявление на отпуск, сотрудник все равно должен подписать листок от руки и отнести в кадры. От этого можно и нужно уходить: использовать электронный документооборот с цифровой подписью.
Сейчас многие переводят свой документооборот в электронный вид, уходя от лишней бумажной работы. Благодаря этому, если директор уехал в отпуск или в командировку, или находится в изоляции на карантине – он все равно может разбираться с документами из любой точки земного шара.
- Устаревшие методики ведения учета
Здесь все просто: когда в силу привычки учет ведется «как деды вели», и даже мысли не возникает, что можно проще и лучше.
Скачайте чек-лист с вопросами для проверки, нужна ли вам автоматизация.
Решить назревшие проблемы, на самом деле, помогут несколько способов:
- Провести автоматизацию, которая позволит увеличить контроль за информацией и систематизировать ее в рамках одной системы.
- Усиливать контроль вручную – то есть вводить постоянные проверки, а где-то заниматься микроменеджментом. Но даже для этого нужны инструменты.
- Принимать на работу сотрудников со всеми необходимыми навыками.
Для этого нужно найти таких людей, которые не подведут руководителя и собственников. Обычно такие команды создаются десятилетиями, а затраты на их сбор и обучение масштабны. Это самый сложный вариант, который не застрахован от рисков, что кто-то из слаженной команды покинет проект, и тогда пострадает все дело.
Нюансы автоматизации
Когда речь идет об автоматизации, то картина представляется следующая: предприниматель видит проблему, приходит в IT-компанию и говорит: «Сделайте это». Специалисты выполняют задачу строго по ТЗ, и дальше их пути с бизнесом расходятся. Но всегда ли решение, придуманное бизнесом, лучшее? Можно ли решить это иначе, например, с запасом на будущее, или просто аккуратнее, или, тем более, дешевле? Как раз на эти вопросы отвечает «Реальная автоматизация».
«Реальная автоматизация» – это услуга от партнеров «1С», в котором не клиент обращается в компанию для решения конкретной задачи, а партнер «1С» в процессе общения с клиентом сам анализирует «слабые места» и предлагает решение.
Почему именно так?
«В случае с «Реальной автоматизацией» мы анализируем потребности клиента и предлагаем оптимальное решение. Здесь важно именно экспертное мнение. Собственники и директора – специалисты в своей области. Они хорошо разбираются, как делать станки, оказывать услуги, продавать свой товар и т.д. А наш конек – это автоматизация бизнеса. Благодаря этому мы можем помочь другому бизнесу стать более надежным и прибыльным».
Владислав Шумченко, старший специалист отдела внедрения «ГЭНДАЛЬФ»
К партнерам «1С» чаще всего обращаются за автоматизацией регламентированного учета. Это важная часть жизни компании, но именно благодаря «Реальной автоматизации» есть возможность понять: достаточно ли оптимизировать бухгалтерию, или фокус нужно перевести на управленческий учет? Причем к управленческому учету может относится как производственный учет и делопроизводство, так и CRM, анализ торговых затрат и т.д.
Чтобы понять, какое решение будет полезно клиенту, любой проект «Реальной автоматизации» начинается с интервью.
Как проходит интервью по «Реальной автоматизации»
Обычно на этапе звонка выясняется, специалист какого направления будет полезен на встрече: например, эксперт по торговле или «производственник». Также со специалистом на встрече может присутствовать менеджер потенциального проекта и еще один эксперт, например, по услугам.
В течение встречи проверяется, какие задачи нужно решить, выявляются узкие места в бизнес-процессах и данные об устаревших инструментах автоматизации.
По итогу выдвигается предложение. Например, для торгового предприятия решением может стать CRM-система (и важно понять, какая именно) и электронная АТС. Если в организации что-то до сих пор считается в Excel, поможет современная программа для выполнения аналогичных расчетов автоматически и т.п.
Хотели бы получить подобный анализ? Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами для обсуждения деталей.
Примеры «Реальной автоматизации»
«Реальная автоматизация» может идти разными путями для достижения оптимального результата.
К примеру, в компанию «ГЭНДАЛЬФ» обратилась большая организация Ростова-на-Дону, куда входят 10 управляющих компаний и расчетный центр. Они обслуживают больше 200 жилых домов, а значит, им нужно выписывать в течение пары дней около 20 000 квитанций на 20 000 лицевых счетов, что действительно трудно. Дело осложнялось тем, что учет велся в нескольких конфигурациях: отдельно «1С:Бухгалтерия предприятия 8», отдельно Excel. Клиенты были уверены, что им нужен «Скан-Архив», чтобы контролировать внутренний и внешний документооборот. Однако в процессе интервью стало понятно, что дело усложняет именно ведение учета в нескольких учетных системах, которые не обновляются и не соответствуют текущему законодательству. Поэтому эксперты «ГЭНДАЛЬФ» предложили решение: автоматизировать учет в рамках системы «Айлант:Управление ЖКХ».
В итоге организация получила единую учетную систему. В отличие от старой схемы работы, где из 10 разных баз отчет выгружался в Excel и вручную сводился в течение трех-четырех дней, теперь любой отчет можно собирать за 20 минут. Упростилось администрирование баз, выросла скорость обработки, скорость и качество расчета. И после внедрения «Айланта» работа не окончена: «ГЭНДАЛЬФ» продолжает администрировать сервера и сопровождать базы этой компании, обновлять и предлагать готовые решения.
У другого расчетного центра была похожая проблема – устаревшие учетные системы с большим количеством доработок, но требовалось совершенно другое решение. В этом случае объединение в одной базе не подходило, так как для каждого подконтрольного дома создавалась своя база, чтобы он мог легко «отделиться», и базу можно было отдать другой управляющей компании. Поэтому для этого расчетного центра было внедрено 15 новых баз, которые проще поддерживать. Таким образом, для разных типов работы получилась разная архитектура баз.
Другие примеры «Реальной автоматизации»
Самое главное – «Реальная автоматизация» никогда не заканчивается на просто внедрении решения. После того, как был проведен анализ и предложено решение, проходят этапы внедрения программ, обучение, сопровождение. И если мы начали работу с клиентом, мы всегда готовы поддерживать его.
