Управление договорами в программе «1С:Документооборот»

«1С:Документооборот» – это программа, которая помогает предприятиям оптимизировать работу, сокращать время, которое обычно тратится на рутинные задачи, и повысить производительность.

Система автоматически создает, обрабатывает и хранит все виды документов, от служебных записок до сложных отчетов. Благодаря интеграции с другими продуктами «1С», взаимодействие с клиентами, финансовой отчетностью и учетом товаров становится максимально простым.

Преимущества «1С:Документооборота»

Система автоматизирует документооборот, упрощая создание, регистрацию, рассылку и хранение документов. Централизованное хранение позволяет легко управлять документами из разных отделов и гарантирует сохранность данных. Все документы хранятся в единой базе, что обеспечивает быстрый доступ и надежность.

Основные функции программы:

• Централизованное хранение: удобный интерфейс позволяет быстро находить нужные документы, просматривать их и выполнять с ними различные действия.

• Автоматизация процессов: встроенные механизмы помогают создавать шаблоны документов, автоматизировать их подписание и утверждение, а также управлять сроками выполнения задач.

• Интеграция с другими системами: программа легко взаимодействует с электронной почтой, платежными системами и сервисами электронного документооборота. Это упрощает обмен документами с партнерами и сокращает время на согласование и выполнение задач.

«1С:Документооборот» также интегрируется с другими учетными системами «1С», что позволяет автоматически передавать данные и избегать двойного ввода информации. Программа поддерживает работу с внешними системами через API, обеспечивая гибкость и широкие возможности для автоматизации бизнес-процессов.

Три формата программы «1С:Документооборот»

Одним из плюсов «1С:Документооборота» является его универсальность – программа работает на десктопе, в веб-браузере и на смартфоне.

Десктопная версия позволяет выполнять широкий спектр задач в документообороте. С ее помощью можно создавать, регистрировать и учитывать официальные и внутренние документы, контролировать выполнение поручений, создавать электронный архив и многое другое.

Веб-версия предоставляет доступ к функционалу программы через интернет-браузер, что удобно для удаленной работы или использования мобильных устройств. Пользователи могут просматривать и редактировать документы, решать задачи, контролировать выполнение поручений и взаимодействовать с коллегами.

Мобильное приложение для смартфонов и планшетов позволяет легко управлять входящей и исходящей корреспонденцией, задачами и сроками, получать уведомления и подписывать документы, находясь вне офиса.

Все три формата программы обладают одинаковым функционалом, что дает пользователям свободу выбора наиболее удобного способа работы. Это позволяет организациям гибко адаптироваться к современным технологиям и эффективно управлять документами.

Инновации и тренды будущего в «1С:Документооборот»

Будущее программы обещает множество крутых функций, которые помогут эффективно управлять документооборотом в организациях.

Одна из главных инноваций – внедрение искусственного интеллекта. ИИ будет оптимизировать автообработку и анализ документов, сокращая время на рутинные задачи и улучшая качество работы.

Интеграция с облачными сервисами – еще один важный тренд. Он позволит хранить документы в облаке и получать к ним доступ с любого устройства, где бы вы ни находились. Облачные сервисы также помогут сократить расходы на оборудование и обновление ПО.

Также в планах внедрение блокчейн-технологий. Они помогут обеспечить прозрачность и безопасность данных, сделать их защиту еще надежнее.

Управление договорами в программе «1С:Документооборот»

Теперь рассмотрим, как происходит в 1С управление договорами." Договор может проходить 7 разных этапов:

1. подготовку;
2. согласование;
3. контроль возврата переданных экземпляров;
4. учет сопроводительных документов;
5. учет срока действия;
6. исполнение обязательств;
7. расторжение.

При этом программа обеспечивает их максимальную автоматизацию: договоры сами продлеваются при необходимости, происходит отслеживание передачи документа контрагенту на подпись, сроки договоров и этапов контролируются.

Расскажем немного подробнее о некоторых этапах, через которые проходит любой договор.

Подготовка договора

Карточка договора содержит все сведения о договоре (75 реквизитов). Также доступны настраиваемые стандартные и дополнительные реквизиты.

Из карточки осуществляется переход ко всем связанным документам.

Карточка хранит все связанные с договором файлоы: черновики, согласованные материалы, скан-копии и вспомогательные файлы.

Данные из карточки (номер, дата, заголовок, сумма, срок действия) автоматически заполняют текст договора. Для этого рекомендуется подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров и настроить правила автозаполнения для шаблонов.

Возможно автозаполнение полей файлов MS Word и Open Office через конструктор или встроенный язык.

Согласование договора

Процесс согласования может быть:

• параллельным;
• последовательным;
• смешанным;
• по условию.

Пример: главный бухгалтер и юрист согласовывают договор параллельно, затем это делает заместитель генерального директора и, если нет замечаний, генеральный директор. По итогам согласования можно распечатать лист согласования.

Возврат переданного экземпляра

В программе фиксируется передача договора контрагенту на подпись с указанием срока возврата. Программа автоматически отслеживает срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен вовремя. Также программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает об этом сотрудникам.

Учет сроков действия договора

Программа «1С:Документооборот» следит за сроками действия договоров и правилами их продления. Когда срок действия подходит к концу или истекает, программа автоматически уведомляет ответственного за договор.

Если это разрешено, программа может автоматически продлить срок действия документа. Это может произойти:

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Также можно изменить срок вручную. Вся история изменений сроков действия договора сохраняется в программе.

Учет этапов договоров

Для каждого договора можно указать этапы обработки и плановые сроки их прохождения. По мере прохождения этапы отмечаются вручную как пройденные, что позволяет видеть текущее состояние договора. Программа автоматически уведомляет ответственного за договор о приближении сроков этапов или просрочке.

Сопроводительные документы

К договору автоматически привязываются все сопроводительные документы, к примеру, дополнительные соглашения, акты, накладные, счета и пр.

Программа контролирует наличие необходимых сопроводительных документов и нумерует их, включая номер договора. В карточке договора можно увидеть полный список всех связанных документов и переписку по договору.

Отчеты и переписка

Отчеты помогают проверить наличие сопроводительных документов (например, актов) по каждому договору и правильность их сумм. Также можно просмотреть всю переписку по договору, включая письма электронной почты. Они отобразятся вместе с входящими и исходящими документами.

Многосторонние договоры

В программе «1С:Документооборот» можно учитывать договоры с несколькими сторонами. Для этого нужно ввести список корреспондентов, с которыми заключен договор. Если такие договоры заключаются часто, стоит добавить их в шаблон, чтобы они автоматически включались при создании нового документа по этому шаблону.

При поиске договоров по корреспонденту программа покажет все многосторонние договоры, в которых он участвует.

Расторжение договора

Вы можете указать, что договор расторгнут, и отметить, каким документом это оформлено (например, дополнительное соглашение или решение суда). Отчет о расторгнутых договорах поможет ответственным лицам анализировать причины расторжения и проводить юридический контроль.