С 1 января 2023 года внутренний ЭДО в обязательном порядке вводится во всех государственных и муниципальных учреждениях. Об этом нам говорит пункт 6 приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н.
В связи с этим все бюджетные организации – субъекты учета государственных финансов, обязаны перейти на работу с электронными первичными документами, а также регистрами бухгалтерского учета.
В этой статье разберем основные нюансы, которые важно учесть в попадающих под данный приказ организациях.
Как происходит внедрение ЭДО: этапы
Процесс перехода на внутренний электронный документооборот в государственных учреждениях можно условно поделить на 3 этапа:
- подготовка;
- технические мероприятия;
- отражение в бухгалтерской программе на примере «1С:Бухгалтерии государственного учреждения».
Подготовка включает 5 шагов:
- Определить лиц, ответственных за работу с электронными документами: формирование, подписание простой и электронной подписью и так далее.
- Определить сроки формирования и работы с электронными документами, передачи учетных документов и их отражения в учете.
- Отразить нововведения в технологии работы с учетной информацией в организации, дополнения в график документооборота, внести изменения в учетную политику.
- Создать регламент выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных электронных подписей, а также регламент хранения электронных документов в архиве.
- Провести инструктаж для сотрудников.
В рамках технических мероприятий нужно:
- Обеспечить электронной подписью всех сотрудников, ответственных за оформление электронных документов.
- Подготовить рабочие места ответственных сотрудников с доступом к информационной системе для работы с ЭДО.
- Дополнить ролевое расписание обновленными позициями.
- Подготовить серверы, жесткие диски и прочее оборудование к внедрению ЭДО;
На отражении данного нововведения в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» остановимся подробнее.
В «1С:БГУ» уже предусмотрен переход на ЭДО с 2023 года. В этом решении можно прописать роли для пользователей, заполнить и оформить электронные документы. Однако для тех, кто еще не работал в данной программе, могут возникнуть определенные сложности.
«Реализация внутреннего ЭДО в «1С:БГУ» версии КОРП и ПРОФ отличается и это важно учитывать. Правильные действия помогут учреждению верно определить, какой программный продукт «1C» использовать в зависимости от масштаба организации и территориальной распределенности его подразделений»
Гольева Наталья, эксперт Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ
Мы знаем, как вам помочь
Разбираем переход на ЭДО в государственных учреждениях с экспертом в рамках консалтингового вебинара.
Узнать большеСложности, с которыми можно столкнуться в процессе
Не все государственные учреждения могут легко перейти на ЭДО в соответствии с законодательством. Причина тому – несколько важных факторов.
- Отсутствие необходимых знаний у сотрудников. Это напрямую влияет на качество работы с электронными документами, так как есть вероятность ошибок.
- Недостаточное бюджетирование. Нехватка денежных средств делает невозможным обновление необходимого программного обеспечения и закупку мощного оборудования.
Обратите внимание
Законодательство делает исключение для тех учреждений, которые не имеют организационно-технической возможности для работы с ЭДО. Они могут формировать учетные документы на бумажном носителе, дополнительно предоставляя бухгалтеру скан-копии.
Для того чтобы свести этот риск к минимуму, рекомендуем:
- сформировать и отправить руководителю служебную записку о необходимости перехода на ЭДО;
- позаботиться о техническом оснащении и оценить его стоимость, подключив к задаче IT-специалистов;
- сформировать заключение, подтверждающее отсутствие технической возможности перейти на ЭДО в срок.
Что будет, если не выполнить требование по переходу?
Затягивать с переходом не стоит. Неисполнение требований законодательства грозит определенной ответственностью.
«Официально ответственность еще не предусмотрена. Могут грозить предписания от проверяющих органов за неисполнение действующего Приказа»
Гольева Наталья, эксперт Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ
Переход на внутренний ЭДО в государственных учреждениях потребует определенных усилий и в некоторых моментах – помощи со стороны квалицированных специалистов в сфере бухгалтерского учета.
