Перенос данных из «1С:БП» 3.0 в «1С:ЗУП» 3.1 и корректировка данных после переноса

В начале работы большинство организаций ведут кадровый учет совместно с бухгалтерским в программе «1С:Бухгалтерия предприятия». Однако с течением времени количество сотрудников возрастает до 60 человек и «1С:БП» становится недостаточно. В этот момент перед организацией встает необходимость переноса данных из «1С:БП» в более подходящую конфигурацию «1С:ЗУП».

Какие данные нужно переносить

При переносе данных из «1С:БП» в «1С:ЗУП» формируется несколько групп, связанных с кадровыми базами.

Кадровые документы:

• прием на работу;
• кадровый перевод;
• увольнение.

Расчетные документы:

• отпуск;
• отпуск без сохранения оплаты;
• больничный лист;
• начисление зарплаты и взносов.

Документы выплат:

• ведомость в банк;
• ведомость в кассу.

А также:

• исполнительные листы;
• данные о налоговых вычетах;
• справочники «Начисления» и «Удержания».

Перенос данных можно осуществлять без привязки ко времени, даже если вы делаете это в период какой–либо кадровой активности. Перенос данных пройдет в полном объеме.

Обратите внимание

Не стоит осуществлять процесс переноса данных накануне сдачи отчетности по НДФЛ. Дело в том, что в процессе переноса данных по этой части могут возникнуть некоторые ошибки. На их корректировку может понадобиться время, учтите это.

Технический перенос данных из «1С:БП» в «1С:ЗУП»

В «1С:ЗУП», 3.1 существует специальная опция, позволяющая осуществить перенос данных из другой конфигурации «1C». Воспользуйтесь стандартным помощником перехода.

Далее выбираем конфигурацию, из которой необходимо перенести данные.

Данные можно перенести двумя способами:

• Загрузить данные прямо из информационной базы. Такой способ подойдет в случае, когда обе базы находятся на одном ПК и модно подключить все напрямую.
• Загрузить данные с помощью файлов. Этот способ подходит, соответственно, тем, у кого прямого доступа нет.

Разберем оба варианта более детально.

Загрузка данных из информационной базы

Выберите соответствующий вариант и нажмите «Далее». Затем укажите базу данных, выбранную для переноса, имя пользователя и пароль. Если у базы нет пользователя, не заполняйте данные поля и переходите к следующему шагу.

Программа установит соединение с искомой базой, после чего предложит осуществить перенос данных. Нажмите кнопку «Загрузить данные».

Если загрузка прошла успешно, программа сообщит об этом, как показано на картинке:

Загрузка данных с использованием файлов

Сперва нам необходимо получить доступ к помощнику выгрузки данных. Для этого нажмите кнопку «Получить помощник выгрузки».

Далее перейти к в «1С:Предприятие 8» и откройте помощник выгрузки. Откройте вкладку «Сервис и настройки», затем «Файл», далее «Открыть» и откройте файл помощника.

В интерфейсе помощника вам нужно лишь выбрать папку, куда будет произведена выгрузка файлов. Рекомендуем создать этого отдельную папку заранее. После этого нажмите «Выполнить выгрузку».

Как только перенос будет завершен, в указанной папке появятся файлы с данными.

Перейдите в «1С:ЗУП», выберите нужную папку и выполните загрузку данных кнопкой «Загрузить».

Это последний этап, когда данные попадают в «1С:ЗУП», вам останется проверить корректность их экспорта.

Проверка данных после переноса

Когда перенос завершен, нужно проверить правильность всех список и настроек начислений. Отдельно нужно проверить правильность начисления НДФЛ. Мы приведем наиболее частые ошибки, которые возникают при переносе данных, а также рассмотрим варианты их решения.

Проверка справочника «Начисления»

Если у вы помимо стандартных окладов начисляли сотрудникам различные премии, необходимо проверить корректность переноса этих данных в «1С:ЗУП». Сперва рассмотрим раздел «Премия ежемесячная».

В «1С:БП» начисление «Премия» имеет код дохода 2002, а категория такого дохода находится в разделе «Прочие доходы от трудовой деятельности (основная налоговая база)».

В «1С:ЗУП» настройки начислений, в том числе начисление «Премия», имеют более расширенную структуру. После переноса данных необходимо все проверить и поправить вручную.

Проверьте флаг «Начисление больше не используется». В «1С:ЗУП» этот флаг проставляется автоматически.

В конфигурации «1С:БП» нет возможности автоматического начисления премий для сотрудников. При расчете заработной платы данные о премиях каждый раз заносятся вручную. В «1С:ЗУП» возможность автоматического начисления и учета премии есть. После переноса данных, настройте начисления премии кадровыми документами, или используйте для этого документы изменения начислений сотрудников. Рекомендуем также использовать типовые начисления, представленные в «1С:ЗУП», вместо тех, что перенесутся из бухгалтерии.

Обратите внимание

Стоит проверить правильность расчета и назначения НДФЛ с премий за год, в котором совершается перенос данных.

В поле «Назначение начисления» по умолчанию установлено «Прочие начисления и выплаты», обратите на это внимание, ведь данная настройка не является правильной. Рассмотрим вкладку «Налоги, взносы, бухучет», тут «Категории дохода» по умолчанию установлено программой как «Прочие доходы от трудовой деятельности». Наконец, обратите внимание на дату удержания НДФЛ с начисления. У доходов, попадающих в данную категорию, дата удержания НДФЛ – день выплаты, а не день, когда произвели начисления.

Рассмотрим данные настройки на конкретном примере.

В марте Иванову начислили оклад, он составил 30 000 рублей, где НДФЛ составил 3 900 рублей, и премию 7 000 рублей, где НДФЛ составил 910 рублей.

Ведомость по зарплате провели 5 апреля.

Теперь проверим отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»:

Как видим, суммы начислений зарплаты и ведомость в кассу разделились на два месяца:

• окладная часть (30 000 рублей) и НДФЛ по ней (3 900 рублей) остались в марте (месяц начисления);
• премиальная часть (7 000 рублей) и НДФЛ по ней (910 рублей) «ушли» в месяц выплат, то есть в апрель.

Так вышло, поскольку в «Начисление ЗП» НДФЛ с премии отразился как «Прочие доходы от трудовой деятельности». Такое отражение данных привело к ошибке.

Чтобы все исправить, перейдите во вкладку «Премия» и установите флаги, как показано на картинках:

Затем перейдите в документ «Начисление ЗП», выберите нужно начисления и нажмите кнопку «Пересчитать НДФЛ». Теперь данный НДФЛ будет отображаться в качестве вида дохода «Оплата труда».

Затем перечитайте ведомость, для этого нажмите кнопку «Заполнить», как показано на картинке:

После проделанных манипуляций доход будет отнесен к месяцу начисления. Проверить это можно с помощью отчета «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».

Рассмотрим ситуации с годовой и квартальной премиями.

Когда вы переносите данные о начислении годовых и квартальных премий, могут появится ошибки при определении начислений и категорий дохода.

Квартальная и годовая премии имеют код дохода «Прочие доходы от трудовой деятельности», в связи с этим такие премии учитываются в месяц выплаты, а не начисления. Эти квартальная и годовая премии отличаются от ежемесячных. Проверьте данные по таким премиям после переноса, если настройки сбились исправьте и проведите вновь документы «Начисление ЗП» и «Ведомость на выплату». Делается это аналогично тому, как описано выше в примере с ежемесячной премией.

НДФЛ с документов «Увольнение» и «Больничный»

Сразу перейдем к примеру: работника уволили 17 марта и сразу рассчитали этой же датой.

Сформируйте отчет «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» в «1С:БП».

Аналогичный отчет нужно сформировать в «1С:ЗУП».

Выплата при увольнение разбилась на две части: «Оплата по окладу» и «Компенсация отпуска». Первая строка имеет код 2000, притом дата стоит верная. Вторая выплата имеет код дохода 2013 и дата выплаты отображается в качестве даты выплаты зарплаты, поскольку другой даты программа попросту не видит.

Эти расхождения не являются критическими, на самом деле обе суммы с НДФЛ отразились в марте. Итоговая сумма начислений за апрель отображается как «0», однако при формировании справки 2–НДФЛ вся сумма и НДФЛ, начисленные при увольнении будет относиться к апрелю.

Точно также будет обстоять ситуация по больничным. Действовать следует аналогично.

Заработок предыдущих страхователей в документе «Больничный»

«Больничный лист» не переносится с данными для расчета среднего заработка. Рассмотрим работу с такими данными на примере.

Ситуация в «1С:БП»: «Больничный лист» был создан 5 февраля. При этом работник числится в организации с 1 декабря 2021 года.

Данные для расчета среднего заработка необходимо внести в «Больничный лист» собственноручно, затем произвести перенос данных одним из способов в «1С:ЗУП». Теперь, когда вы откроете этот документ в «1С:ЗУП», данные окажутся заполненными.

При этом, когда вы создадите новый документ «Больничный лист» и установите флаг «Учитывать заработок предыдущих страхователей», данные о начислениях за последние два года будут отсутствовать.

Поэтому, когда осуществляется перенос данных из «1С:БП» в «1С:ЗУП» нужно создавать справку с предыдущего места работы вручную, внося данные о зарплате и прочих начислениях за ранние периоды.

В завершении скажем, чтобы окончательно убедиться в том, что все данные перенесли верно проделайте такую процедуру: в «1С:БП» и «1С:ЗУП» произведите начисления заработной платы, создайте документы «Отпуск» и «Больничный лист». Проделайте это по нескольким сотрудникам и сравните получившиеся цифры. Если все сходится, данные перенесены верно.

Если вы планируете переносить данные из одной программы в другую, лучше обратиться к специалисту. Процесс трудоемкий, а значит велик риск ошибки.

Специалисты ГЭНДАЛЬФ оказывают услугу по переносу базы. В нее входит:

• Проверка базы на типовую/нетиповую, проверка доработок и обменов;
• Создание архивной копии методом копирования папки;
• Обновление базы БП 3.0 до актуального релиза (при необходимости);
• Проверка базы БП 3.0 на корректность ведения зарплатного учета;
• Технический перенос данных;
• Сверка данных в 2-х базах;
• Настройка графиков работы (при необходимости);
• Настройка нетиповых видов начислений/удержаний (при необходимости);
• Приведение данных в ЗУП 3.1 в соответствие с данными ЗУП 2.5 (при необходимости);
• Настройка синхронизации между конфигурациями (если она была/при необходимости);
• Краткий обзор отличий редакций (мини-обучение).