Как рассчитать отпуск в «1С:ЗУП» 8.3: пошаговая инструкция

При работе с программой «1С:ЗУП» 8.3, расчет отпусков становится проще благодаря использованию документов «Отпуск» и «Отпуск сотрудников».

Документ «Отпуск сотрудников»

Документ "Отпуск сотрудников" – это удобный инструмент для группового оформления отпусков в «1С:ЗУП» 8.3. С его помощью вы можете внести информацию о нескольких сотрудниках сразу, указав периоды их отпусков. Этот документ позволяет создать приказ по форме Т-6а и включает в себя перечень сотрудников и даты их отпусков. Однако следует помнить, что сам расчет отпуска и его фактическая регистрация производятся через документ «Отпуск». Документ "Отпуск сотрудников" необходим, если требуется сформировать приказ.

Для проведения фактической регистрации и расчета отпусков в 1С необходимо создать документы «Отпуск» для каждого сотрудника из списка «Отпуск сотрудников». Это можно сделать, перейдя к каждому сотруднику через ссылку «Оформить отпуск» или выбрав опцию «Оформить отпуска сразу для всех сотрудников».

Документ «Отпуск сотрудников» находится в разделе Кадры – Все кадровые документы или Кадры – Все отсутствия сотрудников.

По кнопке Подбор в документ можно добавить тех сотрудников, по которым будут оформляться отпуска. Далее необходимо двумя щелчками мыши щелкнуть на строку с сотрудником и ввести первоначальные сведения об отпуске и нажать ОК: 

После введения сведений об отпусках документ нужно записать:

Обратите внимание, что сами отпуска сотрудников при этом еще не оформлены. Для регистрации и проведения отпуска с соответствующими начислениями необходимо в документе Отпуск сотрудников перейти по ссылкам Оформить отпуск:

При нажатии на ссылку Оформить отпуск откроется форма документа Отпуск, формирование которого мы рассмотрим далее.

Регистрация периода отпуска через документ «Отпуск»

Помимо документа Отпуск сотрудников отдельно документ Отпуск можно создать из разделов Кадры и Зарплата. В разделе Кадры документ Отпуск можно сформировать либо по ссылке Отпуска, либо через Все отсутствия сотрудников, либо через Все кадровые документы. В разделе Зарплата Отпуск можно создать по одноименной ссылке Отпуска.

Давайте рассмотрим, как правильно заполнить этот документ:

Месяц и дата документа

В документе «Отпуск» необходимо корректно заполнить реквизиты «Месяц» и «Дата». «Дата» отражает дату регистрации отпуска в программе, а «Месяц» указывает на месяц начисления отпуска, в котором сотруднику будет начислен отпуск.

В случае, если имеется начисление переходящего отпуска, в программе «1С:ЗУП» 8.3 требуется создать один документ на весь период отпуска, а не отдельные документы на каждый месяц.

Период отпуска

Когда документ «Отпуск» используется для предоставления самого отпуска, а не только компенсации, необходимо установить флажок рядом с надписью «Отпуск» на вкладке «Основной отпуск» и указать период отпуска.

Важно учесть, что для отпусков, которые предоставляются в календарных днях, из периода отпуска исключаются праздничные дни. В «1С» это выполняется автоматически, но для этого должен быть правильно заполнен производственный календарь со всеми праздничными днями.

Также обратите внимание, что вы можете проставить дату начала отпуска и сразу указать количество календарных дней, на которые сотруднику предоставляется отпуск – в этом случае дата окончания отпуска заполнится автоматически, просчитывать ее самостоятельно не нужно.

Компенсация отпуска

Флажок «Компенсация отпуска» используется для указания, что сотрудник получит денежную компенсацию вместо предоставления фактического отпуска. В этом случае необходимо указать количество дней, которые будут компенсированы.

Освободить ставку на период отсутствия

Флажок «Освободить ставку на период отсутствия» указывает на необходимость освободить занимаемую сотрудником ставку на время его отпуска. В этом случае на период отпуска занимать ставку данного сотрудника может другой работник, при этом не будет расхождений со штатным расписанием.

Расчет зарплаты в документе «Отпуск»

Флажок «Рассчитать зарплату за…» используется, когда необходимо произвести расчет и выплату зарплаты за период до начала отпуска сотруднику. При установке этого флажка также произойдет расчет плановых начислений за месяц, в котором происходит начисление отпуска.

В результате сотрудник Иванов будет освобожден от своей должности на время отсутствия и получит зарплату за работу до начала отпуска в июле.

Программа «1С:ЗУП» 8.3 автоматически заполняет рабочий год (или годы), за который предоставляется отпуск сотруднику. Это основано на данных об остатке отпуска по сотруднику на дату начала отпуска. Важно, чтобы в информационной базе были точные сведения о остатке отпусков сотрудника по рабочим годам. Давайте рассмотрим пример расчета отпусков на примере.

Расчет остатков и планирование отпусков

Расчет среднего заработка в документе «Отпуск»

Расчет среднего заработка в документе «Отпуск» производится автоматически на основе данных о заработке и отработанном времени сотрудника. Для просмотра и коррекции этого расчета можно воспользоваться калькулятором среднего заработка, доступным через значок «зеленого карандаша». Если необходимо, можно изменить расчетный период, хотя по умолчанию он составляет 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.

Начисление отпуска

Начисление отпуска в документе производится автоматически, исходя из периода отпуска и среднего заработка. Подробности расчета можно просмотреть на вкладке «Начислено (подробно)». В случае переходящего отпуска в «1С:ЗУП» 8.3, расчет на этой вкладке разбивается по месяцам, в которые входит отпуск. Подробная формула расчета содержится в настройке начисления (раздел Настройка – Начисления), например:

Этот расчет можно увидеть на вкладке «Начислено (подробно)». Важно помнить, что весь расчет отпускных будет учтен в месяце начисления, который указан в реквизите «Месяц».

Расчет НДФЛ в документе «Отпуск»

В документе «Отпуск» также производится расчет НДФЛ. НДФЛ исчисляется с всех начислений, рассчитанных в этом документе, включая зарплату (если она была здесь начислена) и отпускные. Расчетный НДФЛ отображается на вкладке «Основное», и через значок «зеленого карандаша» можно увидеть детали расчета.

Исчисленный НДФЛ с отпускных учитывается на дату получения дохода, которая равна дате, указанной внизу документа в поле «Планируемая дата выплаты». Если реальная выплата произойдет в другой день, то в документах «Ведомость в кассу», «Ведомость в банк» или «Ведомость на счета» дата получения дохода будет скорректирована согласно реальной дате выплаты.

Если выплата фактически произошла в другую дату, при создании документа «Ведомость…» с планируемой датой, дата получения дохода в расчете НДФЛ с отпускных также будет скорректирована:

Выплата отпуска

Регистрация выплаты документом «Ведомость…»

Если необходимо выплатить отпуск только одному сотруднику, в «1С:ЗУП» 8.3 можно зарегистрировать ведомость непосредственно из документа «Отпуск». Для этого используется команда «Выплатить» (доступна, если установлен вариант выплаты «В межрасчетный период»). Откроется окно, в котором нужно указать дату выплаты и провести документ.

Результатом будет создание ведомости на выплату сумм, рассчитанных в документе «Отпуск» для данного сотрудника.

Если необходимо выплатить отпуск сразу нескольким сотрудникам, можно также создать ведомость вручную из журнала документов «Ведомости…» (раздел Выплаты). В этом случае нужно выбрать вариант выплаты «Отпуска» и указать документы, по которым будет производиться выплата:

Отличие варианта выплаты «Отпуска» от «Отпуска (под расчет)»

В документе «Ведомость…» существует два похожих варианта выплаты: «Отпуска» и «Отпуска (под расчет)». При выборе первого варианта в ведомость полностью вносится сумма, рассчитанная в выбранных для заполнения отпусках.

«Отпуска (под расчет)» используется, если вместе с отпуском выплачивается зарплата и уже был выплачен аванс, который нужно учесть. В этом случае в ведомость вносится сумма, рассчитанная в выбранных документах за вычетом аванса.

Влияние даты документа «Отпуск» на заполнение ведомости

Важно, чтобы дата документа «Ведомость…» (реальная дата выплаты) не была меньше даты, указанной в документе «Отпуск». Иначе автоматическая загрузка НДФЛ к удержанию, рассчитанного в документе «Отпуск», не произойдет.

Пример

При регистрации документа «Отпуск» для сотрудника предполагалась выплата на определенную дату исчислен НДФЛ с отпускных, однако фактическая выплата произошла на день ранее. Создание документа «Ведомость…» с датой выплаты приведет к автоматическому заполнению суммы к выплате, но НДФЛ не будет загружен, так как дата ведомости будет раньше даты документа «Отпуск».

Для решения этой ситуации потребуется скорректировать дату документа «Отпуск» (установить актуальную) и перезаполнить «Ведомость…».

Следуя этим шагам, вы сможете успешно рассчитать и провести выплату отпусков в «1С:ЗУП» 8.3.